Konfiguration der Beitragseinreichung

Inhalt
1. Vorbereitung sowie Allgemeine Fragen
2. Überblick über den Einreichungsprozess
3. Überblick über die verschiedenen Optionen
3.1. Hauptparameter
3.2. Themen und Themengruppen
3.3. Beitragstypen / Konferenztracks
3.4. Annahmestatus der Beiträge

Eine erfolgreiche Konferenz steht und fällt mit der Qualität Ihrer Vorträge. Um einen reibungslosen Ablauf des Einreichungs- und Begutachtungsprozesses mit bestmöglicher Beurteilung und -auswahl neuer Ideen zu gewährleisten ist es wichtig, dass das entsprechende ConfTool-Modul möglichst passend zu den Anforderungen der Organisatoren der Tagung konfiguriert ist. Diese Anleitung bietet Ihnen hierfür eine Hilfestellung.

Es gibt sehr viele verschiedene Möglichkeiten, was die Art der Beitragseinreichung, das Beitragsformat, die Kriterien der Beurteilung durch verschiedene Expertengruppen und die Form der anschließenden Veröffentlichung anbelangt. Deshalb beginnt diese Anleitung mit einer Art Fragenkatalog, dessen Bearbeitung Ihnen dabei helfen wird, Ihre Anforderungen möglichst genau zu spezifizieren. Danach werden die einzelnen Schritte der Beitragseinreichung in ConfTool aus Sicht der Autoren vorgestellt, um die Struktur des Systems zu verdeutlichen. Anschließend präsentiert diese Anleitung einen Überblick der wichtigsten Optionen und Funktionen dieses Moduls. Ergänzend finden Sie auf der Seite Beispiel für den Einreichungsprozess ein typisches Szenarium, bei dem auch die Konfiguration erklärt wird. Bitte beachten Sie, dass Sie Erläuterungen zu allen Optionen und Möglichkeiten auch online auf den Einstellungsseiten des Systems finden. Dort und im Online-Forum erhalten Sie weitere Tipps, auch zu weniger häufig benötigten Optionen.

1. Vorbereitung sowie Allgemeine Fragen zu Anforderungen und Erfordernissen

Einer der wichtigsten Bestandteile von ConfTool Pro ist das Modul für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess der Beiträge und Abstracts. Mit Hilfe dieses Moduls können Autoren ihre Ideen in unterschiedlichen digitalen Formaten einreichen, Gutachter ihre Beurteilungen online abgeben und Organisatoren einen Zeitplan für die Tagung erstellen und Daten für den Tagungsband exportieren.

Typischerweise läuft dieser Prozess wie folgt ab: In einem festgelegten Zeitraum (gemäß den Vorgaben der Organisatoren) können Benutzer verschiedene Formate (z. B. Abstracts, Poster oder Full Paper) einreichen. Die eingereichten Abstracts und/oder hochgeladenen Dateien werden dann üblicherweise den Gutachtern/Experten für das "Peer-Reviewing" zugewiesen. Chairs oder Mitglieder des Programmkomitees entscheiden danach aufgrund der Begutachtungsergebnisse über die Annahme. Akzeptierte Beiträge können nun überarbeitet, und die endgültigen Fassungen können durch die Autoren hochgeladen werden. Schlussendlich können die Organisatoren basierend auf den Daten der angenommenen Einreichungen das Konferenzprogramm erstellen. Die Dateien mit den akzeptierten Beiträgen können exportiert und in den Tagungsband überführt werden. Dieser Prozess kann jedoch auch in anderer Weise ablaufen, jeweils abhängig von Art, Wissenschaftsgebiet und Größe der Veranstaltung.

Wie Sie anhand dieser kurzen Beschreibung sehen können, ist der Einreichungsprozess eng mit dem Begutachtungsprozess und der Erstellung der Konferenzagenda sowie des Konferenzbandes verwoben. Bevor Sie mit Ihren Konfigurationsarbeiten in ConfTool beginnen, sollten Sie also Ihre allgemeine sowie Ihre zeitliche Planung für diesen Bereich Ihrer Organisationsarbeiten abgeschlossen haben.

Einige Fragestellungen, deren Beantwortung Sie bei Ihren Konfigurationsarbeiten berücksichtigen sollten, lauten wie folgt:

  • Legen Sie Zeitrahmen und Fristen für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess sowie die Erstellung von Konferenzagenda und Tagungsband fest und berücksichtigen Sie dabei zeitliche Puffer von 2 bis 3 Wochen, falls einzelne Autoren, Gutachter oder Organisatoren einmal Fristen nicht einhalten können.
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  • Welche Beitragstypen benötigen Sie? Sollen für die Veranstaltungen Ihrer Konferenz Beiträge in verschiedenen Formaten eingereicht werden (z. B. Poster, Full Paper, Beiträge für Workshops)? Prüfen Sie, ob Sie die vorgesehenen Beitragstypen im ConfTool-System eingerichtet haben.
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  • Wie viele Einreichungs- und Begutachtungsphasen hat Ihre Veranstaltung? Entscheiden z. B. die Programmkomitee-Vorsitzenden (Chairs) direkt über die Annahme eines Beitrags zur Konferenz, ist eine "Peer-Reviewing-Phase" vorgesehen oder sollen nach dem ersten Peer Reviewing akzeptierte Abstracts als Full Paper eingereicht und noch einmal in einem zweiten "Peer-Reviewing" begutachtet werden?
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  • Sollen Autoren angenommener Beiträge die Möglichkeit erhalten, selbst die endgültigen Fassungen für den Konferenzband hochzuladen? Wenn Sie hierfür genau spezifizierte Vorlagen zur Verfügung stellen und die Autoren auffordern, ihre Dateien in verschiedenen Formaten hochzuladen (z. B. als PDF, um eine Version des Dokuments zu erhalten, die darstellt, wie es genau aussehen soll und als DOC, damit Sie es notfalls bearbeiten, Kopfzeilen und Seitennummern einfügen können), erspart Ihnen das eine Menge Arbeit.
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  • Welches sind die Hauptthemen der Tagung? Eine gut durchdachte Themenauswahl vereinfacht den Zuordnungsprozess zur Begutachtung wesentlich.
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  • Wie und wann sollen die Mitglieder des Programmkomitees und die Gutachter ausgewählt und eingeladen werden? Sie können Listen dieser Personenkreise direkt als Nutzer ins System importieren, falls die betreffenden Personen bereits etablierte Mitglieder des Programmkomitees sind. Wenn Sie dem von Ihnen gewünschten Personenkreis zunächst die Möglichkeit geben möchten, auf Ihre Einladung zu reagieren, importieren Sie sie als eingeladene Personen (vollständige Informationen hier: Importiere Einladungen) mit dem Status "Gutachter" / "Programmkomiteemitglied."
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  • Sollen Ihre Gutachter oder PK-Mitglieder die Möglichkeit haben, online miteinander zu kommunizieren? Haben Sie den Einsatz von Meta-Gutachtern für die Überwachung des Begutachtungsprozesses vorgesehen? ConfTool unterstützt hier zahlreiche Möglichkeiten, aber Sie sollten sich rechtzeitig für ein Modell entscheiden.
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  • Wie und durch wen wird die endgültige Entscheidung über die Annahme eines Beitrags zur Konferenz gefällt?
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  • Welche Anforderungen haben Sie an die Konferenzflyer und den Konferenzband? Vorteilhaft ist es, wenn Sie alle hierfür benötigten Daten (Namen, Organisationen, E-Mails) bereits im ConfTool-Formular für den Einreichungsprozess abfragen, dann können die Autoren diese Daten online eingeben, und Sie als Organisator müssen sie nicht später mühsam aus den bereits hochgeladenen Dateien zusammenstellen.
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  • Hat Ihre Konferenz Unterveranstaltungen wie Tracks, Netzwerke oder Workshops mit jeweils eigenen Chairs und eigenem Begutachtungskomitee? In diesem Falle benötigen Sie voraussichtlich das "Track-Chair-Modul" von ConfTool Pro, für das eine zusätzliche Lizenzgebühr anfällt.

2. Überblick über den Einreichungsprozess

Der Einreichungsprozess in ConfTool besteht aus mehreren Schritten. Viele Parameter dieser Schritte können von den Organisatoren individuell konfiguriert werden. Bitte beachten Sie hierzu auch folgende Hinweise für Autoren: Anleitung für Autoren zum Einreichen von Beiträgen.

  • Jeder Autor muss zunächst einmal sein persönliches Benutzerkonto einrichten. Es erlaubt ihm, das ConfTool-System zu nutzen sowie seine Einreichungen zu verwalten, und es gewährt später den Zugang zu den Begutachtungsresultaten. Beim Anlegen des Benutzerkontos geben die Autoren ihre persönlichen Kontaktdaten sowie Angaben für das Benutzerkonto ein. Wenn eine Person gleichzeitig auch ein Gutachter ist oder sich als Konferenzteilnehmer anmelden möchte, so wird von ihr jeweils dasselbe Konto verwendet.
Abbildung 1: Registrierung für neue Benutzer - Zum Vergrößern anklicken
  • Autoren werden auf die Seite "Ihre Einreichungen" geführt. Auf ihr sind die zur Verfügung stehenden Einreichungstypen / Konferenztracks aufgelistet. Die Optionen und Texte auf dieser Seite werden durch die Organisatoren auf dieser Seite konfiguriert:
    Übersicht => Einstellungen => Konferenztracks / Beitragstypen
    Jeder Beitragstyp oder Track kann unterschiedliche Deadlines und Anforderungen beinhalten (für weitere Details siehe Abschnitt 3.3). Nachdem die Autoren den gewünschten Track oder Beitragstyp ausgewählt haben, fahren sie mit ihrer Beitragseinreichung fort.
Abbildung 2: Einreichungsseite für Autoren - Zum Vergrößern anklicken
  • Auf der ersten Seite werden allgemeine Daten zur Beitragseinreichung abgefragt. Dieses sind z. B. eine Liste aller Autoren und Organisationen sowie Titel, Abstract und Thema Ihres Einreichungsvorschlages. Einige Eingabefelder müssen verpflichtend ausgefüllt werden (wie z. B. Titel oder Autorennamen), andere können individuell von den Organisatoren konfiguriert werden.
Abbildung 3: Beispiel Einreichungsformular - Zum Vergrößern anklicken
  • Auf der zweiten Seite werden die eingegebenen Daten zur Überprüfung angezeigt. Auf dieser Seite können Autoren auch Dateien auf den Server übertragen. Die hierfür zugelassenen Dateitypen und die Anzahl der Dateien (0 bis 3) haben die Organisatoren vorher festgelegt und werden für jeden Beitragstyp / Track separat definiert. 
Abbildung 4: Überprüfung Einreichung mit Upload - Zum Vergrößern anklicken

Nachdem die Datenübertragung erfolgt ist und bestätigt wurde, wird der Autor auf die Seite "Ihre Einreichungen" zurückgeführt und sieht nun eine Liste aller bereits eingereichten Beiträge, gefolgt von der Auflistung aller Konferenztracks / Einreichungstypen. Nun kann der Autor einen weiteren Titel einreichen, bereits übermittelte Einreichungen überarbeiten oder auch wieder zurückziehen. Autoren können jederzeit auf diese Seite zugreifen, sobald sie sich in ihr Benutzerkonto eingeloggt haben. Später gewährt ihnen diese Seite dann Zutritt zu den Begutachtungsergebnissen und erlaubt es ihnen, eine Endversion ihres Beitrages - sofern von den Organisatoren gewünscht - ins System zu übertragen.

3. Überblick über die verschiedenen Optionen, die konfiguriert werden können

Alle Parameter für die Einrichtung des Einreichungs- und Begutachtungsmodules können von der Seite "Einstellungen" aus erreicht und bearbeitet werden. Die folgenden Unterabschnitte geben einen Überblick über die wichtigsten Optionen und Konzepte. Alle Optionen für das Einreichungsmodul finden Sie im Bereich "Konferenztracks, Beitragstypen und Themen" ("Conference Tracks, Contribution Types and Topics").

3.1. Hauptparameter

Wir beginnen mit "Einstellung für die Einreichung von Beiträgen" ("Main Settings for Paper and Abstract Submission"). Auf dieser Seite können einige Hauptparameter definiert werden. Sie können in der Regel die Voreinstellungen für die meisten dieser Parameter übernehmen, insbesondere, wenn die hier beschriebenen Optionen Ihnen nicht besonders vertraut sind.

Im ersten Abschnitt "Einstellungen zur Anzeige" können Sie einen "Einleitungs-" bzw. "Fußzeilentext" für die Seite "Ihre Einreichungen" ("Your Submissions") eingeben. Bitte fassen Sie sich hier kurz und verweisen Sie für detailliertere Informationen zum Einreichungsprozess, zu Vorlagen und den erforderlichen Formaten möglichst auf eine Seite auf Ihrer Haupt-Website, um diese Seite übersichtlich zu halten.

Wenn Sie die Option "Anzeige der Organisation des einreichenden Autors" aktivieren, werden die Organisation bzw. Firma des einreichenden Autoren in den Übersichtslisten aller Beiträge und aller Gutachtenergebnisse angezeigt. Diese Option ist insbesondere für kommerzielle Veranstaltungen interessant, in denen die Firmennamen der Autoren für die Organisatoren von größerer Bedeutung sind.

Sie können weiterhin "Spezielle Bedingungen für die Einreichungen von Beiträgen" definieren, z. B. die Beitragseinreichung nur Teilnehmern, die sich bereits angemeldet (und bezahlt) haben erlauben, oder nur Autoren, die bereits als Vortragende gekennzeichnet sind. Falls gewünscht, lässt sich die Anzahl der Einreichungen pro Benutzer auch beschränken.

Sofern das Track-Chair-Modul für Sie installiert wurde, wird eine weitere Option "Themen den Tracks zuweisen" angeboten. Dieses ist erforderlich, wenn die Tracks/Einreichungstypen nicht alle dieselben Themen behandeln. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter dem Link Track-Chair-Modul: Personen, Themen und Einreichungsformate den Tracks zuordnen. Wenn Sie diese Option aktivieren, erscheint ein neues Menü, in dem jedes Thema einem bestimmten Track oder Beitragstypen zugeordnet werden kann (und muss): 
Übersicht => Einstellungen =>Themen den Tracks zuordnen 
(Overview => Settings => Assign Topics to Conference Tracks)

Abbildung 5: Themen den Konferenztracks zuordnen - Zum Vergrößern anklicken

Im folgenden Abschnitt "Standards für das Hochladen von Dateien" können Sie festlegen, nach welchem Schema die Dateinamen für hochgeladene Dateien erzeugt werden sollen, wie die Endungen der Dateinamen im Falle von Mehrfachhochladungen aussehen sollen, welche maximale Größe ein Upload haben darf und welche Dateitypen für Uploads unterstützt werden sollen. Wählen Sie eine der vielfältigen Möglichkeiten in "Format für generierte Dateinamen". Ihr ausgewähltes Format wird für das "Generierte Dateinamenformat" in der Übersichtsliste (Übersicht => Beiträge und Gutachten verwalten => Liste der Beiträge) und für das Veranstaltungsprogramm, das Sie übrigens zur allgemeinen Ansicht zur Verfügung stellen können, genutzt. Aus diesem Grunde ist es ratsam, die Optionen für Dateinamen sorgfältig auszuwählen. Sie können diese Einstellungen jederzeit ändern. In "Anhang für Dateinamen bei mehreren Uploads" legen Sie einen Anhang für Dateinamen fest, der an alle generierten Dateinamen angehängt wird, sobald mehr als eine Datei pro Einreichung hochgeladen wird. Benutzen Sie bitte für die Dateinahmen und die Anhänge nur alphanumerische Zeichen, da manche Systeme Probleme mit anderen Symbolen in Dateinamen haben können.

"Unterstützte Dateitypen" legt die Erweiterung der Dateinamen fest, die für Uploads zulässig sind. Dieses sind die Standard-Dateitypen, und Sie können darüber hinaus weitere Dateitypen für jeden einzelnen Track/Beitragstyp festlegen. Wenn Sie dort keine Dateitypen spezifizieren, werden die voreingestellten Standard-Dateitypen verwendet.

Zum Schluss legen Sie sämtliche notwendigen Phasen, Termine und Deadlines für die Beitragseinreichung, die Beitragsbearbeitung, das Hochladen von Dateien, die Veröffentlichung der Review-Ergebnisse der Begutachtungsphase und das endgültige Hochladen der Endversion akzeptierter Beiträge fest. Sie können pro Beitragstyp/Track individuelle Deadlines vorgeben und Sie können Deadlines jederzeit anpassen oder eine Phase deaktivieren, indem Sie die Box "Phase in Zeitraum aktiv" abwählen. Zugriff auf alle Deadlines der Tagung haben Sie unter: 
Übersicht => Einstellungen => Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung 
(Overview => Settings => Conference Phases and Deadlines).

3.2. Themen und Themengruppen

Zu Beginn ein paar Hinweise zur Verwendung der Themen (Topics) in ConfTool: Für Autoren dienen sie zur thematischen Klassifikation ihrer Einreichungen, für Gutachter zur Kennzeichnung ihrer Fachgebiete. Einreichungen werden im ConfTool-System den Gutachtern unter Beachtung der Themen zugewiesen. Deshalb empfehlen wir nachdrücklich, Themen zur Unterstützung des Begutachtungsprozesses für Konferenzen mit einem "Peer-Review-Prozess" zu nutzen, da sie potenziell die Qualität der Zuweisung und damit auch der Gutachten erhöhen.

Üblicherweise definieren Organisatoren eine Auswahl von Themen und eine maximale Anzahl von auswählbaren Themen aus dieser Menge. Wenn Sie jedoch verschiedene Kategorien oder Gruppen von Themen haben, aus denen Autoren unabhängig Elemente auswählen sollen, aktivieren Sie bitte zunächst die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite (Steuerrad). Es erscheint im Abschnitt "Einstellungen für die Eingabemaske für alle Beiträge" die neue Option "Gruppen von Themen aktivieren", die sie nun einschalten können. Anschließend können Sie verschiedene Titel für unterschiedliche Themengruppen festlegen und jedes Ihrer Themen einer Themengruppe zuordnen. Es lässt sich auch die maximale Anzahl an auswählbaren Themen für jede Gruppe separat festlegen.

Um diese Themengruppen zu definieren, gehen Sie bitte auf:
Übersicht => Einstellungen =>Gruppen von Themen verwalten
(Overview => Settings =Manage Topic Groups)
Wählen Sie einen Kurztitel (nur für den internen Gebrauch) und einen Titel für jede Themengruppe. Sie wollen vielleicht einige zusätzliche Informationen/Hinweise einfügen, die den Autoren dann oberhalb der Themenliste angezeigt werden. Innerhalb einer Gruppe können Sie die Anzahl an Themen, die von den Autoren auf dem Einreichungsformular ausgewählt werden können, festlegen. Zum Schluss können Sie entscheiden, ob die Themen dieser Themengruppe Gutachtern und Programmkomitee-Mitgliedern für die Auswahl der Fachgebiete angezeigt werden soll.

Nun können Sie auf dieser Seite neue Themen anlegen: 
Übersicht => Einstellungen =>Themen verwalten
(Overview => Settings => Manage Topics)
In diesem Bereich ordnen Sie jedes neue Thema einer 
Themengruppe zu. Wählen Sie eine Darstellungsweise für das Thema aus der gegebenen Auswahl: die Option "Normale Textoption (Checkbox, Standard)" generiert den Themennamen mit einer Checkbox daneben. Die Option "Textoption, fetter Text (Checkbox)" stellt den Themennamen in Fettdruck mit einer Checkbox daneben dar. Die Option "Überschrift, vom Autor nicht auswählbar" stellt den Themennamen als Überschrift für andere Themen dar, erlaubt es Autoren aber nicht, darauf zuzugreifen. Zum Schluss geben Sie bitten das Thema ein, das vor der Checkbox als Titel angezeigt oder als Überschrift dienen soll.

Abbildung 6: Beispieleinreichung mit 4 Themen - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 7: Beispieleinreichung mit zwei Themengruppen - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 8: Zugriff Gutachter auf Auswahl der Themen - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 9: Gutachter wählen Fachgebiete aus Liste der Themen - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 10: Manuelle Zuordnung von Gutachtern zu Einreichungen - Zum Vergrößern anklicken

3.3. Beitragstypen / Konferenztracks

Im folgenden Abschnitt "Konferenztracks / Beitragstypen" legen Sie die Struktur der Seite "Ihre Einreichungen" für die Autoren fest. "Konferenztracks / Beitragstypen" werden im ConfTool-System für zwei Funktionen eingesetzt:

  • Wenn Sie verschiedene Einreichungstypen, wie z. B. Poster, Full-Paper Beiträge oder Einreichungen für Workshops haben, und die Entscheidung über die Annahme dieser innerhalb eines Komitees gefällt werden soll, können Sie mit dieser Funktion die benötigten Einreichungstypen anlegen.
Abbildung 11: Beitragstypen - Zum Vergrößern anklicken
  • Wenn Ihre Konferenz thematisch in Tracks, Streams oder Netzwerke aufgegliedert ist, können Sie in diesem Abschnitt Ihre Veranstaltung strukturieren. Sind die Tracks verschiedenen Programmkomitees und/oder PK-Vorsitzenden zugeordnet, wird zusätzlich das Track-Chair-Modul von ConfTool Pro benötigt (weitere Informationen hierzu finden Sie in der Anleitung Track-Chair-Modul: Personen, Themen und Einreichungsformate den Tracks zuordnen). Wenn Sie die Tracks noch weiter in verschiedene Beitragstypen untergliedern möchten, können Sie einfach zusätzliche Tracks anlegen, wie z. B. "Track 1: Beitragstyp A", "Track 1: Beitragstyp B", "Track 2: Beitragstyp A", "Track 2: Beitragstyp B" oder Sie können die Option "Auswahl des "Einreichungsformats" aktivieren" verwenden, um zusätzlich zu den Tracks eine Auswahl  aus verschiedenen Einreichungsformaten zu ermöglichen. Die Option finden Sie hier:
    Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
    (Overview => Settings => Main Settings for Paper and Abstract Submission)
    Sie finden weitere Informationen hierzu im Forum (z. Zt. nur in Englisch).
Abbildung 12: Konferenztracks / Streams - Zum Vergrößern anklicken

Die Beitragstypen oder Konferenztracks sind eines der Hauptkonzepte von ConfTool und bilden das "thematische Gerüst" Ihrer Veranstaltung. Sie werden auf folgender Seite definiert: 
Übersicht => Einstellungen => Konferenztracks/Beitragstypen bearbeiten 
(Overview => Settings => Manage Submission Types / Conference Tracks)

Beginnen Sie, indem Sie dem Track / Beitragstyp einen Titel geben, Details zur Einreichung ergänzen und (optional) die E-Mail-Adresse des PK-Vorsitzenden eingeben. Diese Informationen werden den Autoren auf der Seite "Ihre Einreichungen" angezeigt.

Der "Kurztitel" wird für systeminterne Zwecke wie die die Generierung von Dateinamen genutzt. Wir empfehlen, eine eindeutige Abkürzung oder ID zu verwenden.

Definieren Sie nun die Parameter im Bereich "Einstellungen für die Einreichungen dieses Tracks/Typs". Es ist ratsam, die Eingabe der "E-Mail-Adressen aller Mitverfasser" verpflichtend abzufragen (als Voreinstellung aktiviert), da das ConfTool System anhand dieser Mail-Adressen Benutzer als Mitverfasser identifiziert und ihnen dann Zugang zu den entsprechenden Beiträgen, zu Einladungsschreiben, Bestätigungsschreiben, etc. gewährt werden kann. Wenn Sie diese Option deaktivieren wollen, schalten Sie dafür zunächst die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite ein und wählen für die Option "Nein" als Einstellung.

Wir empfehlen weiterhin, im Einreichungsformular nach den Organisationen der Autoren zu fragen, um diese Information später für die Konferenzagenda und den Konferenzband nutzen zu können. Die im Formular eingegebenen Daten sind einfacher weiter zu verarbeiten, als wenn solche Daten manuell aus den hochgeladenen Dateien kopiert werden müssen.

In Hinblick auf den "Vortragenden Autor" stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Wählen Sie "Nein", wenn sie diese Information nicht für Ihre Konferenzagenda benötigen. Sofern Sie die "Vortragenden" identifizieren wollen, wählen Sie "Ja". Sie können den einreichenden Autoren auch die Möglichkeit geben, mehrere "Vortragende Autoren" anzugeben. Bitte beachten Sie, dass neben explizit markierten vortragenden Autoren auch alle einreichenden Autoren, deren eingereichte Beiträge akzeptiert wurden, im ConfTool-System automatisch als (potenziell) "Vortragende" betrachtet werden.

Bei den meisten Konferenzen ist die "Zusammenfassung des Beitrags" wichtig, da sie die Kernaussagen und Hauptideen der Einreichung repräsentieren. Eine Zusammenfassung (Abstract) kann z. B. für die Konferenzagenda oder den Abstractband verwendet werden, auch wenn die Autoren ihre Beiträge als Dateien hochladen sollen. Das Eingabefeld für die Zusammenfassung ist standardmäßig aktiviert und Sie können hierbei zwischen drei verschiedenen Möglichkeiten wählen: der Texteingabe ohne Formatierung, einfacher Formatierung oder dem Online-Textverarbeitungsprogramm, das einige Formatierungen wie Fett- oder Kursivdruck sowie die Erstellung einfacher Listen ermöglicht. Unter "Maximale Länge der Zusammenfassung" kann eine maximal erlaubte Anzahl an Wörtern oder Zeichen (inklusive Leerzeichen) vorgegeben werden.

Die Option "Themen" dient dazu, dass Autoren mindestens eines oder auch mehrere Themen auswählen müssen. Wenn Sie für Ihre Veranstaltung mit der Option "Themengruppen" arbeiten, sollten Sie hier die Standardvoreinstellung "Nach Themengruppen: zeigt die Themen gemäß der Definition in den Themengruppen an" auswählen. Sofern Sie hier eine der anderen Optionen wählen, werden im Einreichungsformular nur Themen angezeigt, die keiner Themengruppe zugeordnet worden sind.

Sie können weiterhin einstellen, ob Nutzer optional oder verpflichtend "Stichworte" eingeben sollen und kenntlich machen können, dass eine Einreichung ein "studentischer Beitrag" ist. Außerdem kann der Autor aufgefordert werden, seine "Bibliografie" einzugeben (diese Option kann verpflichtend oder freiwillig eingestellt oder auch ganz ausgeblendet werden).

Wenn Sie weitere Informationen bezüglich der Einreichung benötigen, können Sie zu diesem Zweck eine für den Autoren freiwillig oder verpflichtend auszuwählende "zusätzliche Checkbox" ergänzen. Man kann diese als "benötigt" kennzeichnen, wenn der Autor beispielsweise damit Publikationsbedingungen bestätigen muss. Weiterhin können Sie ein "zusätzliches textliches Eingabefeld" einrichten, in dem Sie z. B. Angaben zur Forschungsmethodik des Autors abfragen können.

Im nächsten Abschnitt "Alternative Deadlines dieses Typs / Tracks" können Sie zusätzlich zu den generellen Fristen, die im Bereich "Phasen und Deadlines" konfiguriert werden, alternative Deadlines für jeden Beitragstypen/Track festlegen. Die Option "Zeige Deadlines an?" erlaubt es, die Deadlines je Beitragstyp/Track den Autoren und Gutachtern nicht anzuzeigen. Mit der Checkbox "Aktiv" können Sie bestimmen, ob für diesen Beitragstyp auf der Seite "Ihre Einreichungen" für normale Benutzer die Möglichkeit zum Einreichen, Bearbeiten oder Hochladen von Beiträgen  erscheint, unabhängig von der aktuell aktivierten Phase.

Der nächste Abschnitt behandelt die "Einstellungen für das Hochladen von Dateien". Für die Option "Anzahl der Dateien, die für diese Beitragsart pro Einreichung hochgeladen werden müssen" können Sie bis zu 3 Uploads zulassen. Mit der Vorauswahl "0" deaktivieren Sie diese Funktion. Achtung: In diesem Fall sollte die Option "Zusammenfassung" aktiviert sein. Es ist häufig sinnvoll, über die Option "Benutzerhinweise für Datei Nr. X" Informationen für die Autoren einzufügen. Fahren Sie fort und definieren Sie Dateitypen, indem Sie diese über die Option "Gültige Dateitypen für Datei Nr. X" angeben. Im Unterabschnitt "Einstellungen für Downloads" können Sie mit der Option "Zugreifbarkeit von Datei Nr. X" festlegen, wer später die hochgeladenen Dateien herunterladen darf. Sobald Sie die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite eingeschaltet haben, erscheint der Unterabschnitt "Weitere Einstellungen für das Hochladen". Hier können Sie dann die "Einstellungen für das Hochladen für Datei Nr. X" festlegen. Diese Funktion ist beispielsweise von Nutzen, wenn Sie den Autoren nur das Hochladen von bestimmten Dateien erlauben wollen (z.B. können dann Autoren nur die Präsentationen hochladen, bestehende Originaleinreichungen dürfen aber nicht aktualisiert werden).

Danach können Sie im Unterabschnitt "Einstellungen für das Einreichen der Endversion" die Anzahl der möglichen Uploads für die endgültige Fassung ("Camera-Ready Copy") der Einreichungen festlegen. Die Phase, in der die Endversionen hochgeladen werden können, schließt in der Regel an den Begutachtungsprozess an. Es ist allerdings nur Autoren akzeptierter Beiträge möglich, eine endgültige Fassung ihres Beitrags hochzuladen. Definieren Sie im Unterabschnitt „Dateitypen“ die gültigen Dateitypen für alle relevanten Upload-Slots. Die beiden Optionen „Zugreifbarkeit von Datei Nr. X“ und „Einstellungen für das Hochladen für Datei Nr. X“ (siehe Beschreibung im vorherigen Absatz) existieren ebenfalls für das Einreichen der Endversion.

Im Unterabschnitt "Dateitypen" geben Sie die Erweiterungen der Dateiformate ein, in denen die Uploads erfolgen dürfen. 

Im Abschnitt "Einstellungen für Downloads" legen Sie fest, ob die hochgeladenen Dateien für Benutzer, Gutachter und Programmkomitee-Mitgliedern zugänglich sein sollen. Diese Einstellungsoption kann während verschiedener Phasen der Konferenz genutzt werden: Hiermit kann sowohl z. B. während des Begutachtungsprozesses der Zugriff auf die Dateien durch die Gutachter wie auch später der Zugriff auf die akzeptierten Beiträge im Online-Veranstaltungsprogramm gesteuert werden.

Im vorletzten Abschnitt "Optionen für den Begutachtungsprozess" können Sie die Möglichkeiten der Begutachtung speziell für jeden einzelnen Beitragstyp / Konferenztrack festlegen: Einige Organisatoren möchten, dass Name und Organisation der Autoren für die Gutachter sichtbar sind. Deaktivieren Sie in diesem Fall einfach die Checkbox "Gutachten sollen als ,,Double Blind Reviews'' durchgeführt werden" (für die Autoren bleiben die Namen der Gutachter jedoch unsichtbar!). Falls "Gebote für bevorzugte Gutachten abgeben" aktiviert ist, können Gutachter ihre Präferenzen in Bezug auf Beitragsart und eventuelle Interessenskonflikte angeben.

"Gutachten eingeben und bearbeiten" kann für einen Beitragstyp / Konferenztrack deaktiviert werden, um z. B. eingeladenen Vortragenden die Möglichkeit zum Hochladen ihrer Präsentation zu geben, ohne dass diese in den "Peer-Review-Prozess" einbezogen wird. Das "Online-Forum des Programmkomitees" kann ebenfalls für jeden Beitragstyp / Track individuell aktiviert oder deaktiviert werden und erlaubt es - wenn aktiviert - den "Programmkomitee-Mitgliedern" die entsprechenden Beiträge online zu diskutieren.

Wird die Checkbox "Review-Ergebnis" abgewählt, so sehen die Autoren lediglich den Annahmestatus wie z. B. "Angenommen" oder "Abgelehnt". Als Standard ist diese Option jedoch aktiviert, und damit sind die Details der Gutachten (Bewertung, Kommentare der Gutachter an die Autoren) den Autoren zugänglich.

Schließlich können Sie noch aus einer Reihe zusätzlicher Optionen im Bereich "Weitere Einstellungen" wählen:

Die Option "Name der Klasse für Einreichungen" ermöglicht vier Gestaltungsoptionen für das Einreichungsformular für Autoren: Die Standardeinstellung "Detailed" ist für die meisten Konferenzen geeignet. Hinter "Applications" steht ein einfacher Formularaufbau, der z. B. für Stipendiumsbewerbungen oder Bewerbungen für die Teilnahme an einer "Summer-School" angemessen ist. Der einreichende Autor hat hier nur beschränkte Möglichkeiten: Es können z. B. nur ein Autorenname und ein eine Organisation angegeben werden. Wählen Sie "Symposium" falls Ihre Konferenz in mehrere Symposien aufgeteilt ist und Autoren Vorschläge für diese Teilveranstaltungen einreichen sollen. Das Einreichungsformular bietet die Möglichkeit, Chairs für das Symposium vorzuschlagen sowie Daten für mehrere Beiträge einzugeben. Mit dem Formular "Roundtable" können Vorschläge für Podiumsdiskussionen eingereicht werden, inklusive Informationen über die an der Diskussion teilnehmenden Personen und Chairs bzw. Moderatoren. Weitere Informationen finden Sie im Forum: Einreichungsformularklassen: Detailed, Symposium, Application, Roundtable.

Die Option "Name der Klasse für das Review-Formular für diesen Beitragstyp" bietet Ihnen verschiedene Optionen, wie detailliert die Gutachter die Beiträge bewerten sollen. Weitere Erläuterungen hierzu finden Sie auch hier: Konfiguration der Review-Formulare in ConfTool Pro.

Zuletzt kann die Option "Kommentare für die Autoren" im Begutachtungsformular verpflichtend (Standardvoreinstellung) oder optional eingestellt oder aber auch völlig deaktiviert werden.

3.4. Annahmestatus der Beiträge

Der Annahmestatus wird in der Regel erst am Ende des Begutachtungsprozesses benötigt, das grundlegende Verständnis dieses Konzeptes ist jedoch bedeutend für die Konfiguration des Begutachtungsmoduls. Der Annahmestatus wird üblicherweise durch die PK-Vorsitzenden (Chairs) der Tagung festgelegt und basiert auf den Empfehlungen der Gutachter. Der Status definiert z. B., ob ein Beitrag abgelehnt oder akzeptiert wurde oder einer Überarbeitung bedarf.

In einer Konferenz mit mehreren Begutachtungsphasen kann der Status auch festlegen, dass ein Abstract z. B. zunächst angenommen ("Angenommen - Abstract"), dann aber als Endversion abgelehnt wurde ("Abgelehnt - Endversion"). Ein Status "Angenommen" kann sich auch auf einen bestimmten Beitragstyp beziehen, z. B. "Angenommen - Vortrag", "Angenommen - Full Paper" und "Angenommen - Poster". Außerdem kann der Status zum Kennzeichnen bestimmter Beiträge verwendet werden: Er kann vorläufig vergeben werden, falls Autoren beispielsweise ihre Teilnahmegebühr noch nicht bezahlt haben ("Angenommen - unbezahlt") und später Einreichungen markieren, bei denen mindestens ein beteiligter Autor bereits registriert ist und bezahlt hat ("Angenommen - bezahlt").

Bitte gehen Sie zu: 
Übersicht => Einstellungen => Annahmestatus verwalten
(Overview => Settings => Manage Acceptance Status)

Hier finden Sie die verfügbaren Annahmestatus und die Optionen, um diese zu bearbeiten. Das System hält bereits eine Auswahl an häufig benutzten Beispielen bereit, wie z. B. "Angenommen", "Abgelehnt" sowie "Vorbehalt". Sie können beliebig viele weitere Optionen, wie "Angenommen - Vortrag" oder "Abstract angenommen - Endversion hochladen" definieren. Hierzu empfiehlt es sich, einen bereits bestehenden Status mit ähnlichen Parametern auszuwählen und zu kopieren, so dass Sie anschließend nur noch den Text ändern müssen.

Bitte beachten Sie: "Offen" ("On Hold") ist ein vorgegebener Status, der den Autoren nicht angezeigt wird. Wählen Sie für alle Beiträge den gewünschten Status aus, um damit auch den Autoren die Begutachtungsergebnisse zugänglich zu machen.

Weitere Informationen zur Festlegung des Annahmestatus für die Beiträge nach der Begutachtungsphase finden Sie unter: Auswertung der Gutachterergebnisse und Setzen des Akzeptanzstatus der Beiträge.

Abbildung 13: Annahmestatus erstellen und anpassen
Abbildung 14: Annahmestatus mit Optionen
Abbildung 15: Annahmestatus auf Grundlage der Gutachten setzen
Abbildung 16: Autoren werden über den Status der Annahme informiert