Übertragung der Endversion - Beibehalten der Beitrags-ID beim Upload der Endversion

Für das Hochladen der Endversion (Camera-Ready-Copy) angenommener Beiträge sollen Autoren ausschließlich die Upload-Möglichkeiten mit derselben Beitrags-ID wie bei der ursprünglichen Einreichung nutzen.
Wie können wir sicherstellen, dass Autoren für ihre Endversion keinen neuen Beitrag – und damit keine neue Beitrags-ID – anlegen?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Bitte beachten Sie: Dieser Beitrag beschreibt den Fall, dass die hochgeladenen Full Paper endgültig sind und nicht erneut begutachtet werden (druckfertige Endversionen / Camera-Ready-Copies).
Wenn Ihre Konferenz einen zweiphasigen Begutachtungsprozess vorsieht, in dem sowohl Abstracts als auch Full Paper begutachtet werden, lesen Sie bitte stattdessen Zweiphasiger Begutachtungsprozess: Wie funktioniert die Begutachtung von Abstract- und Full-Paper-Beiträgen in ConfTool?

1. Die Phase für die Endversion aktivieren

Übersicht => Einstellungen => Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung

Setzen Sie die Phasen wie folgt (siehe Bild 1):

• Deaktivieren Sie die Phase „Einreichung und Upload von Beiträgen für die Tagung“.
• Aktivieren Sie die Phase „Einreichung der Endfassungen aller angenommenen Beiträge“.

2. Die Anzahl der Dateien für die Endversion festlegen

Übersicht => Einstellungen => Konferenztracks/Beitragstypen

Legen Sie für jeden Konferenztrack / Beitragstyp separat fest, wie viele Dateien für die Endversion hochgeladen werden sollen (siehe Bild 2).

Wir empfehlen, zwei Dateien verpflichtend hochladen zu lassen:

• eine PDF-Datei, die als Referenz dient und direkt veröffentlicht werden kann (z. B. im Veranstaltungsprogramm), und
• eine Word-Datei (oder ein ähnliches Format), die Sie bei Bedarf bearbeiten können.

Auf derselben Seite können Sie für jeden Konferenztrack / Beitragstyp auch [https://www.conftool.net/ctforum/index.php/topic,390.0.html]separate, alternative Deadlines[/url] festlegen.

3. Prüfen, ob die Autoren hochladen können

Autoren von angenommenen Beiträgen können nun die Endversion für ihren jeweiligen Beitrag hochladen – unter Beibehaltung der Beitrags-ID der ursprünglichen Einreichung (siehe Bild 3).

Wichtig: Der Upload der Endversion muss auch für den zugewiesenen Annahmestatus aktiviert sein. Andernfalls sehen die Autoren die Option zum Hochladen nicht.

Siehe auch

• Final version cannot be uploaded (englisch) – wie Sie sicherstellen, dass der Upload der Endversion aktiviert ist
• Uploading 2 or more files as final upload (englisch)
• How to define file extensions (englisch)
• Submitting several files for first uploads (englisch)