Inhalt
1. Vorbereitung und allgemeine Fragen
2. Überblick über den Einreichungsprozess
3. Überblick über die Konfigurationsoptionen
3.1. Hauptparameter
3.2. Themen und Themengruppen
3.3. Beitragstypen / Konferenztracks
Konfiguration der Beitragseinreichung
Eine erfolgreiche Konferenz steht und fällt mit der Qualität der Vorträge. Um einen reibungslosen Ablauf des Einreichungs- und Begutachtungsprozesses mit bestmöglicher Beurteilung und Auswahl neuer Ideen zu gewährleisten, ist es wichtig, dass das entsprechende ConfTool-Modul möglichst passend zu den Anforderungen der OrganisatorInnen konfiguriert ist. Diese Anleitung bietet Ihnen hierfür eine Hilfestellung.
Es gibt sehr viele verschiedene Möglichkeiten, was die Art der Beitragseinreichung, das Beitragsformat, die Kriterien der Beurteilung durch verschiedene ExpertInnengruppen und die Form der anschließenden Veröffentlichung anbelangt. Deshalb beginnt diese Anleitung mit einer Art Fragenkatalog, dessen Bearbeitung Ihnen dabei hilft, Ihre Anforderungen möglichst genau zu spezifizieren. Danach werden die einzelnen Schritte der Beitragseinreichung aus Sicht der AutorInnen vorgestellt, um die Struktur des Systems zu verdeutlichen. Anschließend folgt ein Überblick über die wichtigsten Optionen und Funktionen des Einreichungsmoduls.
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Typische Szenarien und ihre Konfiguration werden hier erläutert: Beispiel für den Einreichungsprozess. Bitte beachten Sie, dass Erläuterungen zu allen Optionen und Einstellungen auch online auf den Einstellungsseiten des Systems selbst zu finden sind. Dort und im Online-Forum erhalten Sie weitere Tipps, auch zu weniger häufig benötigten Optionen.
1. Vorbereitung und allgemeine Fragen zu den Anforderungen
Einer der wichtigsten Bestandteile von ConfTool Pro ist das Modul für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess von Beiträgen und Abstracts. Mit seiner Hilfe können AutorInnen ihre Ideen in unterschiedlichen digitalen Formaten einreichen, GutachterInnen ihre Beurteilungen online abgeben und OrganisatorInnen ein Konferenzprogramm erstellen sowie Daten für den Konferenzband exportieren.
Typischerweise läuft dieser Prozess wie folgt ab: In einem festgelegten Zeitraum (gemäß den Vorgaben der OrganisatorInnen) können BenutzerInnen Beiträge in verschiedenen Formaten (z. B. Abstracts, Poster oder Full Paper) einreichen. Die eingereichten Abstracts und hochgeladenen Dateien werden dann üblicherweise GutachterInnen für das „Peer-Reviewing“ zugewiesen. Chairs oder Mitglieder des Programmkomitees entscheiden danach aufgrund der Begutachtungsergebnisse über die Annahme. Akzeptierte Beiträge können überarbeitet und die endgültigen Fassungen von den AutorInnen hochgeladen werden. Schließlich erstellen die OrganisatorInnen aus den angenommenen Einreichungen das Konferenzprogramm und exportieren die Daten für den Konferenzband. Je nach Art, Wissenschaftsgebiet und Größe der Veranstaltung sind viele weitere Abläufe möglich.
Wie diese kurze Beschreibung zeigt, ist der Einreichungsprozess eng mit dem Begutachtungsprozess sowie mit der Erstellung von Konferenzagenda und Konferenzband verwoben. Bevor Sie mit der Einrichtung von ConfTool beginnen, sollten Sie Ihre allgemeine und Ihre zeitliche Planung für diesen Bereich abgeschlossen haben.
Einige Fragestellungen, die die Konfiguration bestimmen, lauten:
- Legen Sie den Zeitrahmen und die Fristen für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess sowie für die Erstellung von Konferenzagenda und Konferenzband fest. Planen Sie dabei möglichst zeitliche Puffer von 2 bis 3 Wochen ein, falls einzelne AutorInnen, GutachterInnen oder OrganisatorInnen ihre Fristen einmal nicht einhalten können.
- Welche Beitragstypen benötigen Sie? Sollen für Ihre Konferenz Beiträge in verschiedenen Formaten eingereicht werden (z. B. Poster, Full Paper, Workshop-Vorschläge)? Prüfen Sie, ob Sie die vorgesehenen Beitragstypen im ConfTool-System eingerichtet haben.
- Wie viele Einreichungs- und Begutachtungsphasen hat Ihre Veranstaltung? Entscheiden die Programmkomitee-Vorsitzenden (Chairs) direkt über die Annahme, genügt eine Begutachtungsphase, oder sollen AutorInnen akzeptierter Abstracts anschließend Full Paper einreichen, die in einer zweiten Phase noch einmal begutachtet werden?
- Sollen AutorInnen angenommener Beiträge die Möglichkeit erhalten, die endgültigen Fassungen für den Konferenzband selbst hochzuladen? Sie ersparen sich viel Arbeit, wenn Sie gute Vorlagen bereitstellen und die AutorInnen auffordern, ihre Dateien in verschiedenen Formaten hochzuladen – zum Beispiel als PDF-Datei, die zeigt, wie das Dokument aussehen soll, und als Word-Datei, damit Sie das Dokument notfalls bearbeiten und Kopfzeilen oder Seitenzahlen ergänzen können.
- Welches sind die Hauptthemen der Konferenz? Eine gut durchdachte Themenauswahl vereinfacht die Zuordnung der Beiträge zur Begutachtung wesentlich.
- Wie und wann sollen die Mitglieder des Programmkomitees und die GutachterInnen ausgewählt und eingeladen werden? Sie können Listen dieser Personen direkt als BenutzerInnen ins System importieren, falls sie bereits etablierte Mitglieder des Programmkomitees sind. Möchten Sie ihnen zunächst die Gelegenheit geben, ihr Interesse zu bestätigen, importieren Sie sie als eingeladene Personen mit dem Status „Gutachter“ bzw. „Programmkomitee-Mitglied“.
- Sollen Ihre GutachterInnen oder PK-Mitglieder die Möglichkeit haben, online miteinander zu kommunizieren? Ist der Einsatz von Meta-GutachterInnen zur Überwachung des Begutachtungsprozesses vorgesehen? ConfTool unterstützt hier verschiedene Modelle, Sie sollten sich aber rechtzeitig für eines entscheiden.
- Wie und durch wen wird die endgültige Entscheidung über die Annahme eines Beitrags gefällt?
- Welche Anforderungen haben Sie an Konferenzflyer und Konferenzband? Es ist vorteilhaft, alle hierfür benötigten Daten (Namen, Organisationen, E-Mail-Adressen) bereits im Einreichungsformular abzufragen. Dann geben die AutorInnen diese Daten online ein, und Sie müssen sie nicht später mühsam aus den hochgeladenen Dateien zusammenstellen.
- Hat Ihre Konferenz Unterveranstaltungen wie Tracks, Netzwerke oder Workshops mit eigenen Chairs und eigenem Begutachtungskomitee? In diesem Fall benötigen Sie voraussichtlich das Track-Chair-Modul von ConfTool Pro, für das eine zusätzliche Lizenzgebühr anfällt.
2. Überblick über den Einreichungsprozess
Der Einreichungsprozess in ConfTool besteht aus mehreren Schritten, deren Parameter von den OrganisatorInnen individuell konfiguriert werden können. Bitte beachten Sie hierzu auch die Anleitung für AutorInnen zum Einreichen von Beiträgen.
- Jeder Autor und jede Autorin richtet zunächst ein persönliches Benutzungskonto ein. Es erlaubt die Nutzung des ConfTool-Systems, die Verwaltung der eigenen Einreichungen und später den Zugang zu den Begutachtungsergebnissen. Beim Anlegen des Kontos werden die persönlichen Kontaktdaten sowie die Angaben für das Benutzungskonto eingegeben. Ist eine Person gleichzeitig GutachterIn oder möchte sie sich als KonferenzteilnehmerIn anmelden, verwendet sie dasselbe Konto.
- AutorInnen werden anschließend auf die Seite „Ihre Einreichungen“ geführt, auf der die zur Verfügung stehenden Beitragstypen und Konferenztracks aufgelistet sind. Die hier angezeigten Optionen und Texte legen die OrganisatorInnen fest unter
Übersicht → Einstellungen → Beitragstypen / Konferenztracks verwalten
(Overview → Settings → Manage Submission Types / Conference Tracks)
Jeder Beitragstyp und jeder Track kann eigene Deadlines und Anforderungen haben (siehe Abschnitt 3.3). Nachdem die AutorInnen den gewünschten Track oder Beitragstyp ausgewählt haben, fahren sie mit ihrer Einreichung fort.
- Auf der ersten Seite des Formulars werden die allgemeinen Daten (Metadaten) zur Einreichung abgefragt: eine Liste aller AutorInnen und ihrer Organisationen sowie Titel, Zusammenfassung und Themen des Vorschlags. Einige Eingabefelder sind verpflichtend (wie Titel oder AutorInnennamen), andere können von den OrganisatorInnen individuell konfiguriert werden.
- Auf der zweiten Seite werden die eingegebenen Daten zur Überprüfung angezeigt. Hier können AutorInnen auch Dateien auf den Server übertragen. Das Hochladen von Dateien kann von den OrganisatorInnen deaktiviert oder als optional eingestellt werden. Die zugelassenen Dateitypen und die Anzahl der Dateien (0 bis 3) werden für jeden Beitragstyp bzw. Konferenztrack separat definiert.
Nachdem die Datenübertragung erfolgt ist und bestätigt wurde, kehren die AutorInnen auf die Seite „Ihre Einreichungen“ zurück und sehen dort alle bereits eingereichten Beiträge, gefolgt von der Auflistung aller Beitragstypen und Konferenztracks. Sie können nun einen weiteren Beitrag einreichen, bestehende Einreichungen überarbeiten oder zurückziehen. Diese Seite ist jederzeit nach dem Einloggen erreichbar. Später gewährt sie außerdem Zugang zu den Begutachtungsergebnissen und erlaubt das Hochladen der Endversion, sofern diese Option von den OrganisatorInnen aktiviert wurde.
3. Überblick über die verschiedenen Konfigurationsoptionen
Alle Parameter für die Einrichtung des Einreichungs- und Begutachtungsmoduls können von der Seite „Einstellungen“ aus erreicht und bearbeitet werden. Die folgenden Abschnitte geben einen Überblick über die wichtigsten Optionen und Konzepte. Alle relevanten Optionen für das Einreichungsmodul finden Sie im Bereich „Konferenztracks, Beitragstypen und Themen“ (Conference Tracks, Submission Types and Topics).
Einige Optionen erscheinen erst nach Aktivierung der „Experten-Einstellungen“.
Mehrere der nachfolgend beschriebenen Optionen sind standardmäßig ausgeblendet, da sie nur selten benötigt werden. Wenn Sie eine Einstellung auf der Seite nicht finden, aktivieren Sie bitte zuerst die Experten-Einstellungenam unteren Ende der entsprechenden Seite. Wir weisen an den besonders relevanten Stellen noch einmal darauf hin.
3.1. Hauptparameter
Wir beginnen mit der Seite „Einstellungen für die Einreichung von Beiträgen“ (Main Settings for Abstract and Paper Submission). Die Voreinstellungen der meisten Parameter können Sie in der Regel übernehmen, insbesondere wenn Ihnen die hier beschriebenen Optionen nicht vertraut sind. Die folgenden Unterabschnitte folgen der Reihenfolge der Abschnitte auf dieser Seite.
Einstellungen zur Anzeige der Seite „Ihre Einreichungen“
Geben Sie hier als Einleitungs- und Fußzeilentext die Informationen ein, die Sie den AutorInnen auf der Seite „Ihre Einreichungen“ mitteilen möchten. Bitte fassen Sie sich aus Gründen der Übersichtlichkeit kurz und verweisen Sie für detailliertere Informationen zum Einreichungsprozess, zu Vorlagen und erforderlichen Formaten auf eine Seite Ihrer Haupt-Website. Wenn Sie die Option „Erweiterungsfunktion für den Informationstext für jeden Track“ aktivieren, können Sie den zunächst angezeigten Informationstext jedes Beitragstyps bzw. Tracks auf 80, 160 oder 320 Zeichen begrenzen; durch Anklicken eines Icons lässt sich die Anzeige dann auf den vollständigen Text erweitern.
Einstellungen für die Eingabemaske für alle Beiträge
Dieser Abschnitt legt fest, welche Felder im Einreichungsformular aller Beitragstypen erscheinen.
Wenn Sie die Option „Aktiviere ORCID für alle Autoren“ aktivieren, wird für jeden Autor und jede Autorin ein Feld für die ORCID-iD hinzugefügt. ORCID-iDs sollen die eindeutige elektronische Zuordnung von Publikationen und anderen Forschungsaktivitäten zu Forschenden erleichtern. Mit „Aktiviere Titelauswahl für Autoren“ kann eine Auswahlbox für den akademischen Titel (Prof., Dr., kein Titel) eingeblendet werden; der Titel erscheint dann auch im Veranstaltungsprogramm.
Experten-EinstellungenDie Option „Methode zur Vorbelegung der Daten des ersten Autors“ bestimmt, welche Daten der einreichenden Person automatisch in die Autorenfelder übernommen werden – das erspart den AutorInnen Tipparbeit. Mit „Textvorlage für das Feld ‚Zusammenfassung‘“ können Sie eine Struktur vorgeben, die die AutorInnen im Abstract-Feld bereits vorausgefüllt vorfinden – nützlich, wenn Sie eine bestimmte Gliederung erwarten, etwa Hintergrund, Methode und Ergebnisse. Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie ein Einreichungsformular mit mehreren Abstract-Feldern benötigen.
Experten-EinstellungenMit der Option „Gruppen von Themen aktivieren“ können Sie mehrere Kategorien oder Arten von Themen anlegen; jedes Thema wird dann einer Themengruppe zugewiesen (siehe Abschnitt 3.2).
Experten-EinstellungenMit den Optionen „Diskutanten aktivieren“, „Vortragenden-Status für Diskutanten“ und „Zusätzliche Seite für Diskutanten“ können Sie für jeden Beitrag einen Diskutanten bzw. eine Diskutantin erfassen und festlegen, ob diese Person als vortragend gilt.
Darüber hinaus können Sie das Feld „Anmerkung/Nachricht der Autoren an das Programmkomitee und die Chairs“ im Einreichungsformular ein- oder ausblenden. Mit der Einstellung „Ergänze das Feld ‚Externe Ressource‘?“ aktivieren Sie ein Eingabefeld für eine externe Ressource oder Quelle. Der Inhalt dieses Feldes wird im ConfTool-Veranstaltungsprogramm unterhalb der Zusammenfassung angezeigt. Eine separate Option, „Ergänze das Feld ‚Externe Ressource für App‘?“, stellt ein zweites Linkfeld bereit, das für den Einsatz in einer mobilen Konferenz-App vorgesehen ist.
► Tests für Titel und Autorennamen
Das ConfTool-System kann automatische Tests für alle Einreichungen durchführen. Wenn Sie die Option „Groß- und Kleinschreibung der Autorennamen testen“ aktivieren, wird die Groß- und Kleinschreibung aller AutorInnennamen kontrolliert (dies gilt auch für Teilbeiträge von Symposiums-Einreichungen). Die Option „Überprüfe das Format der Überschrift“ prüft die Groß- und Kleinschreibung der Titel aller Einreichungen.
Experten-EinstellungenDie Option „Länge des Titels überprüfen“ weist AutorInnen darauf hin, wenn ein Titel die von Ihnen festgelegte Länge überschreitet. Diese Tests gelten für alle Beitragstypen und Konferenztracks.
Experten-EinstellungenMit „Rich-Text-Editor für den Titel aktivieren“ können AutorInnen einfache Formatierungen innerhalb des Titels vornehmen, zum Beispiel Kursivschrift für Artnamen oder mathematische Ausdrücke.
► Auswahl des „Einreichungsformats“ aktivieren Experten-Einstellungen
Sollte Ihre Konferenz über gesonderte Tracks, Netzwerke oder Workshops verfügen, können Sie die Auswahl des Einreichungsformats aktivieren, um Beitragstypen und Konferenztracks zur Definition von Unterveranstaltungen einzusetzen. AutorInnen können dann zuerst einen Track auswählen und sich innerhalb dieses Tracks für ein Einreichungsformat entscheiden, etwa Full Paper, Symposium oder Poster.
Sie haben zwei Einstellungsmöglichkeiten. Bei „Ja“ entsprechen die Einstellungen des Einreichungsformulars jedes Formats denen des Konferenztracks; Sie können zudem für jeden Track entscheiden, ob AutorInnen ein oder mehrere Einreichungsformate auswählen dürfen. Mit der Einstellung „Ja, und erlaube die Definition weiterer Parameter für jedes einzelne Einreichungsformat.“ können Sie für jedes Format eigene Einstellungen des Einreichungsformulars festlegen, die die Einstellungen des Konferenztracks überschreiben. AutorInnen können dann folglich nur ein Einreichungsformat pro Beitrag auswählen. Weitere Informationen finden Sie im Forum: Tracks in verschiedene Einreichungsformate teilen.
Sobald Sie die Auswahl des Einreichungsformats aktiviert haben, erscheint ein neues Menü „Einreichungsformate verwalten“:
Übersicht → Einstellungen → Einreichungsformate verwalten
(Overview → Settings → Manage Submission Formats)
Hier können Sie Formate wie „Abstract“, „Poster“ oder „Mündlicher Vortrag“ anlegen und bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass Sie die Einreichungsformate zusätzlich für jeden Beitragstyp bzw. Konferenztrack aktivieren müssen, für den sie benötigt werden (siehe Abschnitt 3.3). Sofern Sie das Track-Chair-Modul verwenden, können Sie darüber hinaus die Zuordnung der Einreichungsformate zu den Tracks auf der Seite „Einreichungsformate den Konferenztracks zuordnen“ aktivieren.
► Auswahl der „Präsentationsform“ aktivieren Experten-Einstellungen
Mit der Präsentationsform können Sie die AutorInnen nach ihrer bevorzugten Form der Präsentation fragen: „Online“, „Vor Ort“ oder gegebenenfalls „Keine Teilnahme“. Dies kann insbesondere bei einer Hybridveranstaltung eine wichtige Information sein, wenn einige TeilnehmerInnen vor Ort anwesend sind und andere nur online teilnehmen.
Sie haben drei Auswahlmöglichkeiten. „Nein“ bedeutet, dass die Präsentationsform nicht aktiviert wird (Voreinstellung). Mit „Ja“ erscheint im Einreichungsformular ein zusätzlicher Abschnitt, der nach der Präsentationsform fragt. Mit „Ja, und eine zusätzliche Seite und Phase aktivieren, damit Autoren ihre Präsentationsform separat auswählen können.“ wird die Präsentationsform für jede Einreichung auf einer separaten Seite abgefragt. Das ist hilfreich, wenn Sie hierfür eine eigene Phase vorsehen oder die Präsentationsform erst nach Ende der Einreichungsphase erheben möchten. Mehr Informationen: Präsentationsform für Einreichungen festlegen.
Nach der Aktivierung erscheint ein neues Menü:
Übersicht → Einstellungen → Präsentationsformen verwalten
(Overview → Settings → Manage Presentation Modes)
Hier legen Sie Präsentationsformen wie „Online“, „Vor Ort“ oder „Keine Teilnahme“ an und aktualisieren sie. Anschließend passen Sie bitte die Einstellungen für jeden Beitragstyp individuell an unter
Übersicht → Einstellungen → Beitragstypen / Konferenztracks verwalten
(Overview → Settings → Manage Submission Types / Conference Tracks)
► Einstellungen für Stichworte Experten-Einstellungen
Hier legen Sie die „Mindestanzahl an Stichworten“ und die „Maximale Anzahl an Stichworten“ fest, die AutorInnen eingeben dürfen. Mit „Liste der Stichworte aktivieren“ können Sie den AutorInnen die bereits für andere Beiträge verwendeten Stichworte anbieten. Das hält das Vokabular einheitlich und vermeidet nahezu identische Einträge wie Singular- und Pluralformen. Ob das Feld für Stichworte überhaupt angezeigt wird, entscheiden Sie je Beitragstyp (siehe Abschnitt 3.3).
► Einstellungen für die Formularklasse „Symposium“ Experten-Einstellungen
Die Formularklasse „Symposium“ ist für Einreichungen konzipiert, bei denen ein konkretes Hauptthema vorgestellt und durch mehrere kleinere Teilbeiträge zu verschiedenen Aspekten dieses Themas ergänzt wird, die von unterschiedlichen AutorInnen stammen können. Während des Einreichungsprozesses benennt der einreichende Autor bzw. die einreichende Autorin alle AutorInnen der Teilbeiträge, gibt deren Ideen ein und kann außerdem einen Chair und/oder Diskutanten für das Symposium vorschlagen.
In diesem Abschnitt können Sie eine Mindestanzahl und eine maximale Anzahl an Diskutanten sowie eine Mindestanzahl und eine maximale Anzahl an Teilbeiträgen für das Symposiums-Formular festlegen. Wenn Sie für jeden Teilbeitrag ein Eingabefeld für die Zusammenfassung benötigen, aktivieren Sie bitte die Option „Feld für die Eingabe der Zusammenfassung (Abstract) der Teilbeiträge“; zusätzlich können Sie die „Maximale Länge der Zusammenfassungen von Unterbeiträgen“ definieren. Die verschiedenen Einreichungsformularklassen werden hier näher beschrieben: Einreichungsformularklassen: Detailed, Symposium, Application, Roundtable.
Allgemeine Einstellungen für das Upload-Formular (Aktualisierung von Uploads) Experten-Einstellungen
Wenn AutorInnen zu ihrer Einreichung zurückkehren, um Dateien hochzuladen oder zu aktualisieren, sehen sie ein reduziertes Formular. Dieser Abschnitt bestimmt, welche Felder des ursprünglichen Einreichungsformulars dann noch bearbeitbar bleiben – zum Beispiel „Autoren und Organisationen bearbeiten“, „Zusammenfassung eingeben oder bearbeiten“ und „Themen eingeben oder bearbeiten“ sowie die Felder für Einreichungsformat, Präsentationsform, Stichworte, studentischer Beitrag, zusätzliche Checkbox, zusätzliches Textfeld und die Anmerkung an das Programmkomitee.
Entscheiden Sie bewusst, was sich noch ändern darf.
Wenn AutorInnen ihre Metadaten während der Upload-Phase bearbeiten dürfen, ersparen Sie sich spätere Korrekturen. Gesperrte Felder halten die Daten dagegen stabil, sobald die Begutachtung begonnen hat. Wählen Sie also passend zu der Phase, in der der Upload stattfindet.
Allgemeine Einstellungen für das Formular zum Hochladen der Endversion Experten-Einstellungen
Dasselbe Prinzip gilt für das Hochladen der Endversionen angenommener Beiträge. Zusätzlich zu den oben genannten Feldern können Sie für dieses Formular „Feld „Titel des Beitrags“ aktivieren“, „Feld „Kurzbiografie des vortragenden Autors“ aktivieren“, „Feld „Bibliografie“ aktivieren“ und „Feld „Externe Ressource“ aktivieren“. An dieser Stelle werden die Daten für Veranstaltungsprogramm und Konferenzband finalisiert – es lohnt sich daher meist, hier noch fehlende Angaben zu erheben.
Mit „Zugang der Autoren zur Seite für die Endversion auch für Tracks ohne Datei-Upload aktivieren“ können Sie AutorInnen den Zugriff auf diese Seite auch für Tracks gewähren, in denen keine Datei hochgeladen werden muss – nützlich, wenn die AutorInnen dort lediglich ihre Metadaten vervollständigen oder bestätigen sollen.
Elektronisches Formular zur Übertragung der Nutzungsrechte
Falls die AutorInnen das Nutzungsrecht an ihrem geistigen Eigentum an Sie als OrganisatorIn übertragen sollen, können Sie diese ein elektronisches Formular zur Übertragung der Nutzungsrechte online unterzeichnen lassen. AutorInnen können direkt bei der Beitragseinreichung, beim erstmaligen Hochladen des Beitrags, nach der Annahme ihres Beitrags oder beim Hochladen der Endversion um ihre Zustimmung gebeten werden. In jedem dieser Fälle können sie den Bestimmungen entweder durch Anklicken einer Checkbox oder durch Eingabe ihres Vor- und Nachnamens sowie des aktuellen Datums zustimmen.
Bitte beachten Sie: Neben diesem Abschnitt müssen Sie das Modul „Elektronisches Formular zur Übertragung der Nutzungsrechte“ auch auf der Seite „Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung“ und für jeden Beitragstyp bzw. Konferenztrack auf der Seite „Beitragstypen / Konferenztracks verwalten“ aktivieren.
Spezielle Bedingungen für die Einreichung von Beiträgen
Hier können Sie die Beitragseinreichung zum Beispiel nur TeilnehmerInnen erlauben, die sich bereits angemeldet (und bezahlt) haben, oder nur BenutzerInnen, die bereits als Vortragende gekennzeichnet sind. Falls gewünscht, lässt sich außerdem die maximale Anzahl der Einreichungen pro BenutzerIn beschränken. Weiterhin können Sie MitautorInnen vollen Zugang zu den Einreichungen gewähren, damit auch sie die Beiträge bearbeiten dürfen – andernfalls haben MitautorInnen lediglich lesenden Zugriff.
Option zum Kopieren von Beiträgen
Wenn Sie diese Option aktivieren, können AdministratorInnen, Konferenz-Vorsitzende oder auch AutorInnen bestehende Einreichungen als Vorlage nutzen, um einen weiteren Beitrag mit denselben oder ähnlichen Daten zu erstellen (z. B. gleiche AutorInnen, gleicher Titel). Sie können dabei festlegen, ob auch der Titel, die Zusammenfassung und die hochgeladenen Dateien übernommen werden sollen.
Wir empfehlen, Titel, Zusammenfassung und Dateien nicht zu kopieren.
Andernfalls steigt das Risiko von Doppeleinreichungen desselben Beitrags.
Optionen für das Track-Chair-Modul von ConfTool (Zusatzmodul erforderlich)
Dieser Abschnitt erscheint, wenn Ihre Veranstaltung in mehrere thematisch unterschiedliche Tracks gegliedert ist und das Track-Chair-Modul für Sie installiert wurde (hierfür fällt eine zusätzliche Gebühr an).
Aktivieren Sie die Option „Einreichungsformate den Tracks zuordnen“, wenn die Tracks Ihrer Veranstaltung nicht alle dieselben Einreichungsformate anbieten – etwa wenn AutorInnen je Track entscheiden können, ob sie ein Poster oder einen Kurzbeitrag einreichen:
Übersicht → Einstellungen → Einreichungsformate den Konferenztracks zuweisen
(Overview → Settings → Assign Formats to Conference Tracks)
Die Option „Themen den Tracks zuweisen“ ist erforderlich, wenn die Tracks bzw. Beitragstypen Ihrer Veranstaltung nicht alle dieselben Themen behandeln. Wenn Sie sie aktivieren, erscheint ein neues Menü, in dem jedes Thema einem bestimmten Track oder Beitragstyp zugeordnet werden kann (und muss):
Übersicht → Einstellungen → Themen den Tracks zuweisen
(Overview → Settings → Assign Topics to Conference Tracks)
Darstellungsoptionen
Unter „Darstellungsoptionen für Listen“ können Sie beispielsweise die Anzahl der „Einträge pro Seite für Zuweisungsseiten und das Bieten für Beiträge“ festlegen. Wenn Sie „Anzeige der Organisation des einreichenden Autors“ aktivieren, wird die Organisation bzw. Firma der einreichenden Person in den Übersichtslisten der Beiträge und der Gutachtenergebnisse angezeigt. Diese Option ist vor allem für kommerzielle Veranstaltungen interessant, bei denen die Firmennamen der AutorInnen für die OrganisatorInnen von größerer Bedeutung sind.
Im Abschnitt „Darstellungsoptionen für Beiträge“ können Sie ein „Darstellungsformat für Autoren“ definieren und damit festlegen, wie die AutorInnennamen angezeigt werden. Falls für einen Beitrag kein vortragender Autor bzw. keine vortragende Autorin aus der Autorenliste ausgewählt wurde, legt die Option „Voreinstellung für den vortragenden Autor“ fest, wer als vortragend gekennzeichnet werden soll.
Standards für das Hochladen von Dateien
Dieser Abschnitt bestimmt, nach welchem Schema die Namen hochgeladener Dateien erzeugt werden, wie die Namenszusätze bei Mehrfach-Uploads aussehen, welche maximale Größe ein Upload haben darf und welche Dateitypen unterstützt werden.
Wählen Sie aus den vielfältigen Möglichkeiten in „Format für generierte Dateinamen“. Ihr ausgewähltes Format wird für das generierte Dateinamenformat in der Liste der Beiträge (Übersicht → Beiträge und Gutachten → Liste der Beiträge) sowie für die Download-Links im Veranstaltungsprogramm genutzt, das Sie öffentlich zugänglich machen können. Wählen Sie diese Einstellungen daher sorgfältig; ändern können Sie sie jederzeit.
In „Anhang für Dateinamen bei mehreren Uploads“ legen Sie die Namenszusätze fest, die verwendet werden, sobald mehr als eine Datei pro Einreichung hochgeladen wird. Benutzen Sie für Dateinamen und Anhänge bitte nur alphanumerische Zeichen, da manche Systeme Probleme mit Sonderzeichen haben. Mit der Einstellung „Unterstützte Dateitypen“ legen Sie fest, welche Dateiendungen für Uploads zulässig sind. Dies sind die Standardeinstellungen; Sie können für jeden Beitragstyp bzw. Track abweichende Dateitypen definieren. Geben Sie dort keine spezifischen Dateitypen an, werden diese Voreinstellungen verwendet.
BibTeX-Export
Mit „BibTeX-Export aktivieren“ können Sie für jeden Beitrag einen BibTeX-Eintrag anbieten, den LeserInnen und AutorInnen direkt in ihrer Literaturverwaltung nutzen können. Damit gültige Einträge entstehen, füllen Sie bitte auch die Felder „Veranstaltungs-/Buchtitel für den BibTeX-Export“, „Verlag für den BibTeX-Export“ und „Adresse für den BibTeX-Export“ aus und wählen Sie einen „Standard-Eintragstyp“ (zum Beispiel inproceedings), der zur Veröffentlichungsform Ihrer Beiträge passt. Bitte beachten Sie, dass der BibTeX-Export zusätzlich in den „Haupteinstellungen für die Übersicht der Konferenzsitzungen“ aktiviert werden muss.
Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung
Zum Schluss legen Sie sämtliche notwendigen Phasen und Deadlines für die Beitragseinreichung, die Bearbeitung der Beitragsdaten, das Hochladen von Dateien, die Veröffentlichung der Begutachtungsergebnisse und das Hochladen der Endversionen angenommener Beiträge fest. Sie können pro Beitragstyp bzw. Track alternative Deadlines vorgeben und die Termine jederzeit anpassen oder eine Phase deaktivieren, indem Sie die Box „Modul aktivieren und Anfangs- und Enddatum setzen“ abwählen.
Bitte beachten Sie, dass Sie Zugriff auf alle Deadlines der Konferenz haben unter
Übersicht → Einstellungen → Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung
(Overview → Settings → Conference Phases and Deadlines)
3.2. Themen und Themengruppen
Ein Wort zur Verwendung von Themen in ConfTool: AutorInnen wählen sie aus, um ihre Beiträge thematisch zu klassifizieren, GutachterInnen nutzen sie, um ihre Fachgebiete anzugeben. Die Zuordnung von Beiträgen zu GutachterInnen erfolgt dann über die Übereinstimmung der Themen. Wir empfehlen den Einsatz von Themen deshalb ausdrücklich für alle Konferenzen mit Begutachtungsprozess, da sie die Qualität der Zuordnung und damit auch der Gutachten deutlich erhöhen können.
Experten-EinstellungenÜblicherweise definieren die OrganisatorInnen eine Menge von Themen sowie die maximale Anzahl an Themen, die daraus ausgewählt werden dürfen. Wenn Sie jedoch verschiedene Kategorien oder Gruppen von Themen benötigen, aus denen AutorInnen unabhängig voneinander auswählen sollen, gehen Sie bitte zu
Übersicht → Einstellungen → Einstellungen für die Einreichung von Beiträgen
(Overview → Settings → Main Settings for Abstract and Paper Submission)
Aktivieren Sie die „Experten-Einstellungen“ am unteren Ende der Seite und schalten Sie im Abschnitt „Einstellungen für die Eingabemaske für alle Beiträge“ die Option „Gruppen von Themen aktivieren“ ein. Sie können dann mehrere Titel für unterschiedliche Kategorien von Themen anlegen und jedes Ihrer Themen einer dieser Gruppen zuweisen. Die maximale Anzahl auswählbarer Themen lässt sich für jede Themengruppe separat festlegen.
Um die Themengruppen zu definieren, gehen Sie bitte zu
Übersicht → Einstellungen → Gruppen von Themen verwalten
(Overview → Settings → Manage Topic Groups)
Wählen Sie für jede Themengruppe einen „Kurztitel“ (wird nur systemintern verwendet) und einen „Titel“. Sie können außerdem „zusätzliche Informationen / Hinweise“ ergänzen, die den AutorInnen im Einreichungsformular oberhalb der Themenliste angezeigt werden. Innerhalb einer Themengruppe legen Sie zudem fest, wie viele Themen die AutorInnen auswählen müssen, und wählen einen „Gewichtungsfaktor für Gutachtenzuweisungen“. ConfTool Pro berechnet daraus die „gewichteten Übereinstimmungen“ zwischen GutachterInnen und Beiträgen, um für jeden Beitrag die am besten geeigneten GutachterInnen zu ermitteln. Schließlich entscheiden Sie, ob die Themen dieser Gruppe GutachterInnen und Programmkomitee-Mitgliedern zur Auswahl ihrer Fachgebiete angezeigt werden sollen.
Legen Sie anschließend die einzelnen Themen an unter
Übersicht → Einstellungen → Themen verwalten
(Overview → Settings → Manage Topics)
Weisen Sie jedes neue Thema zunächst einer „Themengruppe“ zu, sofern Sie Gruppen verwenden. Wählen Sie dann die „Darstellungsweise“ des Themas:
- „Normale Textoption (Checkbox, Standard)“ zeigt den Themennamen mit einer Checkbox daneben an.
- „Textoption, fetter Text (Checkbox)“ zeigt den Themennamen in Fettschrift mit einer Checkbox daneben an.
- „Überschrift, vom Autor nicht auswählbar“ stellt den Themennamen als Überschrift für weitere Themen dar, erlaubt den AutorInnen aber keine Auswahl.
Geben Sie zum Schluss das „Thema“ selbst ein, das vor der Checkbox angezeigt wird oder als Überschrift dient.
3.3. Beitragstypen / Konferenztracks
Der Bereich „Beitragstypen / Konferenztracks verwalten“ (Manage Submission Types / Conference Tracks) bestimmt die Struktur der Seite „Ihre Einreichungen“ für die AutorInnen. Beitragstypen und Konferenztracks werden in ConfTool für zwei unterschiedliche Zwecke eingesetzt:
- Wenn Sie verschiedene Arten von Einreichungen haben – z. B. Poster, Full Paper oder Symposium – und die Entscheidung über die Annahme innerhalb eines Komitees getroffen wird, können Sie mit dieser Funktion die benötigten Beitragstypen anlegen.
- Ist Ihre Konferenz in thematische Tracks, Streams oder Workshops gegliedert, können Sie mit dieser Funktion die Struktur Ihrer Veranstaltung abbilden. Haben diese Tracks eigene Programmkomitees oder Chairs, wird das Track-Chair-Modul von ConfTool Pro benötigt. Möchten Sie Tracks zusätzlich in verschiedene Beitragstypen untergliedern, können Sie entweder weitere Tracks wie „Track 1: Beitragstyp A“, „Track 1: Beitragstyp B“, „Track 2: Beitragstyp A“ und „Track 2: Beitragstyp B“ anlegen, oder Sie nutzen die Option „Auswahl des ‚Einreichungsformats‘ aktivieren“ unter
Übersicht → Einstellungen → Einstellungen für die Einreichung von Beiträgen
(Overview → Settings → Main Settings for Abstract and Paper Submission)
Mit dieser Option können AutorInnen sowohl einen Track als auch ein Einreichungsformat auswählen (Details im Forum).
Beitragstypen und Konferenztracks sind eines der zentralen Konzepte von ConfTool und bilden die thematische Struktur Ihrer Veranstaltung ab. Sie werden definiert unter
Übersicht → Einstellungen → Beitragstypen / Konferenztracks verwalten
(Overview → Settings → Manage Submission Types / Conference Tracks)
Titel und Grunddaten
Legen Sie zunächst einen neuen Beitragstyp bzw. Track an. Geben Sie einen vollständigen „Titel“ ein, ergänzen Sie die „Details zur Einreichung“ und optional die „E-Mail-Adresse des Chairs“. Diese Angaben werden den AutorInnen auf der Seite „Ihre Einreichungen“ angezeigt. Der „Kurztitel“ dient systeminternen Zwecken, etwa der Erzeugung von Dateinamen; wir empfehlen eine eindeutige und verständliche Abkürzung oder ID.
Alternative Deadlines dieses Typs / Tracks
Hier können Sie für jeden Beitragstyp bzw. Track alternative Deadlines festlegen, die von den allgemeinen Terminen auf der Seite „Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung“ abweichen. Mit „Zeige Deadlines an?“ entscheiden Sie, ob die Fristen den AutorInnen und GutachterInnen je Typ bzw. Track angezeigt werden. Die Option „Einreichung aktiviert“ bestimmt, ob dieser Beitragstyp für normale BenutzerInnen auf der Seite „Ihre Einreichungen“ auswählbar ist – unabhängig von der aktuell aktivierten Phase. Mit den folgenden Parametern lassen sich unterschiedliche Deadlines für verschiedene Beitragstypen realisieren. Sie können außerdem eine „alternative Deadline für das Einreichen der endgültigen Version“ setzen.
Einstellungen für das Einreichungsformular dieses Typs / Tracks
Standardmäßig müssen die „E-Mail-Adressen aller Mitverfasser“ von der einreichenden Person angegeben werden. Der Grund: ConfTool identifiziert BenutzerInnen anhand dieser Adressen als MitautorInnen, um ihnen Zugang zu ihren Beiträgen sowie zu Einladungs- und Bestätigungsschreiben zu geben.
Experten-EinstellungenMöchten Sie diese Option dennoch deaktivieren, aktivieren Sie zunächst die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite und wählen Sie „Nein“.
Wir empfehlen außerdem, im Einreichungsformular die „Organisationen“ der AutorInnen abzufragen, damit diese Angaben für Veranstaltungsprogramm und Konferenzband genutzt werden können. Daten aus dem Einreichungsformular lassen sich sehr viel leichter weiterverarbeiten, als sie später manuell aus hochgeladenen Dateien zu extrahieren.
Für den „vortragenden Autor“ haben Sie mehrere Möglichkeiten. Wählen Sie „Nein“, wenn Sie diese Information für Ihr Veranstaltungsprogramm nicht benötigen, oder „Ja“, wenn Sie die Vortragenden kennzeichnen möchten. Sie können den einreichenden AutorInnen auch erlauben, mehrere Vortragende auszuwählen. Bitte beachten Sie, dass neben den ausdrücklich gekennzeichneten Vortragenden auch alle einreichenden AutorInnen angenommener Beiträge automatisch als mögliche vortragende AutorInnen gelten, solange die vortragende Person kein eigenes Benutzungskonto hat.
Für die meisten Konferenzen ist die „Zusammenfassung“ wichtig, da sie die Kernaussagen und Hauptideen der Einreichung enthält. Sie lässt sich für das Veranstaltungsprogramm oder den Abstractband nutzen, auch wenn die AutorInnen ihre Beiträge zusätzlich als Datei hochladen. Das Eingabefeld ist standardmäßig aktiviert und bietet zwei Varianten: reiner Text ohne Formatierung oder der Online-Rich-Text-Editor, der einfache Formatierungen wie Fett- und Kursivschrift sowie einfache Listen erlaubt.
Experten-EinstellungenSind die Experten-Einstellungen aktiviert, können Sie im Feld für die Zusammenfassung außerdem LaTeX-Codes zulassen.
Begrenzen Sie anschließend mit der Option „Maximale Länge der Zusammenfassung“ die Länge über eine maximale Anzahl an Wörtern oder Zeichen (inklusive Leerzeichen). Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr als ein Eingabefeld für die Zusammenfassung benötigen.
Für jeden Beitragstyp können Sie unterschiedliche „Einreichungsformate“ aktivieren. AutorInnen wählen dann zuerst einen thematischen Track und innerhalb dieses Tracks ein Einreichungsformat wie Full Paper, Symposium oder Poster. In den meisten Fällen ist diese Option vor allem für OrganisatorInnen nützlich, die auch das Track-Chair-Modul einsetzen, sie kann aber auch für andere Konferenzen hilfreich sein. Sie können die maximale Anzahl der für diesen Track auswählbaren Formate und die „Position des Format-Eingabefeldes“ im Einreichungsformular festlegen.
Haben Sie in den Haupteinstellungen die Auswahl der „Präsentationsform“ aktiviert, können Sie sie nun für jeden einzelnen Beitragstyp konfigurieren. Sie müssen die Präsentationsformen für jeden Beitragstyp aktivieren und können jeweils die maximale Anzahl auswählbarer Präsentationsformen festlegen. Die „Position des Eingabefelds für die Präsentationsform(en)“ kann vor oder nach den Eingabefeldern für die AutorInnen liegen. Sie können die Abfrage auch auf das separate Formular zur Aktualisierung der Präsentationsform beschränken, sodass die AutorInnen ihre Präsentationsform gesondert auswählen – in diesem Fall muss die entsprechende Phase zusätzlich aktiviert werden unter
Übersicht → Einstellungen → Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung
(Overview → Settings → Conference Phases and Deadlines)
Mit der Option „Themen“ können Sie von den AutorInnen die Auswahl eines oder mehrerer Themen verlangen. Wenn Sie für Ihre Veranstaltung Themengruppen aktiviert haben, wählen Sie hier bitte die Voreinstellung „Nach Themengruppen: zeigt die Themen gemäß der Definition in den Themengruppen an“. Bei einer der anderen Optionen werden nur diejenigen Themen im Einreichungsformular angezeigt, die keiner Themengruppe zugeordnet sind.
Darüber hinaus können Sie die Eingabe von „Stichworten“ optional oder verpflichtend vorsehen und den AutorInnen erlauben, einen Beitrag als „studentischen Beitrag“ zu kennzeichnen, der ausschließlich von Studierenden verfasst wurde. Zusätzlich können Sie die AutorInnen um die Eingabe ihrer „Bibliografie“ bitten; auch diese Option kann optional oder verpflichtend sein oder ganz deaktiviert werden.
Falls Sie weitere Informationen benötigen, können Sie eine „zusätzliche Checkbox“ ergänzen, die freiwillig oder verpflichtend angehakt werden muss – etwa zur Bestätigung verbindlicher Veröffentlichungsbedingungen – sowie ein „zusätzliches textliches Eingabefeld“, um zum Beispiel die verwendete Forschungsmethode abzufragen.
Sollen die AutorInnen dieses Beitragstyps das Nutzungsrecht an ihrem geistigen Eigentum an Sie als OrganisatorIn übertragen, aktivieren Sie bitte die Checkbox im Abschnitt „Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts“. Bitte beachten Sie, dass diese Option zuvor auf der Seite „Einstellungen für die Einreichung von Beiträgen“ aktiviert werden muss und dass bei Wahl einer separaten Seite für das Formular auch der Link dorthin auf der Seite „Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung“ freigeschaltet werden muss.
Einstellungen für das Hochladen von Dateien
Bei der Option „Anzahl der Dateien, die für diese Beitragsart pro Einreichung hochgeladen werden müssen“ können Sie zwischen null (kein Upload erforderlich) und drei Dateien wählen. Die Auswahl „0“ deaktiviert die Funktion – in diesem Fall sollte die Option für die „Zusammenfassung“ aktiviert sein.
Es ist sinnvoll, den AutorInnen über die Option „Benutzerhinweise für Datei Nr. X“ Hinweise zu geben und mit „Gültige Dateitypen für Datei Nr. X“ die zulässigen Dateitypen festzulegen. Im Unterabschnitt „Einstellungen für Downloads“ bestimmt die Option „Zugreifbarkeit von Datei Nr. X“, ob die hochgeladene Datei für BenutzerInnen, GutachterInnen und PK-Mitglieder zugänglich ist. Diese Einstellung gilt für die verschiedenen Phasen der Konferenz: Sie können Dateien beispielsweise während des Begutachtungsprozesses den GutachterInnen und später auch allen BenutzerInnen im Veranstaltungsprogramm zugänglich machen.
Experten-EinstellungenSobald Sie die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite aktiviert haben, können Sie zusätzlich den Modus für das Hochladen wählen – Uploads können verpflichtend (Voreinstellung) oder optional sein – und es erscheint der neue Unterabschnitt „Weitere Einstellungen für das Hochladen“. Hier können Sie die Einstellungen für das Hochladen für Datei Nr. X festlegen und nur neue Uploads erlauben, nur Aktualisierungen zulassen oder den Upload-Platz ganz schließen. Das ist nützlich, wenn AutorInnen nur bestimmte Dateien hochladen sollen, etwa Präsentationsdateien, ohne die ursprüngliche Einreichung zu verändern.
Einstellungen für das Einreichen der Endversion
Hier legen Sie fest, wie viele Dateien für die Endversion der Beiträge erforderlich sind. Die Phase für die Endversion folgt üblicherweise auf den Begutachtungsprozess, und nur AutorInnen angenommener Beiträge dürfen eine Endversion hochladen. Geben Sie im Unterabschnitt „Dateitypen“ die zulässigen Dateitypen für alle relevanten Upload-Plätze an.
Experten-EinstellungenDie drei Experten-Einstellungen „Modus für das Hochladen der Endversion“, „Zugreifbarkeit von Datei Nr. X“ und „Einstellungen für das Hochladen für Datei Nr. X“ (siehe oben) gibt es auch für die Endversionen.
Optionen für den Begutachtungsprozess
Dieser Abschnitt behandelt die Begutachtungseinstellungen des jeweiligen Beitragstyps bzw. Konferenztracks. Die Option „Gutachten eingeben und bearbeiten“ kann für einzelne Beitragstypen deaktiviert werden, etwa damit eingeladene ReferentInnen ihre Präsentation hochladen können, ohne in die Begutachtung einbezogen zu werden.
Im Unterabschnitt Doppelblind-Begutachtung legen Sie fest, ob der Begutachtungsprozess doppelblind oder einfachblind abläuft. Bei aktivierter Doppelblind-Begutachtung sehen GutachterInnen die Namen der AutorInnen nicht, und die AutorInnen sehen die Namen der GutachterInnen nicht.
Experten-EinstellungenAktivieren Sie die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite, um weitere Optionen zu sehen.
Mit der Option „Review-Ergebnis“ können Sie die Anzeige der Gutachten für die AutorInnen deaktivieren. Ist sie deaktiviert, wird nur der Status des Ergebnisses angezeigt (z. B. „Abgelehnt“ oder „Angenommen“), nicht jedoch die Details der Begutachtung. Diese Option ist standardmäßig aktiviert, sodass die Ergebnisse der Begutachtung (Bewertung, Kommentare der GutachterInnen an die AutorInnen) für die AutorInnen zugänglich sind, sobald die entsprechende Phase aktiviert wurde.
Ist die Option „Gebote für bevorzugte Gutachten abgeben“ aktiviert, können GutachterInnen ihre bevorzugten Beiträge sowie mögliche Interessenkonflikte angeben. Auch das „Online-Forum des Programmkomitees“ lässt sich für jeden Beitragstyp einzeln aktivieren; es erlaubt BenutzerInnen mit dem Status „Programmkomitee-Mitglied“, die entsprechenden Beiträge online einzusehen und zu diskutieren.
Sie können „Alternative Deadlines für unterschiedliche Begutachtungsfunktionen“ für diesen Beitragstyp aktivieren und setzen, die von den allgemeinen Deadlines des Systems abweichen. Bei Bedarf lassen sich eine frühere Deadline für die Abgabe der Gutachten sowie abweichende Fristen für Meta- oder Senior-Gutachten, für die Abgabe von Stellungnahmen (Rebuttals), für die Bewertung der Gutachten durch die AutorInnen oder für die Veröffentlichung der Begutachtungsergebnisse definieren.
Weitere Einstellungen
Die Option „Name der Klasse für Einreichungen“ bietet Ihnen vier Möglichkeiten, das grundsätzliche Erscheinungsbild des Einreichungsformulars festzulegen. Neben den vier Standardformularen können auf Anfrage auch angepasste Formularklassen entwickelt werden.
- Die Voreinstellung „Detailed“ genügt für die Einreichung von Abstracts, Postern und Full Paper bei den meisten Konferenzen.
- „Applications“ bietet eine einfache Formularstruktur, etwa für Bewerbungen um ein Stipendium oder um die Teilnahme an einer Summer School. Die einreichende Person hat hier nur begrenzte Möglichkeiten: eine Bewerbung mit einem Autorennamen, einer Organisation, einer Zusammenfassung sowie – falls aktiviert – Themen und Stichworten.
- „Symposium“ eignet sich, wenn Ihre Konferenz in mehrere Symposien gegliedert ist und die AutorInnen eine Idee für einen Teil der Konferenz einreichen, inklusive vorgeschlagener Chairs und einer Anzahl von Teilbeiträgen. Zusätzliche Einstellungen für diese Klasse finden Sie in den „Einstellungen für die Einreichung von Beiträgen“.
- „Roundtable“ kann für Vorschläge zu Podiumsdiskussionen und ähnlichen Formaten genutzt werden, inklusive Angaben zu Vortragenden bzw. Diskutanten sowie zu Chairs oder ModeratorInnen.
Ausführlichere Informationen: Einreichungsformularklassen: Detailed, Symposium, Application, Roundtable.
Mit „Name der Klasse für das Review-Formular für diesen Beitragstyp“ wählen Sie die Vorlage für das Begutachtungsformular und legen damit dessen grundsätzliches Erscheinungsbild fest. In der Regel können Sie das Standardformular „Default_Form“ beibehalten und die weiteren Anpassungen vornehmen unter
Übersicht → Einstellungen → Einstellungen und Gewichtungsfaktoren für die Begutachtungsformulare
(Overview → Settings → Review Form Options and Factors)
Erläuterungen zu den übrigen Formularklassen finden Sie hier: Konfiguration der Begutachtungsfunktionen in ConfTool Pro.
Experten-EinstellungenWenn Sie die folgenden Optionen bearbeiten möchten, aktivieren Sie bitte zuerst die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite. Mit der Option „Kommentare für die Autoren“ können Sie das entsprechende Feld im Begutachtungsformular verpflichtend (Voreinstellung) oder optional machen oder ganz deaktivieren. Die Option „Alternative Definitionen für das Begutachtungsformular“ erlaubt es Ihnen, Faktoren und Sprachdefinitionen des Begutachtungsformulars nur für diesen Beitragstyp anzupassen – siehe Definition alternativer Begutachtungsfaktoren und -kriterien und/oder alternativer Gewichtungen dieser Faktoren für einzelne Beitragstypen/Tracks.
