ConfTool Pro: Konferenzen effizient und einfach vorbereiten und organisieren

ConfTool Pro ist ein flexibles, webbasiertes Eventmanagement-System für die Vorbereitung und Organisation von Konferenzen, Tagungen, Workshops und Kongressen - vor Ort oder virtuell. Unsere Kunden sind weltweit beheimatet und reichen von kleinen Organisationen, Forschungsinstituten und Unternehmen über Organisationen wie der European Finance Association, der Europäischen Weltraumorganisation und der Weltbank-Gruppe bis hin zu namhaften akademischen Institutionen wie der Universität Cambridge, der Purdue University und der Harvard Medical School.

Mit ConfTool Pro können Sie Ihre Veranstaltung so effizient und einfach wie möglich organisieren.

Software-as-a-Service mit professionellem Support

Wir bieten ConfTool Pro als Software-as-a-Service (Softwaremiete) an. Ein Mietvertrag wird dabei für jede Veranstaltung einzeln erstellt. Wir installieren das System auf einem unserer Server und  übernehmen dabei das Farbschema und die Logos und Grafiken Ihrer Konferenz-Website. Mit der gleichen Designsprache und sicheren Servern gewährleisten Sie Ihren Teilnehmenden eine ansprechende und vertrauenswürdige Benutzerumgebung. Bei Fragen zur Konfiguration und Nutzung des Systems stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Flexibel anpassbarer Einreichungs- und Begutachtungsprozess

Das Einreichungs- und Begutachtungsmodul von ConfTool Pro unterstützt Sie bei der Organisation des Einreichungs- und Begutachtungsprozesses vieler verschiedener Konferenztypen. Sie können das System an Ihre individuellen Anforderungen anpassen: Fordern Sie Einreichungen über ein Online-Formular oder hochgeladenen Dateien an, definieren Sie Themen, Beitragstypen, Tracks und Einreichungsformate und entscheiden Sie sich für eine offene oder blinde Begutachtung. Bei Tagungen mit mehreren Komitees können Sie mit der optionalen Multi-Track-Funktion arbeiten. Sie können das System sogar an die gängigen Formulierungen Ihrer Veranstaltung angleichen. Fehlt Ihnen ein bestimmtes Leistungsmerkmal? Dann bieten wir Ihnen auf Wunsch weitere Programmierungsleistungen an, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Einfache Planung des Veranstaltungsprogramms

Erstellen Sie die Agenda Ihrer Veranstaltung mit einem einfachen Planungsprozess in ConfTool. Definieren Sie Veranstaltungsorte, Zeiten und Sitzungen und ordnen Sie jeden angenommenen Beitrag einer dieser Sitzungen zu, um sicherzustellen, dass alle Vortragenden ihre Ideen auf Ihrer Veranstaltung präsentieren können. Das ConfTool-System kann dabei Terminkonflikte bei den Vortragenden identifizieren. Sie können den Sitzungen Sitzungsleiter und Moderatoren zuweisen und für jede Präsentation einen Diskutanten hinzufügen. Aktivieren Sie die Funktion „Meine Agenda“ mit der die Teilnehmenden ihre bevorzugten Sitzungen auswählen und sich ihr eigenes persönliches Veranstaltungsprogramm zusammenstellen können.

Vernetzen Sie Ihre Community mit der Diskussionsfunktion

Das Veranstaltungsprogramm von ConfTool Pro kann auch als Kommunikationsplattform dienen: Es bietet Gruppen- und persönliche Diskussionsfunktionen für Autoren und Teilnehmende. Nutzen Sie Diskussionsforen, um die Kommunikation zwischen Autoren und Teilnehmenden zu erleichtern. Diese können Diskussionen über ganze Sitzungen oder einzelne Präsentationen führen. Darüber hinaus können sich die Teilnehmenden gegenseitig Nachrichten zusenden, um miteinander in Kontakt zu treten und zu bleiben.

Organisieren Sie Ihre virtuelle oder hybride Veranstaltung

ConfTool Pro kann Sie bei der Organisation und Durchführung Ihrer Tagung im virtuellen oder hybriden Veranstaltungsformat unterstützen. Die Vortragenden können ihren Präsentationen weitere Medieninhalte wie Präsentationsfolien mit Audiokommentar oder kurze Videos hinzufügen, auf die andere Teilnehmende über das Veranstaltungsprogramm zugreifen können. Zusätzlich können Sie für jede Sitzung und jede Präsentation auf externe Ressourcen wie Livestreams, Videokonferenz-Tools oder jede andere Webinar-Software verlinken.

Erweiterte Import- und Exportmöglichkeiten

ConfTool Pro bietet erweiterte Funktionen, um Benutzerdaten in das ConfTool-System zu importieren und nahezu alle Daten aus dem System zu exportieren. Sie können jederzeit und so oft wie nötig Daten aus ConfTool importieren und exportieren. Der Export von Daten aus ConfTool Pro wird in verschiedenen Formaten wie Excel, Word, CSV, JSON und XML angeboten. Sie können Ihre exportierten Daten auch für mobile Apps wie Conference4Me oder Whova verwenden.

Individuelle Einladungen

Sie können personalisierte Einladungs-E-Mails an einzelne Benutzergruppen wie Gutachter oder eingeladene Teilnehmende versenden. Bieten Sie Rabatte für Einzelpersonen oder Gruppen an, indem Sie Einladungscodes verwenden. Nachdem Sie die Einladungen verschickt haben, können Sie leicht nachverfolgen, wer diese angenommen oder abgelehnt hat. Bitte beachten Sie aber, dass ConfTool keine E-Mail-Marketingdienste anbietet.

Flexible Formulare für die Teilnahmeanmeldung

Das Modul zur Teilnahmeanmeldung von ConfTool Pro unterstützt Sie bei der Organisation des Anmeldeprozesses Ihrer Teilnehmenden und beinhaltet die Verwaltung von Teilnehmenden und Zahlungen. Erstellen Sie Ihr Formular für die Anmeldung zur Teilnahme mit verschiedenen Teilnehmergruppen, Zeitrabatten sowie einer beliebigen Anzahl von Veranstaltungen und Artikeln. Das Formular für die Anmeldung zur Teilnahme kann auch Bedingungen, Abhängigkeiten, Zulassungsgrenzen und weitere Optionen enthalten. Auch kostenlose oder rein virtuelle Veranstaltungen können Sie mit ConfTool Pro einfach erstellen. Sie kommen beim Einrichten des Formulars nicht weiter oder sind unsicher, ob Sie alles richtig gemacht haben? Schreiben Sie uns einfach eine kurze E-Mail und wir helfen Ihnen gerne weiter.

Erweiterte Zahlungsmöglichkeiten

Sie können Ihren Teilnehmenden verschiedene Zahlungsmöglichkeiten anbieten, wie z. B. die Zahlung per Überweisung, PayPal oder Kreditkarte (über Stripe). Wir können ConfTool Pro auch an eines von über 45 Online-Zahlungssystemen für Kreditkarten anbinden. Bei Online-Zahlungsvorgängen werden eingehende Zahlungen automatisch im ConfTool-System registriert. Bitte beachten Sie: Wir sind kein Finanzdienstleister, d. h. die ConfTool GmbH ist nicht in die Zahlungsvorgänge involviert und wir treten auch nicht als Vermittler auf.

Vollständige DSGVO-Konformität

Wir gewährleisten die vollständige Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unsere Server stehen alle in kommerziellen deutschen Rechenzentren in Deutschland, es werden keine Cloud-Dienste genutzt. Wir richten für jede Konferenz eine separate Datenbank ein. Alle Daten werden am Ende des Projekts gelöscht.

Gerne erstellen wir ein individuelles Angebot für Sie. Bitte senden Sie uns eine E-Mail mit einigen Details zu Ihrer Konferenz wie Name und erwartete Anzahl an Teilnehmenden an requests@conftool.net.