Erste Schritte – Hauptmodule und Grundkonzepte von ConfTool

1. Grundlegende Einstellungen

Legen Sie zuerst die Hauptparameter der Konferenz fest. Im Bereich „Veranstaltungsdaten" führt Sie der Menüpunkt „Grundlegende Stammdaten" durch die auszufüllenden Felder: Name, Ort und Datum der Konferenz, Impressumsangaben, Ihre zentrale E-Mail-Kontaktadresse und die Zeitzone. Üblicherweise sind die meisten dieser Parameter bereits während der Installation eingerichtet.

Der Bereich „E-Mail-Einstellungen" lässt Sie den Namen des E-Mail-Absenders, die „Reply-To"-Adresse und Zusatztexte für die vom System versendeten Bestätigungs-E-Mails festlegen. Bitte ändern Sie die von ConfTool vorgegebene Absenderadresse nicht: Sie ist auf die SPF- (und DKIM-)Einträge des Servers abgestimmt, sodass eine abweichende Absenderadresse dazu führen kann, dass die E-Mails als Spam eingestuft oder von den Mailservern der Empfänger abgewiesen werden. Sie können außerdem wählen, welche Bestätigungs-E-Mails versendet werden und ob Sie Kopien der versendeten Mails erhalten. Diese Einstellungen lassen sich jederzeit anpassen.

In „Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung" bestimmen Sie, in welchen Zeiträumen welche Funktionen von ConfTool aktiv sind. Unter „Texte und Formulierungen" können Sie alle voreingestellten Texte und Bezeichnungen in ConfTool bearbeiten.

Der Bereich „Einstellungen für die Registrierung und Verwaltung von Benutzern" umfasst die grundlegenden Optionen für die Anmeldung neuer Benutzer: welche der Standardfelder verpflichtend oder optional sind, Anreden, Länder und Nationalitäten, spezielle Benutzerrechte für Frontdesk-Benutzer und (Track-)Chairs sowie die Registrierung von Interessenten (potenziellen Teilnehmern).

Verwandte Handbücher: Die Phasen der Konferenzvorbereitung · Texte und Formulierungen bearbeiten: HTML-Grundlagen

2. Einstellungen für Einreichung und Begutachtung

Gute Vorträge sind das Rückgrat einer erfolgreichen Konferenz. Das Modul für Einreichung und Begutachtung unterstützt die Auswahl der am besten geeigneten Beiträge. Bei der Einrichtung legen Sie fest, wie Beiträge eingereicht werden (Typen, Formate usw.) und wie sie von Gutachtern oder Programmkomiteemitgliedern bewertet werden. Die Konfiguration besteht aus zwei Bereichen.

Im ersten Bereich „Konferenz-Tracks, Beitragstypen und Themen" definieren Sie, wie Autoren ihre Beiträge einreichen. „Einstellung für die Einreichung von Beiträgen" regelt die Bedingungen (z. B. maximale Anzahl pro Benutzer, Upload-Voreinstellungen). „Themen verwalten" ist in mehrerlei Hinsicht wichtig – Themen helfen, Beiträge den Gutachtern zuzuordnen, und dienen als Orientierung im Tagungsband. Unter „Konferenz-Tracks / Beitragstypen" legen Sie Beitragstypen (z. B. Poster, Full Paper, Round Table) oder Konferenz-Tracks und deren Vorgaben fest (Abstract-Behandlung, Anzahl und Art der Uploads, gesonderte Deadlines).

Der zweite Bereich „Einstellungen für die Beitrags- und Gutachtenverwaltung" regelt den Begutachtungsprozess. „Haupteinstellung für die Begutachtungsfunktionen" legt fest, wie das System Interessenkonflikte erkennt, ob Metagutachten erforderlich sind, auf welche Weise Gutachter diskutieren und ob Autoren eine Erwiderung (Rebuttal) einreichen können. „Gewichtungsfaktoren für die Gutachten" gehört zur Einrichtung der Kategorien, Gewichtung und Berechnung des Gutachtenformulars. Unter „Annahmestatus der Beiträge verwalten" definieren Sie die Status (akzeptiert, abgelehnt usw.), die Chairs den Beiträgen anhand der Gutachtenergebnisse zuweisen.

Detaillierte Handbücher: Konfiguration der Beitragseinreichung · Konfiguration der Begutachtungsfunktionen · Track-Chair-Modul: Personen den Tracks zuordnen

Einreichung und Begutachtung gemeinsam einrichten. Es ist ratsam, vor dem Start des Einreichungsprozesses sowohl die Einreichungs- als auch die Begutachtungsfunktionen zu konfigurieren und zu testen, da der Begutachtungsprozess bestimmte Optionen in den Einreichungsformularen voraussetzen kann. So definieren Sie vielleicht zunächst keine Themen für die Einreichung und merken erst später, dass sie für die Gutachterzuordnung unverzichtbar sind – sie nachträglich zu ergänzen bedeutet, alle Autoren um eine Aktualisierung ihrer Beiträge zu bitten.

Das „Track-Chair-Modul" ist ein optionales Zusatzmodul (gegen Aufpreis). Damit lassen sich Chairs, Gutachter und Themen den Beitragstypen / Konferenz-Tracks zuordnen; ist es installiert, erscheinen entsprechende Zusatzoptionen in diesem Bereich.

3. Einstellungen für die Teilnehmerverwaltung

Die „Einstellungen zur Teilnehmerverwaltung" umfassen die Optionen für Registrierung und Zahlung der Teilnehmer. Diese Einstellungen erzeugen die Anmeldeseiten, auf denen die Teilnehmer alle relevanten Angaben machen. Die Hauptbereiche betreffen Zahlungsoptionen (Kreditkarte, PayPal usw.), Teilnehmergruppen (z. B. Mitglieder, Nicht-Mitglieder, Studierende), zeitabhängige Rabatte (Frühbucher, Spätanmeldung), Preise (inkl. Mehrwertsteuer, falls zutreffend) sowie die von den Teilnehmern wählbaren Veranstaltungen und Produkte (Konferenzteilnahme, Rahmenveranstaltungen, gedruckte Tagungsbände).

Detailliertes Handbuch: Konfiguration der Teilnehmerregistrierung

Schließen Sie dieses Modul vor Öffnung der Anmeldung ab. Jede Anmeldung ist faktisch ein Vertrag zwischen Organisatoren und Teilnehmer. Da Änderungen an den Einstellungen auch bestehende Anmeldungen betreffen können, blockiert das System die meisten Einstellungen, sobald Anmeldungen vorliegen. Nachträgliche Änderungen an Optionen oder Preisen können das Einverständnis jeder bereits angemeldeten Person erfordern.

4. Testen der ConfTool-Konfiguration

Wie bei jedem System sollten Sie die Einstellungen testen, bevor Sie live gehen. Melden Sie sich – je nach genutzten Modulen – als neuer Benutzer (ohne Administratorrechte) an, reichen Sie für jeden Track / Einreichungstyp Beiträge ein, bestimmen Sie als Programmkomitee-Chair Gutachter und geben Sie als Gutachter Bewertungen ein. Vor Öffnung der Teilnehmerregistrierung führen Sie zudem einige Testanmeldungen durch.

Wenn Ihre Tests abgeschlossen sind, löschen, ziehen oder stornieren Sie Ihre Einträge und bereinigen Sie die gelöschten, damit die Datenbasis vor dem Livegang sauber ist.

Hinweise zum Testen Ihrer Konfiguration

• Als anderer Benutzer einloggen. Administrative Benutzer können das System jederzeit aus Sicht eines Benutzers betrachten: Übersicht ⇒ Benutzer- und Teilnehmerverwaltung ⇒ Liste aller Benutzer und in der rechten Spalte auf „Login als" klicken.
• Mehrere Fenster oder Tabs öffnen. Ein Fenster kann die Einstellungen zeigen, ein anderes die Einreichungsseite. Beachten Sie, dass zwei Fenster desselben Browsers eine Benutzersitzung teilen – Sie können nicht in einem als Admin und im anderen als Autor eingeloggt sein.
• Zwei verschiedene Browser verwenden (z. B. Firefox und Chrome), um gleichzeitig als zwei verschiedene Benutzer eingeloggt zu sein, da jeder Browser seine eigene Sitzung führt. Nach Änderungen müssen Sie sich im zweiten Browser ggf. ab- und wieder anmelden, da ConfTool aus Performancegründen viele Einstellungen zwischenspeichert.
• Den „Servicemodus" nutzen, um normalen Benutzern (ohne Administratorrechte) vorübergehend den Zugang zu sperren: Übersicht ⇒ Einstellungen ⇒ Grundlegende Stammdaten.

Weitere Hinweise zum Stornieren und Bereinigen von Einträgen finden Sie im ConfTool-Support-Forum.