Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick
2. Hosting
3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen
4. Datenerfassung auf dieser Website
5. Gehostete ConfTool-Installationen
6. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Geltungsbereich dieser Erklärung 
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website www.conftool.net sowie für unsere öffentlich zugänglichen Demo-Installationen. Sie gilt nicht für die ConfTool-Installationen, die wir im Auftrag von Konferenzveranstaltern betreiben – hierzu siehe Gehostete ConfTool-Installationen weiter unten.

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie den nachfolgenden Abschnitten.

Datenerfassung auf unserer Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber, die ConfTool GmbH. Unsere Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt Hinweis zur verantwortlichen Stelle.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen – beispielsweise die Daten, die Sie bei der Registrierung für eine unserer ConfTool-Demo-Installationen eingeben oder die Sie uns per E-Mail zusenden.

Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten wie der verwendete Browser, das Betriebssystem oder die Uhrzeit des Seitenaufrufs.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Die Daten dienen dazu, die Website zuverlässig und sicher bereitzustellen, technische Störungen und sicherheitsrelevante Vorfälle zu untersuchen sowie Ihre Anfragen zu bearbeiten. Wir führen keine Webanalyse, kein Tracking und kein Profiling durch und nutzen Ihre Daten nicht zu Werbezwecken.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten sowie die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen und – unter bestimmten Voraussetzungen – der Verarbeitung zu widersprechen sowie die Datenübertragbarkeit zu verlangen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der unten angegebenen Adresse an uns wenden. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Diese Website läuft auf Servern der ConfTool GmbH. Die Server befinden sich im Rechenzentrumspark in Falkenstein/Vogtland, Deutschland, betrieben von:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

Die Hetzner Online GmbH stellt die Rechenzentrumsinfrastruktur bereit und wird für uns als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig; ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung wurde geschlossen. Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten dieser Website in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums statt.

Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

ConfTool GmbH
Hochrad 58
22605 Hamburg
Deutschland

Telefon: +49 40 2022 7297
E-Mail: info@conftool.net

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit wir personenbezogene Daten verarbeiten, geschieht dies auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung, etwa bei der Registrierung für eine Demo-Installation.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen, etwa bei Anfragen zu unseren Leistungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an der zuverlässigen und sicheren Bereitstellung dieser Website, etwa bei der Verarbeitung von Server-Log-Dateien.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wird, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben – etwa gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach Steuer- oder Handelsrecht. Im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung, nachdem diese Gründe entfallen sind.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf der eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung findet nicht statt.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Eine Übersicht aller deutschen Aufsichtsbehörden finden Sie beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Darüber hinaus haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DSGVO zu verlangen – etwa wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber die Löschung ablehnen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der oben angegebenen Adresse an uns wenden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns senden, eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://" beginnt und am Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die über Ihren Browser auf Ihrem Endgerät gespeichert werden; sie richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an und enthalten keine Viren.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die erforderlich sind, um die Website und die von Ihnen gewünschten Funktionen bereitzustellen – insbesondere Session-Cookies, die nach Schließen Ihres Browsers automatisch gelöscht werden. Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Werbezwecken verwenden wir nicht.

Die Speicherung technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG); eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung unserer Dienste.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden, Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Keine externen Inhalte, lokale Schriftarten

Wir binden auf dieser Website keine Inhalte von Servern Dritter ein – weder externe Schriftarten noch Karten, Videos oder Social-Media-Plug-ins. Insbesondere sind alle verwendeten Web-Schriftarten auf unseren eigenen Servern gespeichert und werden direkt von dort ausgeliefert. Beim Aufruf einer Seite wird keine Verbindung zu Servern externer Anbieter hergestellt, und es werden keine Daten – insbesondere keine IP-Adressen – an solche Anbieter übermittelt.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Log-Dateien werden ausschließlich im Fall von sicherheitsrelevanten Vorfällen und technischen Störungen ausgewertet. Eine Analyse des Nutzerverhaltens findet nicht statt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Sicherheit unserer Website.

Die Log-Dateien werden drei Monate vorgehalten und anschließend gelöscht, sofern sie nicht zur weiteren Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden. Diese Speicherdauer ergibt sich aus den Sicherheitsanforderungen, denen wir als zahlungsnaher Dienstleister unterliegen: Der PCI DSS verlangt, Audit-Protokolle aufzubewahren und mindestens drei Monate unmittelbar auswertbar vorzuhalten.

Registrierung für unsere Demo-Installationen

Sie können sich auf unserer Website registrieren, um Zugang zu unseren ConfTool-Demo-Installationen zu erhalten. Die dort eingegebenen Daten verwenden wir nur zum Zweck der Nutzung der jeweiligen Demo-Installation. Die bei der Registrierung abgefragten Pflichtangaben müssen vollständig angegeben werden, anderenfalls können wir die Registrierung nicht annehmen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; eine formlose Mitteilung per E-Mail genügt. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Unsere Demo-Installationen werden zum Ende jedes Kalenderjahres zurückgesetzt; die dort eingegebenen Daten einschließlich Ihrer Registrierungsdaten werden dabei gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfrage übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist – etwa an die mit der Zahlungsabwicklung beauftragte Bank oder den beauftragten Zahlungsdienstleister. Eine weitergehende Übermittlung Ihrer Daten erfolgt nicht bzw. nur dann, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

Neben dieser Website betreiben wir individuelle ConfTool-Installationen im Auftrag von Konferenzveranstaltern. Für die in diesen Installationen verarbeiteten personenbezogenen Daten – beispielsweise die Daten von Autoren, Gutachtern und Teilnehmern – ist der jeweilige Konferenzveranstalter Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Er entscheidet über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung und stellt innerhalb seiner Installation eine eigene Datenschutzerklärung bereit.

Die ConfTool GmbH wird in diesen Fällen ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig und verarbeitet die Daten allein nach den dokumentierten Weisungen der jeweiligen Veranstalter, auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Auch alle Kundeninstallationen werden auf Servern in Deutschland betrieben.

Wenn Sie Autor, Gutachter oder Teilnehmer einer Konferenz sind und Ihre Rechte bezüglich Ihrer Daten wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an die Organisatoren der jeweiligen Konferenz. Deren Kontaktdaten finden Sie über den Link „Impressum" der entsprechenden Installation. Bitte beachten Sie, dass Installationen einschließlich aller darin enthaltenen Daten gemäß den Verträgen mit den jeweiligen Veranstaltern gelöscht werden, in der Regel einige Monate nach der Veranstaltung.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn dies erforderlich ist, etwa aufgrund von Änderungen unserer Leistungen oder der geltenden Rechtslage. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.

Stand dieser Datenschutzerklärung: 19. August 2026.