Beispieleinrichtung für Beitragseinreichung und -begutachtung

Beispiel - Eine mittelgroße naturwissenschaftliche Konferenz

Im ersten Beispiel rechnen die Organisatoren mit 200 Full-Paper-Einreichungen, von denen rund 60 angenommen und als mündlicher Vortrag auf der Konferenz präsentiert werden sollen. Die Konferenz wird an 2 Tagen mit insgesamt 5 Sitzungsblöcken abgehalten, jeder Sitzungsblock besteht aus 4 parallel stattfindenden Sitzungen mit ca. 3 Präsentationen pro Sitzung. Es wird weiterhin ca. 100 Poster-Präsentationen geben, die in zwei nachmittäglichen Sitzungen, beginnend mit der Kaffeepause, abgehalten werden. Alle Full-Paper-Vorträge werden im Konferenzband veröffentlicht und alle Einreichungen werden nach Thema kategorisiert.

Mit diesen Zielen für Ihre Tagung im Hinterkopf wenden wir nun unser Augenmerk auf den Ablauf des Begutachtungsprozesses. Die Full-Paper-Beiträge werden durch ca. 80 Gutachter in einer Doppelblind-Begutachtung (double-blind peer review) evaluiert. Die Gutachter geben zunächst ihre bevorzugten Themengebiete an und "bieten" auf Einreichungen, die sie gerne begutachten würden (optional). Danach erfolgt die Zuweisung der Beiträge zu den einzelnen Gutachtern durch die Organisatoren. Während der "Peer-Review-Phase" geben die Gutachter ihre Bewertungen in das Online-Begutachtungsformular ein.

Die Programmkomitee-Mitglieder diskutieren danach die Begutachtungsergebnisse im Online-Forum des ConfTool-Systems und geben den PK-Vorsitzenden (Chairs) über das Forum weitere Empfehlungen. Die PK-Vorsitzenden (Chairs) fällen dann, basierend auf den Ergebnissen des Begutachtungsprozesses und den Empfehlungen aus der Online-Diskussion, die endgültige Entscheidung über die Annahme. Autoren von vorbehaltlos angenommenen Beiträgen sollen dann die druckbereite Endversion Ihres Beitrages hochladen, die im Konferenzband veröffentlicht wird. Für weitere, weniger gut bewertete Full-Paper-Einreichungen wird den Autoren vorgeschlagen, sie nochmals als Poster-Beitrag einzureichen.

Für den Einreichungstyp "Poster" gibt es ein abweichendes Verfahren: Die Einreichungsfristen liegen in diesem Falle später als die der Full-Paper-Beiträge, da Autoren von abgelehnten Full-Paper-Einreichungen die Möglichkeit gegeben werden soll, ihren Beitrag erneut als Poster einzureichen. Für Poster-Beiträge findet zudem kein "Peer-Review-Prozess" statt; die PK-Vorsitzenden (Chairs) entscheiden direkt über die Annahme (siehe Abbildung 1).

Rahmendaten für die Konfiguration

Themengebiete: Es gibt ca. zwei Dutzend Themengebiete, nach denen die Autoren ihre Beiträge klassifizieren können und die den Gutachtern die Angabe ihrer Fachgebiete erlaubt.

Beitragstypen/Konferenztracks: Definieren Sie die zwei unterschiedliche Beitragstypen: "Full Paper" und "Poster", keine speziellen Tracks (siehe Abbildung 2).

  • Einstellungen für "Full Paper" (siehe Abbildung 3): eine anonymisierte PDF-Datei für den ersten Upload-Durchgang und Begutachtungsprozess (siehe Abbildung 4). Endgültige Fassung: PDF und Quelldatei (.doc, .docx oder .tex) für den Upload der Endversion (siehe Abbildung 5), lassen Sie das Peer-Reviewing, die Bieterphase für Beiträge sowie das Online-Forum aktiviert.
  • Einstellungen für "Poster": nur ein Upload/eine Dateiübertragung, PDF; deaktivieren Sie das Peer-Reviewing, die Bieterphase für Beiträge sowie das Online-Forum.

Poster haben eine spätere Einreichungs-Deadline als "Full Paper", damit die Autoren, deren Paper-Einreichungen abgelehnt wurden, diese nochmals als Posterversion übermitteln können.

Phasen: Einreichung der Zusammenfassung und Upload der ersten "Full-Paper" als auch der Poster, Begutachtungsprozess der "Full Paper" durch vom Komitee ernannte Gutachter, endgültige Entscheidung des Komitees basierend auf den Gutachten. Die Entscheidung über Annahme und Ergebnisse des Begutachtungsprozesses werden nun den Autoren zugänglich gemacht. Dann laden Autoren angenommener Beiträge ihre endgültige Version hoch (siehe Abbildung 6). Autoren von akzeptierten Posterbeiträgen brauchen keine weiteren Dateien hochzuladen.

Komitee: Das Programmkomitee besteht aus einem (oder mehreren) PK-Vorsitzenden, der über die Annahme entscheidet, 10 weiteren PK-Mitgliedern, die im Begutachtungsprozess assistieren und im PK-Meeting gemeinsam mit dem PK-Vorsitzenden über die Annahme und Ablehnung diskutieren sowie 40 Gutachtern für den "Peer-Review-Prozess".

Annahmestatus: Abgelehnt, als Paper angenommen, als Poster angenommen.

Abbildung 1: Projektüberblick: Visualisierung der Phasen und Zeiträume - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 2: Beitrag einreichen: Benutzerseitige Darstellung und dazugehörige Einstellungen - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 3: Beitrag einreichen Schritt 1 – Informationen zu Autor und Beitrag: Benutzerseitige Darstellung und dazugehörige Einstellungen - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 4: Beitrag einreichen Schritt 1 – Themenwahl: Benutzerseitige Darstellung und dazugehörige Einstellungen - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 5: Beitrag einreichen Schritt 2 – Datei hochladen: Benutzerseitige Darstellung und dazugehörige Einstellungen - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 6: Beitrag einreichen – Endversion hochladen: Benutzerseitige Darstellung und dazugehörige Einstellungen - Zum Vergrößern anklicken

Zweites Beispiel: Medizinisches Symposium

Im zweiten Beispiel planen die Organisatoren ein medizinisches Symposium. Da diese meist eher didaktischer Natur sind und dabei ein größerer Fokus auf Poster-Sessions, mündliche Vorträge und anschließender Diskussion neuer Forschungsergebnisse und der damit verbundenen Forschungsarbeit gelegt wird, muss auch die Konfiguration im ConfTool diesen besonderen Anfordernissen von Organisatoren medizinischer Fachtagungen gerecht werden.

Für dieses Symposium, das an zwei Tagen stattfindet, werden etwa 60 Beiträge für mündliche Vorträge und etwa 30 Posterpräsentationen erwartet. Die Teilnehmerzahl soll bei etwa 300 liegen. Am Morgen des ersten Tages werden Industrieseminare gehalten, am Nachmittag mündliche Vorträge. Über den zweiten Tag hinweg gibt es wiederum mündliche Vorträge, darin eingebettet wird eine Poster-Session angeboten.

Die Sitzungen werden in sechs verschiedenen Beitragstypen / Tracks unterteilt: Vier Tracks mit mündlichen Vorträgen aus den Themenbereichen "Ausbildung", "Patientenrechte", "Grundlagenforschung" sowie "Therapieplanung", ein Sondertrack für Industrieseminare "Präsentationen aus der Medizintechnik" und einen Postertrack "Poster-Präsentationen". Alle Vorsitzenden überwachen den Begutachtungsprozess. Die Beitragstypen / Tracks werden nicht weiter in Themen untergliedert.

Die Einreichung erfolgt in einem Schritt, wobei die Autoren eine anonymisierte Kurzversion (Zusammenfassung) ihrer Forschungsidee eingeben. Die Beiträge werden entweder in mündlichen Vorträgen oder in Poster-Sessions präsentiert, je nachdem, welchen Beitragsyp / Track die Autoren wählen.

Das Programmkomitee besteht aus mehreren Vorsitzenden (Chairs), die alle mit denselben Rechten ausgestattet sind. Die Einreichungen werden nicht durch Gutachter begutachtet; die Forschungsideen werden direkt - ohne Gutachten - von den Vorsitzenden bewertet und diese Ergebnisse den Autoren zur Verfügung gestellt. Es werden keine Endversionen als PDF hochgeladen, die Zusammenfassungen werden direkt im Tagungsband abgedruckt. Plakate im Format A0 müssen für Referenzzwecke im Postertrack hochgeladen werden, sie werden jedoch nicht im Tagungsband veröffentlicht.

Rahmendaten

Themen: Nicht erforderlich - werden bereits über die Beitragstypen / Tracks abgebildet.

Beitragstyp / Track: Vier Tracks mit mündlichen Vorträgen aus den Themenbereichen "Ausbildung", "Patientenrechte", "Grundlagenforschung" sowie "Therapieplanung", ein Sondertrack "Präsentationen aus der Medizintechnik" und ein Postertrack "Poster-Präsentationen".

  • Einstellungen für mündliche Vorträge und den Industrietrack: Nur Zusammenfassung, maximal 800 Wörter, keine Uploads, keine Themen, keine Keywords. Die Optionen "Gebote für bevorzugte Gutachten abgeben", "„Doppelblind-Begutachtungen“ („Double Blind Reviews“)" und "Online-Forum des Programmkomitees" sollten deaktiviert sein.
  • Einstellungen für den Postertrack: Nur Zusammenfassung, maximal 600 Wörter, Einstellungen für das Einreichen der Endversion: eine Datei, nur PDF-Format, keine Themen, keine frei definierten Stichworte. Die Optionen "Gebote für bevorzugte Gutachten abgeben", "„Doppelblind-Begutachtungen“ („Double Blind Reviews“)" und "Online-Forum des Programmkomitees" sollten deaktiviert sein.

Zeitlicher Ablauf der Phasen: Einreichungsphase für die Zusammenfassungen, keine Begutachtungsphase, da die Vorsitzenden direkt über die Annahme entscheiden, die Gutachtenergebnisse werden den Autoren zur Verfügung gestellt; Postertrack: zusätzliche Phase für das Einreichen der Endversionen der Poster.

Programmkomitee: Ein Programmkomitte für alle sechs Beitragstypen / Tracks. Es besteht aus mehreren Vorsitzenden, die alle über dieselben Rechte verfügen. Sie entscheiden direkt über Annahme als mündlicher Vortrag oder als Poster.

Annahmestatus: Abgelehnt, Annahme als mündlicher Vortrag, Annahme als Poster

Wenn Sie eine Konferenz mit einer größeren Anzahl von Einreichungen in vielen verschiedenen Beitragstypen / Tracks planen, dann könnte es sinnvoll sein, das Track-Chair-Modul von ConfTool Pro zu bestellen und zu installieren. Damit kann man Track Chairs definieren, die nur Zugriff auf die Einreichungen des eigenen Tracks haben und damit nur für den verkürzten Begutachtungsprozess und das Vergeben des Annahmestatus innerhalb des eigenen Tracks verantwortlich sind. Auf diese Weise können Sie das Programmkomitee in mehrere Unterkomitees aufteilen.

Abbildung 1: Visualisierung des Zeitablaufs - Zum Vergrößern bitte anklicken
Abbildung 3: Beitrag Einreichen: Sicht eines Benutzers und dazugehörige Einstellungsseiten - Zum Vergrößern bitte anklicken
Abbildung 3: Annahmestatus zuweisen und dazugehörige Einstellungsseiten - Zum Vergrößern bitte anklicken

Drittes Beispiel Multikonferenz mit zweiphasigem Begutachtungsprozess

Unser drittes Beispiel fällt durch größere Komplexität auf und dient damit dazu, die erweiterten Optionen von ConfTool Pro zu erläutern. Die Veranstaltung ist eine zweisprachige Konferenz im Wissenschaftsfeld Physik: Sie dauert vier Tage und es werden in etwa 120 Beiträge in mündlichen Vorträgen präsentiert, die in zwei parallelen Tracks (Unterkonferenzen) laufen. Die Konferenzsitzungen finden dabei sowohl an Vor- als auch Nachmittagen statt und dauern jeweils 90 Minuten. Die meisten Sitzungen werden in Englisch abgehalten, einige Sitzungen jedoch in Spanisch; Autoren müssen daher bereits während der Einreichung die Sprache ihres Beitrags und ihrer Präsentation angeben. Dadurch können die passenden Gutachter zugewiesen werden und darüber hinaus ist die Zuordnung zu sprachlich passenden Sitzungen gewährleistet. Die beiden Tracks (Unterkonferenzen) haben unterschiedliche Vorsitzende, die das Begutachtungsverfahren jeweils nur für ihren eigenen Track überwachen, daher wird das Track-Chair-Modul benötigt. (Bitte beachten Sie: Das Modul ist gegen Aufpreis erhältlich).

Darüber hinaus hat diese Konferenz ein besonderes Gutachtenverfahren. Die Einreichungen werden in zwei - zeitlich voneinander getrennten - Begutachtungsphasen begutachtet, d.h. ein zweiphasiger Begutachtungsprozess wird benötigt.

Zunächst reichen die Autoren die Zusammenfassungen ihrer Forschungsergebnisse ein und bestimmen dabei sowohl die Sprache als auch mehrere Themen aus zwei Themengruppen: "Thermodynamik" oder "Flüssigkeitskühlung". In dieser ersten Einreichungsrunde gehen die Organisatoren davon aus, dass etwa 250-300 Zusammenfassungen eingereicht werden. Die Zusammenfassungen werden von allen Konferenzvorsitzenden und den beiden Track Chairs begutachtet und sie entscheiden direkt über die Annahme der Zusammenfassungen, vor allem unter Berücksichtigung der Eignung der Beiträge zu den von der Konferenz ausgerufenen Themen. Dabei können die Vorsitzenden auch auf das Online-Forum zurückgreifen, um schriftlich über strittige Zusammenfassungen zu diskutieren.

Etwa 230-250 Zusammenfassungen werden durch die Vorsitzenden angenommen und von ihnen auf Grundlage der durch die Autoren gewählten Themen in einen von zwei Tracks eingeordnet. Zunächst weisen die Vorsitzenden einen von zwei Annahmestatus zu. Hierbei wählen Sie zwischen "Zusammenfassung angenommen - Thermodynamik" und "Zusammenfassung angenommen - Flüssigkühlung" und geben damit an, in welchen der beiden Tracks die Zusammenfassung später kopiert werden soll.

Nach diesem ersten Schritt werden die Zusammenfassungen in vollständige Beiträge (Full Paper) umgewandelt und auf Grundlage des Annahmestatus in den zugehörigen Full Paper Track kopiert, so dass nur Autoren von angenommenen Zusammenfassungen vollständige Beiträge im richtigen Track einreichen können. (Für diesen Kopiervorgang benötigen Sie Unterstützung durch ConfTool, bitte beachten Sie die Hinweise weiter unten im Abschnitt "Phasen und Termine").

Für die zweite Begutachtungsphase können Autoren ihre Langfassungen als anonymisierte PDF-Dateien hochladen, die in einem Doppelblind-Begutachtungsverfahren ausgewertet werden.

Dieser Begutachtungsprozess wird von zwei Track Chairs, einer für jeden Track, eingeleitet und überwacht. Beide schlagen dazu mehrere dutzend Gutachter vor. Die Konferenzvorsitzenden laden die Gutachter über die Einladungsfunktion von ConfTool ein. Wenn ein Gutachter / eine Gutachterin die Einladung annimmt, erstellt sie/er ein Benutzerkonto und wählt die bevorzugten Tracks, Themen und eine Sprache aus. Dies erleichtert die Zuordnung der Gutachter zu Beiträgen mit Langfassung auf Grundlage der eigenen Stärken in bestimmten Fachgebieten (siehe: "Einladungen").

Nachdem die Phase zur Einreichung von Langfassungen der Beiträge abgelaufen ist, weisen die Track Chairs jedem eingereichten Beitrag in ihrem Track jeweils drei Gutachter zu (siehe: "Gutachten zuweisen").

Nachdem der Begutachtungsprozess abgeschlossen ist, geben die Track Chairs Empfehlungen über die Annahme auf Grundlage der Gutachtenergebnisse. Der Konferenz-Vorsitzende fällt die endgültige Entscheidung auf Grundlage der Gutachtenergebnisse, der Empfehlungen der Track Chairs und optional einer Diskussionsrunde mit den Track Chairs im Online-Forum.

Zum Schluss werden die Autoren, deren Langfassungen angenommen wurden, aufgefordert, endgültige Versionen ihrer Beiträge für den Tagungsband als PDF- und Word-Dateien hochzuladen.

Autoren, deren Beiträge angenommen wurden, müssen sich ebenfalls zur Teilnahme an der Konferenz vor dem Ablauf einer bestimmten Frist anmelden. Nur Beiträge, für die sich mindestens ein Vortragender zur Konferenzteilnahme angemeldet hat, werden für das endgültige Kongressprogramm berücksichtigt. Organisatoren definieren zunächst und legen einen zusätzlichen Status "Akzeptiert und bezahlt" für die entsprechenden Beiträge fest (siehe Abbildung 1 für die Projektskizze).

Hinweise zur Konfiguration

Für das beschriebene Szenario sind die die folgenden Konfigurationsoptionen zu empfehlen:

Gruppen von Themen: Die Option für "Gruppen von Themen" muss in den Experteneinstellungen der Seite "Einstellung für die Einreichung von Beiträgen" aktiviert sein. Zwei Gruppen von Themen sind erforderlich: Eine Gruppe wird mit "Sprache" betitelt, die andere "Bereich und Thema".

Themen: Als erstes müssen zwei Einträge für die Themen "Englisch" und "Spanisch" erstellt und diese der Gruppe "Sprache" zugewiesen werden. Als zweites werden mehrere Themen - unterteilt durch zwei Überschriften "Thermodynamik" und "Flüssigkeitskühlung" - erstellt und der zweiten Themengruppe "Bereich und Thema" zugewiesen. Alle Einträge werden dazu verwendet, die Beiträge dem passenden Track zuzuordnen und für jeden einzelnen Beitrag passende Gutachter zu finden. Dem Track für Zusammenfassungen werden alle Themen zugeordnet (siehe Abbildung 2), aber die Themen für "Thermodynamik" und "Flüssigkeitskühlung" werden jeweils nur dem entsprechend zugehörigen Track für vollständige Beiträge (Full Paper) zugeordnet (siehe Abbildung 3 - bitte beachten Sie auch hier das "Track-Chair-Modul").

Beitragstyp / Konferenztrack:
erste Begutachtungsphase: Ein Track für die Einreichung von Zusammenfassungen über ein Online-Formular (ohne Uploads). Der Track soll "Zusammenfassungen" heißen.

  • Empfohlene Einstellungen für den Track "Zusammenfassungen": Aktivieren Sie die Eingabe der Zusammenfassungen über ein Eingabefeld (max. 400 Wörter), Themengruppen, keine Keywords und keine Uploads. Die Optionen "Gebote für bevorzugte Gutachten abgeben" und "„Doppelblind-Begutachtungen“ („Double Blind Reviews“)" sollten deaktiviert sein, das "Online-Forum des Programmkomitees" hingegen sollte aktiviert sein.

Zweite Begutachtungsphase: Die angenommenen Zusammenfassungen werden zu zwei verschiedenen Tracks mit Langfassungen zugewiesen: "Thermodynamik" und "Flüssigkeitskühlung". Autoren von angenommenen Zusammenfassungen laden anonymisierte PDF-Dateien in einen der beiden Tracks hoch.

  • Empfohlene Einstellungen für beide Tracks mit Langfassungen: Aktivieren Sie die Eingabe der Zusammenfassungen über ein Eingabefeld (max. 400 Wörter), Themengruppen, keine Keywords und einen Upload-Slot für eine Datei als PDF. Für die Endversion (Camera-Ready-Copy) aktivieren Sie bitte zwei Upload-Slots für je eine Datei als PDF- und Word-Dokument ("DOC, DOCX").
    Darüber hinaus sollten die Optionen "Gebote für bevorzugte Gutachten abgeben", "„Doppelblind-Begutachtungen“ („Double Blind Reviews“)" als auch das "Online-Forum des Programmkomitees" aktiviert sein. Während der Einreichungsphase für die Zusammenfassungen deaktivieren Sie bitte diese beiden Tracks und aktivieren Sie sie wieder, sobald die Einreichung der Langfassungen erfolgen soll.
    Bitte beachten Sie: Sie können beim Erstellen der beiden Tracks für die Langfassungen folgenden Trick anwenden. Kopieren Sie zunächst den Track für die Zusammenfassungen in den ersten Track für die Langfassungen und bearbeiten Sie diesen. Kopieren Sie im Anschluss einfach diesen Track für die Langfassungen für den zweiten Track.

Phasen:
Erste Einreichungs- und Begutachtungsphase für "Zusammenfassungen": Einreichung von Abstracts nur im Web-Online-Formular (keine Datei-Uploads) für den einzigen verfügbaren Track "Abstracts", Review-Prozess und Entscheidung über die Annahme durch Konferenz-Chairs, Kategorisierung von Abstracts in Tracks, endgültige Entscheidung für Autoren.

  • Für den Übergang von der ersten zur zweiten Begutachtungsphase in diesem zweiphasigen Begutachtungsprozess benötigen Sie in der Regel Unterstützung durch die Mitarbeiter von ConfTool: Bitte kontaktieren Sie uns, sobald Sie final über die Annahme der Zusammenfassungen entschieden haben und wir werden Sie dabei unterstützen, die akzeptierten Abstracts in die zwei neuen Tracks für die Langfassungen zu konvertieren. Sie finden zu diesem Thema weitergehende Informationen im Forum "Zweiphasiger Begutachtungsprozess: Wie funktioniert die Begutachtung von Abstract- und Full-Paper-Beiträgen in ConfTool?"

Zweite Einreichungs- und Begutachtungsphase: Autoren von akzeptierten Zusammenfassungen erhalten die Einladung dazu, Langfassungen (Full Paper) als Datei im PDF-Format hochzuladen (siehe Abbildung 4). Alle eingereichten Beiträge werden in einem Peer-Review-Verfahren begutachtet. Die Empfehlung für die Annahme erfolgt jeweils separat durch die beiden Track Chairs und die endgültige Entscheidung über die Annahme wird vom Konferenz-Chair und dem Komitee getroffen. Nach der Entscheidung über die Annahme werden die Ergebnisse den Autoren zur Verfügung gestellt, und die Autoren der angenommenen Beiträge werden gebeten, ihre Endversionen als PDF- und Word-Dateien unter Berücksichtigung der Bewertungen der Gutachter hochzuladen.

Programmkomitee: Das Programmkomitee besteht aus dem Konferenz-Chair und den beiden Track Chairs. In der ersten Runde entscheiden alle gemeinsam über die Annahme. In der zweiten Runde wird die endgültige Entscheidung vom Konferenz-Chair getroffen, der dabei auf die Ergebnisse der Doppelblindgutachten von je mehreren Dutzend Gutachtern in den beiden Tracks zurückgreifen kann.

Annahmestatus: Es werden mehrere neue Status benötigt, um die Akzeptanz-Status der Kurz- und Langfassungen separat voneinander identifizieren zu können. Empfohlene Status für dieses Beispiel:
Kurzfassung abgelehnt, Kurzfassung angenommen für Thermodynamik, Kurzfassung angenommen für Flüssigkeitskühlung,
Langfassung: Ablehnung empfohlen, Langfassung: Abgelehnt, Langfassung: Annahme empfohlen
Langfassung: Langfassung angenommen: Akzeptiert und Gebühren bezahlt (siehe Abbildung 5).

Wir empfehlen dabei, einen bestehenden Status für "Annahme" zu kopieren, um auf dieser Grundlage die anderen Status zu erstellen.

Abbildung 1: Visualisierung des Zeitablaufs - Zum Vergrößern bitte anklicken
Abbildung 2: Themengebiete und Themen erstellen - Zum Vergrößern bitte anklicken
Abbildung 3: Themen zu Tracks zuweisen - Zum Vergrößern bitte anklicken
Abbildung 4: Autorenansicht zweite Einreichungsphase - Zum Vergrößern bitte anklicken
Abbildung 5: Neue Status erstellen - Zum Vergrößern bitte anklicken