Track-Chair-Modul: Personen, Themen und Einreichungsformate den Tracks zuordnen

Bitte beachten Sie: Diese Funktionen sind nur verfügbar, wenn das "Track-Chair-Modul" von ConfTool Pro installiert ist.

Einige Konferenzen bestehen aus mehreren „Tracks“ (auch „Streams“ oder „Netzwerke“ genannt), bieten ergänzende Veranstaltungen vor oder nach der Konferenz an oder haben einen Einreichungsprozess mit unterschiedlichen Beitragstypen.

Haben diese Tracks (oder Beitragstypen) einen eigenen Einreichungs- und Gutachterprozess, der von unabhängigen Chairs geleitet wird, dann sollten diese Chairs normalerweise nur Zugang zu den Einreichungen, Gutachten und Gutachtern ihres Tracks haben.

Mit dem Track-Chair-Modul können Sie Chairs und/oder Gutachter solchen Tracks zuordnen und auf diese Weise deren Kompetenzbereich festlegen. Darüber hinaus können Sie bestimmte Themen und Einreichungsformate auf bestimmte Tracks beschränken. Um die Funktionen nutzen zu können, müssen sie erst aktiviert werden.

Aktivierung der Optionen für das Track-Chair-Modul

Bitte gehen Sie auf diese Seite, um die Optionen festzulegen:
Übersicht => Einstellungen => Stammdaten Ihrer Veranstaltung
(Overview => Settings => Main Setup)

Diese Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Abbildung 1: Aktivierung der Track-Chair Optionen in Grundlegende Stammdaten - zum Vergrößern anklicken
  • Wenn Sie „Chairs zu Tracks zuweisen“ aktivieren, können Sie den Zugriff einzelner Chairs („Track Chairs“) auf die Einreichungen eines oder mehrerer Tracks begrenzen. Genau genommen müssen Sie jedem Chair mindestens einen Track zuweisen, da er ansonsten keinen Zugang zu Einreichungen oder Gutachten hat.
    Ein Benutzer mit der Rolle Konferenz-Vorsitzender (Conference Chair) hat hingegen immer Zugang zu allen Einreichungen und Gutachten.
  • Falls jeder Track Chair über ein eigenes Programmkomitee verfügt, müssen Sie auch den Punkt "Gutachter und Programmkomitee-Mitglieder den Tracks zuweisen" aktivieren. Erst dann ist es Ihnen möglich, Benutzer mit dem Status Gutachter und Programmkomitee-Mitglied einem oder mehreren Tracks zuzuordnen; auch hier ist zu beachten, dass es notwendig ist, jede dieser Personen mindestens einem Track zuzuweisen. Track Chairs haben nur Zugang zu den Daten der Gutachter ihres eigenen Tracks und können aus diesem Grund andere Personen nicht für den Begutachtungsprozess berücksichtigen.
  • Falls jeder Track zusätzlich eigene Einreichungsformate hat, also Autoren beispielsweise für jeden Track entscheiden können, ob sie ein Poster oder einen Kurzbeitrag einreichen wollen, dann wählen Sie bitte die Option "Einreichungsformate den Tracks zuordnen".
    Bitte beachten Sie: Einreichungsformate müssen zuvor hier aktiviert werden:
    Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
  • (Overview => Settings => Main Settings for Paper and Abstract Submission)
    Setzen Sie für die Option "Auswahl des 'Einreichungsformats' aktivieren" die Einstellung auf "Ja".
    Bitte lesen Sie für weitere Informationen diesen englischsprachigen Forumseintrag:
    How to split thematic tracks into different submission formats?
  • Sollte jeder Track unterschiedliche Themen haben, müssen Sie "Themen den Tracks zuweisen" aktiveren. Jedoch ist dieses erfahrungsgemäß bei den meisten Veranstaltungen nicht notwendig.

Nachdem Sie nun eine oder mehrere der Track-Chair-Modul-Funktionen aktiviert haben, erscheinen zum einen im Menü “Einstellungen” von ConfTool Pro neue Optionen (siehe Abbildung 2). Hier können Sie die Einreichungsformate und Themen den Konferenztracks / Beitragstypen zuweisen, die sie zuvor für Ihre Veranstaltung angelegt haben. Zum anderen können Sie die Track Chairs und Gutachter den Tracks zuweisen, wenn Sie auf diese Seite gehen (siehe Abbildung 3):
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung
(Overview => User and Participant Management)

Bitte schauen Sie sich auch die folgenden Beispiele an.

Abbildung 2: Zusätzliche Optionen für Formate und Themen nach Aktivierung der Track-Chair Funktionen - zum Vergrößern anklicken
Abbildung 3: Zusätzliche Optionen für Chairs und Gutachter nach Aktivierung der Track-Chair Funktionen - zum Vergrößern anklicken

Beispiel 1 - Chairs einzelnen Tracks zuweisen

Um Chairs einzelnen Tracks zuzuweisen, öffnen Sie bitte diese Seite:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Chairs den Tracks zuweisen
(Overview => User and Participant Management => Assign Chairs to Conference Tracks)

...und wählen Sie oben auf der Seite den gewünschten Track in der Dropdown-Liste aus. Nun sehen Sie eine Liste aller bereits dem Track zugewiesenen Personen und aller weiteren in ConfTool Pro registrierten Chairs. Wählen Sie nun in der rechten Spalte die Chairs aus, die für den Track verantwortlich sein sollen, und klicken Sie auf „Speichern“ (siehe Abbildung 4).

Verfahren Sie bitte entsprechend, um Gutachter, Programmkomitee-Mitglieder, Einreichungsformate und Themen einzelnen Tracks zuzuweisen.

Es können auch Tracks jeweils Mitgliedern des PK-Komitees und Gutachtern einzeln zugewiesen werden. Gehen Sie dazu auf die Übersichtsseite der Liste der Gutachter und Programmkomitee-Mitglieder:
Übersicht => Beiträge und Gutachten => Liste der Gutachter und Programmkomitee-Mitglieder
(Overview => Submissions & Reviews => Program Committee and Reviewers)

Klicken Sie in der rechten Spalte "Aktion" auf "Track zuweisen" um die Auswahl der Tracks für dieses PK-Mitglied oder diesen Gutachter zu bearbeiten (siehe Abbildung 5).

Hinweis: Sie können auch die Benutzer-Import-Funktion von ConfTool Pro einsetzen, um eine Liste von Personen als Chairs oder Gutachter zu importieren und diese gleichzeitig einem Track zuzuordnen.

Abbildung 4: Zuweisung von Gutachtern, PK-Mitgliedern und Vorsitzenden zu Tracks - zum Vergrößern anklicken
Abbildung 5: Tracks einzelnen PK-Mitgliedern oder Gutachtern zuweisen - zum Vergrößern anklicken

Beispiel 2 - Unterschiedliche Themen Tracks zuweisen

Bei einigen Konferenzen können die Themen für verschiedene Tracks unterschiedlich sein. Falls dies auf Ihre Konferenz zutrifft, aktivieren Sie die Funktion "Themen den Tracks zuweisen" wie oben beschrieben.

Gehen Sie im nächsten Schritt auf diese Seite, um Themen den Konferenztracks zuzuweisen:
Übersicht => Einstellungen => Themen den Tracks zuweisen
(Overview => Settings => Assign Topics to Conference Tracks)

Für einen ersten Überblick sehen Sie auf der Hauptseite dieser Option eine Tabelle mit allen Themen und Tracks (siehe Abbildung 6).

Zum Zuweisen von Themen zu Tracks wählen Sie am oberen Rand der Seite aus dem Dropdown-Listenfeld einen Track aus (siehe Abbildung 7).

Wählen Sie dann die Themen aus, die für diesen Track wählbar sein sollen, indem Sie einen Haken in der Checkbox vor jedem entsprechenden Thema setzen. Speichern Sie Ihre Auswahl.

Gehen Sie ebenso bei der Zuweisung von Einreichungsformaten vor.

Abbildung 6: Überblick Zuweisung Themen zu Tracks - zum Vergrößern anklicken
Abbildung 7: Themen einzelnen Tracks zuweisen - zum Vergrößern anklicken