Erstellen einer navigierbaren Kopie des Veranstaltungsprogramms
Inhalt
1. ConfTool-Einstellungen vorbereiten
2. Statischer Agenda-Export (ZIP)
3. Verwendung von HTTrack
4. Verwendung von WebScrapBook
5. Alternative Werkzeuge
6. Hinweise und Tipps
Sie können ConfTool Pro für die Erstellung Ihres Veranstaltungsprogramms nutzen. Das Veranstaltungsprogramm lässt sich mit allen Sitzungen Ihrer Tagung in Listen- oder Tabellenform darstellen (unten sind drei Beispiele aufgeführt). Dieses Veranstaltungsprogramm können Sie als Ausgangspunkt für die Erstellung Ihrer Webseiten oder Broschüren mit dem „offiziellen" Konferenzprogramm verwenden.
Nachstehend folgen einige Hinweise, wie Sie die im ConfTool-System dynamisch generierten Seiten des Veranstaltungsprogramms in ein statisches und dennoch navigierbares Format „exportieren" können, das sich sowohl speichern als auch bearbeiten lässt. Sie können die exportierten Seiten nach der Veranstaltung auf Ihre Hauptkonferenzseite übertragen, auf einem USB-Stick weitergeben oder lokal archivieren.
1. ConfTool-Einstellungen vorbereiten
Bevor Sie eine navigierbare Kopie Ihres Veranstaltungsprogramms erstellen, wählen Sie bitte die entsprechenden Parameter für die Anzeige des Veranstaltungsprogramms in ConfTool:
- Sie können für jeden Beitragstyp auswählen, welche der hochgeladenen Dateien im Veranstaltungsprogramm zugreifbar sein sollen. Bitte gehen Sie zu:
Übersicht → Einstellungen → Konferenz-Tracks / Beitragstypen
Wählen Sie einen Beitragstyp aus und klicken Sie auf „Bearbeiten". Im Abschnitt „Einstellungen für Downloads" legen Sie mit der Option „Zugreifbarkeit von Datei Nr. 1, 2 oder 3" für jede Datei fest, ob sie zugreifbar sein soll. - Prüfen Sie die allgemeinen Einstellungen unter:
Übersicht → Planung des Tagungsprogramms → Grundeinstellungen für das Programmplanungsmodul
Hier konfigurieren Sie die Darstellung des Veranstaltungsprogramms, z. B. die Anzeige der E-Mail-Adressen (dabei werden alle E-Mail-Adressen mit JavaScript gegen Spambots geschützt). - Legen Sie je Sitzung fest, ob Abstracts und Downloads angezeigt werden sollen. Gehen Sie dazu zu:
Übersicht → Planung des Tagungsprogramms → Sitzungen erstellen, konfigurieren und löschen
Machen Sie das Veranstaltungsprogramm zuerst öffentlich zugänglich.
Die externen Werkzeuge aus den Abschnitten 3 und 4 sind nicht in Ihrer ConfTool-Installation eingeloggt. Bitte machen Sie das Programm (temporär) öffentlich zugänglich, bevor Sie beginnen – sonst bleibt die Kopie leer. (Für den eingebauten ZIP-Export gilt dies nicht, da dieser von ConfTool selbst erzeugt wird.)
Gehen Sie anschließend zu:
Übersicht → Veranstaltungsprogramm anzeigen
Zum Erstellen der navigierbaren Kopie klicken Sie auf den Reiter „Mehr…" und aktivieren zuerst die „Ansicht für den Export". Nutzen Sie diese Seite als Ausgangspunkt für den unten beschriebenen Kopiervorgang. Für HTTrack kopieren Sie bitte die aktuelle Adresse aus Ihrem Browser und verwenden sie als Startadresse.
2. Statischer Agenda-Export (ZIP)
Am einfachsten erhalten Sie eine navigierbare Kopie über die in ConfTool Pro eingebaute Exportfunktion. Sie erstellt die statische Kopie Ihres Veranstaltungsprogramms für Sie, sodass keine zusätzliche Software erforderlich ist.
Bitte gehen Sie zu:
Übersicht → Datenimport und -export → Statischer Agenda-Export (ZIP)
ConfTool erzeugt automatisch ein ZIP-Archiv mit einer Kopie des Veranstaltungsprogramms. Laden Sie das Archiv herunter und entpacken Sie es auf Ihrem Rechner; anschließend können Sie die Kopie im Webbrowser öffnen, auf Ihre eigene Website hochladen oder auf einen USB-Stick kopieren.
Der Export enthält keine Downloads.
Alle Links zu Präsentationen und Manuskripten werden aus der exportierten Kopie entfernt. Wenn Sie auch die im Veranstaltungsprogramm veröffentlichten Dateien benötigen, nutzen Sie bitte eine der unten beschriebenen Methoden.
Wir empfehlen diese Methode, sofern Sie keine Downloads benötigen.
Da die Kopie von ConfTool selbst erzeugt wird, muss kein externes Werkzeug auf Ihre Installation zugreifen. Damit entfallen die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Schwierigkeiten, etwa nicht öffentlich zugängliche Seiten oder Seiten, die durch die robots.txt Ihres Servers ausgeschlossen sind.
Bitte testen Sie die exportierte Kopie, bevor Sie sie weitergeben, und führen Sie diesen Test auch auf einem Rechner ohne Netzwerkverbindung durch.
3. Erstellung einer navigierbaren Kopie mit „HTTrack"
Wir empfehlen das benutzerfreundliche Offline-Browser-Programm „HTTrack", um eine navigierbare Kopie des Veranstaltungsprogramms zu erstellen. Die Software ist für Windows, Linux und macOS verfügbar und kostenlos unter der Open-Source-GPL-Lizenz erhältlich.
Mit HTTrack können Sie navigierbare Kopien von Websites erstellen (wie eine interaktive Serie von „Screenshots"). Diese Kopie wird auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert und steht Ihnen später jederzeit zur Verfügung. Öffnen Sie einfach eine Seite der „gespiegelten" Website in Ihrem Browser, um die Seiten von Link zu Link zu durchblättern, als würden Sie sie online betrachten. Sie können diese Kopie auch auf einen USB-Stick übertragen oder in ein Verzeichnis Ihrer Hauptwebsite hochladen.
Öffnen Sie bitte das HTTrack-Programm und starten Sie ein neues Projekt, indem Sie die Projektparameter ausfüllen: den „Neuen Projektnamen" und das „Basisverzeichnis" auf Ihrer Festplatte, wo die Dateien abgelegt werden sollen.
Bitte geben Sie im nächsten Schritt die Hauptscanparameter wie folgt ein: Für „Aktion" wählen Sie die Einstellung „Automatische Web-Site-Kopie", geben die Webadresse Ihres ConfTool-Veranstaltungsprogramms ein und klicken auf die Schaltfläche „Einstellungen", um weitere Kopieroptionen festzulegen.
Öffnen Sie nun bitte den Reiter „Experten" und wählen Sie für die Option „Suchmethode" die Einstellung „Im selben Ordner bleiben".
Um die Dateitypen zu bestimmen, bei denen ein Download möglich sein soll, öffnen Sie bitte den Reiter „Filterregeln" und fügen die gewünschten Dateitypen hinzu (z. B. +*.pdf).
Öffnen Sie abschließend bitte den Reiter „Spider" und setzen Sie die Option „Spider" auf „no robots.txt rules" (siehe Abbildung 9). Standardmäßig beachtet HTTrack die Datei robots.txt des Webservers, die automatisierte Werkzeuge in der Regel daran hindert, die ConfTool-Seiten abzurufen. Ohne diese Änderung bleibt die Kopie unvollständig oder sogar leer.
Für alle weiteren Konfigurationsmöglichkeiten können Sie die vordefinierten Standardeinstellungen verwenden. Schließen Sie die Einstellungen, indem Sie auf „OK" klicken.
Starten Sie dann bitte den Downloadprozess, indem Sie auf „Weiter >" und auf der nächsten Seite auf „Fertig stellen" klicken. HTTrack lädt jetzt die aktuelle Seite und alle mit ihr verlinkten Seiten und notwendigen Dateien des ConfTool-Veranstaltungsprogramms herunter. Dieser Vorgang dauert einige Minuten, bitte haben Sie etwas Geduld.
Nachdem der Download abgeschlossen ist, finden Sie alle Dateien im „Basisverzeichnis" auf Ihrer Festplatte, das Sie im ersten Schritt als Projektparameter eingegeben haben (siehe oben).
Um die HTTrack-Kopie im Browser anzusehen – etwa von einem USB-Stick –, öffnen Sie bitte die Datei index.html als Startseite. Bitte verwenden Sie dabei die Index-Datei aus dem Unterordner „IhreKonferenz" und nicht die erste aus dem übergeordneten Ordner; andernfalls wird zuerst eine HTTrack-Übersichtsseite mit einem Link zu Ihrem Veranstaltungsprogramm angezeigt.
Testen Sie das Ergebnis in jedem Fall.
Bitte testen Sie die heruntergeladene Version und führen Sie diesen Test auch auf einem Rechner ohne Netzwerkverbindung durch. Nur so können Sie sicher sein, dass keine Inhalte weiterhin aus der Live-Installation nachgeladen werden.
Falls Sie HTTrack in der Kommandozeile verwenden möchten (z. B. unter Linux oder macOS), nutzen Sie bitte diese Parameter:
httrack "https://www.conftool.net/ihre-konferenz/index.php?page=browseSessions&print=export" -s0 -D -O "/pfad/zum/ausgabeverzeichnis"
- -s0 weist HTTrack an, die robots.txt-Regeln zu ignorieren (das Gegenstück zur Einstellung aus Abbildung 9)
- -D bedeutet, dass sich der Scan auf Unterverzeichnisse beschränken soll
- -O gibt den Ausgabepfad auf Ihrer Festplatte an
Unter Windows verwenden Sie stattdessen einen Pfad wie "C:\IhrUnterverzeichnis\". Bitte setzen Sie die Adresse in Anführungszeichen, da das Zeichen & sonst nicht korrekt übergeben wird.
4. Erstellung einer navigierbaren Kopie mit „WebScrapBook"
Alternativ können Sie die Erweiterung WebScrapBook (von Danny Lin) für die Webbrowser Firefox oder Chrome verwenden, um eine navigierbare Kopie des ConfTool-Veranstaltungsprogramms zu erstellen.
WebScrapBook funktioniert auch bei vielen dynamischen Seiten (die z. B. JavaScript verwenden). So können Sie beispielsweise eine lokale Kopie einer Flugbuchung, einer Empfangsbestätigung, einer Rechnung oder einer Nachricht Ihrer Webmail-Anwendung erstellen. Zudem überträgt WebScrapBook die aktuell gültigen Cookies mit, sodass Sie auch Seiten innerhalb der gerade aktiven Sitzung sichern können.
Nachdem Sie die WebScrapBook-Erweiterung in Ihrem Browser hinzugefügt haben, gehen Sie bitte zur Website Ihres ConfTool-Veranstaltungsprogramms, klicken auf den Reiter „Mehr…" und öffnen die Ansicht für den Export (siehe Abbildung 11).
Optional: Um sicherzugehen, dass nur öffentlich zugängliche Inhalte geladen werden, können Sie sich in einem anderen Tab aus dem ConfTool-System ausloggen.
Je nach Konfiguration Ihres Browsers finden Sie WebScrapBook nun als weiß-türkises Symbol direkt in der Symbolleiste oder über das Puzzleteil-Symbol für das Menü „Erweiterungen" (siehe Abbildung 12).
Speichern Sie Ihre Einstellungen einmalig.
Damit Sie nicht bei jedem Neustart von WebScrapBook alle erforderlichen Einstellungen erneut vornehmen müssen, wählen Sie bitte „Options" aus (siehe Abbildung 13) und speichern sie dauerhaft.
Bitte ändern Sie nur die folgenden Einstellungen. Alle anderen Einstellungen können Sie so belassen, wie sie voreingestellt sind.
Im Abschnitt „Capture – content" aktivieren Sie bitte das Speichern der Skripte der Seiten: Wählen Sie für die Option „Scripts" die Einstellung „Save" (siehe Abbildung 14).
Im Abschnitt „Capture – capture links" stellen Sie danach die Option „Download linked files" auf die Einstellung „Match URL file extension". Entfernen Sie anschließend das Kommentarzeichen # vor den Dateitypen, die Sie speichern möchten. Wir empfehlen z. B. folgende Anpassungen, wenn Sie Dokumente und gepackte Dateien mit sichern möchten (siehe Abbildung 15).
Bitte setzen Sie für die Option „Depth to capture linked pages" den Wert auf 7. Klicken Sie abschließend ganz unten links auf „Save", um die Einstellungen zu speichern.
Falls eine Abfrage nach dem Speicherort erscheint
– das kann z. B. bei Chrome auftreten –, schalten Sie bitte in den Einstellungen des Webbrowsers im Menüpunkt „Downloads" den Schalter „Vor dem Download von Dateien nach dem Speicherort fragen" aus (siehe Abbildung 16).
Rufen Sie nun WebScrapBook wie oben beschrieben erneut auf und klicken Sie dieses Mal auf „Capture tabs as…".
In dem folgenden Fenster finden Sie die Einstellungen wieder, die Sie unter „Options" voreingestellt haben. Überprüfen Sie diese bitte. Wählen Sie dann im Abschnitt „Capture – capture links" für die Option „Included URLs for capturing linked pages" die Einstellung „Same directory" (siehe Abbildung 18). Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie nur das Veranstaltungsprogramm sichern.
Bitte stellen Sie zudem noch einmal sicher, dass Sie die Exportansicht des Veranstaltungsprogramms ausgewählt haben (siehe Abbildung 11).
Klicken Sie jetzt bitte ganz unten links auf „Capture", um den Prozess zu starten. Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Dateien angezeigt werden, die für die Offline-Nutzung geladen werden. Je nach Größe des Veranstaltungsprogramms dauert dies zwischen ca. 1 und 10 Minuten, bitte haben Sie etwas Geduld.
Sie können den Vorgang im Fenster verfolgen. Sollten dabei Seiten außerhalb des Veranstaltungsprogramms heruntergeladen werden, starten Sie den Prozess bitte noch einmal neu und überprüfen Sie vorher alle Einstellungen. Wenn WebScrapBook fertig ist, steht am Ende der Liste „Done".
In Ihrem lokalen Verzeichnis Downloads → WebScrapBook → data finden Sie einen neuen Ordner, der nach Datum und Uhrzeit des Downloads benannt ist. In diesem Ordner finden Sie den kompletten Inhalt Ihres ConfTool-Veranstaltungsprogramms.
Öffnen Sie jetzt die Datei index.html in einem Webbrowser Ihrer Wahl, um das heruntergeladene Veranstaltungsprogramm zu sehen. Bitte testen Sie diese heruntergeladene Version und führen Sie den Test auch mit abgeschalteter Netzwerkverbindung durch. Die Dateien können Sie anschließend zum Beispiel auf Ihrer Website hochladen und öffentlich zugänglich machen.
5. Alternative Werkzeuge
Wir können ebenfalls die folgenden Werkzeuge empfehlen, mit denen sich eine navigierbare Kopie des Veranstaltungsprogramms auf ähnliche Weise erstellen lässt.
Sie können das GNU-Werkzeug wget verwenden, um Kopien von Websites zu erstellen. Dieses Kommandozeilenprogramm ist für fast jede Plattform verfügbar und führt mit dem Parameter -k sogar ein URL-Rewriting für alle sichtbaren Links durch. Um eine navigierbare Kopie zu erstellen, verwenden Sie bitte folgendes Kommando:
wget -mkxKE -e robots=off "https://www.conftool.net/ihre-konferenz/index.php?page=browseSessions&print=export"
Die Option -e robots=off weist wget an, die robots.txt-Regeln zu ignorieren – wie die oben beschriebene HTTrack-Einstellung.
- „Cyotek WebCopy" ist für Windows verfügbar. Der Downloadprozess ist vergleichbar mit dem oben beschriebenen Prozess von HTTrack. Das Programm darf kostenlos genutzt werden. Die Autoren bitten aber um eine Spende, die sie bei den laufenden Kosten und zeitgerechten Aktualisierungen unterstützt.
- „SiteSucker" ist für macOS als Shareware erhältlich. Der Autor bittet um eine Spende, wenn Sie es einsetzen.
- „SiteFetcher" ist ebenfalls für macOS erhältlich, allerdings nicht kostenlos (Preis: ca. 25 USD).
6. Hinweise und Tipps
- Halten Sie die generierten Dateinamen kurz. Sehr lange Dateinamen können Probleme bereiten, wenn die Kopie auf einen anderen Rechner oder einen anderen Datenträger übertragen wird – unter Windows ist der vollständige Pfad beispielsweise auf 260 Zeichen begrenzt. Die generierten Dateinamen ändern Sie unter:
Übersicht → Einstellungen → Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
Scrollen Sie dort zum Abschnitt „Standards für das Hochladen von Dateien". Für die Option „Format für generierte Dateinamen" empfehlen wir die Einstellung „Erster Autor" „-" „Beitrags-ID". So lassen sich die Dateien nach dem Nachnamen der Autoren sortieren und bleiben dank der Beitrags-ID eindeutig. - Weitergabe auf einem USB-Stick. Legen Sie den exportierten Ordner einfach auf den Stick und fügen Sie eine kurze PDF-Datei daneben, die erklärt, dass das Veranstaltungsprogramm über die Datei index.html geöffnet wird. Bitte beachten Sie, dass Windows Dateien von USB-Sticks nicht mehr automatisch öffnet und macOS dies nie getan hat.
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