Konfiguration des ConfTool-Moduls zur Teilnehmerregistrierung

Inhalt
1. Überprüfung der Benutzerregistrierung
2. Einrichten der Teilnehmeranmeldung
2.1 Stammdaten für die Teilnehmeranmeldung
2.2 Einstellungen der Zahlungsoptionen
2.3 Teilnehmergruppen, Zeitrabatte, MwSt-Sätze
2.4 Preiskategorien verwalten
2.5 Preise/Beträge
2.6 Veranstaltungs- / Artikelgruppen
2.7 Veranstaltungen / Artikel
3. Tests

ConfTool Pro unterstützt zwei Bereiche der Vorbereitung und Organisation Ihrer Konferenz oder Tagung: Eines der beiden Hauptmodule dient zur Anmeldung, Verwaltung und Abrechnung der Teilnehmer, das zweite für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess von Konferenzbeiträgen und zur Planung des wissenschaftlichen Konferenzprogramms. Diese Anleitung gibt eine Einführung in die Benutzung und Konfiguration des Moduls zur Teilnehmerregistrierung. Sie gibt einen Überblick über die verschiedenen Optionen und erklärt die wichtigsten Funktionen. Beachten Sie bitte, dass alle Möglichkeiten des Systems auch online auf den jeweiligen Seiten zur System­konfiguration erklärt werden und Sie dort auch weiterführende Hinweise zu seltener benötigten Optionen finden. Sie finden auf dieser Seite einige erklärende Beispiele zur Konfiguration der Teilnehmerregistrierung.

Um die verschiedenen Möglichkeiten der Konfiguration dieses Moduls zu verstehen, beginnen wir mit einer kurzen Erklärung des Registrierungsprozesses, wie er aus der Sicht der Teilnehmer vorgenommen wird:

  • Am Anfang steht für ConfTool-Nutzer die Eingabe der persönlichen Daten sowie die Einrichtung eines Benutzerkontos. Das Benutzerkonto erlaubt es, jederzeit zu ConfTool zurückzukehren, Rechnungen oder Quittungen (falls von den Organisatoren zur Verfügung gestellt) auszudrucken, den Zahlungsstatus einzusehen oder sich nach Abschluss der Veranstaltung eine Teilnahmebestätigung auszudrucken. Wird ConfTool auch für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess eingesetzt, so wird dasselbe Konto auch von Benutzern für ihre Aufgaben als Autor, Gutachter oder Mitglied des Programmkomitees genutzt (siehe Abbildung 1).
  • Im nächsten Schritt (Schritt 1 von 4) wird die eigentliche Teilnehmeranmeldung eingeleitet. Auf dieser Seite legt der Teilnehmer den Teilnehmerstatus fest. Das System bestimmt zunächst, ob ein Rabatt in Bezug auf den Zeitpunkt der Anmeldung gewährt werden soll. Außerdem kann der Teilnehmer seinen Status, wie z. B. StudentMitglied einer Organisation oder regulärer Teilnehmer, festlegen. Des Weiteren kann er durch die Eingabe eines Anmeldecodes oder einer Mitglieds- oder Matrikelnummer eine Gruppe bzw. einen Status mit einem Preisnachlass auswählen. Die angebotenen Möglichkeiten zu Status und Code werden vom Veranstalter definiert. Dies wird Teil Ihrer Aufgaben bei der Einrichtung des ConfTool-Moduls zur Teilnehmerregistrierung sein.
    Bitte beachten Sie, dass die Seite "Teilnehmerstatus" nicht angezeigt wird, wenn für alle Veranstaltungsteilnehmer nur ein Status bzw. eine Teilnehmergruppe erstellt wurde (siehe Abbildung 2).
  • Im nächsten Schritt (2 von 4) wird die Auswahl von Veranstaltungen und Artikeln (Formularelemente) getroffen. Auf dieser Seite bestimmen Sie Artikel und Unter- bzw. Begleitveranstaltungen und fragen die hierfür benötigten Daten ab. Sie können z. B. die Teilnahme an einzelnen Veranstaltungen oder an Veranstaltungspaketen anbieten, Wünsche für die Essenauswahl erfassen, Angaben zu begleitenden Personen abfragen, zu Rahmenveranstaltungen einladen, Werbeartikel anbieten oder den Teilnehmern die Möglichkeit geben, einen Kommentar mitzusenden. Alle Veranstaltungen bzw. Artikel, die auf dieser Seite zur Auswahl gestellt werden, werden vom Veranstalter festgelegt. Die Veranstaltungen sind in Veranstaltungs-/Artikelgruppen zusammengefasst, um die Seite übersichtlich zu gestalten und zusammengehörige Veranstaltungen bzw. Artikel zu gruppieren (siehe Abbildung 3).
  • Im nächsten Schritt (Schritt 3 von 4) werden alle Zahlungsdetails festgelegt. Dies beinhaltet die Auswahl zwischen verschiedenen Zahlungsmethoden und die Möglichkeit, eine alternative Rechnungsadresse anzugeben (siehe Abbildung 4).
  • Zum Schluss muss der Teilnehmer seine Eingaben bestätigen, um die Anmeldung verbindlich abzuschließen. Auf dieser Seite kann der Teilnehmer auch zur Bestätigung der vom Veranstalter festgelegten Anmelde- und Zahlungsbedingungen aufgefordert werden.
  • Der Teilnehmer erhält im Anschluss an die erfolgreiche Registrierung eine automatische Bestätigungs-E-Mail (siehe Abbildung 5).
  • Auf einer zusätzlichen, optionalen Seite "Teilnehmerprofil bearbeiten" können die Teilnehmer nun weitere persönliche Daten angeben, z. B. ob und in welcher Form sie auf der Teilnehmerliste erscheinen möchten und wie ihr Name und die Organisation auf den Namensschildern vermerkt werden soll. Weiterhin kann man hier Daten für eine Online-Teilnehmerliste erfragen. Diese Seite zur Bearbeitung des Teilnehmerprofils ist optional und wird nur angezeigt, wenn Sie die Funktion in ConfTool aktivieren.
  • Wird ein Online-Zahlungssystem wie z.B. PayPal eingesetzt, kann der Teilnehmer jetzt seine Teilnehmergebühren direkt aus ConfTool Pro heraus bezahlen, indem er auf den Zahlungs-Button klickt und dann zum Zahlungssystem weitergeleitet wird. ConfTool speichert das Ergebnis der Zahlung für die meisten Online-Zahlungssysteme automatisch. Sofern eine Offline-Zahlungsmethode (z. B. Banküberweisung) verwendet wird, muss der Organisator die Zahlungseingänge manuell im ConfTool-System bestätigen. Der Teilnehmer erhält wiederum eine Bestätigungs-E-Mail (siehe Abbildung 6).
Abbildung 1: Einrichtung eines Benutzerkontos
Abbildung 2: Wahl des Teilnehmerstatus
Abbildung 3: Auswahl von Veranstaltungen und Artikeln
Abbildung 4: Zahlungsdetails
Abbildung 5: Eingabebestätigung
Abbildung 6: Online-Zahlungssystem PayPal

Die Teilnehmeranmeldung besteht im Prinzip aus drei wesentlichen Aktionen. Zuerst muss jeder Teilnehmer seine persönlichen Daten eingeben und ein Benutzerkonto einrichten. Damit verfügen Sie als Organisator bereits über alle wichtigen Daten, auch wenn die betreffende Person die Anmeldung zu diesem Zeitpunkt nicht abschließt. Sie haben mithilfe dieser Daten die Möglichkeit, die betreffende Person später zu kontaktieren und sie um die Fortführung der Anmeldung zu bitten.

Der zweite Schritt ist die tatsächliche Teilnahmeanmeldung. Hier werden die Teilnehmer zu Einzelheiten ihrer Teilnahme bei der Veranstaltung befragt. Dies sind unter anderem der Teilnehmerstatus (z. B. Student, Experte, Mitglied), die Auswahl verschiedener Veranstaltungen und Sitzungen, besondere Essenswünsche, Angaben zu Begleitpersonen, Rahmenveranstaltungen und nicht zuletzt zur Zahlungsart.

Im dritten und letzten Schritt bezahlen die Teilnehmer die Teilnehmergebühren.

1. Überprüfung der Einstellungen für die Benutzerregistrierung

Die Einrichtung eines Benutzerkontos ist der erste Schritt des Anmeldeprozesses. Auf dieser Seite sollten die erforderlichen persönlichen Daten des Teilnehmers abgefragt werden. Es gibt einige Pflichtfelder, wie Name, Adresse und E-Mail, und es können freiwillige Angaben zur Telefonnummer oder der eigenen Homepage gemacht werden. Organisatoren können viele dieser Felder ändern und weitere Felder oder Auswahlabfragen hinzufügen.

Bevor Sie die Seite zur Teilnehmeranmeldung einrichten, überprüfen Sie bitte, welche Daten Sie während der Benutzerregistrierung erfassen und ob diese Daten Ihren Erfordernissen entsprechen.

Um diese Optionen zu ändern, gehen Sie bitte zu:
Übersicht => Einstellungen => Einstellungen für die Registrierung und Verwaltung von Benutzern 
(Overview => Settings => Settings for User Registration)

Es ist ratsam, in diesem Schritt nur die persönlichen Daten abzufragen. Bitte erfassen Sie hier keine Details, die die Teilnahme an der Veranstaltung betreffen, wie Essenswünsche für eine Abendveranstaltung, bevorzugte Workshops oder Angaben zur Hotelreservierung. Diese Daten können wesentlich effizienter in der Teilnehmeranmeldung mit der Auswahl von Veranstaltungen und Artikeln erfasst und später auch verarbeitet und gefiltert werden.

2. Einrichten der Teilnehmeranmeldung

Bitte gehen Sie für die Einrichtung der Teilnehmeranmeldung zunächst zur Seite: 
Übersicht => Einstellungen 
Overview => Settings
... und scrollen herunter bis zum Abschnitt "Einstellungen zur Teilnehmerverwaltung des ConfTools" ("Settings for the Participant Management of ConfTool") (siehe Abbildung 7).

Am besten fangen Sie in diesem Abschnitt oben mit dem Punkt "Stammdaten für die Teilnehmerregistrierung" ("Main Settings for Participant Registration") an und arbeiten alle Punkte in der vorgegebenen Reihenfolge bis zum Punkt "Einstellungen für die Bestätigungsbriefe" ("Settings for Confirmation Letters") ab.

Die folgenden Abschnitte dieser Anleitung geben einen Überblick über die wichtigsten Konzepte und Möglichkeiten, die sich Ihnen hierbei bieten.

Abbildung 7 - Einstellungen Teilnehmerverwaltung - Zum Vergrößern bitte anklicken

2.1 Stammdaten für die Teilnehmeranmeldung

Bitte gehen Sie auf die Seite zur Verwaltung der Stammdaten für die Teilnehmerverwaltung (siehe Abbildung 8):
Übersicht => Einstellungen => Stammdaten für die Teilnehmerverwaltung
Overview => Settings => Main Settings for Participant Registration

Als erstes können Sie im Abschnitt "Anmeldung zur Teilnahme an der Veranstaltung" ("Registration for Conference Participation") den Anmeldezeitraum festlegen.

In ConfTool Pro ist es auch möglich, Teilnehmern Zugriff auf die Bearbeitung und Stornierung Ihrer Anmeldedaten zu gewähren (bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie diese Option anbieten möchten). Wir empfehlen dies in der Regel jedoch nicht: Die Anmeldung sollte verbindlich sein und von daher sollten die Organisatoren Änderungen oder Stornierungen der Registrierungen am besten erst bestätigen und dann selbst vornehmen. So können Sie den Anmeldeprozess besser kontrollieren und Teilnehmer gegebenenfalls auf noch vorzunehmende Eingaben oder noch ausstehende Zahlungen hinweisen.

Die nächsten Einstellungen im Abschnitt "Optionen zur Teilnehmeranmeldung" ("Participant Registration Options") beinhaltet, ob nach einem Anmeldecode oder einer Mitglieds- oder Matrikelnummer gefragt werden soll. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie einer oder mehreren Teilnehmergruppen spezielle Anmeldecodes zuordnen möchten. Diesen Teilnehmergruppen können Sie dadurch z. B. besondere Preisrabatte gewähren oder nur für sie bestimmte Events oder Sitzungen anbieten.

Die "Konferenzwährung" ("Conference Currency") muss festgelegt werden, bevor der Anmeldeprozess beginnt. Der Währungscode ist ein international standardisierter Drei-Buchstaben-Code, der von der "Internationalen Organisation für Normung" festgelegt wird (z. B. EUR, USD, AUD, GBP, siehe http://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217). Das Währungssymbol ist das allgemeingebräuchliche Zeichen für die Währung, wie $, € oder ¥. Wir empfehlen, international eindeutige Währungssymbole zu verwenden, wie AU$ für Australische Dollar.

Bitte beachten Sie, dass es auch möglich ist, bestimmte Umtauschraten für Währungen einzelner Länder in den "Experteneinstellungen" festzulegen. Dies hilft, Gebühren für den Geldwechsel und den Geldtransfer zu reduzieren, wenn Sie z. B. mit Banken in verschiedenen Ländern mit unterschiedlichen Währungen arbeiten. Auf diese Weise können Sie potenziell wesentliche Kosten bei Überweisungen sparen.

Im nächsten Abschnitt "Rechnungserstellung und Steuern" ("Invoices and Taxes") legen Sie fest, ob die Preise ohne Steuern, als Bruttobeträge (MwSt. bereits enthalten) oder als Nettobeträge mit separat ausgewiesener MwSt. angegeben werden. Sie können den Teilnehmern die Möglichkeit geben, ihre Rechnungen nach erfolgter Anmeldung herunterzuladen und selbst auszudrucken. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, die Rechnungen als Seriendruck auszugeben und den Teilnehmern dann später zuzusenden oder während der Veranstaltung auszuhändigen:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Seriendruck für Rechnungen 
Overview => User and Participant Management => Bulk Printing of Invoices

Wenn Sie die Funktion "Vorläufige Rechnungen ausstellen?" ("Issue Pro Forma Invoices?") aktivieren, wird die Rechnung bis zum Zahlungseingang in ConfTool oder bis zur erfolgten Teilnahmebestätigung als vorläufige (Pro-Forma-) Rechnung ohne Rechnungsnummer erstellt. Dies ist ratsam, wenn Sie viele "Scheinanmeldungen" befürchten, (z. B. wenn Personen so an ein Einreisevisum für Ihr Land gelangen möchten), aber auch, wenn Sie die Rechnungen erst beim Zeitpunkt des Zahlungseinganges ausstellen möchten. Sie können die Rechnungsnummer den Anforderungen Ihrer Buchhaltung anpassen, indem Sie ihr ein Präfix voranstellen und die Anzahl der Ziffern sowie die erste Rechnungsnummer festlegen.

Im nächsten Abschnitt "Zahlungsquittungen" kann den Teilnehmern nach Zahlungseingang der Zugriff auf eine Zahlungsbestätigung im ConfTool-System gewährt werden. Alternativ können Sie auch einen Sammelausdruck aller Quittungen in einem Arbeitsgang erstellen und diese dann per Post versenden oder auch vor Ort am Registrierungsschalter der Konferenz aushändigen:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Seriendruck für Quittungen
Overview => User and Participant Management => Bulk Printing of Payment Receipts

Im letzten Abschnitt "Optionen für die Online-Teilnehmerliste" ("Participant List Options") kann eine Online-Teilnehmerliste aktiviert werden. Diese Option gibt Teilnehmern nach ihrem Log-In die Möglichkeit, sich einen Überblick über die anderen Teilnehmer zu verschaffen, die der Veröffentlichung in der Online-Liste zugestimmt haben. Die Teilnehmer können nach ihrem Log-In auf diese Liste zugreifen. Zudem können die Organisatoren die maximale Anzahl an Zeichen für das Namensschild festlegen, falls Sie als Organisator den Teilnehmern selbst die Eingabe der Details für das Namensschild überlassen wollen. Diese Daten stehen ebenfalls im Bereich "Daten-Export" zur Verfügung.
Übersicht => Daten Im- und Export => Daten-Export 
Overview => Data Import and Export => Export Data

Abbildung 8 - Haupteinstellungen Teilnehmerverwaltung - Zum Vergrößern bitte anklicken

2.2 Einstellungen der Zahlungsoptionen

Auf dieser Seite können die Zahlungsmöglichkeiten konfiguriert werden. Bitte beachten Sie aber, dass die ConfTool GmbH selbst keine Abrechnungsdienstleistungen anbietet. Sie sind also für die Einrichtung eines Bankkontos zur Abwicklung Ihrer Veranstaltung, für die Eröffnung eines Händlerkontos ("Merchant Account") bei einem Finanzdienstleister ("Acquirer") oder für die Einrichtung eines PayPal-, Stripe- oder Skrill-Kontos selbst verantwortlich, sofern Sie für Ihre Veranstaltung Kreditkartenzahlungen benötigen.

Sie können jederzeit die verfügbaren Zahlungsoptionen aktivieren oder deaktivieren. Sie können Zahlungsoptionen auch nur für Administratoren aktivieren, sofern sie nur im Backend verfügbar sein sollen. Wenn die Teilnahme an der Veranstaltung kostenpflichtig ist, müssen Sie mindestens eine Zahlungsoption anbieten. Es stehen folgende Verfahren zur Verfügung.

  • Barzahlung (bei Ankunft am Registrierungsschalter) [Payment by cash (at the conference registration desk)]: Denken Sie daran, ausreichend Wechselgeld (kleine Scheine sowie Münzgeld) bereitzuhalten, wenn Sie diese Möglichkeit anbieten möchten. Bedenken Sie aber auch, dass diese Zahlungsoption eine größere Anzahl von Teilnehmern dazu verleiten könnte, trotz Anmeldung nicht zu erscheinen. Wir empfehlen deshalb, Barzahlung nur während eines kurzen Zeitraumes (z. B. 1-2 Wochen) vor Veranstaltungsbeginn zu ermöglichen.
  • Zahlung per Scheck-Einreicher (Payment by check / cheque) ist in einigen Ländern (UK, USA, CA) noch recht verbreitet und kann eine preiswerte Alternative für nationale Teilnehmer sein. Internationale Scheckabwicklungen sind jedoch üblicherweise mit hohen Gebühren von mindestens 20,00 € bis 30,00 € verbunden.
  • Der Zahlungsdienstleister PayPal kann für mehrere Zahlungsmethoden genutzt werden und ermöglicht es den Organisatoren in vielen Ländern, auch Kreditkartenzahlungen zu empfangen. Das Modul zur Verknüpfung von ConfTool mit PayPal (Payment via PayPal) ist in ConfTool Pro bereits enthalten. Bitte beachten Sie, dass Sie ein PayPal-Geschäftskonto eröffnen müssen. Das Konto ist kostenfrei, aber die üblichen PayPal-Gebühren fallen an (ca. 1,9 % bis 3,9 % pro Transaktion). Bitte informieren Sie sich auf der folgenden Seite, bevor Sie sich für PayPal als Zahlungsmethode entscheiden: Konfiguration von PayPal für ConfTool Pro
  • Zahlung via Stripe: Mit Stripe können Sie Online-Kreditkartenzahlungen (Visa, Mastercard, etc.) von Teilnehmern weltweit empfangen. Hierfür müssen nur die Organisatoren ein Stripe-Konto eröffnen. Stripe verlangt keine Gebühren für die Einrichtung oder Führung des Kontos, aber wie üblich werden Gebühren pro Transaktion erhoben (diese hängen von Ihrem Standort ab, etwa 1,9% - 3,6%, zuzüglich ca. 30 Cent pro Transaktion). Weiterführende Informationen finden Sie auf dieser Seite: Anbindung des Zahlungsdienstes Stripe an ConfTool Pro.
  • Zahlung via Skrill (früher: "Moneybookers"): Skrill ist ein weiterer Online-Zahlungsdienstleister mit dem der Empfang von Kreditkartenzahlungen möglich ist. Dieses Zahlungsmodul ist bereits in ConfTool Pro enthalten. Teilnehmer müssen extra ein Konto bei Skrill anlegen, wenn Sie noch nicht bereits über eines verfügen. Es fallen monatliche Gebühren für die Benutzung des Gateways an, ebenso wie die üblichen Gebühren pro Transaktion (diese hängen von Ihrem Standort ab, etwa 2,4% - 3,9%, zuzüglich ca. 25 Cent pro Transaktion). Auf dieser Seite finden Sie weitere Informationen auf Englisch: How to Configure Skrill (Moneybookers) for ConfTool Pro.
  • Zahlung via Sofort Banking / Sofort Überweisung: Mit dieser Internet-basierten Zahlungsmethode können Teilnehmer aus einigen europäischen Ländern bezahlen. Dazu geben diese ihre Online-Banking Daten inklusive eines TAN in ein sicheres Zahlungsformular ein. Das Geld wird dann direkt auf Ihr Bankkonto überwiesen. Für die Bereitstellung und für jede Transaktion fallen Gebühren an. Dieses Zahlungsmodul ist bereits in ConfTool Pro integriert. Bitte lesen Sie für weitere Informationen auf dieser Seite weiter: Konfiguration von "SOFORT Überweisung" für ConfTool Pro.
  • Banküberweisung (Wire / Bank Transfer): Diese Zahlungsoption ist in den meisten Ländern die günstigste und sicherste Methode, und wir empfehlen sie immer dann, wenn Organisator und Teilnehmer der Veranstaltung überwiegend aus demselben Land stammen oder aber Organisator und Teilnehmer aus einem EU-Mitgliedsland kommen.
  • Um als Veranstalter Kreditkartenzahlungen (Payment by Credit Card) entgegennehmen zu können (nachfolgend werden drei Möglichkeiten spezifiziert), benötigen Sie ein Händlerkonto bei einer Bank oder einem Finanzdienstleister (kurz "Acquirer" genannt), der für Sie diese Transaktionen durchführt. Erläuterungen hierzu finden Sie unter dem Link: Hinweise zur Annahme von Kreditkartenzahlungen.

    • Elektronische Online-Abrechnung mithilfe eines E-Commerce-Gateways (Online Payment via a Credit Card Gateway): Um es Ihren Teilnehmern zu ermöglichen, Zahlungen online durchzuführen und die ausgeführten Zahlungen automatisch im ConfTool-System zu vermerken, benötigen Sie zusätzlich ein Gateway-Konto bei einem sogenannten "Payment Service Provider". Viele Acquirer bieten dieses Konto im Paket mit dem Kartenakzeptanzvertrag (bzw. Händlerkonto) an, z. B. als so genannte "E-Commerce-Zahlung". Für ConfTool Pro bieten wir Module für die Verwendung von mehr als 25 verschiedenen E-Commerce-Gateways an. Bitte beachten Sie, dass wir hierfür eine zusätzliche Gebühr für Lizenz, Installation und Konfiguration dieses Moduls berechnen und Sie sich selbst um den Kartenakzeptanzvertrag und das Gateway-Konto bei einem Payment Service Provider kümmern müssen.
    • Kreditkarteninformationen per Fax-Formular von den Teilnehmern abfragen (Send Fax With Payment/Credit Card Details): Bei dieser Methode ist keine Online-Datenspeicherung von Kreditkartendaten erforderlich, und Sie erhalten außerdem eine vom Teilnehmer unterschriebene Anmelde- und Zahlungsbestätigung. Sie müssen die Zahlungen dann allerdings manuell abwickeln, um das Geld über Ihren Acquirer zu erhalten.

  • Weitere Zahlungsmöglichkeiten (Extra Payment Options): Nach dem Aktivieren der Experteneinstellungen besteht die Möglichkeit, bis zu drei weitere Zahlungsmöglichkeiten mit eigenem Text zu definieren. Sie können so z.B. einen Link zu einem Bezahlungssystem Ihrer Organisation anbieten oder die Teilnehmer informieren, dass sie eine Rechnung mit den Zahlungsmodalitäten per Post erhalten werden.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Online-Kreditkartenzahlung oder PayPal, Stripe, Skrill oder SOFORT einzusetzen, erscheint nach erfolgter Registrierung ein Link zu Ihrem gewählten Online-Zahlungsdienst. Hier geben die Teilnehmer ihre Zahlungsdetails ein, die dann elektronisch weiterverarbeitet werden. Zahlungen, die über solche externen Zahlungssysteme erfolgen, werden in der Regel automatisch in der Liste aller Zahlungseingänge im ConfTool-System erfasst und Rechnungen der Teilnehmer werden als bezahlt gekennzeichnet.

Für alle Offline-Zahlungsmethoden müssen Sie als Organisator den Zahlungseingang manuell ins System eingeben. Nachdem Sie die Zahlung als erfolgt vermerkt haben, erhält der entsprechende Teilnehmer automatisch eine Zahlungsbestätigung per E-Mail zugesandt.

Der Bereich "Aktualisieren der Zahlungsweise durch den Benutzer" ("Payment mode update by users") erlaubt es den Teilnehmern, ihre bevorzugte Zahlungsweise nach Abschluss der Anmeldung zu ändern. Um als Organisator besser den Überblick zu behalten, raten wir eher dazu, diese Option nicht zu aktivieren bzw. solche Änderungen nur auf Anfrage und durch die Administratoren bzw. Organisatoren vornehmen zu lassen.

Abbildung 9 - Zahlungsoptionen - Zum Vergrößern bitte anklicken

2.3 Teilnehmergruppen, Zeitrabatte und Mehrwertsteuersätze

Fahren Sie mit dem Konfigurieren der Teilnehmergruppen, Zeitrabatte und Mehrwertsteuersätze fort.

"Zeitrabatte" (Manage Time Discounts): In diesem Abschnitt lassen sich verschiedene Zeiträume mit unterschiedlichen Preisen einrichten. Sie können z. B. einen Frühbucherrabatt (Early Bird Discount) festlegen, wenn die Anmeldung vor einem bestimmten Zeitpunkt erfolgt, den regulären Preis für Anmeldungen für den folgenden Zeitraum bestimmen sowie für Anmeldungen vor Ort einen Zuschlag definieren. Die Anzahl der Zeitrabatte ist nicht begrenzt, Sie müssen jedoch mindestens einen Zeitrabatt erstellen; falls also kein Frühbucherrabatt gewährt werden soll, so definieren Sie einfach einen Preis "normale Anmeldung". Bitte beachten Sie, dass der Preis für den Teilnehmer - so ist es gängige Praxis - vom Zeitpunkt der Anmeldung und nicht vom Zeitpunkt der Zahlung bestimmt wird. Zahlt ein Teilnehmer hingegen nicht innerhalb des festgelegten Zeitraums (i.d.R. 4 Wochen), so sollten Sie dies anmahnen und ggf. die Gebühr erhöhen, indem Sie das Anmeldedatum anpassen.

Im Menüpunkt "Teilnehmergruppen (Status) bearbeiten" (Manage Participant Groups) können Sie verschiedene Teilnehmergruppen bzw. deren Status definieren. Teilnehmergruppen sind nützlich, um z.B. Studenten, Autoren oder Mitgliedern einer Organisation verschiedene Preise anbieten zu können. Dieses Feld kann auch dazu benutzt werden, nur bestimmten Gruppen - in Abhängigkeit des Status bzw. der Gruppenzugehörigkeit - die Möglichkeit zur Anmeldung an bestimmten Veranstaltungen zu gewähren. Ein Beispiel hierfür wären Rundtischgespräche für Forschungsgruppenleiter oder Praxis-Workshops für Teilnehmer aus dem nicht-universitären Umfeld. Für jede Gruppe lassen sich Codes definieren, die den Zugang zu der entsprechenden Gruppe schützen und eine Anmeldung für diese Gruppe nur Teilnehmern mit diesem Code erlauben.

Bitte beachten Sie:

  • Es ist üblicherweise ratsam, keine eigene Gruppe für die Begleitpersonen der Teilnehmer zu erstellen, da die Anmeldung einer Begleitperson generell im Rahmen der Anmeldung eines Tagungsteilnehmers erfolgen sollte. Wenn Sie also die Teilnahme von Begleitpersonen an Abendessen oder anderen Veranstaltungen anbieten möchten, richten Sie dies später im Menüpunkt "Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) verwalten" als zusätzliche Option ein.
  • Wenn Sie nur eine Teilnehmergruppe definieren, wird den Teilnehmern die entsprechende Seite "Teilnehmerstatus" beim Anmeldeprozess nicht angezeigt. Selbst wenn Sie für alle Teilnehmergruppen nur einen Preis anbieten oder die Konferenz insgesamt kostenlos ist, kann es durchaus sinnvoll sein, verschiedene Teilnehmerstatus zu erstellen. Sie können Teilnehmergruppen / Status zu statistischen Zwecken heranziehen oder hiermit besondere Optionen auf der folgenden Seite "Veranstaltungen und Artikel" der Teilnehmerregistrierung anbieten.

Im Abschnitt "Mehrwertsteuersätze" (VAT / GST Rates) können Sie die Mehrwertsteuersätze für Ihre Veranstaltung bestimmen. Bitte beachten Sie, dass der Mehrwertsteuersatz "0 %" nicht gelöscht werden kann; Sie müssen ihn aber nicht nutzen. Fügen Sie andere Mehrwertsteuersätze entsprechend Ihren Anforderungen hinzu. Wenn Sie für Ihre Veranstaltung keine Steuern berechnen müssen, können Sie diese Funktion unter dem ersten Punkt "Stammdaten für die Teilnehmerregistrierung" (Main Settings for Participant Registration) deaktivieren.

Abbildung 10: Zeitrabatte - Zum Vergrößern bitte anklicken
Abbildung 11: Teilnehmergruppen - Zum Vergrößern bitte anklicken
Abbildung 12: Mehrwertsteuersätze - Zum Vergrößern bitte anklicken

2.4 Preiskategorien verwalten

Definieren Sie für jede Veranstaltung oder jeden Artikel des Teilnahmeregistrierungsformulars, welches einen eigenen Preis hat, eine "Preiskategorie" (Price Category). Die Preiskategorie ist eine den Preisen übergeordnete Ebene und für die Teilnehmer als solche nicht sichtbar. Beispiele: Sie möchten die gesamte Konferenz mit einer Gesamtgebühr für die Teilnahme abrechnen. Es gibt verschiedene Teilnehmergruppen (z. B. Studenten, Experten und wissenschaftliche Mitarbeiter) sowie verschiedene Zeitrabatte (z. B. Frühbucher, normale Registrierung), so dass eine Tabelle mit unterschiedlichen Preisen entsteht. Für diese Tabelle benötigen Sie nur eine Preiskategorie "Konferenzgebühr", die aus den verschiedenen Preisen (je einem pro Teilnehmergruppe und Zeitrabatt) besteht. Wenn Ihre Konferenz jedoch mehrere Tutorien mit zwei verschiedenen Preisen vorsieht (ganztägigesTutorium, halbtägiges Tutorium), müssen Sie hierfür zwei zusätzliche Preiskategorien definieren.

Die Preise müssen einzeln je Preiskategorie, je Teilnehmergruppe und je Zeitrabattzeitraum auf der Seite "Preise" (Prices) eingegeben werden (siehe unten). Die Preiskategorie "Ohne Kosten" ist bereits vorgegeben.

Ausführliche Erläuterungen zu diesem Thema finden Sie im ConfTool Support Forum.

2.5 Preise/Beträge

Wenn Sie alle Teilnehmergruppen, Zeitrabattzeiträume sowie Preiskategorien Ihrer Veranstaltung festgelegt haben, können Sie die "Preise" (Prices) für die entsprechenden Kombinationen eingeben. Wenn bestimmte Kombinationen von den Teilnehmern nicht auswählbar sein sollen, aktivieren Sie bitte die "Experten-Einstellungen" (Expert Settings) unten rechts auf der Seite und entfernen Sie die Häkchen neben den Kombinationen, die auf der Registrierung zur Teilnahme nicht angeboten werden sollen. Ein Beispiel hierzu finden Sie hier: Beispiele zur Konfiguration der Teilnehmerregistrierung.

Abbildung 13: Preismatrix - Zum Vergrößern anklicken

2.6 Veranstaltungs- / Artikelgruppen

"Veranstaltungs-/ Artikelgruppen" (Event / Item Groups) strukturieren die Optionen auf der Seite "Anmeldung zur Teilnahme: Veranstaltungen und Artikel" im Anmeldeformular. Zunächst dienen sie als Überschrift für Veranstaltungen oder Artikel, die zur selben Gruppe gehören. Innerhalb jeder Gruppe können Sie festlegen, wie viele Veranstaltungen oder Artikel vom Teilnehmer ausgewählt werden können. Sie können auch die Auswahl auf eine einzige Veranstaltung bzw. einen einzigen Artikel innerhalb jeder Gruppe beschränken (siehe Abbildung 14).

Bitte verwechseln Sie die Veranstaltungs-/ Artikelgruppen nicht mit den PreiskategorienVeranstaltungs-/ Artikelgruppen stehen nicht in direktem Zusammenhang mit den Preisen, sondern dienen primär zur Strukturierung / Organisation des Anmeldeformulars. Sie finden auf dieser Seite einige Beispiele mit Erläuterungen: Beispiele zur Konfiguration der Teilnehmerregistrierung.

2.7 Veranstaltungen / Artikel

"Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente)" (Events / Items) sind die Optionen, die im Registrierungsformular auf der entsprechenden Seite (Schritt 2 von 4 des Anmeldeprozesses) zur Auswahl angeboten werden.

Wenn Sie eine Veranstaltung bzw. einen Artikel neu anlegen, wählen Sie zunächst für dieses Element die passende Veranstaltungs-/Artikelgruppe aus. Die Optionen für die Veranstaltung bzw. den Artikel können von den Parametern der zugehörigen Veranstaltungs-/Artikelgruppe abhängen (z. B. die minimale und die maximale Auswahl.)

Geben Sie TitelDatumOrt und Zusatzinformation des Artikels bzw. der Veranstaltung ein. Die Teilnehmer erhalten dadurch bei der Buchung (und auf der Rechnung) alle notwendigen Informationen.

Im Bereich "Vorgaben für die Auswahl" (Choice Options) können Sie eine minimale bzw. maximale Anzahl sowie eine vorausgewählte Anzahl für jede Veranstaltung bzw. jeden Artikel einrichten. Die folgenden Optionen werden immer dann angeboten, wenn Sie vorher beim Punkt "Veranstaltungs-/Artikelgruppen bearbeiten" unter "Modus der Auswahl" die vorgegebene Option: "Normal: Alle Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) dieser Gruppe sind unabhängig" gewählt haben (siehe Abbildung 14).

Die wichtigsten Einstellungen sind dabei die folgenden:

  • Wenn Sie möchten, dass die Auswahl über eine "Checkbox" (Kontrollkästchen) erfolgen soll, setzen Sie "Minimale Auswahl" auf 0 und "Maximale Auswahl" auf 1. Die vorausgewählte Anzahl definiert den Ausgangswert dieses Feldes, sobald ein Teilnehmer diese Seite erreicht.
  • Wenn Sie möchten, dass eine Auswahlliste für die Anzahl dieses Formularelements zur Verfügung stehen soll, setzen Sie "Maximale Auswahl" auf einen Wert größer als 1. Wieder bestimmt die vorausgewählte Anzahl den Ausgangswert dieses Feldes, sobald ein Teilnehmer diese Seite erreicht.
  • Wenn Sie möchten, dass eine Veranstaltung bzw. ein Artikel verpflichtend sein soll, wie z. B. eine Haupt-Teilnehmergebühr für alle Tagungsteilnehmer, so setzen Sie sowohl die "Minimale Auswahl", die "Maximale Auswahl" als auch die "vorausgewählte Anzahl" auf 1.
  • Wenn Sie "Minimale Auswahl" und "Maximale Auswahl" auf 0 setzen, wird dieser Posten nur als beschreibender Text angezeigt und kann nicht ausgewählt werden.

Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie auch im ConfTool Support Forum.

Der Abschnitt "Preisoptionen" (Pricing) bietet Auswahlmöglichkeiten zum Preis und zum Berechnungsmethode des Preises dieser Veranstaltung bzw. dieses Artikels. Hier ist darauf zu achten, dass die richtige Preiskategorie und der richtige Mehrwertsteuersatz ausgewählt werden.

Im Feld "Berechnungsmodus" (Charging Mode) kann die Preiskalkulation beruhend auf dem Zeitpunkt oder der Zeitdauer einer Veranstaltung bestimmt werden. Wählen Sie eine für Sie relevante Option aus und legen Sie ein Anfangs- und Enddatum fest. Dies erlaubt Teilnehmern einen oder mehrere Tage innerhalb des festgelegten Zeitrahmens zu wählen, wobei die Veranstaltung pauschal, pro Tag oder pro Nacht berechnet werden kann. Diese Option ist nützlich, wenn Sie Hotelübernachtungen oder Tagestickets anbieten wollen.

Das "Zusätzliche Texteingabefeld" im Abschnitt "Weitere Optionen" sollte für zusätzliche Detailinformationen reserviert bleiben, da die Möglichkeiten zum Filtern, Limitieren, Aktualisieren und Exportieren von Informationen, die in dieses Feld eingegeben werden, beschränkt sind. Wir raten von daher ab, dieses Feld im Zusammenhang mit Veranstaltungen, wie z. B. Workshops oder Sitzungen, zu aktivieren. Man kann es aber gut einsetzen, um nach zusätzlichen Informationen, wie z. B. Essenswünschen für eine Abendveranstaltung, den Namen von Begleitpersonen oder den Erfahrungsniveaus von Tutoriumsteilnehmern zu fragen.

Auch zu diesem Thema können Sie im ConfTool Support Forum weitere Informationen finden.

Wenn ein Zahlenwert im Feld "Verfügbarkeit" (Maximum availability) ausgewählt wird, werden die Anmeldungen bis zu dieser Grenze gezählt und die Veranstaltung bzw. der Artikel automatisch als ausgebucht gekennzeichnet, sobald dieser Wert erreicht wurde.

Des Weiteren können Sie Veranstaltungen bzw. Artikel jederzeit "deaktivieren" oder "verstecken", d.h. sie werden normalen Benutzern nicht angezeigt. Deaktivierte Events werden weiterhin im Registrierungsformular angezeigt, sind jedoch als ausgebucht markiert. Um eine Veranstaltung auf dem Registrierungsformular komplett zu verstecken, ändern Sie bitte die Einstellung in "Visueller Stil des Events". Hinweis: Administratoren und Organisatoren haben weiterhin jederzeit Zugriff zu solchen deaktivierten oder versteckten Veranstaltungen, lassen Sie sich hierdurch nicht irritieren!

Abbildung 14: Beispiel Anmeldeformular - Zum Vergrößern anklicken

3. Tests

Es ist sehr wichtig, dass Sie alle Einstellungen und Preise des ConfTool-Moduls zur Teilnehmerregistrierung gründlich testen, bevor Sie die Anmeldung live schalten.

Für eine Vorschau, wie das gesamte Teilnehmeranmeldungsformular aussehen wird, rufen Sie bitte diese Seite auf:
Übersicht => Einstellungen => Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) verwalten
(Overview => Settings => Manage Events and Items)
Öffnen Sie das Aufklappmenü "Weitere Funktionen", das sich auf der rechten oberen Seite unterhalb der Navigationsleiste befindet und klicken Sie auf "Ändern von Teilnahmedaten". Ein neuer Reiter wird geöffnet in dem alle Eingabefelder und Formularelemente als Vorschau des Teilnehmeranmeldungsformulars abgebildet sind.

Erste Tests Ihrer Konfigurationsarbeiten können Sie von der "Liste aller Benutzer" aus durchführen.
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Benutzer
(Overview => User and Participant Management => List of All Users)
Klicken Sie hierzu einfach in der rechten Spalte "Aktion" auf "Teiln. anmelden" (Reg. Particip.), dann werden Ihnen alle Details / Optionen zur Registrierung des Teilnehmers auf einer Seite angezeigt. Solange Sie an den Einstellungen arbeiten, laden Sie diese Seite immer wieder im Browser neu, um die von Ihnen vorgenommenen Änderungen nachzuverfolgen.

Für einen realistischen Test nutzen Sie bitte den "Servicemodus" von ConfTool Pro. Im "Servicemodus" ist die Anmeldung und die Registrierung neuer Benutzer blockiert, nur Administratoren können sich einloggen. Um diesen Modus einzuschalten, gehen Sie auf:
Übersicht => Einstellungen => Grundlegende Stammdaten
(Overview => Settings => Main Setup)
... und dort zum Abschnitt "Wartungsmodus für ConfTool Pro". Hier können Sie den "Servicemodus" einschalten. Jetzt können Sie die Registrierungsphase aktivieren (siehe unten), ohne Gefahr zu laufen, dass normale Benutzer sich während dieser Zeit als Teilnehmer anmelden.

Um die Einstellungen zu überprüfen, sollten Sie mit einem Test-Benutzerkonto arbeiten, das keine Administratorenrechte hat. Benutzerkonten können Sie jederzeit hier einrichten: 
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Neues Benutzerkonto einrichten
(Overview => User and Participant Management => Create New User Account)

Um sich als einer der Testbenutzer einzuloggen, gehen Sie auf:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Benutzer
(Overview => User and Participant Management => List of All Users)
In der rechten Spalte "Aktion" klicken Sie nun bitte auf "Login als". Nun sind Sie als ein anderer Teilnehmer angemeldet und können die Registrierung zur Teilnahme aus Sicht eines regulären Teilnehmers testen.

Denken Sie daran, die Test-Teilnehmerregistrierungen sowie die Test-Benutzerkonten nach Beendigung der Tests wieder zu löschen.

Um die Test-Teilnehmeranmeldungen zu stornieren und zu löschen, gehen Sie auf die Teilnehmerliste:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Teilnehmer
(Overview => User and Participant Management => List of All Registrations for Participation)
Klicken Sie nun in der rechten Spalte "Aktion" auf "Abmelden". Wenn Sie dann unten auf der nächsten Seite unter "Status der Registrierung" auf die Option "Registrierung löschen und Teilnehmerdaten aus der Datenbank entfernen" klicken, wird die Teilnehmerregistrierung dauerhaft aus dem System entfernt.

Um danach auch die Test-Benutzerkonten zu löschen, gehen Sie auf die Liste aller Benutzer:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Benutzer
(Overview => User and Participant Management => List of All Users)
und klicken Sie in der rechten Spalte auf "Löschen".

Sie können die gelöschten Benutzer auch endgültig aus der ConfTool Datenbank entfernen. Wählen Sie hierzu:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung =>Gelöschte Benutzer aus der Datenbank entfernen
(Overview => User and Participant Management => Purge Deleted Users)

Damit Benutzer sich als Teilnehmer für eine Veranstaltung registrieren können, muss die Phase "Anmeldung zur Teilnahme an der Veranstaltung" aktiviert werden:
Übersicht => Einstellungen => Stammdaten für die Teilnehmeranmeldung
(Overview => Settings => Main Settings for Participant Registration)

Sie können den Zeitraum, in dem die Einrichtung eines Benutzerkontos in ConfTool möglich sein soll und den Zeitraum, in dem über ein Benutzerkonto die Registrierung zur Teilnahme an Ihrer Veranstaltung vorgenommen werden kann, unabhängig voneinander festlegen. Wenn Sie die Phase zur Einrichtung eines Benutzerkontos während der Phase der Teilnehmeranmeldung für Ihre Konferenz deaktivieren, können sich nur Benutzer, die bereits über ein ConfTool Benutzerkonto verfügen, zu Ihrer Konferenz als Teilnehmer anmelden.

Bitte vergessen Sie am Schluss Ihrer Tests nicht, den "Servicemodus" wieder auszuschalten.