Konfiguration von PayPal für ConfTool Pro

Inhalt
1. Hochstufen des PayPal-Kontos
2. Konfiguration des PayPal-Kontos
3. Konfiguration von ConfTool zur Nutzung mit PayPal

Um PayPal mit ConfTool Pro verwenden zu können, benötigen Sie ein normales, verifiziertes PayPal-Konto, das sie zu einem "Geschäftskonto" hochstufen lassen. Informationen zur Erstellung eines Kontos finden Sie auf den PayPal-Seiten. Sie sollten beim Erstellen natürlich auch ein Referenz-Girokonto für die spätere Überweisung Ihrer Eingänge angeben.

Wir möchten Sie bei der Gelegenheit darüber informieren, dass PayPal für gemeinnützige Organisationen ein "Charity-Geschäftskonto" anbietet, bei dem niedrigere Gebühren erhoben werden. Als Nachweis verlangt PayPal einen Beleg für die Steuerbefreiung (Freistellungsbescheid), die Anmeldung der Organisation als gemeinnütziger Verein oder als Wohltätigkeitsorganisation. Weitere Informationen zur Beantragung eines "Charity-Geschäftskontos" sind auf der PayPal-Website verfügbar.

Eine "Gebührenaufstellung" ist ebenfalls auf der Website verfügbar.

Folgende Schritte sind notwendig, um Ihr PayPal-Konto mit ConfTool Pro zu verwenden. Bitte beachten Sie, dass die dargestellten Optionen je nach Land etwas variieren können.

1. Hochstufen des Kontos

Als erstes müssen Sie (falls noch nicht geschehen) Ihr PayPal-Konto zu einem Geschäftskonto hochstufen. Bitte beachten Sie, dass dies in einigen Ländern Einfluss auf die Gebühren von PayPal für den Zahlungsempfänger (siehe PayPal Gebühren) haben kann.

Zum Hochstufen des Kontos gehen Sie bitte auf die Hauptseite Ihres Kontos und klicken Sie auf "Auf Geschäftskonto hochstufen" (Abbildung 1).

Sie werden nun durch mehrere Seiten geführt. Als erstes müssen Sie festlegen, ob Sie ein neues Geschäftskonto eröffnen oder ein Privatkonto hochstufen wollen. (Abbildung 2). Falls Sie mit Ihrem bestehenden Konto Zahlungen empfangen wollen und es bereits mit dem Bankkonto Ihrer Konferenz verbunden ist, wählen Sie bitte "Hochstufen", falls Sie ein komplett neues Konto einrichten wollen, wählen Sie bitte "Neues Konto eröffnen".

Tragen Sie auf den folgenden drei Seiten weitere Angaben zu Ihrer Organisation und Ihrer Person ein (Abbildungen 3,4 und 5). Sobald Sie diese Informationen eingegeben haben, werden Sie auf die Seite "Geschäftskonto einrichten" geleitet. Hier können Sie festlegen, wie Sie Zahlungen empfangen wollen. Damit Teilnehmer über ConfTool die Zahlung durchführen können, wählen Sie bitte die Option "Auf Ihrer Website" (Abbildung 6).

Fahren Sie fort und wählen Sie die Option "Mit PayPal (Basis, Starter oder Express) als zusätzliche Zahlungslösung" (Abbildung 7). PayPal PLUS ist bislang noch nicht in ConfTool integriert. Wir denken derzeit nicht, dass die wenigen Vorteile von PayPal Plus die zusätzlichen Kosten rechtfertigen.

Für die Einrichtung von PayPal zusammen mit ConfTool wählen Sie bitte nun "Option A Wählen Sie eine E-Commerce-Lösung, bei der PayPal bereits integriert ist." Eine Schnittstelle zu PayPal wurde bereits in ConfTool integriert. Führen Sie im Folgenden die Schritte durch, wie sie im Kapitel 2 dieser Anleitung beschrieben sind (Abbildung 8).

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihr Konto verifizieren müssen, um Zahlungen zu empfangen. Weiterhin wird man einen Identitätsnachweis von Ihnen (als Fax oder hochgeladenes Dokument) verlangen, wenn Sie insgesamt Zahlungen von über € 1.000,- empfangen oder Ihr Unternehmen als bestimmte Geschäftsform, z.B. als GmbH, eingetragen ist. Diese Nachweise muss PayPal - wie jede andere Bank auch - aufgrund von EU-Geldwäschegesetzen einfordern.

Zur Erhöhung der Transparenz der Transaktionen für die Teilnehmer müssen Sie im nächsten Schritt Ihre Kundenservice-Informationen für Ihre Kunden eingeben. Seien Sie beim Eintragen dieser Daten besonders aufmerksam: Diese werden den Teilnehmern bei den Transaktionen angezeigt.

Um das Zahlungslimit zu erhöhen bzw. aufzuheben (der Maximalbetrag ist je nach Land unterschiedlich), gehen Sie bitte zu:
Tools => Geschäftskonto einrichten
… und klicken Sie auf "Limits aufheben" (Abbildung 11). Erhöhen Sie nun das Limit, indem Sie auf der folgenden Seite das bestehende Empfangslimit auswählen und auf "Limits aufheben" klicken.   Im nächsten Schritt werden Sie aufgefordert, weitere Unterlagen zur Verifizierung hochzuladen oder zu faxen.

Abbildung 1: Auf Geschäftskonto hochstufen Schritt 1 - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 2: Auf Geschäftskonto hochstufen Schritt 2 - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 3: Auf Geschäftskonto hochstufen Schritt 3 - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 4: Auf Geschäftskonto hochstufen Schritt 4 - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 5: Auf Geschäftskonto hochstufen Schritt 5 - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 6: Geschäftskonto einrichten Schritt 6 - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 7: Geschäftskonto einrichten Schritt 7 - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 8: Geschäftskonto einrichten Schritt 8 - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 9: Geschäftskonto einrichten Schritt 9 - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 10: Geschäftskonto einrichten Schritt 10 - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 11: Limits aufheben - Zum Vergrößern anklicken
 

2. Technische Konfiguration des PayPal-Kontos

In Ihrem PayPal-Konto sind mehrere Einstellungen für die Nutzung mit ConfTool Pro vorzunehmen, die im Folgenden aufgeführt werden:

Gehen Sie zur Seite:
Mein Konto => Mein Profil 
... und klicken Sie in der linken Spalte auf "Verkäufer / Händler".

Gehen Sie bitte in der rechten Spalte zum Abschnitt "Online verkaufen" (Abbildung 12).

  • Punkte, die im Folgenden nicht aufgeführt werden, sind aktuell nicht relevant.
  • "PayPal Buttons": nicht erforderlich.
  • "Abrechnungsname": Wählen Sie einen Namen nach Ihren Vorstellungen, der auch Ihren Kunden eine eindeutige Zuordnung der Zahlungen erlaubt. Dieser Name wird auf den Kreditkartenabrechnungen Ihrer Teilnehmer erscheinen.
  • "Benutzerdefinierte Zahlungsseiten": nicht erforderlich; wenn gewünscht, können Sie hier aber ein Logo und die Farben für den Kopf "Ihrer" PayPal-Zahlungsseite festlegen.
  • "Website-Einstellungen" (Abbildung 13):

    • Automatische Rückleitung: nicht relevant
    • Rückleitungs-URL: nicht relevant
      Sie können das Feld leer lassen (oder die Adresse Ihrer ConfTool-Installation angeben, z.B. www.conftool.net/conference/ ; die URL dient nur als Platzhalter, die richtige URL wird vom ConfTool-System automatisch gesetzt).
    • Übertragung der Zahlungsdaten: nicht relevant
    • Nicht verschlüsselte Website-Zahlung blockieren: Deaktiviert
    • PayPal-Konto nicht erforderlich: Aktiviert
    • Kontakttelefonnummer: Deaktiviert

  • "API-Zugriff": nicht relevant
  • "Rechnungsvorlagen": nicht relevant

Gehen Sie nun in der rechten Spalte zum Abschnitt "Zahlungen erhalten und meine Risiken verwalten" (Abbildung 14).

  • Punkte, die im Folgenden nicht aufgeführt werden, sind aktuell nicht relevant.
  • "Meine automatischen Zahlungen": nicht relevant
  • "Benachrichtigungen über Sofortzahlungen": nicht relevant
    Sie können das Feld "Benachrichtigungs-URL" leer lassen (oder als URL die Adresse Ihrer ConfTool-Installation angeben, z.B. www.conftool.net/conference/ ; diese URL dient nur als Platzhalter, die richtige URL wird vom ConfTool-System automatisch gesetzt).
  • "Zahlungen sperren" (Abbildung 15):

    • Zahlungseingänge in einer nicht unterstützten Währung zulassen: Nein, Zahlungen ablehnen (empfohlen)
    • Doppelte Zahlungen vermeiden: Ja
    • Folgende Zahlungen ablehnen: Keine Eingabe erforderlich
    • Zahlungen von minderjährigen Inhabern von Schülerkonten sperren: Ja (empfohlen)

  • "Kundenservice-Mitteilung": Hier können Sie eine zusätzliche Mitteilung an die Teilnehmer verfassen. Normalerweise nicht erforderlich.

Es folgt in der rechten Spalte der Abschnitt "Weitere Verkaufstools" (Abbildung 16).

  • "Einstellungen für verschlüsselte Zahlungen": Website-Zahlungszertifikate: Deaktiviert
  • "Sprachliche Kodierung von PayPal-Buttons": Westeuropäische Sprachen (empfohlen)
  • "Verkäufer-Aktivitätszähler": nicht erforderlich

3. Konfiguration von ConfTool Pro zur Nutzung mit Ihrem PayPal-Konto

Um ConfTool Pro mit PayPal nutzen zu können, müssen Sie auch in ConfTool einige Parameter eintragen (Abbildung 17). Gehen Sie hierfür als Administrator zur Seite: 
Übersicht => Einstellungen => Einstellungen der Zahlungsoptionen 
Overview => Settings => Manage Payment Options

  • Setzen Sie "Aktiviere PayPal im ConfTool" auf "Ja".
  • Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres PayPal-Kontos ein.
  • Überprüfen Sie den Währungscode für die PayPal-Buchungen. Es muss der offizielle 3-stellige ISO-Code eingegeben werden. Bitte beachten Sie, dass die Währung mit der Hauptwährung im ConfTool-System übereinstimmen muss und dass Sie in der Regel nur Zahlungen in Ihrer nationalen Währung über PayPal empfangen können.

Das sollte es gewesen sein. Testen Sie dennoch unbedingt die Konfiguration mit einer kleineren PayPal-Zahlung aus dem ConfTool-System. Sollten Sie auf Probleme stoßen (da beispielsweise PayPal mal wieder etwas geändert hat), benachrichtigen Sie uns bitte unter service@contool.net.

Falls Sie weitere Tests in der PayPal Sandbox-Umgebung durchführen wollen, aktivieren Sie bitte die Experten-Einstellungen am unteren Rand der Seite (Zahnrad) und ändern Sie entsprechend die Option "Test-Modus: Benutze PayPal Sandbox". Normalerweise werden Sie diese Option aber nicht benötigen.

Zum Abschluss ein paar persönliche Kommentare zu PayPal:

  • PayPal lässt sich gut für Kreditkartenzahlungen nutzen. Sie haben aber kein richtiges "Kreditkarten-Händlerkonto", d.h. auf dem Bankauszug des Kunden erscheint PayPal als Zahlungsempfänger und nicht Ihre Organisation.
  • Seit Juni 2017 müssen Teilnehmer aus EU-Mitgliedsländern, Norwegen und der Schweiz für die Zahlung ein PayPal-Konto einrichten. Dieses Konto ist aber kostenlos und die Einrichtung geht sehr schnell, da die meisten Daten bereits aus dem ConfTool-System übermittelt und im Formular vorausgefüllt werden.
  • Für die meisten anderen Länder benötigt die zahlende Person kein eigenes PayPal-Konto. Die Anzahl solcher "Gast-Zahlungen" ist allerdings in der Regel pro Kreditkarte auf 3 Transaktionen und einen Gesamtbetrag von 1500 Euro beschränkt. Die genauen Bedingungen hängen aber vom Land des Händlers und des Teilnehmers ab, wir haben leider keinen genaueren Infomationen.
  • Sollte die Kreditkarte eines Kunden bereits mit einem PayPal Konto verknüpft sein, so kann man diese Karte nicht mehr für Zahlungen ohne das Konto verwenden oder die Karte mit einem anderen Konto verknüpfen. Dies führt manchmal zu Problemen bei Kreditkarten von Firmen oder Organisationen, bei denen mehrere Personen mit derselben Karte zahlen möchten und ein Nutzer (versehentlich) die Karte mit seinem Konto verknüpft hat. Es erscheint dann die etwas irritierende Meldung "Die angegebene Kreditkarte kann für diese Zahlung nicht verwendet werden. Geben Sie eine andere Kreditkartennummer ein.
  • PayPal wird in folgenden Ländern unterstützt: PayPal - Zahlungen weltweit sicher senden und empfangen.
  • Die zulässigen Zahlungsmöglichkeiten (VISA, MasterCard, Lastschrift etc.) hängen von den Ländern der beteiligten Parteien ab, meist ist aber das Land des Kunden ausschlaggebend.
  • Unserer Meinung nach hat sich der Service von PayPal in den letzten Jahren deutlich gebessert, aber traditionelle Acquirer bieten dennoch häufig ein höheres Service-Niveau und schnellere Rückmeldungen. Oft bestehen die Antworten nur aus vorgefertigten Textbausteinen, oder wenn PayPal beispielsweise Ihr Konto "einfriert", um Ihre Identität zu überprüfen, kann es bis zu einer Woche dauern, bis das Konto wieder freigeschaltet ist. Greifen Sie in solchen Fällen zum Telefonhörer: Ein Gespräch mit einem Kundenbetreuer führt in vielen Fällen zügig zur Behebung des Problems.
  • Es kann sinnvoll sein, gleich zu Anfang ein zweites Konto einzurichten, damit Sie ein "Backup-Konto" haben, wenn das erste "inspiziert" wird. Es ist hingegen nicht einfach möglich ein zweites Konto einzurichten, wenn das erste bereits temporär deaktiviert ist; dies wird von PayPal bemerkt und unterbunden.
  • Zudem ist es sinnvoll, neben PayPal zusätzlich andere Zahlungsmöglichkeiten wie die Überweisung oder die Kreditkartenzahlung über Stripe anzubieten. Meist ist Stripe sogar günstiger als PayPal.
  • Wir haben in den letzten 5 Jahren von 2 Fällen gehört, bei denen PayPal temporär das Konto des Konferenzorganisators blockiert hat, da die Transaktionen als "riskant" eingestuft wurden. Dies lies sich aber in beiden Fällen durch einige Telefonate mit PayPal klären.
Abbildung 12: PayPal "Online Verkaufen"
Abbildung 12: PayPal "Online Verkaufen" - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 13: PayPal "Website-Zahlungsoptionen"
Abbildung 13: PayPal "Website-Zahlungsoptionen" - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 14: PayPal "Zahlungen erhalten"
Abbildung 14: PayPal "Zahlungen erhalten" - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 15: PayPal "Zahlungsempfang"
Abbildung 15: PayPal "Zahlungsempfang" - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 16: PayPal "Weitere Verkaufstools"
Abbildung 16: PayPal "Weitere Verkaufstools" - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 17: ConfTool Einstellungen für PayPal
Abbildung 17: ConfTool Einstellungen für PayPal - Zum Vergrößern anklicken