Datenexport aus der ConfTool-Pro-Installation für die Mobile App Whova

Die Firma Whova bietet eine App für KonferenzteilnehmerInnen an. Falls Sie diese App für Ihre Veranstaltung einsetzen möchten, können Sie den Datenexport Ihrer ConfTool-Installation und die Importfunktionen von Whova verwenden, um das Tagungsprogramm, die Liste der AutorInnen und die Liste der TeilnehmerInnen, die über ConfTool generiert wurden, nach Whova zu übertragen. Verwenden Sie dazu bitte die Excel-Dateien „Whova Agenda Template“ und „Whova Attendee List Template“, um die Angaben des Konferenzprogramms oder die Liste der TeilnehmerInnen aus ConfTool Pro nach Whova zu transferieren.

Übertragung des Veranstaltungsprogramms, der Liste der AutorInnen und die persönlichen Sitzungsprogramme Ihrer TeilnehmerInnen von ConfTool Pro nach Whova

ConfTool Pro bietet die Möglichkeit, Excel-Dateien zu erstellen, die alle benötigten Daten in einem Format beinhalten, das für das „Whova Agenda Template“ verwendet werden kann. Bei entsprechender Anwendung der Export-Funktionen können Sie eine Liste aller Konferenz-Sitzungen (des Tagungsprogramms) erstellen, bei der die dazugehörenden Präsentationen in separaten Zeilen direkt unter jeder Sitzung (in Whova „sub-sessions“ genannt) aufgeführt werden. Des Weiteren können Sie Angaben zu vortragenden Autoren und zu den Sitzungs-Moderatoren/Chairs (in Whova „speakers“ genannt) in die App exportieren und zudem die persönliche Agenda Ihrer Teilnehmer übertragen.

Im Wesentlichen sind drei Schritte notwendig, um den Datenimport durchzuführen:

  1. Export der Daten aus der ConfTool-Installation.
  2. Übertragung der Daten in die Excel-Datei „Whova Agenda Template“ und
  3. Import der Excel-Datei.

Um den Datenexport aus Ihrer ConfTool-Installation durchzuführen, gehen Sie bitte auf

Übersicht => Datenimport und -export => Datenexport

… und aktivieren die „Experten-Einstellungen“ (Zahnrad-Symbol ganz unten auf der Seite). Scrollen Sie dann zum Punkt „Exportiere formatiertes Konferenzprogramm (Whova-Format)“ und klicken dort auf den Radio-Button. Die voreingestellten Check-Boxen und Filter können so übernommen werden, um den erforderlichen Export durchzuführen.

Für das zweite Tabellenblatt der Whova-Import-Vorlage wählen Sie bitte in der ConfTool-Installation für den Datenexport „Index aller Autoren“ aus. Wählen Sie zugleich die Optionen „Personen gleichen Namens zusammenführen, auch wenn die E-Mail-Adressen oder die Benutzer-IDs unterschiedlich sind“ und „Sitzungsvorsitzende / Moderatoren zum Export hinzufügen“ aus. Setzen Sie außerdem den Filter „Annahmestatus“ auf „Alle Beiträge, die präsentiert werden und einer Sitzung zugewiesen wurden“, und den Filter „Autoren nach der Art ihrer Beteiligung filtern“ auf „Nur Autoren exportieren, die entweder als ‘Vortragende’ markiert oder als erster Autor aufgeführt sind“, um als Ergebnis einen Export zu erhalten, der sich für den Whova-Import verwenden lässt (siehe Bild 2).

Falls die Funktion  „Meine Agenda“ im ConfTool aktiviert ist, wählen Sie abschließend bitte „Exportiere teilnehmende Personen der Konferenzsitzungen (Meine Agenda Angaben)“, um die entsprechende Export-Datei zu erstellen (Bild 2).

Um die Excel-Datei „Whova Agenda Template“ herunterzuladen, loggen Sie sich bitte in Ihre Whova-Installation ein und wählen Sie Ihre Konferenz aus. Klicken Sie auf das Menü „Event Content“, und gehen Sie dann zum „Session Manager“ und dort auf den Button „Import/Export“. Wählen Sie von der Dropdown-Liste die Option „Import from Excel“(siehe Bild 3). Nun erscheint ein neues Fenster; klicken Sie dort auf den Link „Download Whova Agenda Template“ (Bild 4) und speichern Sie die Excel-Datei auf Ihrem Computer. Diese Datei muss für den Datenimport in Whova verwendet werden; das bedeutet, dass Sie nun Ihre Daten aus den drei ConfTool-Export-Dateien in diese Vorlage kopieren müssen.

Lassen Sie uns nun die Whova-Vorlage genauer anschauen. Diese hat drei Datenblätter (siehe Bild 5, unten). Anleitungen, Hinweise und Beispiele befinden Sie auf dem Datenblatt „Agenda“. Die anderen beiden Datenblätter sind für Daten der „Speaker“ bzw. das Datenblatt „Personalized“ für die individuellen Tagungsprogramme Ihrer Teilnehmer.

Fahren Sie nun damit fort, die durch Ihre zwei oder drei Exporte gewonnenen Daten in das Whova Agenda Template zu übertragen (Bild 5). Kopieren Sie dabei nicht die Spaltenbezeichnungen der Dateien aus dem ConfTool-Datenexport.

  1. Aus der mittels der Auswahl „Exportiere formatiertes Konferenzprogramm (Whova-Format)“erzeugten Excel-Datei kopieren Sie bitte die Daten aus den Spalten, die ebenfalls im Whova Agenda Template enthalten sind, und übertragen Sie diese Daten in die Spalten mit ähnlichen Bezeichnungen. Für die Vorlage werden Daten in den Spalten „Date“, „Time Start“, „Time End“ und „Session Title“ benötigt. Für die letztgenannte können Sie die ausgegebenen Daten aus den Spalten „session_title“ oder „sesstion_title_combined“ übertragen. Kopieren Sie zudem Daten für die Spalten „Room/Location“, „Description“, „Speakers“ (bitte verwenden Sie hier die Spalte “speakers_presenters_chairs” aus der Datenquelle), „Authors“ und „Session or Sub-Session (Sub)“.
  2. Die vom Export „Alle Autoren mit Beiträgen“ erzeugten Daten aus Ihrer ConfTool-Installation können Sie in das Datenblatt „Speaker“ kopieren. Übertragen Sie dabei erneut die Daten der entsprechenden Spalten. Verwenden Sie dabei bitte die Daten aus der ConfTool-Spalte „fullname“ für die Spalte „Name“ in der Whova-Vorlage; die Daten aus den Spalten „email“ bzw. „organisation“ sollten in die Spalten mit den Bezeichnungen „Email“ bzw. „Affiliation“ kopiert werden (Bild 6). Für die Spalte „Bio“ können Sie die Daten aus dem Feld „CV“ des ConfTool-Datenexports verwenden.
  3. Falls die Funktion „“Meine Agenda“ in ConfTool Pro aktiviert ist, können auch die individuellen Sitzungsprogramme der Teilnehmer aus dem Datenexport „Exportiere teilnehmende Personen der Konferenzsitzungen (Meine Agenda Angaben )“ kopiert und in die entsprechenden Spalten des Datenblatts „Personalized“ übertragen werden. Aus der durch den Datenexport generierten Tabelle kopieren Sie die Daten bitte aus den Spalten „email_unrepeated“ sowie „session_title“ oder „session_title_combined“ (bitte vergewissern Sie sich, dass die Daten identisch sind mit denen, die Sie im Datenblatt „Agenda“ in die Spalte „Session Title“ kopiert haben), und übertragen sie diese Daten in die Spalten „Email“ bzw. „Session Title“ der Whova-Vorlage (Bild 7).

Zum Abschluss gehen Sie in Ihrem Whova-Konto erneut zu Ihrer Veranstaltung, wählen Sie dort den Menüpunkt „Event Content“, klicken Sie auf „Session Manager“ und dann erneut auf den Button „Import/Export“. Aus der Dropdown-Liste wählen Sie nun bitte „Import from Excel“ aus, wählen dann Ihre lokale Whova-Import-Datei, und laden diese in Ihrer Whova-Installation hoch (Bild 8). Bitte beachten Sie, dass der Import alle bisher bestehenden Daten des Programms Ihrer Veranstaltung überschreiben wird.

Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, überprüfen Sie bitte die entsprechenden Daten Ihrer Import-Datei. Die häufigste Fehlerquelle besteht darin, dass die Schreibweise der Namen vortragender Autoren und der Sitzungs-Moderatoren/Chairs in unterschiedlichen Sitzungen nicht einheitlich ist, aber im ConfTool-Export für die Liste der „speakers“ natürlich nur eine Schreibweise des Namens verwendet wird. Whova hat Probleme beim Verarbeiten solcher geringen Unterschiede bei Namen, und daher ist es notwendig, dass die Organisatoren die Namen der vortragenden Autoren und der Sitzungs-Moderatoren/Chairs manuell anpassen und durchweg einheitlich schreiben.

Übertragung der Liste der TeilnehmerInnen von ConfTool Pro nach Whova

Sie können TeilnehmerInnen entweder manuell hinzufügen oder als Liste hochladen. Öffnen Sie dazu die Registerkarte „Attendees“ und gehen Sie zu „Manage Attendees“.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Add an Attendee“, um einzelne TeilnehmerInnen händisch zu erstellen.

Wenn Sie mehrere TeilnehmerInnen in einem Durchgang als Liste hochladen wollen, dann klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Import Attendees“ (siehe Bild 9) und wählen Sie die Option „Import from an Excel file using Whova’s template“. Exportieren Sie im nächsten Schritt die Daten der TeilnehmerInnen aus ConfTool und kopieren Sie dann die Daten aus diesem Datenblatt in die Spalten „Full Name“, „Email“, „Company“ (wird in ConfTool „Organisation“ bezeichnet) und „Location“ (wird in ConfTool „Country“ bezeichnet) der Excel-Vorlage von Whova. Speichern Sie die Datei im xlsx-Format und klicken Sie im Anschluss auf „Import Excel File“, um die Liste im Whova-System hochzuladen.

Für weitere Informationen und Hinweise zum Import des Tagungsprogramms besuchen Sie bitte den Blog auf der Whova Website.