Erste Schritte - Hauptmodule und Grundkonzepte von ConfTool

Inhaltsverzeichnis
1. Grundlegende Einstellungen
2. Einstellungen für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess
3. Einstellungen für die Teilnehmerverwaltung
4. Testen der ConfTool-Konfiguration

Vielleicht ist dies die erste Konferenz, die Sie mit Hilfe von ConfTool organisieren? Unsere Software bietet eine große Vielfalt an Optionen und Einstellungsmöglichkeiten, um Ihnen die passende und individuell auf Ihre Veranstaltung zugeschnittene Unterstützung zu liefern. Wie fangen Sie am besten an? Diese Einführung soll Sie mit den Grundkonzepten und Modulen von ConfTool vertraut machen. Sie bietet Ihnen eine allgemeine Anleitung dafür, wie Sie das System für Ihre Veranstaltung passend einrichten und wie Sie anschließend testen können, ob Ihre Konfigurationen auch den Erfordernissen Ihrer Veranstaltung entsprechen.

Die meisten Einstellungen können auch noch angepasst werden, wenn das System bereits im produktiven Einsatz ist. Wir empfehlen aber dringend, Ihre Einstellungen so weit wie möglich vor der Freischaltung abzuschließen und zu testen, da Anpassungen im "laufenden Betrieb" zusätzliche Arbeit für Benutzer und Organisatoren nach sich ziehen können. Nähere Erläuterungen hierzu folgen später.

Der Konfigurationsablauf besteht im Wesentlichen aus drei Teilen: den Haupteinstellungen, dem Modul für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess und dem Modul für die Anmeldung, Verwaltung und Abrechnung der Teilnehmer. ConfTool Pro kann entweder nur mit dem Modul für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess oder nur dem Modul für die Anmeldung, Verwaltung und Abrechnung der Teilnehmer oder auch mit beiden Modulen installiert werden. Die Haupteinstellungen sind jedoch immer Bestandteil einer Installation von ConfTool Pro.

ConfTool Pro lässt sich in den meisten Bereichen einfach und unkompliziert konfigurieren. Wir empfehlen, die einzelnen Abschnitte im Bereich "Einstellungen" ("Settings") Schritt für Schritt von oben nach unten durchzuarbeiten und die entsprechenden Änderungen an den Einstellungen sukzessive vorzunehmen. Sollte Ihnen die Bedeutung einer der angebotenen Einstellungsoptionen nicht verständlich sein, ist es zumeist ratsam, die Voreinstellungen zu übernehmen.

Bitte beachten Sie jedoch, dass Bilder, Logos und Farben des Systems nicht im Bereich "Einstellungen" verändert werden können, da diese bereits während des Installationsprozesses definiert werden. Wenn Sie für diesen Teil des Systems nachträglich Änderungen wünschen (z. B. ein neues Logo für die Rechnungsformulare), wenden Sie sich bitte an die Person, die das System installiert hat.

Abbildung 1: Struktur der Einstellungsseite von ConfTool Pro - Zum Vergrößern bitte Anklicken

1. Grundlegende Einstellungen

Legen Sie zuerst die Hauptparameter für Ihre Veranstaltung fest. Im Bereich "Veranstaltungsdaten" leitet Sie der Menüpunkt "Grundlegende Stammdaten" durch eine Reihe von Eingabefeldern, die ausgefüllt werden müssen. Diese beinhalten z. B. Name, Ort und Datum der Konferenz, Angaben zum Impressum, zu E-Mail-Adressen sowie zur Zeitzone. Üblicherweise sind die meisten dieser Parameter während des Installationsprozesses bereits eingerichtet worden.

Innerhalb des nächsten Menüpunktes "E-Mail Einstellungen" lassen sich grundlegende E-Mail Parameter, wie z. B. Name und Adresse des E-Mail Absenders oder auch eine „Reply-To“-Adresse einstellen. Sie können verschiedene Einstellungen für Bestätigungs-E-Mails, die durch das System automatisch verschickt werden, vornehmen und z. B. auch definieren, welche Arten von Bestätigungs-E-Mails verschickt werden sollen und ob Sie als Organisator Kopien hiervon erhalten möchten. Änderungen an diesen Einstellungen sind jederzeit möglich.

In "Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung" bestimmen Sie, in welchen Zeiträumen die unterschiedlichen Funktionen von ConfTool aktiviert sein sollen (siehe auch Dokus für Organisatoren: "Die Phasen der Konferenzvorbereitung").

Unter "Texte und Formulierungen" ("Wording and Phrases") können Sie alle Texte und Formulierungen Ihrer ConfTool-Installation anpassen (siehe auch Dokumentation zur Konfiguration: "HTML Grundlagen").

In "Einstellungen für die Registrierung und Verwaltung von Benutzern" geht es um grundlegende Optionen für die Anmeldung von Benutzern im ConfTool System. Sie können einstellen, welche der Standardfelder verpflichtend und welche freiwillig ausgefüllt werden sollen, außerdem können Sie Anreden und Titel sowie Länder und Nationalitäten aktualisieren. In den Untermenüs dieser Option gibt es weitere Einstellungsmöglichkeiten, wie z. B. die Gewährung spezieller Benutzerrechte für Frontdesk-Benutzer oder Chairs sowie Einstellungen zur Registrierung von Interessenten ("potenziellen Teilnehmern") an der Veranstaltung.

2. Einstellungen für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess

Gute Vorträge sind das Rückgrat einer erfolgreichen Konferenz. Das Modul für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess unterstützt den Auswahlprozess der am besten geeigneten Beiträge für Ihre Veranstaltung. Bei der Einrichtung dieses Moduls entscheiden Sie darüber, in welcher Form die Teilnehmer ihre Beiträge einreichen sollen (Art des Beitrags, Format, etc.) und wie sie von den Gutachtern oder Programmkomiteemitgliedern bewertet werden sollen. Diese Konfiguration besteht aus zwei Bereichen.

Im ersten Bereich "Konferenz-Tracks, Beitragstypen und Themen" können Sie die Hauptparameter für die Einreichung von Beiträgen in ConfTool durch Autoren definieren. Im ersten Menüpunkt "Einstellung für die Einreichung von Beiträgen" können Bedingungen für Einreichungen, z. B. die maximale Anzahl von Einreichungen pro User und die Voreinstellungen für Uploads von Beiträgen festgelegt werden. Der Menüpunkt "Themen verwalten" kann in mehrerlei Hinsicht wichtig für die Verwaltung Ihrer Konferenz sein: Themen können für die Zuordnung von Einreichungen zu einzelnen Gutachtern oder als Hilfe für die Strukturierung des Tagungsbands dienen. Im Menüpunkt "Konferenz-Tracks / Beitragstypen" legen Sie die Art des Beitrags (z. B. Poster, Full Paper, Round Table) oder Konferenz-Tracks (falls das Track-Chair-Modul installiert ist) und die entsprechenden Details zu den jeweiligen Anforderungen fest (z. B. bezüglich Eingabemöglichkeiten für das Abstract, Anzahl und Art der Datei-Uploads, gesonderte Deadlines).

Der zweite Bereich "Einstellungen für die Beitrags- und Gutachtenverwaltung des ConfTools" regelt die Einstellungen der Hauptparameter des Begutachtungsprozesses. Im Menüpunkt "Haupteinstellung für die Begutachtungsfunktionen" können Sie festlegen, wie das System Interessenskonflikte erkennen, ob die Funktion "Metagutachten" aktiviert werden, es eine "Erwiderungsphase" (Rebuttal-Phase) für Autoren geben soll, und auf welche Art und Weise die Gutachter miteinander diskutieren können. "Gewichtungsfaktoren für die Gutachten" legt die Art der Berechnung der Gesamtpunktzahl für das Gutachtenformular als auch die einzelnen Bewertungskriterien fest (siehe auch: Konfiguration der Review-Formulare in ConfTool Pro). Im Menüpunkt "Annahmestatus der Beiträge verwalten" können Sie die Liste der Status (akzeptiert, abgelehnt, etc.) bearbeiten, die die Konferenz-Chairs und Track-Chairs den Beiträgen auf Basis der Gutachterergebnisse zuweisen.

Es ist ratsam, die Einstellungen für den Einreichungs- und den Begutachtungsprozess bereits vor dem Start des Einreichungsprozesses vorzunehmen und zu testen, da je nach Art des Begutachtungsprozesses bereits für die Einreichungsformulare gegebenenfalls bestimmte Kriterien zu berücksichtigen sind. Wenn Sie die Einstellungen für den Begutachtungsprozess nicht rechtzeitig vornehmen, kann dies im Nachhinein erhebliche Mehrarbeit für Sie bedeuten oder sogar Einschränkungen in der Anwendbarkeit dieses Teils des Moduls zur Folge haben. Ein Beispiel hierfür ist die Auswahl der Themen ("Themen verwalten"): Vielleicht sehen Sie nicht gleich den Nutzen darin, dass Autoren ihre Beiträge bereits im Einreichungsprozess verschiedenen Themen zuordnen. Anschließend im Review-Prozess erkennen Sie dann aber, dass dies für eine sinnvolle Zuordnung der Beiträge an Ihre Gutachter notwendig ist. Diese Themen nachträglich zu definieren (nachdem die Autoren ihre Beiträge bereits eingereicht haben) bedeutet, dass Sie alle Autoren nochmals kontaktieren müssen, damit diese die erforderlichen Daten eingeben können.

Das "Track-Chair-Modul" ist ein optionales Programm-Modul für ConfTool Pro (es wird eine zusätzliche Gebühr erhoben). Mit seiner Hilfe können Chairs, Gutachter und Themen Konferenz-Tracks bzw. Beitragstypen zugeordnet werden. Wenn es installiert ist, werden die entsprechenden zusätzlichen Optionen in diesem Bereich der ConfTool Konfiguration angezeigt (vergleiche auch: Track-Chair-Modul: Personen den Tracks zuordnen).

Detailliertere Informationen finden Sie auf den Seiten "Konfiguration der Beitragseinreichung" und "Konfiguration des Begutachtungsprozesses" (zur Zeit nur in Englisch verfügbar) .

3. Einstellungen für die Teilnehmerverwaltung

In den "Einstellungen zur Teilnehmerverwaltung" können die grundlegenden Parameter für die Registrierung und die verschiedenen Zahlungsoptionen für die Teilnehmer eingerichtet werden. Die in diesem Bereich vorgenommenen Einstellungen generieren das mehrseitige Formular zur Teilnehmeranmeldung, in dem alle zur Anmeldung benötigten Daten abgefragt werden. Sie können Einstellungen zu den Bereichen Zahlungsoptionen (Kreditkartenzahlung, PayPal, etc.), Teilnehmergruppen (z. B. Mitglieder, Nicht-Mitglieder, Studenten, Sonstige), Zeitrabatte (Frühbucher-Registrierung, späte Registrierung), Preise (inkl. Mehrwertsteuerraten, falls erforderlich) und zu den von den Teilnehmern auszuwählenden Veranstaltungen und Produkten (z. B. Unterkonferenzen, Rahmenveranstaltungen und Tagungsbände) vornehmen.

Wir empfehlen dringend, das Modul zur Teilnehmerverwaltung vor Eröffnung der Anmeldephase zu konfigurieren, weil jede Registrierung eine Art von Vertrag zwischen Organisatoren und Teilnehmern darstellt. Da Änderungen in diesen Einstellungen auch Auswirkungen auf bereits erfolgte Anmeldungen haben können, werden Konfigurationsarbeiten nach Eröffnung der Anmeldungsphase vom System aus Konsistenzgründen mit den bestehenden Anmeldungen blockiert. Wenn die Organisatoren später feststellen, dass sie Änderungen an Preisen oder anderen Einstellungen in diesem Bereich vornehmen müssen, kann das zur Folge haben, dass jede bereits angemeldete Person einzeln kontaktiert und um ihr (schriftliches) Einverständnis gebeten werden muss.

Nähere Informationen und Beispiele zu diesem Thema sind unter dem Link "Konfiguration des ConfTool-Moduls zur Teilnehmerregistrierung" nachzulesen.

4. Testen der ConfTool-Konfiguration

Wie bei jedem konfigurierbaren EDV-System muss vor dem produktiven Einsatz ein Testlauf der Einstellungen erfolgen. Wir empfehlen eine vollständige Prüfung durchzuführen und sich – natürlich in Abhängigkeit von den Modulen, die Sie gewählt haben – als neuer Benutzer (ohne Administratorenrechte) anzumelden, für jeden Einreichungstyp bzw. Track einen Beitrag einzureichen, als Chair des Programmkomitees Gutachter zu bestimmen und als Gutachter Beiträge zu bewerten. Vor Beginn der Teilnehmerregistrierung sind zudem einige Testanmeldungen durchzuführen.

Nach Beendigung der Tests müssen Sie zur Bereinigung der Datenbasis alle Ihre Eingaben wieder löschen, zurückziehen bzw. stornieren, bevor das System für normale Benutzer freigeschaltet wird (beachten Sie hierzu bitte auch die Erläuterungen für das Löschen von Daten im ConfTool Forum). 

Tipps für das Testen der ConfTool Konfiguration:

  • Administratoren können sich jederzeit als ein anderer, “normaler” Benutzer ins System einloggen, um dessen Perspektive einzunehmen. Bitte gehen Sie auf: 
    Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Benutzer 
    ... und klicken Sie in der rechten Spalte auf "Login als".
  • Sie können jederzeit mehrere Browser-Fenster oder Tabs gleichzeitig öffnen. Während Ihrer Tests können z. B. "Einstellungen" und "Einreichungen und Gutachten verwalten" parallel geöffnet und dargestellt werden. Hierbei müssen Sie allerdings beachten, dass zwei geöffnete Browserfenster immer zum selben Nutzer gehören. Sie können sich nicht in einem Fenster als Administrator und in einem anderen als Autor einloggen, da dies aktuell von Browsern nicht unterstützt wird.
  • Wenn Sie jedoch zwei unterschiedliche Browser wie z. B. Firefox und den Internet Explorer benutzen, haben beide eine unterschiedliche Benutzersitzung und Sie können sich nun simultan als zwei unterschiedliche Benutzer einloggen. Wenn Sie allerdings zwei verschiedene Browser zur gleichen Zeit nutzen, wird es hin und wieder nötig sein, sich aus- und dann wieder neu einzuloggen, um Änderungen bzw. Updates im zweiten Browser nachvollziehen zu können (ConfTool speichert aus Gründen der Performanz viele Einstellungen in der Sitzung).
  • Wir empfehlen, den Servicemodus von ConfTool Pro einzuschalten, um "normalen" Teilnehmern ohne Administratorenrechte (vorübergehend) den Zugang zum System zu verwehren.
    Den Servicemodus aktivieren Sie unter: 
    Übersicht => Einstellungen => Grundlegende Stammdaten.