Warum und wie man PDF-Dateien erstellt

Warum sollte man das PDF-Dateiformat für den Begutachtungsprozess verwenden?

Für die Einreichung und den Begutachtungsprozess einer Konferenz ist die Verwendung von PDF als Dateiformat zu empfehlen, da die meisten anderen Formate Probleme verursachen können, wenn die Gutachter sich die Dokumente anzeigen lassen oder ausdrucken möchten.

Wenn man beispielsweise MS Word (DOC oder DOCX)-Dokumente für den Begutachtungsprozess verwendet, und Autor und Gutachter verschiedene Versionen von Microsoft Word einsetzen, sie unterschiedliche Druckereinstellungen haben, oder der Gutachter andere Schriftarten als der Autor installiert hat, kann es sein, dass das Dokument für den Gutachter anders als vorgesehen oder sogar unvollständig angezeigt wird. Dies kann übrigens auch mit RTF-Dokumenten (ebenfalls ein Microsoft-Format) oder anderen Quellformaten wie TeX oder ODT passieren.

Lediglich zwei verbreitete Dateiformate sind bezüglich der Darstellung „zuverlässig“: PDF (Portable Document Format von Adobe) und PS (Postscript, ebenfalls von Adobe). Das Programm zur Darstellung von PDF-Dateien (Adobe PDF Reader) ist sehr verbreitet, zumal man es kostenlos herunterladen kann. Insofern ist es für gewöhnlich die beste Wahl, PDF als einziges Format für den Begutachtungsprozess zu verwenden.

Sofern Sie - als Vorsitzender -  zusätzlich Zugriff auf die Quelldatei benötigen, können Sie diese durch die Autoren beispielsweise als zweite Datei oder für die „Endversion“ hochladen lassen.

Wie erstellt man eine PDF-Datei?

PDF-Dateien zu erstellen ist einfacher, als die Meisten glauben. Zudem gibt es mehrere Möglichkeiten:

Erstellen von PDF-Dateien unter Windows

Das bekannteste Textverarbeitungssystem von Microsoft bietet seit der Version 2010 die integrierte Möglichkeit, ein Word-Dokument einfach als PDF-Datei zu exportieren. Es gibt weitere einfache (zudem kostenlose) Möglichkeiten, PDF unter Windows zu erstellen:

  1. Benutzen Sie einen kostenlosen PDF-Druckertreiber. Wir können z. B. den PDF creator und Free PDF empfehlen. Nach der Installation eines dieser beiden Werkzeuge wählen Sie einfach den neu erstellten „PDF-Drucker“ in Ihrem Druckerdialogfenster aus und eine PDF-Datei wird auf Ihrer Festplatte gespeichert.
  2. Benutzen Sie OpenOffice bzw. LibreOffice, um Ihren Beitrag zu erstellen (oder öffnen und konvertieren Sie Ihr Word-Dokument). OpenOffice verfügt über eine Funktion zum Export als PDF-Dateien (Wählen Sie im Menü „Datei“ – „Exportieren als PDF...“ aus).
  3. Falls Sie keine neue Software auf Ihrem Computer installieren möchten oder können und keine Probleme damit haben, die Konvertierung Ihrer Datei durch Dritte ausführen zu lassen, können Sie ebenfalls ein Online-Konvertierungs-Werkzeug wie den Baltsoft PDF Converter, BCL PDF Online, PDF Converter Elite oder das sehr flexible docdroid verwenden.

Erstellen von PDF-Dateien unter MAC OS X

Wenn Sie OS X nutzen, finden Sie im Druckerdialogfenster die Option zum PDF-Export (siehe Screenshot).

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Erstellen von PDF-Dateien unter LINUX

  1. Sofern Sie LaTeX verwenden, um Ihre Beiträge zu erstellen, wissen Sie vermutlich auch, wie man daraus eine PDF-Datei erstellt. (Ansonsten suchen Sie nach „pdflatex“, oder benutzen Sie „dvips“ und „ps2pdf“).
  2. OpenOffice ist ebenfalls für Linux verfügbar und bietet eine Funktion zum Exportieren von PDF-Dateien an (s.o.).
  3. Für das am häufigsten genutzte Drucksystem auf Linux „CUPS“ ist ein CUPS-PDF-Drucker verfügbar. Jedoch benötigt man für die Installation etwas Linux-Erfahrung!

Links

Die Universitätsbibliothek Freiburg bietet weitere Hinweise zum Erstellen von PDF-Dateien.

Viel Erfolg!