Wie und warum man PDF-Dateien erstellt
Inhaltsverzeichnis
1. Warum PDF für den Begutachtungsprozess?
2. Der einfache Weg: Die meisten Programme exportieren bereits PDF
3. Nach PDF drucken (in Ihr Betriebssystem integriert)
4. Weitere Werkzeuge
5. Tipps für begutachtungstaugliche PDFs
Für die Einreichung und Begutachtung der meisten Konferenzen werden Sie gebeten, Ihren Beitrag als PDF-Datei hochzuladen. Diese Seite erklärt, warum PDF empfohlen wird, und zeigt die einfachsten Wege, eine PDF-Datei zu erstellen.
In der Regel benötigen Sie keine zusätzliche Software. Nahezu jedes aktuelle Programm kann direkt als PDF speichern oder „drucken". Die eingebauten Möglichkeiten stehen unten zuerst; zusätzliche Werkzeuge folgen nur für den Fall, dass Sie sie benötigen.
1. Warum PDF für den Begutachtungsprozess?
Die meisten bearbeitbaren Formate können auf dem Bildschirm des Gutachters anders aussehen, als der Autor es beabsichtigt hat. Wird beispielsweise eine Word-Datei (DOC/DOCX) verwendet und haben Autor und Gutachter unterschiedliche Programmversionen, andere installierte Schriftarten oder verschiedene Druckereinstellungen, kann sich das Layout verschieben oder es können Zeichen fehlen. Dasselbe kann mit RTF, ODT, LaTeX-Quellen und vielen anderen Formaten passieren.
PDF (Portable Document Format) wurde so entworfen, dass es überall gleich aussieht. PDFs öffnen sich in jedem modernen Webbrowser und Betriebssystem ohne Zusatzsoftware. Daher ist es meist die beste Wahl, PDF als einziges Format für den Begutachtungsprozess einzureichen.
Hinweis für Vorsitzende:
Wenn Sie die angenommenen Beiträge für Ihren Tagungsband bearbeiten müssen, verwenden Sie die Option „Endversion" („camera-ready copy") von ConfTool und bitten Sie die Autoren, die Quelldatei (z. B. das Word- oder LaTeX-Dokument) und das PDF hochzuladen.
2. Der einfache Weg: Die meisten Programme exportieren bereits PDF
Die meisten Textverarbeitungen und Editoren können direkt ein PDF exportieren. Die genaue Bezeichnung unterscheidet sich leicht von Programm zu Programm:
| Programm | So erstellen Sie ein PDF |
|---|---|
| Microsoft Word (2010 und neuer, inkl. Microsoft 365) | „Datei" → „Speichern unter" (oder „Exportieren") → Dateityp PDF wählen. |
| Google Docs | „Datei" → „Herunterladen" → „PDF-Dokument (.pdf)". |
| LibreOffice / Apache OpenOffice | „Datei" → „Exportieren als" → „Als PDF exportieren…". |
| Apple Pages | „Ablage" → „Exportieren" → „PDF…". |
| LaTeX | Kompilieren Sie Ihr Dokument mit pdflatex (oder verwenden Sie dvips gefolgt von ps2pdf). |
3. Nach PDF drucken (in Ihr Betriebssystem integriert)
Wenn Ihr Programm keinen PDF-Export bietet, können Sie aus jedem druckfähigen Programm dennoch ein PDF erzeugen. Wählen Sie im Druckdialog statt eines echten Druckers die eingebaute PDF-Option:
| SYSTEM | So drucken Sie nach PDF |
|---|---|
| Windows 10 / 11 | Wählen Sie im Druckdialog den Drucker „Microsoft Print to PDF". |
| macOS | Öffnen Sie im Druckdialog unten links das Menü „PDF" und wählen Sie „Als PDF sichern". |
| Linux (GNOME / KDE) | Wählen Sie im Druckdialog „In Datei drucken" und als Ausgabeformat PDF. |
4. Weitere Werkzeuge
Die obigen Möglichkeiten genügen für nahezu alle. Falls Sie dennoch eine flexiblere Alternative benötigen, werfen Sie einen Blick auf die folgenden Werkzeuge:
- PDF-Druckertreiber (Windows): Werkzeuge wie PDFCreator und 7-PDF Printer Community Edition fügen einen virtuellen PDF-Drucker hinzu.
- CUPS-PDF (Linux): Für das CUPS-Drucksystem steht der CUPS-PDF-Druckertreiber zur Verfügung.
- Online-Konverter: Webdienste wie DocDroid oder FreeConvert konvertieren Dokumente im Browser nach PDF.
Vorsicht bei Online-Konvertern.
Online-Werkzeuge laden Ihr Dokument auf einen fremden Server hoch. Verwenden Sie sie bitte nicht für unveröffentlichte oder vertrauliche Beiträge und bevorzugen Sie die eingebauten Möglichkeiten oben.
5. Tipps für begutachtungstaugliche PDFs
- Betten Sie Ihre Schriften ein. Fehlende Schriften sind der häufigste Grund, warum ein PDF auf einem anderen Computer falsch aussieht. Die meisten „Speichern unter PDF"- und „Exportieren"-Dialoge betten Schriften automatisch ein; bei LaTeX tut pdflatex dies in der Regel ebenfalls.
- Schützen oder verschlüsseln Sie die Datei nicht mit einem Passwort. Gutachter müssen sie öffnen und drucken können.
- Fügen Sie Ihrer Datei keine Anmerkungen (Annotationen) hinzu. Solche Informationen sind für Gutachter möglicherweise nicht sichtbar.
- Prüfen Sie das fertige PDF selbst, bevor Sie es hochladen: Öffnen Sie es, vergewissern Sie sich, dass es korrekt angezeigt wird, und achten Sie darauf, dass es das Dateigrößenlimit der Konferenz einhält.
- Für die doppelt-blinde Begutachtung entfernen Sie die Autorennamen aus dem Text und aus den Dokumenteigenschaften / Metadaten, bevor Sie exportieren.
Viel Erfolg!