Leitfaden für lokale Konferenzorganisatoren

Inhalt
1. Planung & Budget
2. Werbung & Anmeldung
3. Programm
4. Vor Ort
5. Nach der Veranstaltung

Diese Übersicht umfasst einige der Hauptaufgaben und Schritte für die Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen und liefert hilfreiche Hinweise. Das Dokument konzentriert sich auf die Aufgaben des lokalen Konferenzorganisators. Informationen für die Programmverantwortlichen finden Sie unter Phasen der Konferenzvorbereitung.

Das Wichtigste in Kürze
Von Erfahrung profitieren: Sprechen Sie früh mit den Organisatoren früherer Veranstaltungen.
Budget: Planen Sie mindestens 10 % für unvorhergesehene Kosten ein.
Frühbucher-Zahlung: Eine frühe Anmeldung sollte mit rechtzeitiger Zahlung einhergehen (Frist meist 4 Wochen).
Pausen: Kaffeepause ca. 30 Min. (45 Min. mit Fingerfood), Mittagessen ca. 1,5 Std.
Empfangstresen: ein Tresen pro 75 Teilnehmer, plus einen für Sonderfälle.
Tresen früh öffnen: möglichst schon am Nachmittag vor Veranstaltungsbeginn.
Sponsoren: oft unabdingbar – mit gestaffelten Sponsoringpaketen arbeiten.
Catering: Sparen Sie hier nicht am falschen Ende – schlechtes Catering bleibt in Erinnerung.

Veranstaltungsdatum und Veranstaltungsort

• Prüfen Sie bei der Festlegung des Veranstaltungsdatums, ob es bereits eine thematisch ähnliche Veranstaltung zur gleichen Zeit gibt.
• Informieren Sie sich über Ferienzeiten sowie andere Veranstaltungen und Messen in Ihrer Stadt. Finden viele oder größere Veranstaltungen gleichzeitig statt, kann es für die Teilnehmer schwierig werden, Hotels und Reisemöglichkeiten zu angemessenen Preisen zu bekommen.
• Wenn mehr Personen als erwartet teilnehmen möchten – ist der Veranstaltungsort dafür ausgelegt?
• Beachten Sie die Entfernungen zwischen den Räumen. Teilnehmer möchten möglicherweise während einer Sitzung von einem Raum zum anderen wechseln.
• Bietet Ihr Veranstaltungsort freien WLAN-Zugang? Reichen die Kapazitäten für viele Nutzer? Häufig bricht die Netzinfrastruktur bereits bei einigen Hundert Nutzern zusammen.
• Klären Sie die Sicherheitsbedingungen (Höchstzahl der Personen) und die Vorsichtsmaßnahmen, z. B. zum Brandschutz.
• Ist der Veranstaltungsort barrierefrei zugänglich (z. B. für Menschen mit Behinderung)?

Technische Ausstattung

• Welche internen Ressourcen und welche technische Unterstützung werden zu welchem Preis vom Veranstaltungsort angeboten?
• Besteht ein bindender Vertrag zwischen dem Veranstaltungsort und bestimmten Anbietern?
• Prüfen Sie, wann vor und nach der Veranstaltung die Räume zur Verfügung stehen und ob sie während der Veranstaltung jederzeit zugänglich sind.
• Wie teuer ist es, einen zusätzlichen Raum für eine spontane Sitzung zu mieten?
• Stehen die benötigten Transport- und Hebevorrichtungen zur Verfügung?
• Wo ist die technische Ausrüstung untergebracht? Welcher Sicherheitsgrad ist zu berücksichtigen?
• Welche elektrischen Anschlüsse gibt es, und wo? Verfügt der Ort über alle benötigten Anschlüsse, Kabel und Stromadapter (z. B. für die Laptops der Vortragenden)?
• Müssen Sie für Elektrik, Wasser, Licht und Support zusätzlich zahlen?
• Wo und wie steuern Sie Licht und Beschallung?
• Muss die Feuerwehr / der Brandschutz die Installationen vor Ort abnehmen?
• Sind bestimmte Materialien verboten? Wenn ja, welche?

Kostenkalkulation

Stellen Sie einen Finanzierungsplan auf, um Kosten und Einnahmen zu kalkulieren. Der Plan einer früheren Veranstaltung ist dabei oft eine hilfreiche Vorlage. 

Als typische Kostenpunkte sind zu berücksichtigen:

• Veranstaltungsort, Tagungsband und Öffentlichkeitsarbeit,
• Rahmenprogramm (Ausflüge, Konferenzdinner etc.) sowie Getränke in den Kaffeepausen,
• Reise- und Hotelkosten für eingeladene Vortragende / Ehrengäste,
• Designer, Website, Software,
• Ausstattung (Computer, Telefon, Drucker, Papier, Flipchart, Kopierer etc.),
• Personal (Garderobe, Nachtwache, Catering, technisches Notfallteam etc.) sowie Kosten für ein Studentenvolontärprogramm (s. u.),
• Druckkosten (Programm, Fibel, Essensmarken, Namensschilder, Informationsmaterial etc.),
• Preisgelder („Best Paper Award"), Versicherungen, Bankgebühren und Kreditkartentransaktionskosten,
• Dekoration (Blumen, Banner, Fahnen etc.),
• mindestens 10 % des Budgets als Reserve für unvorhersehbare Kosten.

Möglichkeiten, Kosten zu sparen:

• Kontaktieren Sie Organisatoren früherer Veranstaltungen und finden Sie heraus, wo sich Geld sparen lässt und welche Extraausgaben die Veranstaltung wesentlich verbessern.
• Holen Sie stets Vergleichsangebote ein (z. B. für verschiedene Abendlocations) – die Preise können erheblich differieren.
• Suchen Sie nach lokalen, regionalen oder europäischen Fördermitteln.
• Kann Ihre Universität / Organisation einen Teil der Dienste übernehmen (z. B. den Druck der Broschüre)?
• Sponsoren sind oft unabdingbar. Bewährt haben sich gestaffelte „Sponsoringpakete" mit angemessener Gegenleistung (Werbeanzeigen, Ausstellungsflächen, freier Eintritt für Mitarbeitende des Sponsors). Ein Sponsor kann auch einer Abendveranstaltung seinen Namen geben.
• Verkaufen Sie Souvenirs, T-Shirts, Becher etc. – fragen Sie die Stückzahl aber schon bei der Online-Anmeldung ab, um Überschuss zu vermeiden.
• Getränke und Essen: Hauswein statt teurer Weine, freien Alkoholausschank begrenzen, Buffet statt serviertem Essen (geringere Personalkosten), Auswahl bewusst begrenzen und ein festes Budget mit dem Anbieter vereinbaren.

Sparen Sie nicht am falschen Ende. 
Bieten Sie keinesfalls zu wenig Essen, Getränke und Service an – hier zu knapp zu kalkulieren, fällt am Ende negativ auf die Veranstaltung zurück.

Öffentlichkeitsarbeit

• Denken Sie daran, öffentlich auf Ihre Veranstaltung hinzuweisen. Es gilt, die richtige Balance zwischen Aufmerksamkeit, Kosten und Aufwand zu finden.
• Ein Schlüsselaspekt ist die Veranstaltungs-Website. Wir raten dazu, für die Gestaltung einen professionellen Designer zu beauftragen. Nutzen Sie außerdem die passenden Social-Media-Kanäle Ihrer Community.
• Senden Sie Einladungs-E-Mails an Vortragende und Teilnehmer der vorherigen Veranstaltung (aber „spammen" Sie nicht!). Stimmen Sie solche Aufgaben mit den Program Chairs ab.
• Beginnen Sie rechtzeitig mit den Ankündigungen, da Autoren Zeit für ihre Beiträge und die Reiseplanung benötigen.
• Betreiben Sie auch während und nach der Veranstaltung PR: Pressemitteilungen versenden, Journalisten einladen. Gute PR erleichtert auch den Organisatoren der Folgeveranstaltung die Arbeit.

Hinweis: ConfTool ersetzt nicht Ihre Konferenz-Website – dafür eignen sich gängige Content-Management-Systeme. 
Details dazu im Support-Forum: Stellt ConfTool GmbH die Konferenz-Website bereit?

Anmeldeoptionen

• Unterscheiden Sie verschiedene Teilnehmergruppen: Studierende und Universitätsmitarbeiter haben meist ein kleineres Budget als Firmenteilnehmer. Denken Sie auch daran, bestimmte Personen einzuladen.
• Definieren Sie Frühbucherrabatte: Das motiviert zur rechtzeitigen Anmeldung und verschafft früh einen Überblick über die zu erwartende Teilnehmerzahl.
• Eine frühe Anmeldung sollte mit rechtzeitiger Zahlung einhergehen. Da die Vorbereitung den Großteil der Kosten verursacht, sind frühe Zahlungseingänge wichtig. Wer nicht innerhalb der Frist (meist 4 Wochen) zahlt, sollte z. B. den Frühbucherrabatt verlieren.
• Legen Sie die verfügbaren Optionen für Ihr Anmeldeformular fest, bevor die Anmeldung freigeschaltet wird: nur „Anmeldung für die gesamte Veranstaltung" oder auch Tagestickets, Extratickets für das Konferenzessen (auch für Begleitpersonen) und einzelne „Events" wie Workshops, Tutorien und Ausflüge?

Hinweis zur Umsatzsteuer. 
Ob Sie Mehrwertsteuer abführen müssen, hängt vor allem von den Steuergesetzen des Landes ab, in dem die Veranstaltung stattfindet. Meist gilt sie für alle Teilnehmer (auch aus Übersee), da die Leistung im Veranstaltungsland „konsumiert" wird. Fragen Sie im Zweifel einen Steuerberater.

Zahlungsmodalitäten

Bereiten Sie die Zahlungsmöglichkeiten rechtzeitig vor – es kann Wochen dauern, bis alle Dokumente für ein Bank- und Händlerkonto vorliegen.

Regelmäßige Kommunikation

Versenden Sie nicht nur Werbe-Mails, sondern auch Erinnerungs-E-Mails an die im ConfTool-System registrierten Personen – etwa zu Einreichungs- und Begutachtungs-Deadlines und zur rechtzeitigen Zahlung. Hinweise zum Massenversand finden Sie im Support-Forum: Können mit ConfTool Pro Massenmails versendet werden?

Ablaufplan der Veranstaltung

• Denken Sie an Pausen zwischen den Sitzungen (s. u.).
• Synchronisieren Sie die Vorträge der parallelen Sitzungen, damit Teilnehmer zwischen den Sitzungen wechseln können.
• Planen Sie Räume passender Größe rechtzeitig ein. Schätzen Sie die Teilnehmerzahl je Sitzung ab, z. B. indem Sie im Anmeldeformular die Interessenschwerpunkte abfragen.
• Halten Sie einen Plan bereit, falls ein Vortragender ausfällt – das ist besonders für die Hauptvorträge wichtig.

Pausen

• Stellen Sie – falls nicht offensichtlich – Hinweisschilder zu den Toiletten auf.
• Bieten Sie in den Pausen stets Getränke (Wasser, Tee, Kaffee) sowie kleine Snacks wie Gebäck und Obst an.
• Berücksichtigen Sie besondere Ernährungsbedürfnisse (z. B. vegetarisch, religiöse oder gesundheitliche Gründe wie Allergien oder Diabetes).
• Eine thematisch passende Ausstellung (Kunst, Design etc.) nahe dem Catering macht die Pausen noch angenehmer.

Gutes Catering bleibt in Erinnerung. 
Als Faustregel gilt: Ist das Catering nicht gut, behalten die Teilnehmer dies auch nach der Veranstaltung deutlich in Erinnerung.

Rahmenprogramm

• Sorgen Sie für einen Eröffnungsempfang mit Snacks und Getränken, um die Gäste willkommen zu heißen.
• Jede Veranstaltung sollte mindestens eine gesellschaftliche Veranstaltung bieten, bei der sich die Teilnehmer weniger formell begegnen können.
• Bei mehrtägigen Veranstaltungen: Versuchen Sie, einen Sponsor für zusätzliche, von ihm getragene Events zu finden.
• Bieten Sie Exkursionen, Ausflüge oder geführte Touren an – idealerweise mit inhaltlichem Bezug zum Thema der Veranstaltung.

Freiwillige studentische Mitarbeiter (Student Volunteers)

• Ein Programm für freiwillige studentische Mitarbeiter bringt für die meisten Veranstaltungen viele Vorteile: Sie helfen am Empfangstresen, machen Fotos, prüfen den Ablauf in den Räumen und stehen den Teilnehmern für Fragen zur Verfügung („Wann beginnt Sitzung XY?", „Wo sind die Toiletten?", „Wo kann ich meinen Vortrag vorbereiten?").
• Die Kosten sind im Vergleich zum Nutzen gering: Üblich sind eine kostenfreie Anmeldung, Mittagessen und/oder die Teilnahme an einer besonderen Abendveranstaltung; größere Veranstalter bieten teils auch die Übernachtung an.

Empfangstresen

• Der Empfangstresen ist die erste Anlaufstelle – sorgen Sie für eine entsprechende Ausschilderung.
• Als Faustregel: ein „normaler" Tresen pro 75 Teilnehmer während der Hauptankunftszeit. Bei 300 Teilnehmern also 4 Tresen für Vorangemeldete plus einen für Sonderfälle (nicht gezahlt, Änderungswünsche etc.).
• Öffnen Sie den Tresen möglichst schon am Nachmittag davor: ein einfacher Test, ob alles klappt, und weniger Stress in der Hauptphase.
• Bereiten Sie so viel wie möglich vor: Unterlagen z. B. in Umschlägen zusammenstellen, Namensschilder drucken (Teilnehmer stecken sie selbst in die Hülle).
• Sortieren Sie Namensschilder alphabetisch oder nach Benutzer-ID (Letzteres erleichtert das Einfügen später Anmeldungen).
• Seien Sie auf Nachzahlungen vorbereitet (Wechselgeld, Kartenzahlung); wissen Sie, wo der nächste Geldautomat ist.
• Halten Sie Bestätigungsformulare bereit, die spät zahlende Teilnehmer unterschreiben.
• Informieren Sie Personal und Volontäre über alle wichtigen Daten (Internetzugang, Pausen, Toiletten etc.).
• Ein separater Internetzugang für den Tresen ist ratsam. Halten Sie zudem alle Listen als Ausdruck bereit, falls das Netz ausfällt.
• Eine Liste mit den Mobilnummern der wichtigsten Organisatoren ist am Tresen unerlässlich.
• Farbige T-Shirts mit Veranstaltungslogo machen die studentischen Mitarbeiter gut erkennbar.

Anreise und Unterbringung der Teilnehmer

• Bieten Sie auf Ihrer Website Informationen zur günstigen Anreise an; ggf. Spezialtarife mit Airlines aushandeln.
• Nehmen Sie in der Regel keine Hotelreservierungen für Teilnehmer vor – Stornierungen und Änderungen bedeuten viel Aufwand. Einfacher ist es, über die Touristeninformation Hotelrabatte auszuhandeln und die Infos weiterzugeben.
• Ausnahme: Eingeladenen Vortragenden bei der Hotelbuchung zu helfen, kann sinnvoll sein – vor allem, wenn die Organisatoren dafür zahlen.
• Ausländische Teilnehmer schätzen Hinweise zu lokalen Gepflogenheiten und Sehenswürdigkeiten vorab.

Ausschilderung und weitere Hinweise

• Handeln Sie möglichst umweltbewusst – wir haben nur eine Welt.
• Bedenken Sie, dass Sie für bestimmte Programmpunkte eventuell Übersetzer benötigen.
• Sorgen Sie für ausreichende Ausschilderung: Anfahrt, Anmeldetresen, Parkhäuser, Bushaltestellen, Taxistände (mit Telefonnummern), Orte der Abendveranstaltungen, Toiletten etc.

Konferenz-Nachbereitung

Behalten Sie im Hinterkopf: „Vor der Konferenz ist nach der Konferenz." Sie oder andere werden eine weitere Veranstaltung organisieren und können von Ihren Erfahrungen profitieren. Verteilen Sie Fragebögen vor Ort oder online, um Feedback der Teilnehmer zu erhalten.

Zu analysierende Faktoren:

• Wurden die gesetzten Ziele erreicht?
• Einnahmen und Ausgaben, Budgets, Kosten-Nutzen-Analyse aller Beteiligten,
• Bewertung durch die Teilnehmer und Meinungen des Veranstaltungsteams,
• Hoch- und Tiefpunkte der Veranstaltung.

Zu verteilendes Material:

• Fotos der Veranstaltung und der Abendveranstaltungen,
• Dankesschreiben an Helfer und Organisatoren,
• Presseberichte und Konferenzstatements.

Die Prüfung und Beachtung der vorstehenden Punkte dürfte Ihnen als Organisator einer Konferenz, Tagung oder Bildungsveranstaltung helfen, grobe Fehler zu vermeiden und das Ereignis zur Zufriedenheit aller zum Erfolg zu führen.

Verbesserungsvorschläge und Ergänzungen sind herzlich willkommen: info@conftool.net