Die Phasen der Konferenz-Vorbereitung

Phase 0 – Planung, Website, grundlegende Einstellungen
Phase 1 – Der Call for Papers
Phase 2 – Einreichung der Beiträge
Phase 3 – Gebotsphase (optional)
Phase 4 – Zuweisen der Beiträge an die Gutachter
Phase 5 – Begutachtung der Beiträge
Phase 6 – Diskussion im Programmkomitee
Phase 7 – Programmplanung und Annahmestatus
Phase 8 – Bekanntgabe der Ergebnisse 
Phase 9 – Einreichung der Endversion
Phase 10 – Anmeldung zur Teilnahme

Die Vorbereitung einer Konferenz lässt sich in mehrere Abschnitte bzw. „Phasen" aufteilen. Wir möchten Ihnen anhand des folgenden beispielhaften Organisationsschemas die Einsatzmöglichkeiten und Funktionsweisen von ConfTool bzw. ConfTool Pro näherbringen.

Nachfolgend finden Sie einen kurzen Leitfaden über die möglichen Phasen während der Konferenzvorbereitung und die jeweils anfallenden Aufgaben für die Organisatoren. Die Phasen werden von ConfTool in unterschiedlicher Weise unterstützt; die Software bietet zudem spezifische Einstellungen, Benutzerrechte und Zugangsmöglichkeiten, auf die hier kurz eingegangen wird.

Jede Konferenz ist anders. 
Die nachfolgenden Phasen beschreiben einen typischen Ablauf, keinen festen Zeitplan. Manche Veranstalter beginnen zwei Jahre im Voraus mit der Vorbereitung, andere erst ein halbes Jahr vor der Veranstaltung. Überspringen Sie die Phasen, die für Ihre Veranstaltung nicht zutreffen, und passen Sie die Reihenfolge an Ihre Anforderungen an.

Mit den Vorbereitungen für eine Veranstaltung sollte man rechtzeitig vor dem Veranstaltungstermin beginnen. Bitte beachten Sie auch den Leitfaden für lokale Konferenzorganisatoren mit allgemeinen Hinweisen, was während der Planung bereits beachtet werden sollte.

Inzwischen ist für die meisten Veranstaltungen die Website eine der wichtigsten Informationsquellen für potenzielle Autoren und Teilnehmer. Sie sollte daher möglichst früh online gestellt werden, ansprechend gestaltet sein und alle wichtigen Informationen auf übersichtliche Weise enthalten.

ConfTool ersetzt Ihre Konferenz-Website nicht. 
ConfTool Pro verwaltet Einreichungen, Begutachtung und Anmeldung – aber nicht die öffentliche Website mit den Informationen zu Ihrer Veranstaltung. Dafür gibt es zahlreiche hervorragende Content-Management-Systeme, etwa Joomla!, Drupal und TYPO3, sowie gehostete Angebote wie Google Sites. Weitere Hinweise finden Sie in unserem Support-Forum: Erstellt die ConfTool GmbH auf Anfrage auch die Hauptkonferenzwebseite?

Tipps zur Veranstaltungs-Website

Ihre Website sollte alle wesentlichen Informationen zur Veranstaltung aufführen und immer aktuell gehalten werden. So werben Sie einerseits für Ihre Veranstaltung und ersparen sich gleichzeitig unnötige Nachfragen und Missverständnisse. Wir empfehlen, einen Designer für die Gestaltung heranzuziehen, damit die Website einen professionellen Eindruck macht.

Folgende Punkte sollten zumindest auf Ihrer Website zu finden sein:

• Allgemeine Informationen zur Veranstaltung: Worum geht es, was ist dieses Jahr der Schwerpunkt, wer ist der Veranstalter, wo findet sie statt, und wieso sollte man einen Beitrag einreichen und teilnehmen?
• Informationen für Autoren: Hierzu gehören der Call for Papers, Angaben dazu, wo die Beiträge veröffentlicht werden (bei welchem Verlag, in welcher Reihe) und welche Deadlines zu beachten sind. Stellen Sie hier auch Vorlagen (z. B. Word-Templates) für die Einreichung bereit. Je präziser Sie diese definieren, desto weniger Arbeit haben Sie später bei der Erstellung des Tagungsbandes. Sofern Preise vergeben werden, wie ein „Best Paper Award", lohnt es sich, darauf hinzuweisen.
• Ort der Veranstaltung: Hier sollte man nicht nur Informationen zum eigentlichen Veranstaltungsort aufführen, sondern auch zur Stadt und zur Region, in der die Veranstaltung stattfindet. Schreiben Sie, warum die Region eine Reise wert ist und welche Sehenswürdigkeiten sie bietet. Zudem freuen sich Teilnehmer über Hinweise zur An- und Abreise und zu guten und günstigen Übernachtungsmöglichkeiten.
• Teilnehmerregistrierung: Führen Sie hier die Anmeldeoptionen auf, die anfallenden Gebühren (wird Umsatzsteuer berechnet?) und was jeweils in den Kosten enthalten ist. Zudem sollten hier die Fristen für die Anmeldung und den Frühbuchertarif stehen sowie die akzeptierten Zahlungsmöglichkeiten (siehe Hinweise zur Annahme von Kreditkartenzahlungen).
• Veranstaltungsprogramm: Obgleich ConfTool Pro Sie bei der Gestaltung des Konferenzprogramms aus den angenommenen Beiträgen unterstützt, ist es sinnvoll, frühzeitig die wichtigsten Programmpunkte auf der Veranstaltungs-Website aufzuführen und in einem auf Ihre Veranstaltung zugeschnittenen Format zu präsentieren. Des Weiteren sollten auf diesen Seiten Informationen zu den eingeladenen Vortragenden (Keynote Speakers), zum Rahmenprogramm (Social Events) und zur Preisverleihung zu finden sein. Meist ist es ratsam, einen Veranstaltungsflyer mit einer Übersicht zu erstellen und ihn hier als PDF-Datei zum Download bereitzustellen. Wenn Sie eine mobile Konferenz-App einsetzen, führen Sie diese Information ebenfalls auf.
• Kontakt und Impressum: Diese Seiten sind für alle Websites unverzichtbar.

Tipps zur Einrichtung von ConfTool

Für die Einrichtung von ConfTool werden zahlreiche Informationen benötigt. Sie brauchen aber natürlich nicht alle Module gleichzeitig zu konfigurieren: Wird beispielsweise die Veranstaltungsanmeldung erst später freigeschaltet – was meistens sinnvoll ist, da sich kaum jemand anmeldet, bevor das Veranstaltungsprogramm feststeht –, brauchen Sie diesen Teil auch erst dann einzurichten.

Für die Installation werden die folgenden Daten benötigt:

• Die Adresse der Konferenz-Website und Ihrer ConfTool-Installation (wird von uns vorgeschlagen).
• Welche Logos und welche Farben sollen für die ConfTool-Seiten verwendet werden?
• Welche Logos sollen auf den Rechnungen und den Bestätigungen erscheinen?
• Wie lautet die Standard-Kontakt-E-Mail-Adresse? Sie dient den Benutzern zur Kontaktaufnahme mit den Organisatoren und wird in der Fußleiste des ConfTool-Systems angezeigt. Es bietet sich an, hierfür eine eigene Veranstaltungsadresse anzulegen, damit mehrere Personen auf die Mails zugreifen können (z. B. zu Vertretungszwecken).

Für die Konfiguration von ConfTool werden zahlreiche weitere Informationen benötigt und abgefragt, unter anderem:

• Rahmendaten wie Name, Ort und Datum der Konferenz.
• Wie sind die Deadlines für die einzelnen Phasen? Diese können natürlich später noch angepasst werden.
• Wie lautet die Absenderadresse für die automatisch versandten Bestätigungs-E-Mails des ConfTool-Systems?
• Welche Beitragstypen soll es geben? Welche Anforderungen gibt es an das Einreichungs- und das Begutachtungsformular?
• Welche Zahlungsmöglichkeiten sollen angeboten werden? Wird ein Online-Zahlungssystem benötigt? Hierfür ist zumeist ein zusätzlicher Vertrag mit einem Acquirer notwendig (siehe Hinweise zur Annahme von Kreditkartenzahlungen).
• Wie lautet die Bankverbindung, und welcher Verwendungszweck soll von den Teilnehmern angegeben werden?
• Wie lauten Adresse und Steuernummer des Ausstellers der Rechnungen?
• Welche Optionen (Veranstaltungen und Artikel) soll es auf dem Anmeldeformular geben, und welche Kosten gelten für die einzelnen Teilnehmergruppen und Anmeldezeiträume (z. B. Frühbuchertarif)?
• Wer soll welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten bei der Organisation übernehmen? Daraus ergibt sich auch, wer welche Zugriffsrechte im ConfTool-System benötigt.

Der Call for Papers sollte frühzeitig erfolgen – möglichst schon auf der Vorjahreskonferenz. Damit die Autoren genug Zeit haben, ihre Beiträge zu verfassen, muss rechtzeitig auf die Rahmenbedingungen und Deadlines hingewiesen werden. Eine erfolgreiche Konferenz lebt von den Beiträgen der Autoren, daher sollten Sie dem Call for Papers die nötige Aufmerksamkeit widmen.

Der Call for Papers sollte natürlich auch auf Ihrer Veranstaltungs-Website zu finden sein. Folgende Informationen sind wichtig:

• Wie sind die Deadlines für die Einreichung, wann werden die Autoren über die Ergebnisse informiert, und bis wann muss die Endversion eingereicht werden (falls erforderlich)?
• Welchen Umfang sollen bzw. dürfen die Beiträge haben?
• Es sollten Vorlagen (Templates) für die Einreichung bereitstehen, sofern die Beiträge als PDF- oder DOC-Dateien eingereicht werden.
• Wann und wo (bei welchem Verlag, in welcher Reihe) werden die angenommenen Beiträge veröffentlicht?
• Gibt es Preise, z. B. einen Best-Paper-Award?

Damit das Einreichungsformular zu dem passt, was Sie im Call for Papers ankündigen, beachten Sie bitte auch die Konfiguration der Beitragseinreichung.

Des Weiteren sollten Sie frühere Teilnehmer per E-Mail anschreiben, Pressemitteilungen herausgeben und auf anderen Websites auf die Veranstaltung hinweisen lassen – etwa auf denen Ihrer Einrichtung sowie assoziierter Organisationen und Verbände.

Nachdem sich Benutzer registriert haben, können sie ihre Beiträge in ConfTool einstellen. Während der gesamten Einreichungsphase können die Autoren auf ihre Beiträge zugreifen, sie überarbeiten oder zurückziehen.

Die Gutachter sind in dieser Phase noch nicht aktiv, ihre Konten können aber schon eingerichtet werden. Sie können dann bereits ihre bevorzugten Themengebiete auswählen und gegebenenfalls dasselbe Konto verwenden, um eigene Beiträge einzureichen.

Sie können Ihre Autoren auf unsere Anweisungen für einreichende Autoren hinweisen, die den gesamten Ablauf von der Kontoerstellung bis zum Hochladen der Endversion beschreiben.

Während dieses Zeitraums können Gutachter und die Mitglieder des Programmkomitees angeben, welche Beiträge sie begutachten möchten bzw. welche sie – z. B. aufgrund eines Interessenkonflikts – nicht begutachten können. Die Vorsitzenden des Programmkomitees (Chairs) versuchen, diese Auswahl bei der Zuordnung der Beiträge an die Gutachter zu berücksichtigen.

Die zusätzlichen Tage lohnen sich. 
Diese Phase lässt sich überspringen, falls die Beiträge anhand von Themengebieten oder anderen Kriterien zugewiesen werden. Die Gebotsphase erhöht aber in der Regel die Qualität der Gutachten, da sie das Risiko reduziert, dass Gutachter thematisch unpassende oder für sie uninteressante Beiträge bewerten müssen.

Die Chairs entscheiden in dieser Phase, welche Beiträge welchen Gutachtern zur Begutachtung zugewiesen werden. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie unter Zuweisen von Gutachtern in ConfTool.

Nach der Zuweisung sollte den Gutachtern eine Serien-E-Mail zugesandt werden, in der ihnen Details zum Begutachtungsprozess sowie die Deadlines übermittelt werden.

Zu diesem Zeitpunkt ist Phase 2 in der Regel abgeschlossen: Autoren können ihre Beiträge nicht mehr bearbeiten und keine neuen mehr einstellen.

Während dieser Phase werden die zugewiesenen Beiträge durch die ausgewählten Gutachter beurteilt. Die Gutachter erhalten über das ConfTool-System Zugriff auf die Beiträge und geben ihre Bewertung online in einem Web-Formular ab. Sie können sie auf unsere Hinweise für Gutachter und Mitglieder des Programmkomitees hinweisen.

In dieser Phase diskutiert und entscheidet das Programmkomitee über die Annahme bzw. Ablehnung der Beiträge. Als Diskussionsplattform kann das Online-Forum von ConfTool Pro dienen – siehe Wie nutze ich das Online-Forum des Programmkomitees?.

Hier beginnt bereits die Programmplanung: Welcher Beitrag eignet sich für welchen Themenstrang und für welche Sitzung der Konferenz?

Auf Basis der Diskussion des Programmkomitees wird entschieden, welche Beiträge akzeptiert bzw. abgelehnt werden. Es ist auch möglich, Beiträge in unterschiedlichen Formaten anzunehmen, z. B. als Vortrag, Poster oder Work-in-Progress-Paper. Einzelheiten finden Sie unter Review-Ergebnisse und Annahmestatus.

Nun sollte die Programmplanung erfolgen und Beiträge sollten den Sitzungen der Konferenz zugewiesen werden. Die Veranstaltung wird geplant und strukturiert, Sitzungsorte werden belegt, und Sitzungen, Workshops und Events werden geplant – siehe Veranstaltungsprogramm erstellen.

Nach der Entscheidung über Annahme und Ablehnung erhalten die Autoren Zugriff auf die Ergebnisse. Hierzu erhalten sie eine Serien-E-Mail mit den Entscheidungen und dem Feedback der Gutachter (ConfTool Pro).

Aufgrund der Kommentare der Gutachter können die Autoren nun ihren Beitrag überarbeiten und im Anschluss die Endversion für die Konferenz einreichen.

Administratoren können die überarbeiteten Beiträge exportieren und für die Veröffentlichung im Internet, für den gedruckten Tagungsband, für eine mobile Konferenz-App oder für eine navigierbare Kopie des Veranstaltungsprogramms verwenden.

Teilnehmer können sich jetzt online über ConfTool zur Veranstaltung anmelden. Weitere Informationen zur Vorbereitung und Durchführung dieser Phase finden Sie unter Konfiguration des ConfTool-Moduls zur Teilnehmerregistrierung.

Die Anmeldung muss nicht bis Phase 10 warten. 
Das Registrierungsmodul ist unabhängig vom Einreichungs- und Begutachtungsprozess. Viele Veranstalter öffnen die Anmeldung früher – zum Beispiel direkt nachdem das Programm in Phase 7 feststeht –, damit sich Teilnehmer anmelden können, solange das Interesse am größten ist.