Hinweise für Gutachter und Mitglieder des Programmkomitees

Inhalt
1. Ihr Gutachter-Konto
2. Anmelden und Daten aktualisieren 
3. Bevorzugte Themengebiete auswählen 
4. Gebote für Beiträge abgeben
5. Vertraulichkeitsvereinbarung bestätigen 
6. Gutachten eingeben 
7. Im PK-Forum diskutieren 
8. Zur Teilnahme anmelden

Diese Seite erklärt, wie Gutachter und Mitglieder des Programmkomitees (PK) das ConfTool-System nutzen – vom Erhalt des Benutzerkontos über die Eingabe der Gutachten bis zur Anmeldung zur Konferenz.

Beachten Sie stets die Richtlinien der Organisatoren. 
Dies sind lediglich allgemeine Hinweise zur Benutzung des ConfTool-Systems. Die Organisatoren Ihrer Veranstaltung können einen anderen als den hier vorgestellten Ablauf vorsehen – ihre Vorgaben sind bindend und haben stets Vorrang.

Das ConfTool-System ermöglicht die Einreichung und Begutachtung von Konferenzbeiträgen und wird gewöhnlich auch für die Teilnehmeranmeldung eingesetzt. Um auf die Funktionen des Systems zugreifen zu können, benötigen Sie ein Benutzerkonto.

Als Gutachter oder Mitglied des Programmkomitees („PK-Mitglied") erhalten Sie normalerweise eine Einladungs-E-Mail mit Ihren Login-Daten. Die Konferenzorganisatoren geben dabei die grundlegenden Daten Ihres Benutzerkontos ein und definieren Ihre Benutzerrolle. Bitte verwenden Sie dieses Konto für alle weiteren Zugriffe auf das ConfTool-System.

Nach Erhalt Ihrer Kontodaten gehen Sie bitte zur Login-Seite des ConfTool-Systems und melden sich unter „Registrierte Benutzer" mit Benutzernamen und Passwort an. Sollten Sie Benutzernamen oder Passwort vergessen haben, können Sie sich die Daten über die Links rechts neben den Eingabefeldern zusenden lassen („Benutzername vergessen?" und „Passwort vergessen?").

Nach dem ersten Login klicken Sie bitte auf „Bearbeiten der Benutzerdaten", um Ihr Konto zu aktualisieren. Nutzen Sie diese Gelegenheit auch, um ein neues Passwort zu vergeben, sofern Sie das anfängliche Passwort per E-Mail erhalten haben. Klicken Sie am Ende auf „Benutzerdaten speichern", um Ihre Änderungen zu sichern.

Abhängig vom Stand der Einreichung, Begutachtung und Teilnehmerregistrierung stehen Ihnen nach dem Login unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung (siehe Abbildung 1).

Ein Konto für alles. 
Falls Sie auch einen Beitrag einreichen möchten, verwenden Sie bitte ebenfalls dieses Konto. Über ein einziges Konto lassen sich Interessenkonflikte bei der Zuweisung der Beiträge leichter erkennen.

Für alle nachfolgenden Schritte müssen Sie eingeloggt sein.

Als Gutachter oder PK-Mitglied sollen Sie in der Regel Ihre bevorzugten Themengebiete angeben. Verwenden Sie dazu den Link „Thematische Prioritäten auswählen" auf der Übersichtsseite. Diese Angaben helfen den Vorsitzenden des Programmkomitees, Ihnen thematisch passende Beiträge zuzuordnen, und wirken sich damit unmittelbar auf die Qualität des Begutachtungsprozesses aus.

Optional – nur ConfTool Pro.

Nach der Einreichungs-Deadline nehmen die Konferenzorganisatoren möglicherweise Kontakt zu Ihnen auf und geben Ihnen die Gelegenheit, „Gebote" für bevorzugte Beiträge abzugeben. Melden Sie sich an und wählen Sie den entsprechenden Link auf der Übersichtsseite. Sie sehen dann eine Liste aller eingereichten Beiträge (oder der Beiträge Ihres Themenbereichs/Tracks) und können markieren, welche Sie vorzugsweise begutachten möchten und welche nicht gut zu Ihren Fachgebieten passen.

Geben Sie Ihre Interessenkonflikte an. 
Kennzeichnen Sie mit dieser Funktion Beiträge, die Sie nicht objektiv begutachten können – etwa weil Sie am Projekt beteiligt waren oder die Autoren persönlich gut kennen.

Es ist ratsam, am Bietprozess teilzunehmen, da dies die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Ihnen Beiträge zugewiesen werden, die Sie interessieren. Bitte bedenken Sie, dass Sie einen Beitrag für gewöhnlich nicht mehr ablehnen können, sobald er Ihnen zur Begutachtung zugewiesen wurde.

Optional – nur ConfTool Pro.

Möglicherweise müssen Sie zunächst die „Vertraulichkeitsvereinbarung für Gutachter" bestätigen, bevor Sie Zugang zu den Ihnen zugewiesenen Beiträgen erhalten. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Link und stimmen Sie der Vereinbarung auf der folgenden Seite zu.

Basierend auf den Interessengebieten der Gutachter und ihren Geboten teilen die Vorsitzenden des Programmkomitees die Beiträge den Gutachtern zu. Nach der Zuteilung senden sie Ihnen eine E-Mail mit den Einzelheiten und Fristen des Begutachtungsprozesses.

Für den Zugriff auf die Ihnen zugeteilten Beiträge melden Sie sich im ConfTool-System an und wählen „Gutachten abgeben und bearbeiten" (siehe Abbildung 2).

Hier können Sie die Zusammenfassungen (Abstracts) lesen und die Manuskripte herunterladen. Wenn Sie mehrere Manuskripte in einem Durchgang herunterladen möchten, beachten Sie bitte diese Anleitung: Wie kann man mehrere Dateien auf einmal von ConfTool herunterladen?

Nachdem Sie die Beiträge gelesen haben, geben Sie Ihre Gutachten direkt über den Web-Browser in die bereitgestellten Formulare ein (siehe Abbildung 3). Jeder Beitrag wird dabei in mehreren Kategorien bewertet. Sie können die Druck-Option von ConfTool zusammen mit Ihrem Web-Browser nutzen, um Abstracts und Begutachtungsformulare auszudrucken. Beachten Sie, dass unterschiedliche Beitragstypen (z. B. „Full Paper" und „Poster") unterschiedliche Formulare haben können.

Speichern Sie Ihr Gutachten vor dem Sitzungs-Timeout. 
Es gibt ein Timeout für die Online-Sitzung (für gewöhnlich 2 Stunden), nach dem ungesicherte Eingaben verloren gehen. Speichern Sie rechtzeitig – Ihr Gutachten können Sie bis zur Abgabefrist jederzeit weiter überarbeiten.

Die Gutachten werden den Autoren erst zugänglich gemacht, wenn der Begutachtungsprozess abgeschlossen ist und die Vorsitzenden den endgültigen Annahmestatus auf Grundlage aller Bewertungen festgelegt haben.

Optional – nur ConfTool Pro.

ConfTool Pro bietet zudem ein Online-Forum, um die Beiträge und die Begutachtungsergebnisse zu diskutieren. Es steht normalerweise nach dem Begutachtungsprozess bereit. Hier können Sie Kommentare zu allen Beiträgen und Gutachten abgeben, über die noch nicht endgültig entschieden wurde – etwa weil sie von einzelnen Experten sehr unterschiedlich bewertet wurden.

Von Gutachtern und PK-Mitgliedern wird meist erwartet, dass sie auch an der Konferenz teilnehmen. Bitte verwenden Sie Ihr bestehendes ConfTool-Konto, um sich zur Teilnahme anzumelden, sobald die Registrierungsphase begonnen hat.