Zuweisen von Gutachtern in ConfTool
Inhalt
1. Gutachter einem Beitrag zuweisen
2. Beiträge einem Gutachter zuweisen
3. Automatische Zuweisung von Gutachten
4. Gutachtenzuweisung aufheben
5. Begutachtungsphase aktivieren
6. Gutachter kontaktieren
7. Tipps
Für den Begutachtungsprozess müssen die eingereichten Beiträge – manuell oder automatisch – Benutzern mit dem Status Gutachter oder Programmkomitee-Mitglied zugewiesen werden. Nach dem Aktivieren der Begutachtungsphase haben diese Personen Zugang zu den ihnen zugewiesenen Beiträgen, können die Zusammenfassungen einsehen und die Manuskripte herunterladen. Diese Seite zeigt, wie die Chairs einer Konferenz den Gutachtern Beiträge (und umgekehrt) im ConfTool-System zuweisen können.
Hinweis: Gutachter werden nicht automatisch benachrichtigt.
Weder das Zuweisen eines Beitrags an einen Gutachter noch das Aktivieren der Begutachtungsphase versendet automatische E-Mails. Das ist bewusst so, damit Sie die volle Kontrolle darüber behalten, wann und wie Ihre Gutachter informiert werden. Weisen Sie die Gutachten zuerst zu und kontaktieren Sie anschließend alle Gutachter auf einmal über die Serien-E-Mail-Funktion.
Falls Ihr Einreichungsprozess mehrere unabhängige Begutachtungsphasen umfasst, beachten Sie bitte unsere Hinweise zum zweistufigen Begutachtungsprozess.
Wenn Sie Vorsitzenden, PK-Mitgliedern und Meta-Gutachtern erlauben möchten, Gutachteneinladungen für jeden Beitrag einzeln zu versenden, beachten Sie auch die alternative Möglichkeit der Begutachtungsanfragen. Damit können diese Benutzergruppen bestimmte Personen anfragen, ob sie eine konkrete Einreichung begutachten möchten, und sie können dem System bei Bedarf selbst weitere Gutachter hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung für die Nutzung von Begutachtungsanfragen.
1. Gutachter einem Beitrag zuweisen
Melden Sie sich bitte als Benutzer mit dem Status Chair, Konferenz-Chair oder Administrator an und rufen Sie auf:
Übersicht → Beiträge und Gutachten verwalten
(Overview → Submissions & Reviews).
Sollte Ihnen diese Funktion nach dem Einloggen nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an die Veranstaltungsorganisation.
Hier können Sie über die entsprechenden Links entweder alle Beiträge oder alle Gutachter auflisten. Dieser Abschnitt behandelt das Zuweisen von Gutachtern zu Beiträgen; die umgekehrte Richtung finden Sie unter Beiträge einem Gutachter zuweisen.
Öffnen Sie die Beitragsliste unter
Übersicht → Beiträge und Gutachten verwalten → Beitragsliste
(Overview → Submissions & Reviews → List of Submissions).
Oberhalb der Liste finden Sie mehrere Filteroptionen, ein Suchfeld und den Link „Weitere Filter einblenden". Damit lassen sich die angezeigten Beiträge eingrenzen, z. B. auf bestimmte Themen oder Tracks – hilfreich, wenn sich mehrere Chairs die Zuordnung teilen.
In der zweiten Spalte von rechts „Gutachter/Gutachten" gelangen Sie mit einem Klick auf „Gutachter" zur Liste der bereits zugewiesenen und der noch verfügbaren Gutachter (die Zahl gibt die Anzahl der bereits zugewiesenen Gutachter an). Der Link „Gutachten" (nur vorhanden, wenn bereits Gutachten existieren) zeigt die für diesen Beitrag eingereichten Gutachten an (siehe Abbildung 1).
In der rechten Spalte „Aktionen" gelangen Sie mit einem Klick auf „Zuordnen" zur Seite „Gutachter zuordnen", auf der Sie dem Beitrag Gutachter zuweisen können. Alle für diesen Beitragstyp verfügbaren Gutachter werden angezeigt, sortiert nach den Gutachterwünschen (aus der „Bieterphase", falls eingesetzt) und nach der Anzahl der Übereinstimmungen zwischen den Themen des Beitrags und den Fachgebieten des Gutachters (siehe Abbildung 2).
Wählen Sie die gewünschte Anzahl an Gutachtern aus, indem Sie das Kästchen „Zuordnen" anklicken. Verwenden Sie „setze Konflikt", falls Sie einen Gutachter später aus dem Online-Diskussionsforum zu diesem Beitrag ausschließen möchten. Gehen Sie anschließend zum Ende der Seite und klicken Sie auf „Speichere neue Zuweisung", um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Meta-Gutachter sehen alles.
Wenn Sie einem Beitrag eine Person als Meta-Gutachter zuweisen, hat diese Person Zugang zu allen anderen Gutachten dieser Einreichung.
Nun können Sie Ihre Zuweisungen für diesen Beitrag überprüfen und bearbeiten. Wählen Sie im Navigationsbereich den Link „Beiträge", um zur Liste zurückzukehren und weitere Einreichungen zuzuordnen.
2. Beiträge einem Gutachter zuweisen
Alternativ können Sie die Liste „Gutachter und Programmkomitee-Mitglieder" verwenden:
Übersicht → Beiträge und Gutachten verwalten → Liste der Gutachter und Programmkomitee-Mitglieder
(Overview → Submissions & Reviews → Program Committee and Reviewers).
Sie erhalten dort einen Überblick über alle verfügbaren Experten (Programmkomitee-Mitglieder und Gutachter) samt der Anzahl der bereits zugeordneten Beiträge und der schon eingereichten Gutachten je Person (siehe Abbildung 3).
Wählen Sie „Beiträge zuordnen" in der rechten Spalte, um Beiträge zuzuordnen, eine Zuordnung aufzuheben oder einen Konflikt zu setzen. Dies funktioniert wie beim oben beschriebenen „Gutachter zuordnen". Die Experten werden von den Vorsitzenden des Programmkomitees im Back-End des ConfTool-Systems eingeladen.
3. Automatische Zuweisung von Gutachten
ConfTool Pro kann Beiträge auch automatisch an Gutachter zuweisen. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion in der Regel nur Administratoren und Conference Chairs zur Verfügung steht; für Track-Chairs kann sie von den Organisatoren freigeschaltet werden. Rufen Sie dazu auf (siehe Abbildung 4):
Übersicht → Beiträge und Gutachten verwalten → Automatische Zuweisung von Gutachten
(Overview → Submissions & Reviews → Automatic Assignment of Reviews).
Die Funktion berücksichtigt die „Gebote" der Gutachter, die Anzahl übereinstimmender Themen zwischen Beitrag und Gutachter sowie die Anzahl der bereits zugewiesenen Gutachten pro Person. Der Algorithmus wird in diesem Forumsbeitrag erläutert: Automatic review assignments.
Zudem versucht das System, „Interessenkonflikte" zu erkennen und zu berücksichtigen: ConfTool Pro vergleicht die E-Mail-Adressen, Namen und Organisationen der Gutachter mit denen der Autoren und Co-Autoren. Das ist einer der vielen Gründe, warum Autoren gebeten werden sollten, die E-Mail-Adressen ihrer Co-Autoren anzugeben.
Bitte beachten Sie, dass die automatische Zuweisung ausschließlich neue Gutachtenzuweisungen hinzufügt; sie hebt niemals bestehende Zuweisungen auf.
Prüfen Sie das Ergebnis immer.
Auch wenn die automatische Zuweisung in der Regel gute Ergebnisse liefert, raten wir dazu, das Endergebnis noch einmal zu überprüfen und bei Bedarf über die manuelle Zuordnung zu optimieren.
4. Gutachtenzuweisung aufheben
Sie können Gutachtenzuweisungen manuell aufheben, wenn Sie das automatische Ergebnis nachjustieren möchten oder Gutachter ihre Bereitschaft zur Begutachtung zurückgezogen haben. Dies erfolgt auf denselben Seiten wie das Zuweisen von Beiträgen zu Gutachtern bzw. von Gutachtern zu Beiträgen (siehe oben).
Klicken Sie in beiden Fällen das Kästchen „Aufheben" an, um die Zuweisung zu löschen. Wurde bereits ein Gutachten eingereicht, setzen Sie ein Häkchen bei „Gutachten löschen"; die Zuweisung wird dann aufgehoben und das bestehende Gutachten gelöscht (siehe Abbildung 5). Weitere Informationen: How can I delete reviews?
5. Begutachtungsphase aktivieren
Nach der Zuweisung muss die Begutachtungsphase aktiviert werden:
Übersicht → Einstellungen → Phasen, Termine und Deadlines der Konferenz
(Overview → Settings → Conference Phases and Deadlines).
Aktivieren Sie hier die „Begutachtungsphase für eingereichte Beiträge", damit die Gutachter Zugang zu den ihnen zugeordneten Beiträgen erhalten.
6. Gutachter kontaktieren
Wie oben erwähnt, kontaktiert ConfTool Ihre Gutachter nie von selbst – Sie entscheiden, wann und wie Sie sie informieren. Nutzen Sie die Serien-E-Mail-Funktion von ConfTool, um über den Beginn des Begutachtungsprozesses, die nächsten Schritte und die Abgabefristen zu informieren.
Sie können Ihre Gutachter außerdem auf die fertigen Hinweise für Gutachter und Mitglieder des Programmkomitees hinweisen.
7. Tipps
- Lassen Sie einreichende Autoren die E-Mail-Adressen aller Co-Autoren angeben – das erleichtert später die Kontaktaufnahme.
- Definieren Sie „Themen" und lassen Sie sowohl Autoren als auch Gutachter die passenden auswählen. Das erleichtert die Zuordnung der Beiträge zu den Gutachtern erheblich.
- Auch wenn die Zeit zur Konferenzvorbereitung immer knapp ist, empfehlen wir, die „Bieterphase" (ConfTool Pro) für wenigstens einige Tage anzubieten. Gutachter können so vorab interessante Beiträge benennen und Interessenkonflikte angeben – was letztlich auch Ihre eigene Arbeit erleichtert.
- Weisen Sie jeden Beitrag möglichst mindestens 3 Gutachtern zu. Es kommt regelmäßig vor, dass einzelne Gutachter ihren Zusagen nicht nachkommen. Bei nur 2 Gutachtern pro Beitrag riskieren Sie Beiträge mit nur einem oder gar keinem eingereichten Gutachten.