Zuweisen von Gutachtern in ConfTool

Für den Begutachtungsprozess müssen die eingereichten Beiträge entweder manuell oder automatisch Benutzern mit dem Status "Gutachter" oder "Programmkomitee-Mitglied" zugewiesen werden. Nach dem Aktivieren der Begutachtungsphase haben diese Personen Zugang zu den ihnen zugewiesenen Beiträgen und können die Zusammenfassungen einsehen und eingereichte Manuskripte herunterladen.

Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen, wie die Chairs der Konferenz den Gutachtern die eingereichten Beiträge (und umgekehrt) im ConfTool-System zuweisen können.

Gutachtern Beiträge zuweisen

Melden Sie sich bitte als Benutzer mit dem entsprechenden Status Chair, Konferenz-Chair oder Administrator an.

Nach dem Einloggen gehen Sie bitte auf diese Seite:
Übersicht => Beiträge und Gutachten verwalten
(Overview => Submissions & Reviews) 
Sollte Ihnen diese Funktion nach dem Einloggen nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an die Veranstaltungsorganisation.

Hier können Sie nun die Liste aller Beiträge oder aller Gutachter auswählen. Dieser Abschnitt behandelt das Zuweisen von Gutachtern zu Beiträgen. Sie finden eine Anleitung zur Zuweisung von Beiträgen zu Gutachtern weiter unten in dieser Anleitung.

Die Beitragsliste zeigt alle Einreichungen an. Oberhalb der Liste finden Sie mehrere Filteroptionen, ein Suchfeld und einen Link "Weitere Filter einblenden". Sie können alle drei Möglichkeiten dazu nutzen, die angezeigten Beiträge einzugrenzen, und z.B. nach Ihren bevorzugten Themengebieten einzugrenzen, falls Sie sich die Aufgabe der Zuordnung der Beiträge zu den Gutachten mit anderen Chairs teilen.

In der zweiten Spalte von rechts Gutachter / Gutachten“ gelangen Sie mit einem Klick auf Gutachter“ auf die Liste der bereits zugewiesenen und der noch zur Verfügung stehenden Gutachter. Die Zahl benennt die Anzahl der zugewiesenen Gutachter. Klicken Sie auf den Link Gutachten“ (nur vorhanden, wenn es bereits Gutachten gibt), werden Sie auf die Seite der bereits für diesen Beitrag eingereichten Gutachen geleitet. Hier kennzeichnet die Zahl die Anzahl der eingereichten Gutachten (siehe Abbildung 1) .

In der rechten Spalte „Aktionen“ gelangen Sie mit einem Klick auf den Link „Zuordnen“ zur Seite Gutachter zuordnen“, auf der Sie den Beitrag dann den Gutachtern zuweisen können. Alle für diesen Beitragstyp zur Verfügung stehenden Gutachter werden angeführt. Diese Liste der Gutachter ist nach den Gutachterwünschen (aus der „Bieterphase“, falls eingesetzt) und den Übereinstimmungen der Beitragsthemen mit den Fachkenntnissen der Gutachter sortiert. Diese Daten werden in der zweiten Spalte angezeigt (siehe Abbildung 2).

Um einen Beitrag begutachten zu lassen, wählen Sie bitte eine entsprechende Anzahl von Gutachtern aus, indem Sie das Kästchen “zuordnen“ in der dritten Spalte anklicken. (NB: Wenn Sie einen Beitrag einer Person als Meta-Gutachter zuweisen, hat diese Person ebenfalls Zugang zu allen anderen Gutachten, die diese Einreichung betreffen.)

Wählen Sie "setze Konflikt", falls Sie später einen Gutachter aus dem Online-Diskussionsforum für diese Einreichung ausschließen wollen.

Nachdem Sie alle Gutachter zugewiesen haben, gehen Sie bitte zum Ende der Seite und klicken Sie auf "Speichere neue Zuweisung", um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Nun können Sie oben auf der neuen Seite Ihre Zuweisungen überprüfen und bearbeiten. Wählen Sie im Navigationsbereich den Link "Beiträge", um zur Liste der Beiträge zurückzukehren und andere Einreichungen zuzuordnen.

Abbildung 1: Beitragsliste für Zuordnung der Gutachter - Zum Vergrößern bitte anklicken
Abbildung 2: Gutachter einem Beitrag zuweisen - Zum Vergrößern bitte anklicken

Beiträge Gutachtern zuweisen

Alternativ können Sie auch die Liste der „Gutachter und Programmkomitee-Mitglieder" auswählen:
Übersicht => Beiträge und Gutachten => Liste der Gutachter und Programmkomitee-Mitglieder
(Overview => Submissions & Reviews => Program Committee and Reviewers)

Hier erhalten Sie einen Überblick über alle verfügbaren Experten (Programmkomitee-Mitglieder und Gutachter). Auf dieser Seite können Sie auch sehen, wie viele Beiträge den einzelnen Personen bereits zugeordnet wurden und wie viele Gutachten sie schon eingereicht haben (siehe Abbildung 3).

Wenn Sie „Beiträge zuordnen" in der rechten Spalte auswählen, haben Sie die Möglichkeit, Beiträge dieser Person neu zuzuordnen oder eine Zuordnung aufzuheben . Dies funktioniert äquivalent zur Funktion auf der Seite “Gutachter zuordnen“, wie oben beschrieben.

(Hinweis: Die Experten werden von den Vorsitzenden des Programmkomitees im Back-End des ConfTool-Systems eingeladen).

Abbildung 3: Beiträge Gutachtern zuweisen - Zum Vergrößern bitte anklicken

Automatisches Zuweisen von Gutachten

ConfTool Pro bietet auch die Möglichkeit der automatischen Zuweisung von Beiträgen an Gutachter. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur Administratoren und Conference Chairs zur Verfügung steht, aber nicht den "Track Chairs".

Bitte rufen Sie dazu diese Seite auf (siehe Abbildung 4):
Übersicht => Beiträge und Gutachten => Automatische Zuweisung von Gutachten
(Overview => Submissions & Reviews => Automatic Assignment of Reviews)

Die automatische Zuweisung berücksichtigt sowohl die Gebote der Gutachter, die Übereinstimmung der Themengebiete zwischen Gutachtern und Einreichungen als auch die Anzahl der bereits zugewiesenen Beiträge pro Gutachter. Der Algorithmus wird in diesem Forumsbeitrag genauer erläutert: Automatic review assignments.

Das System versucht zudem – ähnlich wie bei der manuellen Zuordnung – Interessenkonflikte zu identifizieren und zu berücksichtigen. ConfTool Pro vergleicht hierzu die E-Mail-Adressen, Namen und Organisatoren der Gutachter mit denen der Autoren und Co-Autoren. Dies ist einer der vielen Gründe, warum Autoren bei der Einreichung immer möglichst auch die E-Mail-Adressen der Co-Autoren angeben sollen.

Obgleich die automatische Zuweisung in der Regel gute Ergebnisse liefert, raten wir immer dazu, das Endergebnis noch einmal mit den manuellen Zuordnungsfunktionen zu überprüfen und ggf. zu optimieren.

Abbildung 4: Automatischen Zuweisungsprozess starten - Zum Vergrößern bitte anklicken

Gutachtenzuweisung aufheben

Sie können händisch die Gutachtenzuweisung aufheben, falls Sie die automatische Zuweisung verändern wollen oder Gutachter ihre Bereitschaft zur Begutachtung zurückgezogen haben sollten. Das Aufheben der Zuweisung können Sie auf denselben Seiten wie der Beitragszuweisung zu Gutachtern oder der Gutachterzuweisung zu Beiträgen durchführen. Bitte lesen Sie dazu die Anleitungen weiter oben.

In beiden Fällen klicken Sie auf die Box "aufheben" um die Gutachtenzuweisung zu löschen. Falls ein Gutachten bereits eingereicht worden sein sollte, setzen Sie ein Häkchen bei "Gutachten löschen", um die Gutachtenzuweisung aufzuheben und gleichzeitig das bestehende Gutachten zu löschen (siehe Abbildung 5). Sie finden weitere Informationen dazu hier: How can I delete reviews?

Abbildung 5: Gutachtenzuweisung aufheben - Zum Vergrößern bitte anklicken

Aktivieren der Begutachtungsphase

Nach der Zuweisung muss die Begutachtungsphase aktiviert werden:
Übersicht => Einstellungen => Phasen, Termine und Deadlines der Konferenz
(Overview => Settings => Conference Phases and Deadlines)

Aktivieren Sie hier die „Begutachtungsphase für eingereichte Beiträge“, damit die Gutachter Zugang zu den ihnen zugeordneten Beiträgen erhalten.

Gutachter kontaktieren

Nutzen Sie bitte die Serien-E-Mail-Funktion von ConfTool, um nach der Zuordnung die Gutachter über den Beginn des Begutachtungsprozesses, die nächsten Schritte und die Abgabefristen ihrer Gutachten zu informieren. Bitte beachten Sie, dass auch Hinweise für Gutachter und Mitglieder des Programmkomitees zur Verfügung stehen.

Tipps

  • Nutzen Sie die Möglichkeit, dass Autoren bei der Einreichung der Beiträge die E-Mail-Adressen der Co-Autoren angeben können.
  • Definieren Sie „Themen“ in ConfTool und lassen Sie Autoren als auch Gutachter die passenden Themen auswählen. Eine Übereinstimmung der gewählten Themen für Einreichungen mit den Themenangaben von Gutachtern erleichtert die Zuordnung erheblich.
  • Auch wenn die Zeiten zur Vorbereitung einer Konferenz immer knapp sind, so empfehlen wir dennoch die Bieterphase (ConfTool Pro) für wenigstens einige Tage anzubieten. Dies gibt den Gutachtern zumindest die Möglichkeit, die für sie interessanten Beiträge anzugeben und vor allem auch Interessenkonflikte im Vorfelde festzulegen und erleichtert so im Endeffekt auch Ihnen die Arbeit.
  • Weisen Sie die Beiträge, wenn möglich, mindestens 3 Gutachtern zu. Häufig kommt es vor, dass einige Gutachter ihren Zusagen doch nicht nachkommen, und dann haben Sie bei nur 2 zugewiesenen Gutachtern das Problem, dass einige Beiträge ganz ohne oder nur mit einem Gutachten versehen sind.