Erstellen Sie Ihr Veranstaltungsprogramm mit ConfTool Pro

Das Programmplanungsmodul im Überblick
Das Programmplanungsmodul von ConfTool Pro unterstützt die Organisatoren bei der Planung des Tagungsprogrammes ihrer Veranstaltung. Mit diesem Modul können Sie Zeitblöcke für Sitzungen festlegen und einzelne Sitzungen mit Daten wie Titel- und Tagungsraum sowie weiteren Informationen versehen. Indem Sie angenommene Beiträge den einzelnen Sitzungen zuordnen, können Sie kontrollieren, ob alle angenommenen Beiträge auch tatsächlich auf Ihrer Veranstaltung als Präsentation berücksichtigt werden. Außerdem können Sie bei Bedarf Vorsitzende (Chairs) und Moderatoren den Sitzungen zuweisen. Diskutanten können darüber hinaus auch einzelnen Präsentationen zugeordnet werden.
Das Programmplanungsmodul dient außerdem als Kommunikationsmittel. Präsentierte Beiträge können bestimmten Nutzergruppen zum Download zur Verfügung gestellt werden und Sitzungsvorsitzende haben Zugriff auf die persönlichen E-Mail-Adressen und Lebensläufe der Präsentatoren und können sich so bereits vor der Konferenz mit diesen in Verbindung setzen.

Vorteile des Programmplanungsmoduls
Sie können Ihr Veranstaltungsprogramm schnell und einfach auf dem aktuellsten Stand halten und bis kurz vor Beginn Änderungen durchführen, ohne dass alle Beteiligten individuell über Änderungen im Ablauf in Kenntnis gesetzt werden müssen. Stellen Sie Downloads der eingereichten Beiträge zur Verfügung und ermöglichen Sie so den Konferenzteilnehmern, sich bereits vor Beginn der Konferenz umfänglich zu informieren. Schreiben Sie Serien-E-Mails an die Präsentatoren und unterrichten Sie sie über Einzelheiten der jeweils für sie relevanten Sitzungen. Nutzen Sie das Veranstaltungsprogramm als Vorlage für eine navigierbare Kopie, die Sie z. B. für Ihre eigene Konferenzwebseite, für Ihre Konferenz-CD oder Ihren Konferenz USB-Stick verwenden können.

Inhalt
1. Überblick über das Modul
2. Konfigurationsmöglichkeiten
3. Tagungsräume, Zeiten Sitzungen
4. Zuordnung von Präsentationen zu Sitzungen
5. Allgemeine Hinweise

1. Überblick über das Programmplanungsmodul

Die "Sitzungsübersicht" bzw. das "Veranstaltungsprogramm" von ConfTool Pro hilft Ihnen dabei, das wissenschaftliche Programm Ihrer Veranstaltung zu planen. Erstellen Sie zunächst als Gerüst Ihres Tagungsprogrammes einen Zeitplan aller Sitzungen und ordnen Sie dann diesen Sitzungen die Präsentationen zu.

Alle im Veranstaltungsprogramm eingetragenen Sitzungen können zahlreiche Informationen enthalten. Jede Sitzung lässt sich mit einem Titel versehen und es können Informationen sowohl für die Übersichts- als auch für die Detailseiten eingeben werden. Legen Sie fest, ob Präsentationen einzelnen Sitzungen zugeordnet werden sollen oder dies (z. B. bei Plenarsitzungen oder Kaffeepausen) nicht vorgesehen ist. Entscheiden Sie weiterhin, ob die Zusammenfassungen der Beiträge (Abstracts) angezeigt werden sollen und ob Sie bestimmten Benutzergruppen (z. B. registrierten Teilnehmern) den Zugriff auf die von den Autoren hochgeladenen Dateien gewähren möchten. Sie können zudem Sitzungsvorsitzende, Moderatoren und/oder Diskutanten für jede Sitzung einzeln festlegen.

ConfTool Pro bietet zahlreiche Auswahlmöglichkeiten für die Darstellung der Programmübersicht. Die Tabellenansicht bietet einen kompakten Überblick bei Konferenzen mit vielen parallel stattfindenden Sitzungen. In der Listenansicht werden alle Sitzungen untereinander angeordnet angezeigt. Um die Übersicht für die Konferenzteilnehmer zu verbessern, können einzelne Sitzungen durch farbige Hinterlegungen hervorgehoben werden. Die Navigation innerhalb der Agenda ist einfach: Jeder Nutzer kann zwischen der Tabellen- und Listenansicht wählen und weiterhin entscheiden, ob er die jeweiligen Präsentationen innerhalb der Sitzungen angezeigt haben möchte oder nicht. Das System bietet außerdem eine praktische Druckansicht sowie eine Suchfunktion nach Autorennamen und Vortragstitel.

Mit einer Analysefunktion können Sie darüber hinaus überprüfen, ob Autoren mehrere Beiträge präsentieren, ob sie in mehreren Sitzungen Beiträge vorstellen oder ob einzelne Vortragende und Chairs mit Beiträgen gleichzeitig für zwei parallel stattfindende Sitzungen vorgesehen sind (zur Vermeidung von Zeitkonflikten).

Abbildung 1: Beispiel eines Konferenzprogramms, Tabellenansicht - zum Vergrößern anklicken
Abbildung 2: Beispiel eines Konferenzprogramms, Listenansicht - zum Vergrößern anklicken

2. Konfigurationsmöglichkeiten des Programmplanungsmoduls

Das Programmplanungsmodul rufen Sie über folgende Seite auf:
Übersicht => Planung des Tagungsprogramms
(Overview => Conference Program Scheduling)

Erläuterungen zu den einzelnen Optionen finden Sie, wie üblich, direkt auf den jeweiligen Konfigurationsseiten. Sie können die Menüpunkte / Optionen nun in der vorgegebenen Reihenfolge einzeln nacheinander bearbeiten.

Bitte beginnen Sie mit "Grundeinstellungen für das Programmplanungsmodul".

Wie bei allen anderen ConfTool-Modulen auch, ist es notwendig, eine entsprechende Phase zu aktivieren und den Zeitraum zu definieren, in der die Sitzungsübersicht den "normalen" Nutzern zugänglich gemacht werden soll. Die Optionen hierfür finden Sie im Abschnitt "Benutzer können auf die Sitzungsübersicht der Tagung zugreifen".

Im Abschnitt "Anzeige- und Zugriffsoptionen für das Veranstaltungsprogamm" lässt sich definieren, wer Zugriff auf die Sitzungsübersicht haben soll. Die Option "Zugriffsmodus für die Übersicht des Veranstaltungsprogramms" bietet die Möglichkeit, entweder "öffentlichen Zugriff" oder aber "Zugriff nur für registrierte Teilnehmer der Tagung" zu gewähren. Unabhängig davon können Sie steuern, ob Sitzungsvorsitzende, Moderatoren und Diskutanten Zugriff zu erweiterten Informationen über die für sie jeweils relevanten Sitzungen haben sollen, indem Sie die Option "Haben Chairs der Sitzung Zugriff auf die von ihnen moderierten Sitzungen?" aktivieren.

Wenn Ihre Veranstaltung parallel stattfindende Sitzungen hat (d. h. mehrere Sitzungen in einem Zeitblock), legen Sie bitte fest, wie die Sitzungen in der Übersicht angeordnet werden sollen. Für die Option "Sortierung der Sitzungen innerhalb eines Zeitintervalls" können Sie wählen, ob die Sitzungen nach Kurzbezeichnung oder Veranstaltungsraum sortiert werden (Hinweis: Damit das System Bezeichnungen, die Zahlen enthalten, korrekt sortiert, muss gegebenenfalls eine "0" oder ein Platzhalter vorangestellt werden, wie S01, S02, S03,…, S10, S11, S12 anstelle von S1, S2, S3,…, S10, S11, S12, etc.).

"Einstellungen für Vorsitzende der Sitzung, Moderatoren und/oder Diskutanten" betreffen Personen, die einer Sitzung vorsitzen oder sie moderieren. Legen Sie unter "Maximale Anzahl der Chairs von Sitzungen" die maximal mögliche Anzahl an Sitzungsleitern bzw. Moderatoren fest, die einer Sitzung zugewiesen werden können. Die genaue Bezeichnung dieser Personen können Sie selbst definieren, indem Sie die voreingestellten Textphrasen (Chair der Sitzung, 2. Chair der Sitzung, …) innerhalb dieses Menüpunktes anklicken und diese dann überschreiben und Ihren Erfordernissen anpassen.

Im Bereich "Voreinstellungen für Sitzungen" können Sie festlegen, wie die Seite der Veranstaltungsübersicht Nutzern beim Öffnen zunächst dargestellt wird. Hierfür stehen im Menüpunkt "Standard-Darstellungsmodus" die beiden Möglichkeiten "Tabellenansicht" oder "Listenansicht" zur Auswahl. Wenn Sie mit der Darstellung "Tabellenansicht" arbeiten, können Sie unter dem Menüpunkt "Limitierung bei der Darstellung parallel stattfindender Sitzungen pro Zeile" festlegen, nach wie vielen parallel stattfindenden Sitzungen ein Zeilenumbruch erfolgt. (Hinweis: Die erste Ziffer steht für die maximal mögliche Anzahl an Sitzungen (Spalten) pro Zeile, die zweite Ziffer zeigt an, wie viele Spalten die Tabelle haben wird, wenn die maximal mögliche Anzahl überschritten wird - hierbei handelt es sich um Standardvorgaben für die Tabellendarstellung, die von den Nutzern jederzeit geändert werden können.)

Aktivieren Sie "Zeige Zusammenfassungen", um die Zusammenfassungen (Abstracts) auf den öffentlichen Seiten mit den Sitzungsdetails anzuzeigen. Analog können Sie mit den Datei-Downloads verfahren. Beides sind Standardvoreinstellungen - Sie können Zugriffsoptionen für Abstracts und Downloads auch für jede einzelne Sitzung separat definieren (siehe unten).

Im Abschnitt "Weitere Optionen" können Sie die Option "Erweiterte Sitzungstypen aktivieren" einschalten und erhalten dadurch weitere Sitzungstypen: Referenzsitzungen, die sich auf eine andere Sitzung mit exakt gleichen Präsentationen beziehen, und Einzelpräsentations-Sitzungen, deren Inhalt genau eine Präsentation ist und der Titel der Sitzung mit dem Titel der Einreichung identisch ist.

Registrierten Benutzern können Sie die Möglichkeit bieten, sich ein persönliches Sitzungsprogramm zu erstellen. Im Abschnitt "Meine Agenda" können Sie diese Option aktivieren und den Kreis der Anwender definieren. Von der Seite des ConfTool Veranstaltungsprogramms aus haben Benutzer bzw. Teilnehmer dann die Option, aus den verfügbaren Sitzungen per Mausklick ihr persönliches Programm zusammenzustellen. Die Organisatoren erhalten dadurch gleichzeitig einen Überblick über den Zuspruch zu bestimmten Sitzungen, was die Zuordnung von Räumen in der richtigen Größe erleichtert. Auf der folgenden (englischsprachigen) Seite erhalten Sie Informationen darüber, wie Sie die Funktion Meine Agenda aktivieren und nutzen können: Allowing users to create a personal agenda from the conference sessions.

Schließlich können Sie auch eine Schnittstelle zur Veranstaltungsprogramm-Applikationen für Mobilgeräte aktivieren. Zurzeit bieten wir Ihnen Kooperationen mit "Conference4me" und "Eventor" an.

Abbildung 3: Grundeinstellungen für das Programmplanungsmodul - zum Vergrößern anklicken

3. Festlegen von Tagungsräumen, Zeiten und Sitzungen

Beginnen Sie nun mit dem Einrichten des Rahmens Ihres Veranstaltungsprogramms, indem Sie unter "Räume für Sitzungen" die Tagungsräume anlegen. Geben Sie die Raumbezeichnung und weitere Details, wie z. B. (technische) Ausstattung, Größe oder Ort ein. Das Anlegen von Sitzungsräumen ist optional und kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Fahren Sie mit dem Menüpunkt "Zeitblöcke für Sitzungen" fort. Legen Sie das Datum, die Anfangszeit sowie den Endzeitpunkt der Sitzung fest. Definieren Sie die maximal mögliche Anzahl der Präsentationen für jede Sitzung dieses Zeitintervalls unter der gleichnamigen Option. Bitte beachten Sie: Chairs haben die Möglichkeit, einzelnen Zeitintervallen (Slots) mehr als die vorher festgelegte Anzahl an Sitzungen zuzuweisen; sie werden in diesem Fall jedoch durch eine Warnmeldung hierauf aufmerksam gemacht. (Tipp: Definieren Sie "Sitzungen" ohne bestimmten Endzeitpunkt, indem Sie für Start und Ende dieselbe Zeit eingeben).

Nachdem Sie die Sitzungsräume und -zeiten festgelegt haben, können Sie diesen Rahmen nun mit den Daten der tatsächlichen Sitzungen füllen. Hierzu fahren Sie bitte mit dem Menüpunkt "Sitzungen erstellen, konfigurieren und löschen" fort. Weisen Sie zunächst jeder Sitzung eine "Kurzbezeichnung" zu, die als eindeutige Kennung dient und geben Sie einen weiteren "Titel" (z. B. das Hauptthema dieser Sitzung) ein, der im Veranstaltungsprogramm aufgeführt wird. Die Option "Beiträge zuweisen" hilft dabei, zwischen Sitzungen mit oder ohne Präsentationen (wie z. B. Eröffnungsveranstaltungen oder Kaffeepausen) zu unterscheiden.

Hinweis: Falls das Track-Chair-Modul von ConfTool Pro installiert ist (hierfür wird eine zusätzliche Gebühr berechnet), kann die Einstellung "Beschränkung auf Konferenz-Track/Beitragstyp" sehr hilfreich sein. Hier können Sie zwischen verschiedenen Tracks/Beitragstypen wählen und damit festlegen, dass für die Sitzung nur Beiträge des entsprechenden Tracks zugewiesen werden können. Zudem erhalten die Track Chairs die Möglichkeit, einen Teil der Programmplanungsarbeiten selbst zu übernehmen, nämlich die Zuweisungen der angenommenen Vorträge zu Sitzungen ihres Tracks.

Sie müssen hierzu den Track-Chairs den Zugriff auf die Programmplanungsfunktion gewähren. Rufen Sie hierfür die Option "Chair-Zugang zum Planungsmodul für das Veranstaltungsprogramm" auf:
Übersicht => Einstellungen => Einstellungen für die Registrierung und Verwaltung von Benutzern =>Grundlegende Einstellungen für die Benutzerregistrierung und -verwaltung
(Overview => Settings => Settings for User Registration => Main Settings for User Registration and Management).

Fahren Sie im Menüpunkt "Sitzungen erstellen, konfigurieren und löschen" fort mit den Optionen "Datum, Zeit, Ort, etc." sowie "Veranstaltungsraum". Danach folgt ein Menüpunkt (1. Chair, 2. Chair, 3. Chair der Sitzung), in dem Sie (abhängig von Ihrer Wortwahl für "Chair der Sitzung") weitere Vorsitzende oder Moderatoren für diese Sitzung eintragen können. Unter "Weitere Informationen" kann ein erläuternder Text eingegeben werden, der dann ebenfalls auf der Übersichtsseite der Sitzungen angezeigt wird (aus diesem Grund sollten Sie diesen Erläuterungstext möglichst kurz halten). Informationen, die Sie unter "Zusammenfassung der Sitzung" eingeben, werden hingegen nur auf der Detailseite zur Sitzung dargestellt sofern die Anzeige der Zusammenfassungen (Abstracts) aktiviert ist.

Hinweis: Damit die Vorsitzenden/Chairs für jede einzelne Präsentation einer Sitzung einen Diskutanten separat zuweisen können, gehen Sie bitte auf:
Übersicht => Einstellungen => Einstellungen für die Einreichung von Beiträgen
(Overview => Settings => Main Settings for Paper and Abstract Submission)
und wählen Sie für den Menüpunkt "Diskutanten aktivieren" die für Sie passende Option.

Im Menüpunkt "Sitzungen erstellen, konfigurieren und löschen" legen Sie im nächsten Abschnitt "Zugriffsmöglichkeiten für normale Benutzer in der Sitzungsübersicht" fest, wie detailliert einzelne Sitzungsinformationen für den normalen Nutzer zugänglich sein sollen. Zunächst können Sie über die Option "Beschränkung der Sichtbarkeit der Sitzung auf Benutzergruppe" steuern, welche Benutzergruppen Zugriff auf diese Sitzung haben sollen. Die Option "Sollen die Zusammenfassungen/Abstracts der Beiträge dargestellt werden?" definiert, ob die Abstracts auf der detaillierten Sitzungsseite jeder Sitzung zugreifbar sind. Die Option "Sollen die Dateien der Beiträge als Download angeboten werden?" regelt, welche Nutzer (alle oder nur Vorsitzende und Moderatoren) Zugriff auf den Download der Beiträge haben sollen. Bitte denken Sie daran, ebenfalls den Download für jeden Beitragstyp/Track unter folgendem Pfad zu aktivieren:
Übersicht => Einstellungen => Konferenz-Tracks/Beitragstypen bearbeiten
Im Abschnitt "Einstellungen für das Hochladen von Dateien" gehen Sie zur Option "Zugreifbarkeit von Dateien"
(Overview => Settings => Manage Submission Types / Conference Tracks
Option: "Download Settings / Accessibility of files").

Zum Schluss können Sie eine Hintergrundfarbe auswählen; dieses dient der Übersichtlichkeit oder auch als Gestaltungsmittel für die optische/visuelle Gruppierung mehrerer zusammengehöriger Sitzungen.

Abbildung 4: Einstellungsseite für das Bearbeiten einer Sitzung - zum Vergrößern anklicken

4. Zuordnung von Präsentationen zu Sitzungen und die Feinabstimmung des Tagungsprogramms

Bevor Sie damit beginnen, die Präsentationen den einzelnen Sitzungen zuzuweisen, überprüfen Sie bitte die zur Verfügung stehenden Annahmestatus:
Übersicht => Einstellungen => Annahmestatus der Beiträge verwalten
(Overview => Settings => Manage Acceptance Status)

Für jeden Annahmestatus, der akzeptierte Beiträge zur Präsentation auf der Konferenz identifiziert, sollten Sie kontrollieren, ob die Option "Einer Sitzung zuweisen" aktiviert ist, d. h. auf "Ja" steht. Die Länge einer Präsentation innerhalb einer Sitzung kann über den Annahmestatus bestimmt werden. Stellen Sie hierzu die Option "Länge jeder Präsentation" auf den von Ihnen gewünschten Wert. Alternativ können Sie für jede Sitzung und jede Präsentation einzeln manuell die jeweilige Länge festlegen. Sie finden auf dieser Seite weitere Informationen: Anzeige der Zeiten und Dauer von Präsentationen im Veranstaltungsprogramm.

Ordnen Sie nun die Präsentationen (unter eventueller Berücksichtigung der neuen Status) den einzelnen Sitzungen zu:
Übersicht => Planung des Tagungsprogramms => Ergebnis des Begutachtungsprozesses und Entscheidung über die Annahme
(Overview => Scheduling => Results of the Reviewing Procedure & Decision About Acceptance)

In der rechten Spalte "Session" weisen Sie mit Hilfe der Drop-Down Liste die Beiträge den Sitzungen zu. Beiträge können nur dann zugewiesen werden, wenn der Annahmestatus des Beitrags dies erlaubt. Falls Sie für eine Sitzung die Zuweisung von Beiträgen ausgeschaltet haben, können ihr auch keine Beiträge zugeordnet werden. Die Ziffer in eckigen Klammern hinter dem Sitzungsnamen zeigt die Anzahl der bereits zu dieser Sitzung zugeordneten Präsentationen an. Achtung: Ihre Auswahl wird sofort gespeichert, wenn Sie eine Sitzung oder einen Status aus der Drop-Down-Liste ausgewählt haben.

Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie auf der Seite: Auswertung der Gutachterergebnisse und Setzen des Akzeptanzstatus der Beiträge.

Abbildung 5: Übersichtsseite für Beiträge, Akzeptanzstatus und Sitzung zuordnen - zum Vergrößern anklicken

Auf folgender Seite haben Sie nun die Möglichkeit, die Darstellung des Tagungsprogramms zu optimieren, bevor Sie es Online stellen:
Übersicht => Planung des Tagungsprogramms => Sitzungen anzeigen und bearbeiten
(Overview => Scheduling => Edit the Conference Schedule)

Beginnen Sie oben links im Menübalken mit "Sitzungen bearbeiten". Sie können nun die Sitzungsdetails aller Sitzungen überarbeiten. Sie können einen Filter, z. B. nach Datum, Raum oder Sitzung festlegen, indem Sie auf die entsprechenden Links klicken. Um die Präsentationen innerhalb einer einzelnen Sitzung zu bearbeiten, klicken Sie bitte zuerst oben auf "Zeige Vorträge/Präsentationen" und danach innerhalb der Sitzung auf "Präsentationen" links neben dem kleinen Pfeilsymbol. Nun scrollt die Ansicht automatisch bis zu der von Ihnen ausgewählten Sitzung herunter und Ihnen werden drei (oder vier) Drop-Down-Listen links neben der/den Präsentation(en) angezeigt. In der ersten Drop-Down-Liste kann die Sitzungszuordnung bearbeitet werden, in der zweiten die Reihenfolge der Präsentationen innerhalb einer Sitzung und in der dritten der Annahmestatus. Falls Sie die Option für die jeweilige Sitzung aktiviert haben, können Sie über eine vierte Drop-Down Liste manuell die Länge der Präsentation bestimmen.

Abbildung 6: Überarbeiten einer Sitzung direkt im Veranstaltungsprogramm - Zum Vergrößern anklicken

In der Menüleiste gibt es bei aktivierter Option "Zeige Vorträge/Präsentationen" eine Unteroption "Nicht zugewiesene Präsentationen anzeigen", die Ihnen einen Überblick über die Präsentationen gibt, die bisher noch keiner Sitzung zugeordnet wurden. Sie können weiterhin alle für eine Sitzung eingegebenen Daten überprüfen, indem Sie die beiden Optionen "Zusammenfassungen anzeigen" und "Metadaten anzeigen" aktivieren.

Bitte beachten Sie, dass die hier beschriebene Seite "Sitzungen anzeigen und bearbeiten" für normale Benutzer nicht zugänglich ist; diese haben nur Zugriff auf die Seite "Veranstaltungsprogramm anzeigen", sofern diese Seite aktiviert ist.

Zum Schluss sollten Sie Ihr Tagungsprogramm auf Terminüberschneidungen von Präsentatoren, Vorsitzenden und Diskutanten überprüfen. Gehen Sie hierzu bitte auf:
Übersicht => Planung des Tagungsprogramms => Analyse der Vortragenden und Chairs des Veranstaltungsprogramms
(Overview => Scheduling => Analyze Presenters and Chairs of the Conference Agenda)

Hier gibt es verschiedene Optionen, aus denen Sie auswählen können. Sie können z. B. nach Personen suchen, die in zwei zur selben Zeit stattfindenden Sitzungen gleichzeitig auftreten sollen, nach Personen, die mehr als einer Sitzung zugeordnet wurden bzw. mehr als eine Präsentation halten sollen, oder nach Autoren, die für mehr als einen Beitrag aufgelistet werden. Die Tests für Co-Autoren basieren auf den E-Mail-Adressen der Nutzer.

Auf folgender Seite können Sie sich nun das Tagungsprogramm aus der Sicht von zugangsberechtigten Nutzern ansehen:
Übersicht => Planung des Tagungsprogramms =>Veranstaltungsprogramm anzeigen
(Overview => Scheduling => Conference Agenda)

Als abschließenden Test empfehlen wir Ihnen, sich noch einmal in unterschiedlichen Nutzerrollen einzuloggen, um sicherzustellen, dass die spezifischen Nutzerrechte korrekt gesetzt wurden.

5. Allgemeine Hinweise zur Nutzung des Programmplanungsmoduls

Das Tagungsprogramm dient neben seiner eigentlichen Funktion auch als Kommunikationstool. Autoren mit einer Präsentation können jederzeit mittels der Serien-E-Mail-Funktion von ConfTool Pro über die fortschreitende Planung ihrer Sitzungen informiert werden. Die Serien-E-Mail-Funktion finden Sie auf folgender Seite:

Übersicht => Serien-E-Mails versenden => Sende Serien-E-Mail an Autoren (und Mitautoren)
(Overview => Bulk E-mails => Send E-mails to Authors (and Co-authors))

Sitzungsvorsitzende und Diskutanten können sich die Einzelheiten "ihrer" Sitzungen auf der Tagungsprogrammseite (ihre Namen sind dabei hervorgehoben) und auf der Seite "Anzeige Ihrer Benutzerdaten" ansehen. Sie können sie darüber hinaus mittels der Serien-E-Mail-Funktion über ihre Sitzungen informieren:
Übersicht => Serien-E-Mails versenden => E-Mails an Sitzungsmoderatoren
(Overview => Bulk E-mails => Send E-mails to Session Moderators)

Das Tagungsprogramm kann als Vorlage zur Erstellung der Web-Seite oder einer navigierbaren Kopie oder CD der Sitzungsübersicht dienen. Außerdem kann die Programmplanung hilfreich für den Export der Abstracts für die Erstellung des Konferenzbandes sein, wenn darin die Beiträge in der zeitlichen Abfolge der Konferenz aufgeführt werden sollen.