Erstellen einer navigierbaren Kopie des Veranstaltungsprogramms aus ConfTool Pro auf CD, USB-Stick oder für Ihre Hauptwebsite

Sie können ConfTool Pro für die Erstellung Ihres Veranstaltungsprogramms nutzen. Das Veranstaltungsprogramm lässt sich mit allen Sitzungen Ihrer Tagung in Listen- oder Tabellenform darstellen (unten sind drei Beispiele aufgeführt). Dieses Veranstaltungsprogramm können Sie als Ausgangspunkt für die Erstellung Ihrer Webseiten oder Broschüren mit dem „offiziellen“ Konferenzprogramm verwenden.

Nachstehend folgen einige Hinweise, wie Sie die im ConfTool-System dynamisch generierten Seiten des Veranstaltungsprogramms in ein statisches und dennoch navigierbares Format „exportieren“ können, das gespeichert als auch bearbeitet werden kann. Sie können diese exportieren Seiten auch auf einer CD oder einem USB-Stick kopieren oder sie nach der Veranstaltung auf Ihre Hauptkonferenzseite übertragen.

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Bevor Sie eine navigierbare Kopie Ihres Veranstaltungsprogramms erstellen, wählen Sie bitte die entsprechenden Parameter für die Anzeige des Veranstaltungsprogramms in ConfTool:

  1. Sie können für jeden Beitragstyp auswählen, welche der hochgeladenen Dateien im Veranstaltungsprogramm zugreifbar sein sollen. Bitte gehen Sie zu:
    Übersicht => Einstellungen => Konferenz-Tracks / Beitragstypen

    ... und wählen Sie einen „Beitragstyp“ aus. Klicken Sie dann auf „Bearbeiten“.
    Im Abschnitt „Einstellungen für Downloads“ können Sie mit der Option „Zugreifbarkeit von Datei Nr. 1, 2 oder 3“ für jede der Dateien festlegen, ob sie zugreifbar sein soll.
  2. Rufen Sie nun diese Seite auf:
    Übersicht => Planung des Tagungsprogrammes => Grundeinstellungen für das Programmplanungsmodul

    Hier können Sie allgemeine Einstellungen zur Darstellung des Veranstaltungsprogramms konfigurieren, wie z. B. die Anzeige der E-Mail-Adressen (dabei werden alle E-Mail-Adressen mit JavaScript gegen Spambots geschützt).
  3. Des Weiteren lässt sich für jede Sitzung festlegen, ob Abstracts und Downloads angezeigt werden sollen. Gehen Sie zu:
    Übersicht => Planung des Tagungsprogramms => Sitzungen erstellen, konfigurieren und löschen

    ... um diese Einstellungen durchzuführen.

Wenn alles in Ordnung ist, loggen Sie sich bitte als „normaler Benutzer“ (ohne Admin-Rechte) ein oder machen Sie das Veranstaltungsprogramm (temporär) öffentlich zugänglich und gehen Sie bitte auf diese Seite:
Übersicht => Veranstaltungsprogramm anzeigen

Wichtig: Zum Erstellen der navigierbaren Kopie, klicken Sie auf den Reiter „Mehr…“ und aktivieren zuerst die Ansicht für den Export. Nutzen Sie diese Seite als Ausgangspunkt für den unten beschriebenen Kopiervorgang. Für HTTrack verwenden Sie bitte die aktuelle Adresse aus Ihrem Browsers als Startadresse.

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Erstellung einer navigierbaren Kopie des Veranstaltungsprogramms mit „HTTrack“

Wir empfehlen das benutzerfreundliche Offline-Browser-Programm „HTTrack”, um eine navigierbare Kopie des Veranstaltungsprogramms zu erstellen. Die Software ist für Windows, Linux und OS-X verfügbar und kostenlos unter der Open-Source GPL-Lizenz erhältlich.

Mit HTTrack können Sie navigierbare Kopien von Websites erstellen (wie eine interaktive Serie von „Screenshots“). Diese Kopie wird auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert und steht Ihnen später jederzeit zur Verfügung. Öffnen Sie einfach eine Seite der „gespiegelten“ Website in Ihrem Browser, um die Seiten von Link zu Link zu durchblättern, als würden Sie sie online betrachten. Sie können diese Kopie auch auf einen USB-Stick oder eine CD übertragen oder in ein Verzeichnis Ihrer Hauptwebsite hochladen.

Öffnen Sie bitte das HTTrack Programm und starten Sie ein neues Projekt, indem Sie die Projektparameter ausfüllen: Dies ist der „Neue Projektname“ und das „Basisverzeichnis“ auf Ihrer Festplatte, wo die Dateien abgelegt werden sollen.

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Bitte geben Sie im nächsten Schritt die Hauptscanparameter wie folgt ein:
Für „Aktion“ wählen Sie die Einstellung „Automatische Web-Site-Kopie“, geben Sie die Webadresse Ihres ConfTool-Veranstaltungsprogramms ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“, um weitere Kopieroptionen festzulegen.

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Öffnen Sie nun bitte den Reiter “Experten” und wählen Sie für die Option “Suchmethode” die Einstellung „Im selben Ordner bleiben“. Für alle weiteren Konfigurationsmöglichkeiten können Sie die vordefinierten Standardeinstellungen des Systems verwenden. Schließen Sie die Einstellungen, indem sie auf OK klicken.

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Starten Sie dann bitte den Downloadprozess, indem sie auf „Weiter >“ und auf der nächsten Seite auf „Fertig stellen“ klicken. HTTrack lädt jetzt die aktuelle Seite und alle mit ihr verlinkten Seiten und notwendigen Dateien des ConfTool-Veranstaltungsprogramms herunter. Dieser Vorgang dauert einige Minuten, bitte haben Sie etwas Geduld.

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Nachdem der Download abgeschlossen ist, finden Sie alle Dateien im „Basisverzeichnis“ auf ihrer Festplatte, das Sie im ersten Schritt als Projektparameter eingegeben haben (siehe oben).

Um die HTTrack-Kopie im Browser anzusehen und sie als Link auf einer CD oder einem USB-Stick zu verwenden, öffnen Sie bitte die Datei index.html als Startseite. Bitte verwenden Sie dabei die Index-Datei aus dem Unterordner „IhreKonferenz“ und nicht die erste aus dem übergeordneten Ordner (andernfalls wird zuerst eine HTTrack-Übersichtsseite mit einem Link zu Ihrem Veranstaltungsprogramm angezeigt).

Testen Sie bitte die heruntergeladene Version und führen Sie diesen Test auch mit einem Computer ohne Netzwerkverbindung durch.

Falls Sie HTTrack in der Kommandozeile verwenden möchten (z.B. für Linux oder OS-X), dann verwenden Sie bitte diese Parameter:
httrack www.conftool.net/ihre-konferenz/index.php -D -O "C:\IhrUnterverzeichnis\"

-D bedeutet, dass der Scan sich auf Unterverzeichnisse beschränken soll
-O spezifiziert den Ausgabepfad auf Ihrer Festplatte

Erstellung einer navigierbaren Kopie des Veranstaltungsprogramms mit „ScrapBook“

Alternativ können Sie den Waterfox Webbrowser (ein auf dem Firefox Browser basierendes Projekt, das immer noch das XUL-Interface unterstützt) und dazu die Browser-Erweiterung „ScrapBook“ verwenden, um eine navigierbare Kopie des ConfTool-Veranstaltungsprogramms zu erstellen.

ScrapBook funktioniert auch bei dynamischen Seiten (die z. B. JavaScript oder AJAX verwenden), und so können Sie beispielsweise eine lokale Kopie einer Flugbuchung, einer Empfangsbestätigung, einer Rechnung oder einer Nachricht Ihrer Webmail-Anwendung erstellen. (Achtung: Bitte verwenden Sie nicht ScrapBook Plus, da es für die den hier aufgeführten Zweck nicht geeignet ist.)

Nach dem Installieren der ScrapBook Erweiterung, öffnen Sie bitte das ScrapBook Menü und wählen „Seite archivieren als...“.

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Bitte legen Sie die Parameter wie unten aufgeführt fest:

Aktivieren Sie für die Option „Einschließen“ die Auswahlmöglichkeiten „Grafiken“, „Webseiten-Stile“ und auch „JavaScript“ (sonst ist die Sortier- und Suchfunktion der Autorenliste in der Kopie nicht funktionsfähig). Für die Option „Verlinkte Dateien herunterladen“ aktivieren Sie die Auswahlmöglichkeit „Benutzerdefiniert“ und legen Sie für diese die Dateitypen „pdf, doc, docx“ (und weitere Dateitypen, in denen Dateien vorliegen und die in der exportierten Version verfügbar sein sollen) fest. Setzen Sie für die Option „Links folgen bis zu einer Tiefe von“ den Wert mindestens auf 5 (besser auf 7, um sicher zu gehen).

Nun können Sie den Download-Prozess starten, indem Sie den Knopf „Archivieren“ auswählen.

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Sie müssen die Downloads im nächsten Fenster noch auf die Adressen des aktuellen Pfades (oder der Domain) beschränken, um damit zu verhindern, dass ScrapBook auch externe Seiten außerhalb von ConfTool mit herunterlädt.

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ScrapBook lädt jetzt die aktuelle Seite und alle mit ihr verlinkten Seiten und notwendigen Dateien des ConfTool Veranstaltungsprogramms herunter. Dieser Vorgang dauert einige Minuten, bitten haben Sie etwas Geduld.

Nachdem der Download abgeschlossen ist, finden Sie alle Dateien mit angepassten Links und Dateinamen in dem neuesten Unterordner des „ScrapBook“-Verzeichnisses in Ihrem persönlichen Firefox-Ordner.

Bei Windows 7, 8 oder 10 finden Sie das Verzeichnis beispielsweise im folgenden Pfad:
C:\Users\[Your Username]\AppData\Roaming\Mozilla\Firefox\Profiles\[xxx0x0x0].default\scrapbook\

Tipp: Um den Ordner „...Appdata\Roaming“ in Windows zu öffnen, tippen sie bitte einfach %appdata% in die Adresszeile des Datei-Explorers. Sollten Sie weiterhin Probleme haben, Ihren Profil-Ordner zu finden, benutzen Sie bitte die Firefox/Waterfox Profile-Hilfe. Wenn Sie zu der Konfigurationsseite von ScrapBook gehen, können Sie auch den Sicherungsordner Ihres ScrapBooks verändern.

Um die ScrapBook-Kopie im Browser anzusehen und sie als Link auf einer CD oder einem USB-Stick zu verwenden, nutzen Sie bitte die Datei default.html als Startseite. Testen Sie bitte die heruntergeladene Version und führen Sie diesen Test auch mit einem Computer ohne Netzwerkverbindung durch.

Alternative Werkzeuge zum Erstellen einer Kopie des Veranstaltungsprogramms

Wir können ebenfalls die folgenden drei Werkzeuge empfehlen, die es Ihnen ermöglichen, eine vollständige Kopie des Veranstaltungsprogramms in ähnlicher Weise zu erstellen.

  • Man kann das Unix Werkzeug wget auch verwenden, um Kopien von Websites zu erstellen. Dieses Kommandozeilenprogramm ist für fast jede Plattform verfügbar, schnell und zuverlässig und führt mit dem Parameter -k sogar ein URL-rewriting für alle sichtbaren Links durch. Um die Kopie einer Website zu erstellen, verwenden Sie bitte das Kommando:
    wget -mkxKE https//www.conftool.net/yourconferenceXXXX/ index.php?page=browseSessions&print=exportsessions.php
  • Das zweite Tool heißt „Cyotek WebCopy” und ist für Windows verfügbar. Der Downloadprozess ist vergleichbar mit dem oben beschriebenen Prozess von HTTrack. Das Programm darf kostenlos genutzt werden, aber die Autoren bitten um eine Spende, die sie bei den laufenden Kosten und zeitgerechten Aktualisierungen unterstützt.
  • Das dritte Tool heißt „SiteSucker“ und ist für OS-X als Shareware erhältlich. Die Autoren bitten um eine Spende, wenn Sie es einsetzen.

Hinweise und Tipps

  • Damit die heruntergeladenen Dateien auf CD oder DVD gebrannt werden können, dürfen die generierten Dateinamen nicht länger als 103 Zeichen sein. Dies ist eine Beschränkung des standardisierten „Joliet“ Dateisystems. Bitte führen Sie die Veränderungen für die generierten Dateinamen Ihrer Konferenz an dieser Stelle durch:
    Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen

    ... und scrollen Sie zum Abschnitt „Standards für das Hochladen von Dateien“. Wählen Sie für die Option „Format für generierte Dateinamen“ die folgende Einstellung: "Erster Autor" "-" "Beitrags-ID". So lassen sich die Dateien nach dem Nachnamen der Autoren sortieren und bleiben aufgrund der Beitrags ID eindeutig zuordenbar.

  • Das automatische Öffnen der Übersichtsseite beim Einlegen der CD oder beim Anschließen des USB-Sticks an den Laptop ist seit der Einführung von Windows Vista schwieriger geworden (aus Sicherheitsgründen). Wir haben ein kleines (und erschwingliches) Programm gefunden, welches das automatische Öffnen der Datei erlaubt: WinOpen. (Bitte lassen Sie uns wissen, falls Sie eine bessere Alternative kennen.)
    Entpacken Sie bitte die Datei winopen.exe ins Hauptverzeichnis Ihres USB-Sticks und erstellen Sie mit dem Notepad eine Textdatei mit dem Namen „autorun.inf“, die die folgenden vier Zeilen beinhaltet:
    [AutoRun]

    open=winopen "$EXEDIR$\conference\index.html"

    label=Veranstaltungsprogramm der Konferenz anzeigen

    action=Veranstaltungsprogramm der Konferenz anzeigen
    Bitte ersetzen Sie den kursiv gesetzten Teil des Inhaltes mit dem tatsächlichen Pfad zur Kopie des Veranstaltungsprogramms auf Ihrer CD oder auf Ihrem USB-Stick (zweite Zeile) und dem Namen Ihrer Konferenz (dritte und vierte Zeile).

Unseres Wissens nach existiert derzeit keine entsprechende Methode für Apple OS X. Deswegen empfehlen wir, ein PDF-Dokument mit einer kurzen Beschreibung, wie man das Veranstaltungsprogramm aufrufen kann, verfügbar zu machen.

Wir freuen uns über Ihr Feedback!