Anleitung zur Nutzung der verschiedenen Exportfunktionen zur Erstellung des Konferenzbandes

Übersicht
ConfTool bietet mehrere Möglichkeiten zum Datenexport in verschiedenen Formaten. Die folgende Anleitung hilft Ihnen dabei, Ihren individuell auf Ihre Konferenz abgestimmten Konferenzband zu erstellen. Bitte seien Sie sich dennoch darüber im Klaren, dass die Aufbereitung der Daten für den Konferenzband einige Handarbeit bedeutet. Dies ist der Komplexität dieser Publikation sowie den recht unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Veranstaltungsorganisatoren an äußere Form und Format geschuldet. Aufgrund dieser Komplexität kann ConfTool nur eine halbautomatische Unterstützung für diese Aufgabe anbieten.
Erstes Kriterium bei der Überlegung, welche Exportfunktion für Sie geeignet ist, sollte ein Blick auf das Format sein, in dem die Beiträge eingereicht wurden. Wurden die Beiträge als Abstracts über den WYSIWYG Online-Editor eingereicht, können Sie die Daten direkt aus der ConfTool Datenbank exportieren (siehe Abschnitt 1) oder die Exportfunktionen von ConfTool nutzen (siehe Abschnitt 2). Sollen Dateien, die von den Autoren in ConfTool hochgeladen wurden, für den Konferenzband benutzt werden, so müssen Sie diese Datensätze downloaden (siehe Abschnitt 3).

1 Export von Abstracts (Zusammenfassungen) - Die Export- und Druckfunktionen von ConfTool

Table of Contents
1    Export von Abstracts (Zusammenfassungen)
1.1 Export von Abstracts - zeitlich sortiert
1.2 Export von Abstracts - nach Titel oder Autor
2    Export von Abstracts mit Serienbrieffunktion
3    Export von hochgeladenen Dateien

Dieser Abschnitt behandelt den Datenexport von Beiträgen, die als Kurzfassung online eingegeben wurden (ohne das Hochladen von Dateien) und in dieser Form im Konferenzband publiziert werden sollen.

1.1 Export von Abstracts (Zusammenfassungen) – nach zeitlichem Ablauf der Konferenz sortiert

Dieser Unterabschnitt erläutert, wie Manuskripte direkt in ein Textverarbeitungsprogramm exportiert werden können – sortiert nach zeitlichem Ablauf des Veranstaltungstages. Bitte wählen Sie diese Option nur, nachdem die Zuordnung der Beiträge zu Sitzungen abgeschlossen ist.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Darstellungen, die für den Export genutzt werden können:

  • Die erste Darstellung führt zuerst den Zeitplan der Konferenz auf und listet dann die Beiträge in der Reihenfolge, in der die Sitzungen abgehalten werden, auf; der Schwerpunkt liegt hier auf der detaillierten Darstellung der Sitzungen. Diese Art des Exportes ist üblicherweise für die Erstellung eines Konferenzbands am besten geeignet
  • Die zweite Darstellung führt ebenfalls den Zeitplan der Konferenz auf; hier sind die Präsentationen aber direkt in die Übersicht eingebettet. Diese Art der Darstellung eignet sich zum Beispiel für einen Flyer mit dem Konferenzprogramm.
Abbildung 1: Vergleich der Darstellungen - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken

Darstellung 1 - Geeignet für die Erstellung des kompletten Konferenzbandes

Für Darstellung 1 gehen Sie bitte zu:

Übersicht => Programmplanung => Sitzungen anzeigen und bearbeiten
Overview => Conference Program Scheduling => Edit the Conference Schedule

1.  Wählen Sie den Tag oder die Sitzung, den/die Sie exportieren wollen. Gibt es mehrere Sitzungen oder Beitragsformate, so nutzen Sie bitte die Filteroptionen und filtern Sie die gewünschten Sitzungen mittels der Drop-Down-Liste "Track / Beitragstyp" (Track / Type of Submission).

2.  Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste "Weitere Funktionen" (Related Functions) die Option "Zusammenfassungen der aktuellen Seite auf Datenträger speichern" (Save abstracts of current page to disk) um alle Beiträge der aktuellen Auswahl zu sichern.

Abbildung 2: Einreichungen Filtern & Abstracts Speichern - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken

3.  Um eine Vorschau des Exportergebnisses zu generieren oder die Seite direkt auszudrucken, klicken Sie auf "Zeige Vorträge / Präsentationen(Show Presentations). Jetzt werden alle Präsentationen der aktuell sichtbaren Sitzungen unterhalb der Sitzungsliste angezeigt und neue Optionen erscheinen. Klicken Sie auf "Zusammenfassungen anzeigen" (Show abstracts), um die Beiträge der Präsentationen anzuzeigen.

Abbildung 3: Präsentationen & Abstracts anzeigen - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken

Darstellung 2 - Geeignet für Darstellungen der Übersicht des Programms

Für Darstellung 2 gehen Sie bitte zu:
Übersicht => Veranstaltungsprogramm anzeigen
Overview => Browse Conference Agenda

1.  Bitte klicken Sie zuerst auf "Listenansicht", um alle Sitzungen und Präsentationen untereinander aufgelistet angezeigt zu bekommen. "Tabellenansicht" (Table View) zeigt zeitgleich stattfindende Sitzungen in einer Zeile nebeneinander an; diese Darstellung bietet einen guten Überblick über das Tagungsprogramm, ist aber weniger geeignet, wenn man die Zusammenfassungen der Beiträge exportieren möchte.

Abbildung 4: Listenansicht aktivieren - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken.

2.  Wenn "Zeige Vorträge / Präsentationen(Show Presentations) bereits auf der Ausgangsseite erscheint, klicken Sie es bitte an, um alle Präsentationen der Sitzungen angezeigt zu bekommen. Hat Ihre Veranstaltung zahlreiche Sitzungen, so erscheint die Option "Zeige Vorträge / Präsentationen" (Show Presentations) erst, nachdem Sie einen bestimmten Tag oder Tagungsraum ausgewählt haben. Bitte klicken Sie dann erst einen Tag oder einen Tagungsraum an. Nun erscheint eine Seite, die die Option "Zeige Vorträge / Präsentationen" (Show Presentations) anbietet. Bitte wählen Sie diese Option aus.

Abbildung 5: Vorträge / Präsentationen anzeigen - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken.

3.  Klicken Sie auf "Zusammenfassungen anzeigen" (Show Abstracts), um die Zusammenfassungen aller Präsentationen anzuzeigen.

Hinweis: Falls eine Zusammenfassung nicht angezeigt wird, ist die Anzeige für die entsprechende(n) Sitzung(en) deaktiviert. Bitte gehen Sie zu:
Übersicht => Planung des Tagungsprogramms => Sitzungen erstellen, konfigurieren und löschen
Overview => Scheduling => Create, Configure and Delete Sessions
... um die Anzeige der Zusammenfassungen unter dem Punkt "Sollen die Zusammenfassungen/Abstracts der Beiträge dargestellt werden?" zu aktivieren.

4.   Um die aktuelle Darstellung lokal abzuspeichern, klicken Sie auf das Download-Symbol rechts oben im Navigationsbereich oder wählen Sie "Seite auf Datenträger sichern" (Save Page to Disk) aus dem Drop-Down-Menü "Mehr..." (More...).

Hinweis: Ebenso ist der direkte Ausdruck der Seite über "Druckansicht mit Seitenkopf" (Print View with Header) möglich. Die Option "Ansicht für den Export" (Page View for Export) eignet sich für den Export der Programmübersicht auf CD, USB-Stick oder auf Ihre lokale Website.
Weiterführende Information finden Sie unter:
Wie man eine navigierbare Kopie des Veranstaltungsprogramms aus ConfTool Pro auf CD oder USB-Stick erstellt

Abbildung 6: Zusammenfassungen anzeigen & speichern - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken.

Tipps

  • Zum Finden konkreter Autoren oder Beiträge steht Ihnen bei Bedarf eine Suchfunktion rechts in der Menüleiste zur Verfügung. Diese Suchfunktion ist nicht auf die aktuelle Ansicht beschränkt.
  • Dieses Beispiel nutzt die Standardeinstellungen für die Seite "Veranstaltungsprogramm". Um die Voreinstellungen zu ändern, klicken Sie auf:
    Übersicht => Planung => Grundeinstellungen für das Programmplanungsmodul
    Overview => Scheduling => Main Settings for Conference Session Overview
  • Die jeweils aktuelle Seite kann mittels Klick auf das Druckersymbol in der Menüleiste und der Druckfunktion Ihres Browsers ausgedruckt werden.
  • Es besteht immer die Möglichkeit, die Daten der Seite mittels "Copy-and-Paste" in Word zu übernehmen, egal welche Art der Darstellung Sie gewählt haben. Aktivieren Sie hierfür die Druckansicht (Print View) und kopieren Sie die benötigten Textpassagen, indem Sie sie mit Ihrer Maus markieren und dann „STRG + C“ drücken. Fügen Sie die Passagen mittels "STRG + V" in Ihr Textverarbeitungsprogramm ein. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie hierbei mit dem Internet Explorer und Microsoft Word arbeiten, da Firefox und andere Browser oftmals Probleme beim Kopieren der Formatierungen und Textstile haben.
Abbildung 7: Druckansicht - Zum Vergrößern auf das Bild klicken.

1.2 Export von Abstracts (Zusammenfassungen) – sortiert nach Titel oder Autor der Beiträge

Dieser Unterabschnitt erläutert, wie eingereichte Manuskripte – sortiert nach Art des Beitrages, der Zugehörigkeit zu Tracks, alphabetischer Reihenfolge der Beiträge oder Namen des einreichenden Autoren – in ein Textverarbeitungsprogramm exportiert werden können.

Bitte gehen Sie zu: 
Übersicht =>Einreichungen und Gutachten verwalten => Liste der Beiträge
Overview => Submissions & Reviews => List of Submissions

  1. Setzten Sie die erforderlichen Filter unter „Status“, „Track/Beitragstyp“ und/oder filtern Sie nach „Thema“, falls erforderlich.
  2. Sortieren Sie die Beiträge nach Titeln oder Autor auf, indem Sie die entsprechenden Listen-Überschriften „Titel“ oder „Autor(en)“ anklicken.
  3. Wählen Sie in der Menüleiste rechts für "Pro Seite" (Per Page) den Wert "Alle" (All), damit das System alle Beiträge auf einer Seite darstellt.
  4. Eine Vorschau des Exportes als Bildschirmansicht erhalten Sie, indem Sie in der Drop-Down-Liste "Bitte Version auswählen" (Select Version) die Option "Liste aller Abstracts/Ausdruck mit Druckansicht" (List all abstracts/use print view for printout) anklicken.
  5. a) Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste "Weitere Funktionen" (Related Functions) die Option "Zusammenfassungen der aktuellen Seite auf Datenträger speichern" (Save abstracts of current page to disk).
    b) Wenn Sie die Darstellung "Liste aller Abstracts/Ausdruck mit Druckansicht" (List all abstracts/use print view for printout) nutzen, können Sie alternativ auch das Downloadsymbol anklicken, um die aktuelle Darstellung herunterzuladen und in einem Textverarbeitungsprogramm zu öffnen.
  6. Speichern Sie das Dokument als „.doc“-Datei und bereiten Sie es nach Ihren Vorstellungen in Ihrem Textverarbeitungsprogramm auf.
  7. Es bietet sich an, die "Formatvorlagen" (Style Sheets) von Word zu verwenden, um gleichartige Elemente der so ausgegebenen Elemente auf einmal in ihrer Formatierung anzupassen

Abbildung 8: Filter- und Sortierungsmöglichkeiten - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken.

Hinweis: Sie können auch hier mit "Cut-and-Paste"-Funktionen arbeiten, um ausgewählte Beiträge in Ihr Textverarbeitungsprogram zu kopieren. Hierfür gehen Sie bitte wie bereits oben beschrieben vor: Wählen Sie aus der Drop-Down Liste "Bitte Version auswählen" (Select Version) die Option "Liste aller Abstracts/Ausdruck mit der Druckansicht" (List all abstracts/use printview for printout) aus und aktivieren Sie nun die "Druckansicht" (Printview) oben in der Menüleiste. Markieren Sie in Ihrem Browser mit der Maus einen Teil der Seite oder die ganze Seite (STRG + A), kopieren Sie den Inhalt in die Zwischenablage (Ctrl + C) und fügen Sie ihn dann in Ihr Textverarbeitungsprogram ein (Ctrl + V). Bitte beachten Sie, dass der Microsoft Internet Explorer in diesem Fall die besten Ergebnisse liefert. Bei Nutzung anderer Browser wie Firefox etc. gehen die meisten Formatierungen und Textstile verloren.

Abbildung 9: Druckansicht - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken.

2 Export von Abstracts (Zusammenfassungen) mit Hilfe der Exportfunktionen von ConfTool und eines Serienbriefes

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie man Beiträge zuerst nach Microsoft-Excel oder Open Office Calc exportiert. Dort können diese Daten aufbereitet und sortiert werden, um sie dann zur Serienbriefherstellung zu nutzen. Möglich ist z. B. eine Sortierung nach alphabetischer Reihenfolge der Titel, Art des Beitrages, Konferenz-Track oder Name des einreichenden Autors.

Bitte gehen Sie zu:
Übersicht => Daten Im-und Export => Daten Export
Overview => Data Import and Export => Export Data

Sie finden hier eine Reihe von Export-Möglichkeiten. Gehen Sie zum Abschnitt "Export von Einreichungen, Gutachten, Gutachtern und Sitzungsdaten" (Export Submission and Review Information, Reviewers and Session Details) und wählen Sie die Einstellungen aus, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen. Setzen Sie ein Häkchen im Kästchen "Hinzufügen der Zusammenfassungen (Abstracts) der Beiträge" (Include abstracts of submission). Sie können die Daten noch weiter nach "Track/Beitragstyp" (Track / Type of Submission) und "Status" (Acceptance Status) filtern, indem Sie die entsprechenden Optionen der jeweiligen Drop-Down-Listen auswählen.

Wählen Sie in der Drop-Down-Liste "Dateiformat" (Export format) den Dateityp "XLS" für die spätere Bearbeitung in Microsoft Excel oder "CSV" für Open Office und andere Programme. Klicken Sie dann auf "Export Datei erzeugen" (Create Export File). Sichern Sie die Daten zuerst auf Ihrem Datenträger. Danach können Sie die Datei in dem von Ihnen benutzten Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und nun abermals im dazugehörigen Originalformat (XLS, XLSX oder ODS) abspeichern. Diese Datei dient von nun an als Ihre Datenquelle, mit der Sie die Beiträge mit Hilfe der Filter- und Sortierfunktionen Ihres Tabellenkalkulationsprogrammes weiter bearbeiten können.

Abbildung 10: Datenexport - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken.

Erstellen Sie einen Serienbrief, um die Autoren, Organisationen oder auch Zusammenfassungen nach Bedarf zu formatieren und als ein einziges Dokument zu drucken oder speichern.
Weitere Erläuterungen zur Nutzung der Funktion "Serienbriefe" (mail merge) finden Sie unter dem Link: Erstellen von Namensschildern und Teilnehmerlisten.

Untenstehend finden Sie zwei Formatvorlagen für die Programme MS Office und Open Office:

3 Export von hochgeladenen Dateien für den Konferenzband

Dieser Abschnitt beschreibt zum einen, wie man hochgeladene Beiträge exportieren kann, zum anderen wird erläutert, wie die Endversionen („camera-ready copy“) der Beiträge für den Konferenzband exportiert werden können.

Bedenken Sie bereits bei der Planung des Einreichungs- und Begutachtungsprozesses Ihrer Konferenz, welche Dateitypen die Autoren für ihre Einreichungen verwenden sollen. Für die Endfassung empfehlen wir, dass die Autoren ihre Beiträge als zwei Dateitypen einreichen: Zum einen in einem bearbeitbaren Format, wie z.B. Microsoft Office Word (DOC, DOCX) oder Open Office (ODT) und zum anderen in einer PDF-Version, die im Begutachtungsprozess verwendet wird und einen Eindruck vom endgültigen Erscheinungsbild des Beitrages gibt, oder beispielsweise auch direkt für die Erstellung eines Online-Tagungsbandes genutzt werden kann.

Bitte gehen Sie zu: Übersicht => Einreichungen und Gutachten verwalten => Liste der Beiträge  
Overview => Submissions & Reviews => List of Submissions.

Setzen Sie die Filter gemäß Ihren Erfordernissen, z. B. nach Beitragstyp oder Annahmestatus (siehe Abbildung 11 - oberer roter Kasten).

a) Wenn Sie die vor dem Review-Prozess hochgeladenen Beiträge exportieren möchten, wählen Sie innerhalb der Auswahl "Bitte Version auswählen" (Select Version) den Eintrag "Liste der Beiträge" (List of Submissions) [Abbildung 11 – zweiter roter Kasten].
b) Wollen Sie die Endversion der Einreichung exportieren (diese muss zuvor natürlich von den Autoren hochgeladen worden sein), so wählen Sie in demselben Auswahlmenü "Akzeptierte Beiträge mit Endversion der Dateien" (Accepted Contributions with Final Versions) [Abbildung 11 – zweiter roter Kasten].

Abbildung 11: Datei-Export: Auswahl der Beiträge und Dateien - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken.

Wir empfehlen, für die Einstellung "Namensformat für die Datei-Downloads" (Filename format for download links) den Punkt "Generierter Dateiname, z.B. Autor-Jahr-Titel" (generated filename, e.g. author-name-title) zu verwenden (siehe Abbildung 12).

Das Format für diese generierten Dateinamen kann auf der Seite:
Übersicht  => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
Overview => Settings => Main Settings for Paper and Abstract Submission

gemäß Ihrer Anforderungen konfiguriert werden.
Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Festlegung des Formats für generierte Dateinamen“.

Abbildung 12: Auswahl des Namensformats - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken.

Öffnen Sie nun das Menü "Weitere Funktionen" rechts oben auf der Seite.

a. Klicken Sie auf die Option „Dateien der aktuellen Seite als ZIP speichern“, um alle Dateien zu sichern, die auf dieser Seite angezeigt werden. Bitte verwenden Sie die Funktion „Pro Seite“, um die Anzahl der auf der Seite angezeigten Beiträge einzustellen.

b. Klicken Sie auf die Option „Sichern Sie alle Dateien gemäß der aktuellen Filtereinstellung als ZIP“ um alle Dateien, auf die die Filtereinstellungen zutreffen, zu speichern, auch wenn sie nicht auf der aktuell ausgewählten Seite angezeigt werden.

Abbildung 13: Sicherung der Dateien über “Weitere Funktionen” - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken.

Abhängig davon, welchen Browser Sie benutzen und welche Einstellungen Sie vorgenommen haben, wird die Datensicherung unterschiedlich ablaufen. Entweder Sie können zunächst ein Verzeichnis zum Speichern der Datei auswählen oder die Datei wird direkt im Ordner gespeichert, der in Ihrem Browser für Downloads vorgegeben oder definiert wurde.

Nachdem der Download-Prozess abgeschlossen ist, finden Sie die heruntergeladene ZIP-Datei in dem angegebenen lokalen Verzeichnis. Bitte entpacken Sie die Datei nun. Wählen Sie dafür gegebenenfalls einen neuen Speicherort.

Die Dateien lassen sich anhand der Dateinamen sortieren, filtern und weiterverarbeiten. Benutzen Sie diese Dateien nun, um mit einer Textverarbeitungssoftware Ihrer Wahl den Konferenzband zu erstellen.