Zuweisen von Gutachtern in ConfTool

Für den Begutachtungsprozess müssen die eingereichten Beiträge den Gutachtern und Programmkomitee-Mitgliedern zugewiesen werden. Nach dieser Zuweisung haben diese Personen dann Zugang zu den ihnen zugewiesenen Beiträgen und können die Zusammenfassungen einsehen und eingereichte Manuskripte herunterladen.

Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen, wie die Chairs der Konferenz den Gutachtern die eingereichten Beiträge im ConfTool -System zuweisen können.

Gutachtern Beiträge zuweisen

Melden Sie sich bitte als Benutzer mit dem entsprechenden Status Chair, Konferenz-Chair oder Administrator an.

Nach dem Einloggen wählen Sie bitte Einreichungen und Gutachten verwalten. Sollte Ihnen diese Funktion nach dem Einloggen nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an die Veranstaltungsorganisation. Hier können Sie nun die Liste aller Beiträge oder aller Gutachter auswählen.

Die Beitragsliste zeigt alle Einreichungen an. Oberhalb der Liste finden Sie ein Suchfeld und einen Link "Filter einblenden". Sie können beides z. B. dazu nutzen, die angezeigten Beiträge nach Ihren bevorzugten Themengebieten einzugrenzen, falls Sie sich die Aufgabe der Zuordnung der Beiträge zu den Gutachten mit anderen Chairs teilen.

In der rechten Spalte der Liste finden Sie den Link „Zuordnen", der zur neuen Seite “Gutachter zuordnen“ führt, auf der Sie den Beitrag dann den Gutachtern zuweisen können. Alle für diesen Beitragstyp zur Verfügung stehenden Gutachter werden angeführt. Diese Liste der Gutachter ist nach den Gutachterwünschen (aus der „Bieterphase“) und den Übereinstimmungen der Beitragsthemen mit den Fachkenntnissen der Gutachter sortiert. Diese Daten werden auch in der zweiten Spalte angezeigt.

Um einen Beitrag begutachten zu lassen, wählen Sie bitte eine entsprechende Anzahl von Gutachtern aus, indem Sie das Kästchen “zuordnen“ in der dritten Spalte anklicken. (NB: Wenn Sie einen Beitrag einer Person als Meta-Gutachter zuweisen, hat diese Person ebenfalls Zugang zu allen anderen Gutachten, die diese Einreichung betreffen.)

Wählen Sie "Konflikt setzen", falls Sie später einen Gutachter aus dem Online-Diskussionsforum für diese Einreichung ausschließen wollen. Nachdem Sie alle Gutachter zugewiesen haben, gehen Sie bitte zum Ende der Seite und klicken Sie auf Speichern, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Nun können Sie oben auf der neuen Seite Ihre Zuweisungen überprüfen und bearbeiten. Wählen Sie im Navigationsbereich den Link "Beiträge", um zur Liste der Beiträge zurückzukehren und andere Einreichungen zuzuordnen.

Gutachter einem Beitrag zuweisen

Beiträge Gutachtern zuweisen

Alternativ können Sie auch die Liste der „Gutachter und Programmkomitee-Mitglieder" auswählen. Hier erhalten Sie einen Überblick über alle verfügbaren Experten (Programmkomitee-Mitglieder und Gutachter). Auf dieser Seite können Sie auch sehen, wie viele Beiträge den einzelnen Personen bereits zugeordnet wurden und wie viele Gutachten sie schon eingereicht haben.

Wenn Sie „Beiträge zuordnen" in der rechten Spalte auswählen, haben Sie die Möglichkeit, Beiträge dieser Person neu zuzuordnen oder eine Zuordnung aufzuheben. Dies funktioniert äquivalent zur Funktion auf der Seite “Gutachter zuordnen“, wie oben beschrieben.

(Hinweis: Die Experten werden von den Vorsitzenden des Programmkomitees im Back-End des ConfTool-Systems eingeladen).

Automatisches Zuweisen von Gutachten

ConfTool Pro bietet auch die Möglichkeit der automatischen Zuweisung von Beiträgen an Gutachter. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur Administratoren und Conference Chairs zur Verfügung steht, aber nicht den "Track Chairs".

Gehen Sie zu „Einreichungen und Gutachten verwalten“ und dann zu „Automatische Zuweisung von Gutachten“, um auf die Funktion zuzugreifen.

Die automatische Zuweisung berücksichtigt sowohl die Gebote der Gutachter, die Übereinstimmung der Themengebiete zwischen Gutachtern und Einreichungen als auch die Anzahl der bereits zugewiesenen Beiträge pro Gutachter. Das System versucht zudem – ähnlich wie bei der manuellen Zuordnung – Interessenkonflikte zu identifizieren und zu berücksichtigen. ConfTool Pro vergleicht hierzu die E-Mail-Adressen, Namen und Organisatoren der Gutachter mit denen der Autoren und Co-Autoren. Dies ist einer der vielen Gründe, warum Autoren bei der Einreichung immer möglichst auch die E-Mail-Adressen der Co-Autoren angeben sollen.

Obgleich die automatische Zuweisung in der Regel gute Ergebnisse liefert, raten wir immer dazu, das Endergebnis noch einmal mit den manuellen Zuordnungsfunktionen zu überprüfen und ggf. zu optimieren.

Aktivieren der Begutachtungsphase

Nach der Zuweisung muss die Begutachtungsphase wie folgt aktiviert werden: Gehen Sie zu "Einstellungen" => "Phasen, Termine und Deadlines der Konferenz" und aktivieren Sie hier die „Begutachtungsphase für eingereichte Beiträge“, damit die Gutachter Zugang zu den ihnen zugeordneten Beiträgen erhalten.

Gutachter kontaktieren

Nutzen Sie bitte die Serien-E-Mail-Funktion von ConfTool, um nach der Zuordnung die Gutachter über den Beginn des Begutachtungsprozesses, die nächsten Schritte und die Abgabefristen ihrer Gutachten zu informieren. Bitte beachten Sie, dass auch Hinweise für Gutachter und Mitglieder des Programmkomitees zur Verfügung stehen.

Tipps

  • Nutzen Sie die Möglichkeit, dass Autoren bei der Einreichung der Beiträge die E-Mail-Adressen der Co-Autoren angeben können.
  • Nutzen Sie die Möglichkeit des ConfTool-Systems, „Themengebiete“ zu definieren, und lassen Sie Autoren als auch Gutachter die passenden Themengebiete auswählen. Dies erleichtert die Zuordnung passender Beiträge zu den Gutachtern erheblich.
  • Auch wenn die Zeiten zur Vorbereitung einer Konferenz immer knapp sind, so empfehlen wir dennoch die Bieterphase (ConfTool Pro) für wenigstens einige Tage anzubieten. Dies gibt den Gutachtern zumindest die Möglichkeit, die für sie interessanten Beiträge anzugeben und vor allem auch Interessenkonflikte im Vorfelde festzulegen und erleichtert so im Endeffekt auch Ihnen die Arbeit.
  • Weisen Sie die Beiträge, wenn möglich, mindestens 3 Gutachtern zu. Häufig kommt es vor, dass einige Gutachter ihren Zusagen doch nicht nachkommen, und dann haben Sie bei nur 2 zugewiesenen Gutachtern das Problem, dass einige Beiträge ganz ohne oder nur mit einem Gutachten versehen sind.