Beschreibung der Leistungsmerkmale

ConfTool ist ein stabiles und technisch ausgereiftes Event-Management-System, das die Organisatoren einer Veranstaltung bei vielen administrativen Aufgaben unterstützen kann:

Allgemein

  • Einfache Handhabung
  • Läuft auf Servern der ConfTool GmbH 
  • Grafische Anpassung an Veranstaltungs-Website 
  • Mehrsprachiges Interface
    möglich 
  • Kompatibilität mit allen grafischen Browsern
  • Umfangreiche Sicherheitsmerkmale 
  • Zugangsverwaltung auf Basis von Benutzerrollen
  • Datenimport  und -export
  • Technischer Support 
  • Gesicherter Zugriff über https 
  • Regelmäßige, automatische Backups 

Beitragseinreichung und Begutachtung

  • Einreichungsprozess flexibel anpassbar 
  • Datei-Upload beliebiger Formate
  • Einladungsfunktion für Autoren und Gutachter 
  • Bieterfunktion für Gutachter 
  • Begutachtungsformulare anpassbar 
  • Offene Gutachten oder (Doppel-) Blindgutachten
  • Online Forum für das Programmkomitee 
  • Option für mehrere Tracks 
  • Einfache Planung des Konferenzprogramms 
  • Datenexport zur vereinfachten Zusammenstellung des Konferenzbandes

Teilnehmeranmeldung und -verwaltung

  • Vollständige Onlineregistrierung
  • Einrichtung von Zeitrabatten, Teilnehmergruppen etc.
  • Teilnehmercodes für ermäßigte Preise 
  • Registrierungsformular flexibel anpassbar
  • Automatische
    Rechnungslegung 
  • Zahlreiche
    Zahlungsmöglichkeiten 
  • Zahlungsmodule für über 25 Kreditkarten-Gateways
    verfügbar 
  • Zahlungsmöglichkeit per PayPal integriert 
  • Verwaltung der
    Zahlungseingänge  
  • Einladung von Teilnehmern 
  • Versenden von Serien-E-Mails 
  • Mobiler Konferenz-Assistent Conference4me 
 

Vollständige Liste der Leistungsmerkmale

ConfTool bietet Ihnen eine Vielzahl an Leistungsmerkmalen und Optionen.
Sie können sich für jede der Kategorien einzeln einen Überblick verschaffen, wie VSIS ConfTool und ConfTool Pro Sie bei der Organisation Ihrer Veranstaltung unterstützen können.
Für Details der Leistungsmerkmale in den jeweiligen Kategorien klicken Sie bitte auf eine Box.

Allgemeine Funktionen

Merkmal VSIS ConfTool ConfTool Pro Bemerkungen
Zugriff über Benutzerkonten x x Jeder ConfTool-Nutzer greift auf das System über ein persönliches Benutzerkonto zu.
Benutzerkonten beschränken den Systemzugang.
Zugangskontrolle über Benutzerrollen x x Optionen und Rechte sind an die Benutzerrolle, wie z.B. "Autor", "Gutachter", "Konferenzvorsitzender/Chair" oder "Administrator", gebunden. Einige Benutzerrollen werden durch die Aktionen der Nutzer selbst bestimmt (z.B. "Autor"), andere werden durch Administratoren zugewiesen (z.B. "Gutachter").
Jeder Nutzer kann mehrere unterschiedliche Rollen haben und dabei dasselbe Konto für alle Aufgaben innerhalb einer Konferenz verwenden, d.h. es sind keine Kontenwechsel notwendig.
Weitere Benutzerrollen x In der Pro-Version stehen weitere Benutzerrollen, wie z.B. "Konferenz-Assistent", "Konferenz-Vorsitzender", "Track Chair", "Sitzungs-Moderator", "Diskutant", "Meta-Gutachter" usw. zur Auswahl.
Benutzerlisten und -auswertungen x x Übersichtslisten aller Benutzer, die mittels verschiedener Such- und Filterfunktionen bearbeitet werden können.
Definition der Zugriffsrechte x Festlegung der Zugriffsrechte für Benutzerrollen, z.B. "Chair" / "Konferenz-Chair" (Zugriff auf Serien-E-Mail-Funktionen, Benutzerverwaltung, Planung des Tagungsprogramms und Teilnehmerlisten etc.) und die "Frontdesk"-Mitarbeiter (Zugriff auf Einreichungen und Optionen zur Preis- sowie Zahlungsverwaltung etc.).
Benutzerregistrierung x x Benutzer registrieren sich selbst mit persönlichen Daten, Benutzernamen und Passwort.
Bestätigungs-E-Mails x x Jeder Benutzer erhält nach erfolgreicher Konteneinrichtung eine Bestätigungs-E-Mail.
Konfiguration der Registrierungsseite für Benutzer x Standardfelder (Name, Adresse etc.) können angepasst werden und eine beliebige Anzahl neuer Felder und Optionen lässt sich hinzufügen.
Konten für potentielle Teilnehmer x Registrierungsoption für Interessenten / potentielle Teilnehmer, mit der Möglichkeit, diese später per E-Mail zu kontaktieren.
Passwortsicherheit x x Automatische Ablehnung von zu kurzen, zu einfachen oder zu leicht zu erratenden Passwörtern.
Passwortverschlüsselung x Verschlüsselung aller persönlichen Passwörter in der Datenbank.
Die Möglichkeit einer automatischen Passwortgenerierung vereinfacht die Einrichtung neuer Konten für administrative Benutzer.
E-Mail-Überprüfung x x Überprüfung der Gültigkeit von E-Mail-Adressen durch DNS-Anfragen.
E-Mail-Validierung x Benutzer können ihre E-Mail-Adressen durch Bestätigungs-E-Mails validieren.
Suchfunktion für doppelte Benutzereinträge x Anzeigemöglichkeit von Benutzern, die mehrere Konten eingerichtet haben.
Vermeidung der Einrichtung doppelter Benutzerkonten durch Abgleich von E-Mail-Adressen und Namen.
Benutzer-Log x ConfTool Pro protokolliert die meisten Benutzeraktionen und Systemnachrichten.
Administrative Benutzer können diese Aktionen im Systemprotokoll einsehen.

Allgemeine Funktionen für den Einreichungsprozess

Merkmal VSIS ConfTool ConfTool Pro Bemerkungen
Online-Einreichungen x x Autoren können ihre Beiträge online einreichen und bearbeiten.
Übersicht über alle Einreichungen x x Konferenzvorsitzende (Chairs) und Administratoren haben jederzeit online Zugriff auf alle eingereichten Beiträge.
Filterfunktion für Übersichtslisten x x Filtern der Einreichungen nach verschiedenen Kriterien (Beitragstyp, Track, Themen, Annahmestatus).
Die Pro-Version bietet erheblich mehr Filteroptionen als die Standard-Version.
Suchfunktion für Listen x Durchsuchen der Beitragsliste nach Autor, Titel, Beitrags-ID etc.
Automatische E-Mail-Bestätigung x x Autoren und Co-Autoren erhalten Bestätigungs-E-Mails für jede neue Einreichung, jede neue hochgeladene Datei und jedes Update der Einreichung.
Grundlegende Exportfunktionen x x Export aller Einreichungen im CSV-Dateiformat.
Erweiterte Exportfunktionen x Export aller Einreichungen in den Dateiformaten MS Excel, XML und CSV.
Export der Kurzbeiträge (Abstracts) direkt nach MS Word möglich.
Export aller Autorendetails, des Autorenindexes sowie aller Begutachtungsergebnisse.
Vorgaben für Beitragseinreichungen x Festlegung der maximalen Anzahl an Einreichungen pro Benutzer.
Teilnehmerregistrierung als mögliche Voraussetzung für die Einreichung von Beiträgen.

Optionen für den Einreichungsprozess: Hochladen von Dateien

Merkmal VSIS ConfTool ConfTool Pro Bemerkungen
Upload von Dateien x x Autoren können während der Beitragseinreichung Dateien hochladen.
Überprüfung Dateiformat x x Alle bekannten Dateiformate können hochgeladen werden. Die Organisatoren bestimmen die Formate vorab, und das System überprüft das Format auf Grundlage der Dateierweiterung.
Erweiterte Überprüfung Dateiformat x PDF-Dateien: Die hochgeladenen Dateien können auf Integrität und Seitenzahl hin überprüft werden.
Bilddateien: Bei GIF, PNG und JPG wird das Dateiformat überprüft. Optional: Überprüfung der Mindest- und Maximalgröße des Bildes.
Max. Dateigröße pro Upload 10MB, abhängig von Server-Konfiguration 2MB - 90MB Maximalgröße für hochgeladene Dateien beträgt in der Pro-Version als Vorgabe 10MB.
Eine Erhöhung auf bis zu 90MB ist problemlos möglich.
Anzahl an Uploads 1 0-3 ConfTool Pro: Die Anzahl der Uploads pro Einreichung kann für jeden Beitragstyp / Track separat definiert werden.
(0-3 Uploads pro Einreichung. Für Dateien können jeweils unterschiedliche Formate zugelassen werden.)
Einreichungs-Deadline x x Automatische Fristenüberwachung: Nach Ablauf einer Frist wird die dazugehörige Funktion automatisch deaktiviert.
Unterschiedliche Phasen und Termine je Beitragstyp x Verschiedene Beitragstypen / Tracks können jeweils unterschiedliche Fristen haben.
Weitere Optionen für Phasen und Termine x Zuweisung von separaten Fristen für die Bearbeitung des Kurzbeitrages (Abstract), den Datei-Upload und Upload der Endfassung möglich.
Hochladen der Endfassungen x x Funktion für das Hochladen der Endfassungen ("Camera-ready Copy") aller angenommenen Beiträge.
Optionen für das Hochladen der Endfassungen x Bis zu 3 Datei-Uploads pro Beitrag.
Automatische Dateinamenerzeugung (x) x In beiden ConfTool-Versionen: automatische Anonymisierung der Dateinamen vor Weiterleitung an die Gutachter.
Pro-Version: Für den Datei-Export können die Dateinamen auf Grundlage von auswählbaren Mustern generiert werden.

Optionen für den Einreichungsprozess: Beitragseinreichungsformular

Merkmal VSIS ConfTool ConfTool Pro Bemerkungen
Standardfelder x x Felder für Beitragstitel, Autorennamen sowie E-Mail-Adressen.
Anpassungsoptionen für das Einreichungsformular x Viele Parameter des Einreichungsformulares sind frei modifizierbar.
Angabe von Co-Autoren mit E-Mail-Adresse und Organisation x Separate Felder für die Organisationen und E-Mail-Anschriften aller Autoren und Co-Autoren (optional).
Vortragender Autor x Ein oder mehrere vortragende Autoren können aus einer Autorenliste ausgewählt werden.
Organisationszugehörigkeiten der Autoren x x Eingabefeld für die Organisationen jedes Autoren eines Beitrages.
Eingabefeld für Abstracts / Zusammenfassungen nur Textfeld x Einfaches Texteingabefeld oder Text-Editor zur Eingabe des Abstracts / der Zusammenfassung.
Festlegung der maximalen Textlänge von Abstracts / Zusammenfassungen x Einstellbare Zählfunktion für eine Beschränkung der Wörter oder Zeichenanzahl für das Eingabeformular der Abstracts / Zusammenfassungen.
Festlegung von Themen x x Festlegung der Einreichungsthemen (Pro-Version: Die max. Themenanzahl kann für jeden Track / Beitragstyp separat definiert werden).
Festlegung von Themengruppen x Definition von Themengruppen, die eine Gliederung von Themen erlauben.
Die max. Anzahl an Themen, die innerhalb der Themengruppe auswählbar sind, kann jeweils separat definiert werden.
Eingabe von Stichwörtern x x Stichwörter können z.B. nützlich für den Konferenzband sein.
Diskutanten x Organisatoren können jedem Beitrag einen Diskutanten zuweisen.
Formatüberprüfung der Beitragstitel x Automatische Prüfung bezüglich Groß- und Kleinschreibung sowie der Länge des Beitragstitels.
Formatüberprüfung der Autorennamen x Mehrere Optionen für die Überprüfung von Autorennamen auf richtige Groß- und Kleinschreibung.
Kennzeichnung von studentischen Beiträgen x Option zur Kennzeichnung studentischer Beiträge.
Angabe der Bibliografie x Option für die Eingabe der Bibliografie des Autors.
Einrichtung Extra-Option / Textfeld x Hinzufügen eines Textfeldes und einer Checkbox für jeden Einreichungstyp / Track separat.
Verwaltung der Beitragstypen x x Erstellung von verschiedenen Einreichungstypen, z.B. Full Paper, Poster oder Kurzbeiträge.
Unterstützung mehrerer Tracks Extra -Modul benötigt Einrichtung von separaten Tracks, deren Vorsitzende (Chairs) nur Zugriff auf die Beiträge und Gutachten des eigenen Bereichs haben sollen (optionales Modul, mit Extra-Gebühren verbunden).
Drei Standardformate für Einreichungsformular:
- Standardeinreichungen Kurzbeiträge / Paper
- Beitragseinreichungen für Symposien
- Bewerbungen
x ConfTool Pro bietet drei - an verschiedene Zwecke angepasste - Standardformulare zur Beitragseinreichung an. Zusätzlich zum Standardformular für Vollbeiträge, Poster und Kurzbeiträge, gibt es eine vereinfachte Eingabemaske für Bewerbungseinreichungen (z.B. für Preisverleihungen, Stipendien, Teilnahme an Sommerschulen etc.) sowie eine komplexere Eingabemaske für Einreichungen mit mehreren Einzelbeiträgen (Symposien, Forum- oder Round-Table-Veranstaltungen).
Kundenspezifische Einreichungsformulare auf Anfrage Auf Anfrage erstellen wir kunden- bzw. konferenzspezifische Einreichungsformulare. Formulare können pro Einreichungstyp / Track einzeln ausgewählt werden (es fallen zusätzliche Gebühren an).

Optionen für den Begutachtungsprozess

Merkmal VSIS ConfTool ConfTool Pro Bemerkungen
Einladung von Gutachtern x Einladungsfunktionen für Gutachter
Import von Gutachterdaten x Import der Liste aller Gutachter (entweder direkt als Benutzer oder als eingeladene Person).
Verteilung der Beiträge an Gutachter online x x Alle Beiträge werden online an die Gutachter weitergeleitet. Diese rufen die ihnen zugewiesenen Beiträge über den Web-Browser in ihrem persönlichen Benutzerkonto auf.
Manuelle Beitragszuweisung an Gutachter x x Einfache Zuweisung von Beiträgen an Gutachter (und umgekehrt) erfolgt basierend auf
a) übereinstimmenden Themen von Gutachtern und Beiträgen,
b) den Geboten für bevorzugte Gutachten (ConfTool Pro) und
c) der Anzahl an Zuweisungen von Beiträgen pro Gutachter.
Automatische Beitragszuweisung an Gutachter x Funktion für automatische Beitragszuweisung unter Berücksichtigung der Interessenkonflikte der Gutachter, Gebote auf bevorzugte Gutachten, bevorzugte Themen und die Anzahl an Zuweisungen von Beiträgen pro Gutachter.
Online-Begutachtungsformulare x x Formular für Gutachten mit Optionen für die Eingabe verschiedener Begutachtungskriterien sowie mit Textfeldern für das Feedback an Autoren und für Kommentare an die Mitglieder des Programmkomitees.
Gutachtenbearbeitung x x Gutachter können Gutachten bis zum Ablauf der Begutachtungsfrist jederzeit bearbeiten.
Gutachtenentwürfe und -endversionen x Gutachter können ihre Gutachten als Entwurf abspeichern oder (optional) auch "finalisieren", d.h., das Gutachten kann nach dem Abspeichern nicht mehr bearbeitet werden.
Peer-Review-Verfahren mit anonymen Gutachtern x x Peer-Review Verfahren, bei dem die Autorennamen den Gutachtern bekannt sind.
Peer-Review-Verfahren mit Doppelblindgutachten x x Peer-Review Verfahren, bei dem die Autorennamen den Gutachtern verborgen bleiben.
Pro: Das System entfernt automatisch alle Hinweise auf die Identität der Autoren aus den Dateieigenschaften von PDF-Dateien.
Offener Begutachtungsprozess x Der offene Begutachtungsprozess gibt allen Benutzern die Möglichkeit, alle Beiträge einzusehen und zu bewerten.
Die Autorennamen können für die Gutachter sichtbar gemacht werden (und umgekehrt).
Zugriffsmöglichkeit für Gutachter auf weitere Gutachten desselben Beitrages x Möglichkeit für Gutachter alle weiteren Gutachten dieses Beitrages einzusehen. Dies kann optional auf die Personen eingeschränkt werden, die ihr eigenes Gutachten bereits abgegeben haben.
Meta- und Senior-Gutachter x Meta- und Senior-Gutachter haben Zugriff auf die Namen und E-Mail-Adressen aller anderen Experten, die denselben Beitrag zugewiesen bekommen haben. Sie können diese an Fristen erinnern und Zusammenfassungen der Begutachtungsergebnisse verfassen.
Automatische Identifizierung von Interessenkonflikten bei der Beitragszuweisung an Gutachter x Erkennung von Interessenkonflikten aller Co-Autoren über E-Mail-Adresse, Domänen-Name und Organisation (optional).
Erwiderungen der Autoren an die Gutachter x Autoren können in einem Textfeld Erwiderungen ("Rebuttal") an alle Gutachter formulieren.
Bewertung von Gutachten x Autoren können jedes Gutachten einzeln bewerten und kommentieren ("Review Ratings").
Diskussion im Online-Forum x Mitglieder des Programmkomitees können im Online-Forum über einzelne Beiträge und Gutachtenergebnisse diskutieren und für oder gegen eine Annahme stimmen.
E-Mail-Funktionen im Diskussionsforum x Gutachter (und Vorsitzende) erhalten automatisch eine Information über jede neue Nachricht bezüglich der für sie relevanten Beiträge.
Gebotsphase x Gutachter können auf ihre bevorzugten Beiträge bieten und Interessenkonflikte anmelden.
Auswahlmöglichkeit für Gutachter von thematischen Prioritäten x x Anzeige passender Beiträge für einzelne Gutachter, basierend auf den Angaben zu den bevorzugten Themen.
Konfigurierbare Anzahl an benötigten Gutachten pro Beitrag und Gutachter x Organisatoren und Gutachter können die maximal mögliche Anzahl an Zuweisungen für jeden Gutachter (bzw. sich selbst) festlegen.
Ablehnungsmöglichkeit von Beitragszuweisungen durch Gutachter x Gutachter können die Begutachtung einzelner Beiträge ablehnen (optional). Organisatoren können mögliche Ablehnungsgründe vorab definieren. Diese Option kann die Kommunikation zwischen Vorsitzenden und Gutachtern vereinfachen.
Drei Standardformulare für Gutachten x Geeignet für die meisten Konferenzen; diese können noch nach Ihren persönlichen Erfordernissen modifiziert und erweitert werden.
Festlegung der Anzahl an Begutachtungskriterien x Das Begutachtungsformular kann bis zu 16 Begutachtungskriterien enthalten.
Festlegung der Gewichtung der einzelnen Begutachtungskriterien x Für jedes Kriterium kann ein Gewichtungsfaktor zwischen 0-100% definiert werden, der zur endgültigen Berechnung des Gutachtenergebnisses verwendet wird.
Festlegung des Wertebereichs für die Gesamtpunktzahl x Zusätzlich zur Standardskala von 0-10 unterstützt das System weitere Wertebereiche, wie z.B. 1-5 oder 1-7.
Nominierung für "Best-Paper-Award" x Gutachter können Beiträge für den "Best Paper Award" vorschlagen.
Veto gegen die Annahme x Bei wesentlichen Einwänden kann der Gutachter ein Veto gegen die Annahme eines Beitrag einlegen.
Kommentare (Textfeld) an die Autoren x Gutachter können Kommentare zu einem Beitrag eingeben, die nach der Entscheidung über die Annahme den jeweiligen Autoren zugänglich gemacht werden.
Kommentare (Textfeld) an die Programmkomitee-Mitglieder x Gutachter können Kommentare zu einem Beitrag an das Programmkomitee verfassen.
Einbeziehen der persönlichen Vertrautheit des Gutachters mit dem Thema in die Punktebewertung x Gutachter haben die Möglichkeit, die Vertrautheit mit den Themen des zu begutachtenden Beitrags anzugeben. Die Vertrautheit kann später in die Gesamtbeurteilung des Beitrages mit einfließen.
Rangfolge der Begutachtungen x x Die Liste der Begutachtungsergebnisse kann nach verschiedenen Kriterien angeordnet werden, z.B. Gesamtbewertung, Spanne zwischen bester und schlechtester Beurteilung und Anzahl an abgegebenen Gutachten.
Filter für Gutachtenübersichtslisten x x Es stehen verschiedene Filteroptionen für die Liste der Begutachtungsergebnisse zur Verfügung.
Suchfunktionen für Gutachtenübersichtslisten x Liste der Gutachtenergebnisse kann nach Autoren, Titeln etc. durchsucht werden.
Optionen für das Anlegen von Annahmestatus (x) x Es stehen verschiedene Annahmestatus zur Auswahl. Die Pro-Version bietet die Möglichkeit, beliebig viele, frei modifizierbare Annahmestatus einzurichten, die auch Mitteilungen an die jeweiligen Autoren beinhalten.
Zuweisung der Annahmestatus x x Einfache Vergabe eines Annahmestatus durch Administratoren oder Vorsitzende, basierend auf den Begutachtungsergebnissen.
Zuweisungsoptionen für verschiedene Benutzergruppen x In der Pro-Version können die Vergaberechte der Annahmestatus abhängig von der jeweiligen Benutzerrolle (Track-Chair, Konferenzvorsitzender oder Administrator) separat definiert werden.

Unterstützung von mehreren Konferenz-Tracks (Extra-Modul mit zusätzlicher Gebühr)

Merkmal VSIS ConfTool ConfTool Pro Bemerkungen
Zuweisung von Vorsitzenden (Chairs) zu einzelnen Teilbereichen einer Konferenz (Tracks) x Zuweisung verschiedener, unabhängiger Chairs, die jeweils für einen Teilbereich einer Konferenz (Track) zuständig sind.
Zuweisung von Gutachtern und Programmkomiteemitgliedern zu einzelnen Teilbereichen einer Konferenz (Tracks) x Beschränkt den Zugang dieser Benutzergruppen auf deren jeweilige Teilbereiche der Konferenz (Tracks).
Zuweisung von Themen zu Teilbereichen einer Konferenz (Tracks) x Jeder Teilbereich einer Konferenz (Track) kann verschiedene eigene Themen haben.
Beitragstypen x Jeder Teilbereich einer Konferenz (Track) kann verschiedene eigene Beitragstypen (z.B. Paper- oder Posterbeiträge) haben.

Planung des Tagungsprogrammes

Merkmal VSIS ConfTool ConfTool Pro Bemerkungen
Zuordnung von Präsentationen zu Sitzungen x x Definiere Sitzungen und weise jeden angenommenen Beitrag einer Sitzung zu.
In der Pro-Version besteht die Möglichkeit, ein Tagungsprogramm auf der Basis dieser Zuordnungen zu erstellen.
Erstellung des Veranstaltungsprogramms x Beinhaltet die Zuordnung von Zeitintervallen sowie Tagungsräumen für jede Sitzung.
Darstellung der Agenda als Tabellen- oder Listenansicht x Es gibt verschiedene Einstellungsoptionen für die Darstellung des Tagungsprogrammes, frei wählbar sowohl für Organisatoren als auch für normale Benutzer.
Anzeige der Kurzbeiträge (Abstracts) x Zusammenfassungen / Abstracts können wahlweise im Veranstaltungsprogramm angezeigt oder ausgeblendet werden.
Download-Möglichkeit von Beiträgen x Hochgeladene Beiträge können im Veranstaltungsprogramm als Download angeboten werden.
Öffentlicher Zugriff auf Veranstaltungsprogramm x Das Veranstaltungsprogramm kann öffentlich im Netz zugänglich gemacht werden.
Zugriffsbeschränkung: Tagungsprogramm nur für Teilnehmer sichtbar x Eine Zugriffsbeschränkung auf das Veranstaltungsprogramm nur für angemeldete Teilnehmer ist möglich.
Zuordnung von Diskutanten zu einzelnen Sitzungen x Diskutanten können Sitzungen (mit mehreren Vorträgen) zugewiesen werden.
Analyse der Termine von Vortragenden, Moderatoren, Diskutanten und Chairs x Funktion zur automatischen Überprüfung auf Terminkonflikte einzelner Personen.
Exportfunktion für das Veranstaltungsprogramm x ConfTool Pro bietet verschiedene Export- und Druckoptionen für die Daten des Veranstaltungsprogrammes. Es stellt aber keinen Ersatz für ein professionelles Layout-Programm zur Herstellung eines Konferenzflyers dar.
Anzeige der E-Mail-Anschriften von Autoren und Chairs im Tagungsprogramm x Die E-Mail-Anschriften der Autoren können den Sitzungsvorsitzenden, Teilnehmern oder auch öffentlich angezeigt werden.
Anzeige der Organisationen / Mitgliedschaft von Autoren und Chairs x Die Organisationszugehörigkeit von Autoren und/oder Vorsitzenden kann - falls benötigt - ebenfalls angezeigt werden.
Begrenzung von Sitzungen auf Teilkonferenzen (Tracks) Extra -Modul benötigt Chairs von Teilkonferenzen (Tracks) können Präsentationen zu den Sitzungen der ihnen zugeordneten Tracks zuweisen.
Farbliche Markierungen x Sitzungen können zur Gruppierung oder Hervorhebung mit verschiedenen Farben hinterlegt werden.
Mobiler Konferenzassistent Extra-App benötigt ConfTool Pro bietet eine Schnittstelle zur mobilen Konferenz-App "Conference4me" (für iOS und Android-Geräte). Informationen zum Veranstaltungsprogramm sowie Zusammenfassungen / Abstracts oder Übersichtslisten von Autoren können damit leicht exportiert werden. Die App ist für Nutzer kostenlos, für die Einrichtung dieses Services für Ihre Veranstaltung wird allerdings eine Gebühr berechnet.

Optionen für die Teilnehmerregistrierung

Merkmal VSIS ConfTool ConfTool Pro Bemerkungen
Festlegung von Teilnehmergruppen mit unterschiedlichen Preisen x x Erstellung frei definierbarer Teilnehmergruppen (wie z.B. reguläre Teilnehmer, Mitglieder, Studenten) und Festlegung unterschiedlicher Preise für einzelne Veranstaltungen / Produkte im Anmeldeformular.
Zugang zu Veranstaltungen / Produkte nur für bestimmte Teilnehmergruppen x Der Zugang zu bestimmten Veranstaltungen oder Produkten kann in Abhängigkeit zur gewählten Teilnehmergruppe festgelegt werden.
Zeitrabatte x x Option zur Einrichtung von Preisnachlässen in Abhängigkeit zum Anmeldezeitpunkt (z.B. Frühbuchernachlass, Vor-Ort-Registrierung). Die korrekte Anmeldegebühr wird automatisch durch den Zeitpunkt der Anmeldung festgelegt.
Zugangsschutz zu bestimmten Teilnehmergruppen durch Rabattcodes x Optional: Es können für jede Teilnehmergruppe Codes vergeben werden, so dass nur ein ausgewählter Kreis an Personen auf bestimmte Preise oder Optionen Zugriff hat. Es können mehrfach gültige oder eindeutige Codes verwendet werden.
Erstellung der Optionen (Veranstaltungen, Produkte, Positionen) für das Registrierungsformular x x Einfache Erstellung einer beliebigen Anzahl an Auswahlmöglichkeiten im Anmeldeformular, wie z.B. Hauptkonferenz, Rahmenprogramm, Ausflüge, Merchandizing.
Spezielle Optionen für Veranstaltungen / Produkte x Möglichkeit für Teilnehmer für die Eingabe von Anmerkungen, für die Abrechnung von Buchungen pro Nacht oder Tag, Ergänzung zusätzlicher Auswahlboxen. Events können auswählbar oder verpflichtend sein und es sind kostenlose Veranstaltungen / Produkte möglich.
Festlegung Maximalzahl an Buchungen pro Veranstaltung / Produkt x Ausgebuchte Veranstaltungen / ausverkaufte Produkte werden im Anmeldeformular als nicht mehr verfügbar gekennzeichnet.
Teilnehmerstatistik mit Veranstaltungen, Teilnehmerstatus und Rechnungssummen x x Filtermöglichkeit der Teilnehmer nach Veranstaltung / Produkt und weiteren Kriterien.
Automatische Erstellung von Rechnungen x x Das System erstellt Rechnungen, basierend auf den jeweils gebuchten Veranstaltungen / Produkten.
Erstellung von vorläufigen Rechnungen x Organisatoren können vorläufige (Pro-Forma-)Rechnungen ohne Rechnungsnummer generieren lassen. Diese werden automatisch in eine "normale", mit Rechnungsnummer versehene Rechnung, umgewandelt, sobald die Teilnahme durch die Organisatoren im System bestätigt oder die Zahlung eingetragen wurde.
Mehrwertsteuerausweisung x x Organisatoren können unterschiedliche Mehrwertsteuersätze festlegen und jeder Veranstaltung / jedem Produkt separat zuordnen.
Verschiedene Möglichkeiten der Mehrwertsteuerberechnung x Rechnungserstellung mit folgenden Wahlmöglichkeiten: Preise ohne Steuern, als Bruttobeträge (MwSt. bereits enthalten) oder als Nettobeträge mit separat ausgewiesener MwSt. und entsprechend allen gültigen EU-Richtlinien.
Extra-Module für EU-spezifisches Rechnungshandling mit MwSt. (inklusive einer Online-Überprüfung der Gültigkeit der VAT-Nummern) sind auf Anfrage und gegen Gebühr erhältlich.
Seriendruck von Rechnungen und Quittungen x Organisatoren können einen Serienausdruck der Rechnungen erstellen.
Import von Benutzern mit Einladung zur Teilnahme x Import von Personendaten aus einer Liste im CSV-Format, und E-Mail-Versand von Einladungsschreiben mit individuellen Registrierungscodes.
Anonyme Einladungen mit Einladungscodes x Erstellung von Listen durch Organisatoren mit eindeutigen, personalisierten oder anonymen Einladungscodes, die dann z.B. an Sponsoren oder Geschäftspartner verteilt werden können.
Einladungsschreiben an Autoren x Autoren / Vortragende haben Zugriff auf automatisch generierte Einladungsschreiben (im PDF-Format).
Visa-Einladungsschreiben x ConfTool generiert Visa-Einladungsschreiben (im PDF-Format) für Autoren und Vortragende.
Teilnahmebestätigungen x ConfTool generiert Teilnahmebestätigungen (im PDF-Format) für Teilnehmer.
Filterfunktion für Teilnehmer nach Veranstaltung oder Produkt x Nützlich z.B. für die Ermittlung der exakten Teilnehmeranzahl für eine Exkursion oder bei der Festlegung der genauen Anzahl benötigter Konferenzbände.
Serienausdruck aus der Liste aller Anmeldungen für eine Veranstaltung oder ein Produkt x Seriendruck einer Übersicht aller gebuchter Optionen für alle angemeldeten Teilnehmer in einem Arbeitsschritt.
Online-Teilnehmerliste x Möglichkeit für Teilnehmer, auf einer Online-Teilnehmerliste zu erscheinen und so schon vor Beginn der Veranstaltung mit anderen Teilnehmern in Kontakt zu treten; die Liste kann die kompletten Kontaktinformationen sowie ein Foto beinhalten.
Konsistenzprüfung der Teilnehmerdaten x Abgleich aller gebuchter Optionen mit den dazugehörigen Zahlungen; Abgleich der Teilnehmerangaben in allen Bereichen auf Konsistenz (z.B. Abgleich der Schreibweise des Namens in Listen und auf dem Namensschild).
Fristen für die Teilnehmeranmeldung x x Festlegung des Zeitrahmens, in dem sich Benutzer zur Teilnahme anmelden können.
Berechtigung der Überarbeitung von Teilnehmeranmeldungen x Die Organisatoren können den Teilnehmern erlauben, ihre Anmeldung oder Teile davon später noch zu überarbeiten (z.B. weitere Veranstaltungen / Produkte hinzuzubuchen).
Bitte beachten Sie: ConfTool generiert in diesen Fällen keine zusätzlichen Rechnungen, sondern aktualisiert lediglich die bereits bestehenden Rechnungen mit den später noch hinzugekommenen Buchungen.
Berechtigung zur Stornierung durch Teilnehmer (x) Auf Anfrage: Organisatoren können den Teilnehmern die Möglichkeit einräumen, ihre Anmeldung im System direkt zu stornieren.
Beschränkung des Zugangs zur Teilnehmeranmeldung auf Autoren oder Vortragende x Beschränkt die Möglichkeit zur Teilnehmeranmeldung auf bestimmte Benutzergruppen, wie z.B. Autoren oder Vortragende.
Begutachtung Ihres Formulars zur Teilnehmeranmeldung x Eine Überprüfung Ihrer Konfiguration des Anmeldeformulars ist in den Lizenzgebühren enthalten. Sie erhalten von uns Feedback und Optimierungsvorschläge.
Einrichtung des Formulars zur Teilnehmeranmeldung durch Mitarbeiter der ConfTool GmbH x Sie können das ConfTool-Team mit der Erstellung des Anmeldeformulars beauftragen. Die Kosten hierfür sind abhängig vom Arbeitsaufwand.

Vor-Ort-Nutzung von ConfTool (Internet-Zugang wird benötigt)

Merkmal VSIS ConfTool ConfTool Pro Bemerkungen
Check-In und Vermerken angekommener Teilnehmer x x Mit ConfTool können die Teilnehmer am Registrierungsschalter vor Ort eingecheckt und die Ankunft im System vermerkt werden.
Benutzerrolle für Check-In / Frontdesk-Mitarbeiter x x Spezielle "Frontdesk"- Benutzerrolle für Personen, die ausschließlich am Check-In arbeiten, z.B. freiwillige studentische Helfer. Der Datenbankzugriff ist beschränkt auf die für den Check-In benötigten Daten und Zahlungsinformationen.
Schnelles Auffinden von Teilnehmern x x Verschiedene Suchfunktionen zum Auffinden von angekommenen Personen in den Teilnehmer- und Benutzerlisten und Zugriffsmöglichkeit auf weitere Informationen.
Echtzeitlisten x x Alle mit dem System arbeitenden Organisatoren haben Zugriff auf jederzeit aktuelle Listen.
Quittungen, Rechnungen und Anmeldebetätigungen x ConfTool bietet eine Funktion zum Seriendruck aller Rechnungen, Zahlungsquittungen sowie Anmeldebestätigungen. Auf den Quittungen können Teilnehmer, deren Zahlung nicht pünktlich eingegangen ist, ihre Teilnahme per Unterschrift gegenüber den Organisatoren bestätigen.
Datenexport und Druckfunktion für Teilnehmerlisten x x Datenexport und Druckfunktion für detaillierte Teilnehmerlisten als zusätzliches Backup, falls das lokale Netzwerk vor Ort einmal nicht stabil funktionieren sollte.

Zahlungsoptionen

Merkmal VSIS ConfTool ConfTool Pro Bemerkungen
Festlegung der Zahlungsoptionen durch Organisatoren x x Das System bietet mehrere Zahlungsoptionen, die jederzeit aktiviert bzw. deaktiviert werden können.
Zahlungen per Banküberweisung x x Teilnehmer überweisen ihre Teilnahmegebühren direkt auf das Konto der Organisatoren.
Zahlungen per Scheck-Einreicher x x Teilnehmer senden einen Scheck an die Organisatoren zur Verrechnung.
Barzahlungen x x Teilnehmer zahlen bar am Registrierungsschalter.
Zahlungen via PayPal (x) x Zahlungsmöglichkeit via PayPal ist in ConfTool Pro bereits integriert: Alle Zahlungsinformationen werden automatisch ins System übertragen.
(Die Standard Version bietet nur eine einfache Integration von PayPal, ohne automatische E-Mails oder Rückbuchungen.)
Zahlungen via Skrill (Moneybookers) x Zahlungsmöglichkeit für Onlinebezahlung via Skrill (ehemals Moneybookers) ist in ConfTool Pro bereits integriert.
Zahlungen via Stripe x Zahlungsmöglichkeit für Kreditkartenzahlungen online via Stripe ist in ConfTool Pro bereits integriert.
Zahlung per SOFORT Überweisung x Der Dienst SOFORT Überweisung erlaubt den direkte Empfang von Zahlungen per Online-Banking aus vielen Ländern der Euro-Zone.
Kreditkartenzahlungen via Fax-Formular x ConfTool generiert für den Teilnehmer ein Formular, das ausgedruckt, mit den entsprechenden Angaben zur Zahlung ausgefüllt und dann an die Organisatoren gemailt/gefaxt werden kann.
Kreditkartenzahlungen x Zahlung über externe Kreditkarten-Gateways: Für die Pro-Version stehen Zusatzmodule zur Anbindung an über 25 verschiedene Online-Zahlungssysteme zur Verfügung. Auf Anfrage können für bisher noch nicht nachgefragte Gateways Zusatzmodule neu programmiert werden (es fallen jeweils zusätzliche Gebühren an).
Manuelle Eingabe und Bearbeitung von Zahlungen x x Organisatoren können Zahlungsvorgänge / den Zahlungsstatus für jede Registrierung manuell ins System eingeben.
Automatische Erfassung von Online-Zahlungen x Bei Nutzung von Kreditkartengateways wird die Zahlungsliste automatisch nach jedem neuen Zahlungseingang aktualisiert.
Liste aller Zahlungsvorgänge x Zahlungsprotokoll mit allen eingegangenen Zahlungen, Zahlungserstattungen sowie Teilzahlungen zur Überwachung der Zahlungsvorgänge.
Unterstützung mehrerer Währungen für eine Tagung (x) Nur eingeschränkte Unterstützung: Lediglich eine Hauptwährung pro Konferenz wird unterstützt; weitere Währungen mit dazugehörigen Umtauschraten können aber für jedes Land einzeln definiert werden.
Filterfunktion: Säumige Zahler in Teilnehmerliste x Einfache Identifikation von säumigen Zahlern und Versand von Zahlungserinnerungen.
Aktualisierung der Zahlungsweise durch Teilnehmer x Teilnehmer können die Möglichkeit erhalten, die gewählte Zahlungsmethode nach erfolgter Anmeldung selbst zu ändern.
Automatische Erstellung von Rechnungen und Quittungen x x ConfTool erstellt automatisch Rechnungen mit MwSt. und sendet Teilnehmern einen Link für den einfachen Zugriff auf ihre Rechnung ohne vorheriges Einloggen.
Seriendruck von Rechnungen und Quittungen x Organisatoren können alle Rechnungen oder auch eine gefilterte Liste an Rechnungen in einem Arbeitsgang erstellen.
Beschränkung der Online-Zahlungsmöglichkeiten auf bestimmte Länder x Funktion zur Vorbeugung von Missbrauch: Hilft beim Aufspüren von Personen, die sich mit gestohlenen Kreditkartendaten als Teilnehmer anmelden, um eine Einladung und ein Visum für das Land des Veranstalters zu bekommen.

E-Mail-Versand mit ConfTool

Merkmal VSIS ConfTool ConfTool Pro Bemerkungen
Automatischer Versand von Bestätigungs-E-Mails x x Benutzer erhalten automatisch Bestätigungs-E-Mails für wichtige Vorgänge, wie z.B. Beitrags- oder Gutachteneinreichungen, Anmeldungen oder Zahlungseingänge.
Pro-Version: Weitere Einstellmöglichkeiten für den Versand automatisch generierter Bestätigungs-E-Mails und Optionen zur Anpassung des Textes dieser Bestätigungs-E-Mails.
Versand von Blindkopien der System-E-Mails an festgelegte E-Mail-Adresse (x) x Pro-Version: Einstellmöglichkeit für Versand einer Blindkopie der Bestätigungs-E-Mails an Organisatoren, z.B. bei Anmeldungen, Einreichungen, Gutachten, Erwiderungen (Rebuttals) und Zahlungen.
Funktion zum Versand von Serien-E-Mails x x Versand von personalisierten Serien-E-Mails an einzelne Benutzergruppen, wie z.B. Autoren, Gutachter und Teilnehmer.
Die Pro-Version bietet viele zusätzliche Optionen, Filter und Codes (für das Einfügen von Inhalten aus der Datenbank) für den Serien-E-Mail-Versand.
Filterfunktionen x Viele Filteroptionen für genaue Identifikation und Ansprache von bestimmten Zielgruppen.
Unformatiertes Reintext-Format x x Gut anwendbar mit allen E-Mail-Programmen der Empfänger und definitiv ohne Darstellungsprobleme. Kleine Größe der Mails und geringes Risiko, als Spam-E-Mail eingestuft zu werden.
HTML-Format x Mit dem Online-Editor können optional E-Mails im HTML-Format mit Textformatierung und mit Bildern erstellt werden.
Serien-E-Mail-Versand inklusive Anlagen x Eine Anlage kann angehängt werden (voreingestellte maximale Größe: 200KB).
Versand von E-Mails in allen installierten Sprachen möglich x
Versand von Erinnerungs-E-Mails an eingeladene Personen x Verwendung der Liste der Einladungen für Erinnerungs-E-Mails an eingeladene Personen mit ausstehender Antwort.
Personalisierte Ansprache in Serien-E-Mails durch Codes x x Verschiedene Platzhalter können zur Erstellung von personalisierten E-Mails eingesetzt werden.
Die Pro-Version bietet viele zusätzliche Codes.
Nachverfolgung der E-Mail-Kommunikation x Überblick über die gesamte Kommunikation: Versand von Kopien aller E-Mails an eine von den Organisatoren festgelegte E-Mail-Adresse.

Datenimport / Datenexport

Merkmal VSIS ConfTool ConfTool Pro Bemerkungen
Datenexport x x Datenexport aus ConfTool in andere Systeme.
Deutlich mehr Exportformate und -optionen in der Pro Version.
Exportformate: Excel, XML oder CSV nur CSV x Import der exportierten Daten in viele gängige Programme, wie z.B. Excel, Open Office, Filemaker.
Leichte Weiterverarbeitungsmöglichkeit der exportierten Daten mit XML-Export.
Export aller Einladungen x Filtermöglichkeit nach Grund der Einladung.
Export der Informationen aus Einreichungen und Gutachten (x) x Kann z.B. Zusammenfassungen / Abstracts, Informationen über Uploads und Details zum Gutachten beinhalten. Filtermöglichkeit nach Autoren, Gutachtern, PK-Mitgliedern, Gutachten, Sitzungen, Annahmestatus und Konferenztrack.
Export der Teilnehmerinformationen (x) x Export einer einfachen oder detaillierten Liste von Teilnehmerdaten (z.B. für die Erstellung von Namensschildern).
Pro-Version: Export der Informationen über gebuchte Veranstaltungen oder Produkte. Filtermöglichkeit nach Veranstaltung oder Produkt.
Export der Zahlungsinformationen (x) x Export der Liste aller Zahlungen und Zahlungserstattungen.
Optional: inklusive gelöschter, zurückgezogener und stornierter Einträge x Berücksichtigt Daten von gelöschten Benutzern, zurückgezogenen Beiträgen sowie stornierten Teilnehmeranmeldungen.
Import von Benutzern aus CSV-Dateien x Import von Benutzern aus anderen Systemen, die einen Datenexport im CSV-Format ermöglichen.
Minimal erforderliche Datenbasis: Vorname, Nachname und E-Mail-Anschrift.
Erstellung von Einladungen aus CSV-Dateien x Import von Personen für Einladungen (z.B. als Autoren, Gutachter oder Teilnehmer) aus anderen Systemen, die einen Datenexport im CSV-Format bieten.
Erstellen von persönlichen E-Mail-Einladungen.
Minimal erforderliche Datenbasis: Vorname, Nachname und E-Mail-Anschrift.
Während Datenimport: Abgleich mit bereits vorhandenen Einträgen x Vorhandene Einträge werden aktualisiert.
Zuweisung von Benutzerrollen an importierte Benutzer x Während des Datenimports können verschiedene Benutzerrollen vergeben werden, wie z.B. Gutachter, PK-Mitglied oder Vorsitzender (Chair).
Import: Auswahl an E-Mail-Optionen x Senden einer Bestätigung an alle importierten Benutzer über ihre Anmeldung im System mit Benutzername und Passwort.
Überprüfung aller E-Mail-Adressen auf Gültigkeit.

Software und Hardware - Sicherheitsmerkmale

Merkmal VSIS ConfTool ConfTool Pro Bemerkungen
Datenschutz / Vertraulichkeit x x Alle Daten bleiben Eigentum des Kunden und werden von der ConfTool GmbH niemals verwendet, verwertet oder weitergeleitet.
Server-Standort x Alle Server stehen in kommerziellen deutschen Rechenzentren, die täglich 24-stündige Servicezeiten bieten.
Ausfallsicherheit des Systems x Alle Server verwenden Server-Hardware, befinden sich in modernen Datacenterparks und sind mit Hardware-RAID-Systemen mit einer redundanten Anordnung von Festplatten ausgestattet.
Ausfallsicherheit des Netzwerks durch vielfach redundante Upstreams.
Bei Serverausfall stehen Backup-Server zur Verfügung.
Betriebssystem und Sicherheitsupdates x Alle Server laufen unter Linux. Wir führen täglich Sicherheitsupdates durch.
Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit x ConfTool Pro läuft reibungslos auch bei großen Veranstaltungen mit mehreren tausend Benutzern, Einreichungen und Teilnehmern.
“Offizielle” HTTPS-Zertifikate von Thawte Consulting Abhängig von Server-Konfiguration x Alle Datentransfers erfolgen verschlüsselt über SSL/https. Die Zertifikate werden durch Thawte Consulting ausgestellt und sind mit allen Browsern der letzten 10 Jahre kompatibel.
Firewall: Schutz der Server x Alle Server sind durch eine Firewall geschützt; nur die benötigten Dienste sind aktiviert.
Virenschutz x Alle Datei-Uploads werden auf Viren gescannt. Virendefinitionen werden täglich aktualisiert.
Datenbanksicherung x Die Datenbanksicherung erfolgt mindestens acht Mal täglich auf zwei zusätzlichen Servern. Die Sicherungen werden für mindestens drei Monate vorgehalten.
PCI-DSS Konformität für Online-Zahlungen x Alle angebotenen Zahlungsmodule erfüllen die PCI Security Standards. Unsere Server werden regelmäßig durch die Firma Comodo auf Einhaltung dieser Regeln überprüft.
DNSBL-Tests und SPF-Konformität x Die Konfiguration minimiert das Risiko, dass E-Mails als Spam identifiziert werden.
Wir bieten zudem für jede Konferenz eigene ConfTool Absende-E-Mail-Adressen an, die Probleme mit SPF- und Spam-Filtern vermeiden.
RAID-1 Multiple-Disk-Drive-Speicherung x Redundante Datenspeicherung für alle Systeme.
Dediziertes Hosting x Die Server werden ausschließlich für das ConfTool-System genutzt.
Kompatibilität mit mobilen Endgeräten x Die ConfTool Software wird regelmäßig mit Browsern unter Android und iOS getestet.
Unterstützung der meistgebräuchlichen Web-Browser x z.B. Firefox 2+, Internet Explorer 7+, Chrome, Safari 3+.
Verfügbarkeit der Server
> 99%
x In der Vergangenheit lag die Verfügbarkeit der Server immer deutlich über 99,5% pro Jahr.
Server-Monitoring x Alle Server werden ständig überwacht. Zugriffsprobleme und Fehlermeldungen werden automatisch per E-Mail und SMS an das ConfTool-Team übermittelt.

Anwendungs- und Darstellungsoptionen

Merkmal VSIS ConfTool ConfTool Pro Bemerkungen
Volle Unterstützung von Unicode durch Verwendung von UTF8 x x Es können die Zeichen aller weltweit verfügbaren Sprachen verwendet werden.
Lokalisierungen x x ConfTool ist in über 10 verschiedenen Sprachen verfügbar. Weitere Sprachen können auf Anfrage hinzugefügt oder auch von den Organisatoren ohne Programmierkenntnisse erstellt werden. Das Anfertigen einer neuen Übersetzung ist jedoch ein sehr aufwendiger Prozess.
Mehrsprachiges Interface x ConfTool Pro kann in bis zu vier Sprachen gleichzeitig installiert werden.
Anzeige der Übersichtslisten in Seitenmodus x Bei allen Übersichtslisten kann die Anzahl der angezeigten Einträge pro Seite ausgewählt werden.
Such- und Filterfunktionen x Für jede Übersichtsliste stehen verschiedene Such- und Filterfunktionen zur Verfügung.
Gehosteter Service x ConfTool Pro wird als Dienst auf unseren Servern bereitgestellt (SaaS).
Lokale Installation x (x) Bei Pro auf Anfrage: Lokale Installation auf dem Kundenserver (nur für deutsche Kunden).
Speicherung der Konfiguration des Kunden für zukünftige Konferenzen x Das Einspielen einer früheren Konfiguration erleichtert den Konfigurationsprozess, da die bereits vorhandenen Einstellungen nur angepasst werden müssen.
Design und Farbgestaltung x Optische Anpassung der ConfTool Software: Übernahme von Farbschema und Seitenkopf der Kundenwebseite.

Sie können die Leistungsmerkmale auch in den Demoversionen testen.