Teilnahmebestätigungen für die Teilnahme an einzelnen Veranstaltungen

Wir möchten unseren TeilnehmerInnen Teilnahmebestätigungen zur Verfügung stellen, die sich ausschließlich auf die Teilnahme an Einzelveranstaltungen (z. B. an einem Workshop oder einer Sondersitzung) und nicht auf die komplette Konferenz beziehen. Wie können wir vorgehen?
 
(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Sie können Teilnahmebestätigungen für Einzelveranstaltungen erstellen und aktivieren. Diese Bestätigungen können von den entsprechenden TeilnehmerInnen heruntergeladen werden, sobald sie im ConfTool eingeloggt sind.
 
Teilnahmebestätigung für Einzelveranstaltungen aktivieren
 
Gehen Sie bitte auf die Einstellungsseite für Veranstaltungen und Artikel und bearbeiten Sie die entsprechende Veranstaltung:
Übersicht => Einstellungen => Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) verwalten
 
Schalten Sie zunächst den Schalter für die Experten-Einstellungen in der unteren Navigationsleiste ein. Solange er deaktiviert ist, trägt der Schalter die Beschriftung „Experten-Einstellungen sind deaktiviert“.
 
Im Abschnitt „Bestätigungen für Teilnahme an dieser Veranstaltung“ wählen Sie bitte die passende Einstellung für die Option „Bestätigungen für Teilnehmer herausgeben“ und legen ein Start- und Enddatum fest, um die Phase zu bestimmen, während der die TeilnehmerInnen auf die Bestätigungen zugreifen können (siehe Bild 1).
 

Wichtig: Bitte speichern Sie Ihre Einstellungen jetzt, bevor Sie mit der Bearbeitung der Texte fortfahren.

Jede Teilnahmebestätigung enthält bereits Standardformulierungen, die Sie über den Link „Erstellen oder bearbeiten Sie die Texte der Teilnahmebestätigung für diese Veranstaltung“ anpassen können (siehe Bild 1). Eine Übersicht der verwendbaren Codes finden Sie weiter unten im Abschnitt „Unterstützte Codes“.
 
Wenn dies nicht die erste Bestätigung ist, die Sie für eine Veranstaltung erstellen, können Sie auch den Text einer anderen Teilnahmebestätigung übernehmen. Wählen Sie dazu die gewünschte Vorlage in der Auswahlliste aus und klicken Sie anschließend auf „Erstellen oder bearbeiten Sie die Texte der Teilnahmebestätigung für diese Veranstaltung“, um den Text zu kopieren und zu bearbeiten.
 
Bitte nutzen Sie die Vorschaufunktion, um die Teilnahmebestätigung als PDF-Datei herunterzuladen (siehe Bild 1).
 
Zugriff auf die Teilnahmebestätigung für TeilnehmerInnen
 
TeilnehmerInnen, die eine bestimmte Einzelveranstaltung gebucht haben und den eingestellten Bedingungen entsprechen, erhalten nach dem Einloggen in ihr Benutzerkonto Zugriff auf die Teilnahmebestätigung.
 
Im Abschnitt „Als Teilnehmer der Veranstaltung haben Sie die folgenden Möglichkeiten:“ können sie den Link „Bestätigung für die Teilnahme an/am 'Titel der Veranstaltung'“ verwenden, um die PDF-Datei herunterzuladen (siehe Bild 2).
 
Zugriff auf die Teilnahmebestätigung als Admin oder OrganisatorIn
 
Als Admin oder OrganisatorIn haben Sie jederzeit Zugriff auf die Teilnahmebestätigungen aller Einzelveranstaltungen für jede Person, die eine entsprechende Veranstaltung gebucht hat.
 
Um eine einzelne Bestätigung aufzurufen, gehen Sie zur „Liste aller Teilnehmer“ und öffnen Sie die Seite „Details zur Anmeldung zur Teilnahme“, indem Sie auf den Namen der Person klicken. Im Abschnitt „Aktionen“ nutzen Sie bitte die PDF-Icons bei der Option „Teilnahmebestätigung(en) für einzelne Veranstaltungen“, um die entsprechenden Dateien herunterzuladen. Gehen Sie mit dem Cursor auf das Icon, um sich den Titel der Veranstaltung als Tooltip anzeigen zu lassen (siehe Bild 3).
 
Um alle Bestätigungen für eine einzelne Veranstaltung zu exportieren, gehen Sie bitte zu:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Teilnehmer
Wählen Sie mithilfe der Filteroption die entsprechende Veranstaltung aus, öffnen Sie anschließend das Dropdown-Menü „Weitere Funktionen“ und wählen Sie die Option „Erstelle Teilnahmebestätigungen an/am XXX für diese Teilnehmerliste“.
 
Unterstützte Codes
 
Die folgenden Codes werden im Text der Teilnahmebestätigung unterstützt.
 
Daten der TeilnehmerInnen

Code	Bedeutung
{person_id}	ID des Benutzers
{person_name}	Vor- und Nachname des Benutzers
{person_fullname}	voller Name (inklusive der akademischen Titel) des Benutzers
{person_firstname}	Vorname des Benutzers
{person_lastname}	Nach-/Familienname des Benutzers
{person_organisation}	Organisation des Benutzers
{person_organisation2}	Abteilung des Benutzers
{person_country_short}	Abkürzung des Ländernamens (immer auf Englisch)
{person_country_selection}	Ländername in der ausgewählten Sprachoption

Daten der Veranstaltung

Code	Bedeutung
{event_shorttitle}	Kurzbezeichnung der Veranstaltung
{event_title}	Titel der Veranstaltung
{event_datetime}	Veranstaltungsdatum (und -zeit)
{event_location}	Veranstaltungsort
{event_info}	Eintrag aus dem Feld „Information“
{event_external_resource}	externe Quelle/URL
{event_number}	ID der Veranstaltung

Bitte beachten Sie: Prüfen Sie Ihre Eingaben immer über die Vorschaufunktion, bevor Sie die Teilnahmebestätigungen für Ihre TeilnehmerInnen freigeben.

Hinweise
 

• Layout und Design der Bestätigung: Informationen zu Einladungs- und Bestätigungsbriefen für Autoren und Teilnehmer
• Persönliche Anreden und weitere Codes: Adding personal information to the confirmation letters (englisch)
• Grafiken und Unterschriften: Setting invitation letters, including logos, headers and footers (englisch)