Export aller Daten aus ConfTool Pro

Ich möchte alle Daten aus ConfTool Pro exportieren. Wie gehe ich vor?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Welche Daten nach Abschluss einer Konferenz gespeichert werden sollen, wird von den verschiedenen Organisatoren unterschiedlich gehandhabt und hängt auch von der jeweiligen Veranstaltung ab. Nachfolgend finden Sie einige Erläuterungen und Hinweise, die Ihnen eine Hilfestellung bei Ihren Überlegungen zum Datenexport sein können.
 
ConfTool Pro besitzt zwei Hauptmodule.
Welche Abschnitte für Sie relevant sind, hängt davon ab, welche Module Sie genutzt haben:
 

Welche Module haben Sie genutzt?	Was Sie exportieren sollten
Jede Installation	Alle verfügbaren Datenexporte (Abschnitt 1); weitere Seiten zur Referenz (Abschnitt 6)
Beitragseinreichung, Begutachtung & Programmplanung	Abstracts, hochgeladene Dateien und Formulare zur Übertragung des Nutzungsrechts (Abschnitt 4); Veranstaltungsprogramm (Abschnitt 5)
Teilnehmerregistrierung	Rechnungen und Quittungen (Abschnitt 2); Teilnahmebestätigungen (Abschnitt 3)

1. Export-Funktionen (jede Installation)
 
Bitte gehen Sie auf:
Übersicht => Datenimport und -export => Datenexport
 
Hier können Sie nun den Datenexport aller benötigten Daten vornehmen. Wir empfehlen, alle Exportfunktionen nacheinander aufzurufen.
 
Im letzten Abschnitt "Allgemeine Einstellungen für den Datenexport" können Sie das Dateiformat einstellen, in dem Ihre Exportdatei erstellt werden soll:

• Wenn Sie die Daten später als Excel-Datei öffnen möchten, benutzen Sie das Excel/XML-Format.
• Das CSV-Format wählen Sie für alle übrigen Programme (Filemaker, Open Office, Buchhaltungssoftware etc.).

Bitte überprüfen Sie anschließend, ob alle für Sie benötigten Daten vorhanden sind.
 
2. Rechnungen und Quittungen (Teilnehmerregistrierung)
 
Es ist immer ratsam, eine Kopie aller mit dem System erstellten Rechnungen und Quittungen zu behalten. Bitte gehen Sie hierzu auf:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung
 
... und wählen Sie:

• Seriendruck für Rechnungen
• Seriendruck für Quittungen

Nun können Sie entweder alle Rechnungen und Quittungen ausdrucken und/oder PDF-Dateien hiervon erstellen, wie in der Dokumentation Warum und wie man PDF-Dateien erstellt beschrieben. Wenn ein Teilnehmer Sie später um eine (digitale) Rechnungskopie bittet, senden Sie ihm diese am besten als PDF zu.
 
3. Teilnahmebestätigungen (Teilnehmerregistrierung)
 
Wenn Sie Teilnahmebestätigungen bereitgestellt haben, empfehlen wir, auch diese zu exportieren. Bitte gehen Sie hierzu auf:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung
 
... und wählen Sie "Seriendruck der Teilnahmebestätigungen".
 
Wenn Sie Teilnahmebestätigungen für einzelne Veranstaltungen erstellt haben, gehen Sie bitte zu:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Teilnehmer
 
Verwenden Sie die Filterfunktion, um die Veranstaltung auszuwählen, für die Sie die Teilnahmebestätigungen exportieren möchten. Öffnen Sie anschließend das Dropdown-Menü "Weitere Funktionen" und wählen Sie "Erstelle Teilnahmebestätigungen an/am XXX für diese Teilnehmerliste", um alle Bestätigungsschreiben für diese einzelne Veranstaltung herunterzuladen.
 
4. Abstracts, hochgeladene Dateien und Formulare zur Übertragung des Nutzungsrechts (Beitragseinreichung und Begutachtung)
 
Sofern Ihre Autoren auch Dateien (z. B. PDF oder Word) hochgeladen haben, sollten Sie diese Dateien ebenfalls sichern.
 
Uploads der Endversionen
Übersicht => Beiträge und Gutachten verwalten => Endversionen der Dateien von allen angenommenen Beiträgen
Öffnen Sie das Dropdown-Menü "Weitere Funktionen" und wählen Sie "Sichern Sie alle Dateien gemäß der aktuellen Filtereinstellung als ZIP", um die Endversionen der Uploads als eine ZIP-Datei herunterzuladen.
 
Vor der Begutachtung hochgeladene Dateien
Falls Sie keine Endversionen der Dateien haben oder falls Sie auch die vor dem Review-Prozess hochgeladenen Dateien sichern möchten, gehen Sie bitte auf:
Übersicht => Beiträge und Gutachten verwalten => Liste der Beiträge
... und nutzen Sie dort "Sichern Sie alle Dateien gemäß der aktuellen Filtereinstellung als ZIP" auf die gleiche Weise.
 
Nur Abstracts / Zusammenfassungen
Sollten Ihre Autoren keine Dateien hochgeladen haben oder falls Sie ausschließlich die Zusammenfassungen sichern möchten, gehen Sie bitte auf:
Übersicht => Beiträge und Gutachten verwalten => Liste der Beiträge
... öffnen Sie dort das Dropdown-Menü "Weitere Funktionen" und wählen Sie "Zusammenfassungen der aktuellen Seite auf Datenträger speichern", um die online eingegebenen Zusammenfassungen gesammelt als eine Word-Datei herunterzuladen. Stellen Sie dazu den Filter "Pro Seite" auf "Alle"; Sie finden diesen Filter rechts oben direkt über der Liste der Beiträge.
 
Unterzeichnete Formulare zur Übertragung des Nutzungsrechts
Übersicht => Beiträge und Gutachten verwalten => Zeige und drucke alle unterzeichneten Formulare zur Übertragung des Nutzungsrechts
Bitte bedenken Sie dabei, dass das Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts aktiviert sein muss - wie im Foreneintrag Wie funktioniert das Unterzeichnen des elektronischen Formulars zur Übertragung des Nutzungsrechts im ConfTool-System beschrieben.
 
Viele Dateien auf einmal herunterladen
Als Alternative zu den oben genannten ZIP-Funktionen können Sie die Browser-Erweiterung DownThemAll (verfügbar für Firefox und Chrome) verwenden, um die einzelnen Dateien in einem Durchgang herunterzuladen. Die genaue Vorgehensweise wird in der Dokumentation Wie kann man mehrere Dateien auf einmal von ConfTool herunterladen? beschrieben.
 
5. Das Veranstaltungsprogramm (Programmplanung)
 
Falls Sie Ihr Veranstaltungsprogramm mit ConfTool Pro erstellt haben und eine Kopie hiervon sichern möchten, nutzen Sie am einfachsten die in ConfTool Pro eingebaute Exportfunktion. Bitte gehen Sie zu:
Übersicht => Datenimport und -export => Statischer Agenda-Export (ZIP)
 
ConfTool erzeugt automatisch ein ZIP-Archiv mit einer statischen, navigierbaren Kopie Ihres Veranstaltungsprogramms, sodass keine zusätzliche Software erforderlich ist. Bitte beachten Sie, dass dieser Export keine im Programm verlinkten Dateien enthält.
 
Wenn Sie auch die verlinkten Downloads benötigen oder eine andere Methode bevorzugen, lesen Sie bitte Erstellen einer navigierbaren Kopie des Veranstaltungsprogramms; dort werden die Werkzeuge HTTrack, WebScrapBook und wget ausführlich beschrieben.
 
6. Weitere Seiten Ihrer Installation (jede Installation)
 
Falls Ihnen die oben beschriebenen Datenexporte nicht ausreichen, können Sie weitere Seiten des Systems auf Ihrer Festplatte sichern, um sie später für Referenzzwecke zu nutzen. Wir empfehlen hierfür die Browser-Erweiterung WebScrapBook für Firefox oder Chrome. Sie sichert auch dynamische Seiten und übernimmt Ihre aktuelle Sitzung, sodass sich ebenfalls Seiten hinter dem Login speichern lassen.
 
Eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung der erforderlichen Einstellungen finden Sie in der Dokumentation Erstellen einer navigierbaren Kopie des Veranstaltungsprogramms.
 

Bitte beachten Sie: Wir bewahren in der Regel eine Kopie Ihrer Konferenzeinstellungen auf (ohne personenbezogene Daten), sodass alle relevanten Parameter für die nächste Konferenz wiederverwendet werden können. Dies vereinfacht den Konfigurationsprozess in der Regel erheblich. Wenn Sie nicht möchten, dass wir eine Kopie dieser Einstellungen aufbewahren, teilen Sie uns dies bitte mit.