Export aller Daten aus ConfTool Pro

Ich möchte alle Daten aus ConfTool Pro exportieren. Wie gehe ich vor?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Welche Daten nach Abschluss einer Konferenz gespeichert werden sollen, wird von den verschiedenen Organisatoren unterschiedlich gehandhabt und hängt auch von der jeweiligen Veranstaltung und den verwendeten Modulen ab. Nachfolgend finden Sie einige Erläuterungen und Hinweise, die Ihnen eine Hilfestellung bei Ihren Überlegungen zum Datenexport sein können.

1. Export-Funktionen
Bitte gehen Sie auf:

Übersicht => Daten Im- und Export => Daten-Export

Hier können Sie nun den Datenexport aller benötigten Daten vornehmen. Wir empfehlen, alle Exportfunktionen nacheinander aufzurufen.
Unter  „Allgemeine Einstellungen für den Datenexport“ können Sie das Dateiformat, in dem Ihre Exportdatei erstellt werden soll, einstellen:
-   Wenn Sie die Daten später als Excel-Datei öffnen möchten, benutzen Sie für den Export das Excel/XML-Format.
-   Das CSV-Format wählen Sie für alle übrigen Programme (Filemaker, Open Office, Buchhaltungssoftware, etc.).

Bitte überprüfen Sie dann, ob alle für Sie benötigten Daten vorhanden sind.

2. Erstellen Sie eine Kopie aller Rechnungen und Quittungen
Wenn Sie für Ihre Veranstaltung die Benutzer- und Teilnehmerverwaltung von ConfTool genutzt haben, ist es immer ratsam, eine Kopie aller mit dem System erstellten Rechnungen und Quittungen zu behalten.

Bitte gehen Sie hierzu auf:

Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung

... und wählen Sie
a)   Seriendruck für Rechnungen
b)   Seriendruck für Quittungen

Nun können Sie entweder alle Rechnungen/Quittungen ausdrucken und/oder PDF-Dateien hiervon erstellen, wie in der Dokumentation Warum und wie man PDF-Dateien erstellt beschrieben.

Das PDF-Dateiformat ermöglicht den Austausch von Dokumenten unabhängig von der Original-Software, Hardware oder Betriebssystem. Wenn ein Teilnehmer Sie also nachträglich um eine (digitale) Rechnungskopie bittet, senden Sie ihm diese am besten als PDF zu.

3. Herunterladen aller Abstracts, hochgeladenen Dateien und 'Formulare zur Übertragung des Nutzungsrechts'
Sofern Sie die Beitragseinreichung verwendet haben und Ihre Autoren auch Dateien (z.B. PDF oder Word) hochgeladen haben, so sollten Sie auch diese hochgeladenen Dateien sichern. Gehen Sie hierfür auf:

Übersicht => Beiträge und Gutachten verwalten => Angenommene Beiträge mit Endversionen der Dateien

... und laden Sie nun alle hochgeladenen Endversionen über das Menü "Weitere Funktionen" als ZIP-Datei herunter oder verwenden Sie die Erweiterung "DownThemAll" für den Firefox-Browser, um die einzelnen Dateien in einem Durchgang herunterzuladen. Die genaue Vorgehensweise wird in der Dokumentation Wie kann man mehrere Dateien auf einmal von ConfTool herunterladen? beschrieben.
Bitte denken Sie daran über die Auswahl "Pro Seite: Alle" alle Beiträge auf einer Seite darstellen zu lassen.

Falls Sie keine 'Endversionen der Dateien' haben oder falls Sie auch die vor dem Review-Prozess hochgeladenen Dateien ebenfalls sichern möchten, gehen Sie bitte auf:

Übersicht => Beiträge und Gutachten verwalten => Liste der Beiträge

Wählen Sie wieder "Pro Seite: Alle" und fahren Sie anschließend wie oben beschrieben mit dem Herunterladen fort.

Sollten Ihre Autoren keine Dateien hochgeladen haben - oder falls Sie ausschließlich Abstracts / Zusammenfassungen sichern möchten - so verwenden Sie stattdessen unter "Weitere Funktionen" den Menüpunkt "Zusammenfassungen der aktuellen Seite auf Datenträger speichern", um die online eingegebenen Zusammenfassungen gesammelt als eine Word-Datei herunterzuladen.

Um alle unterzeichneten Formulare zur Übertragung des Nutzungsrechts zu sichern, gehen Sie bitte auf Übersicht => Beiträge und Gutachten verwalten, und klicken dort auf "Zeige und drucke alle unterzeichneten Formulare zur Übertragung des Nutzungsrechts". Bitte bedenken Sie dabei auch, dass es notwendig ist, das Unterzeichnen dieser Formulare zu aktivieren - wie es im Forumseintrag Wie funktioniert das Unterzeichnen des elektronischen Formulars zur Übertragung des Nutzungsrechts im ConfTool-System beschrieben wird.

4. Eine Kopie des Veranstaltungsprogramms erstellen
Falls Sie Ihr Veranstaltungsprogramm mit ConfTool Pro erstellt haben und nun eine Kopie hiervon auf Ihrer lokalen Festplatte ablegen möchten, gehen Sie bitte vor wie in der Dokumentation Erstellen einer navigierbaren Kopie des Veranstaltungsprogramms aus ConfTool Pro auf CD oder USB-Stick beschrieben.

5. Einzelne Seiten aus ConfTool kopieren
Falls Ihnen die oben beschrieben Datenexporte nicht ausreichen, können Sie mit der Firefox-Erweiterung "ScrapBook" ebenfalls andere Seiten von ConfTool Pro auf Ihre Festplatte kopieren, um diese Kopien später für Referenzzwecke zu nutzen. Das Vorgehen entspricht ebenfalls dem in der Dokumentation Erstellen einer navigierbaren Kopie des Veranstaltungsprogramms ...  beschriebenen.

Tipp: Informieren Sie uns bitte, wenn Sie möchten, dass wir eine Kopie aller Einstellungen erstellen, um sie für die nächste Konferenz wieder einzuspielen. Dies vereinfacht in der Regel den Konfigurationsprozess erheblich.