Begrenzung der Gesamtzahl der TeilnehmerInnen (aller Teilnahmegruppen)

Unsere Gesamtkapazität für TeilnehmerInnen ist durch die Anzahl der Sitzplätze im größten Hörsaal begrenzt. Können wir die Gesamtzahl der TeilnehmerInnen begrenzen?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

ConfTool Pro:

Diese Antwort richtet sich an BenutzerInnen von ConfTool Pro.
BenutzerInnen der Standardversion VSIS ConfTool finden die Antwort im zweiten Abschnitt.

Sie können die Gesamtzahl der TeilnehmerInnen ganz einfach begrenzen. Gehen Sie dazu auf folgende Seite:
Übersicht => Einstellungen => Stammdaten für die Anmeldung zur Teilnahme
… und aktivieren Sie die Experteneinstellungen, indem Sie zum Seitenende scrollen und auf "Experten-Einstellungen sind deaktiviert" oder das Zahnradsymbol klicken.

Gehen Sie zum Abschnitt "Optionen zur Anmeldung zur Teilnahme" und legen Sie die maximale TeilnehmerInnenzahl für die Option "Maximale Teilnehmerzahl" fest (siehe Abbildung).

Wählen Sie anschließend für die Option "Filter für die Teilnehmerzählung", welche TeilnehmerInnen bei der Berechnung der maximalen TeilnehmerInnenzahl berücksichtigt werden sollen:

• Zähle alle Personen, die sich zur Teilnahme angemeldet haben: diese Option zählt alle TeilnehmerInnen, die sich, unabhängig von den ausgewählten Veranstaltungen/Artikel, erfolgreich für die Teilnahme registriert haben.
• Zähle nur TeilnehmerInnen, die eine Anmeldegebühr entrichten müssen (eingeladene Personen, Organisatoren etc. bleiben unberücksichtigt): diese Option zählt alle TeilnehmerInnen, die sich erfolgreich angemeldet haben, unabhängig von den gewählten Veranstaltungen/Programmpunkten, jedoch nur, wenn eine Gebühr zu entrichten ist. Diese Option ist nützlich, wenn OrganisatorInnen oder eingeladene RednerInnen nicht in die Gesamtzahl einbezogen werden sollen.
• Zähle Anmeldungen für: "Name der/des Veranstaltung/Artikels": bei dieser Option werden nur die TeilnehmerInnen gezählt, die auch eine bestimmte Veranstaltung / einen bestimmten Artikel gebucht haben.

Sie können die aktuelle Anzahl der Anmeldungen jederzeit auf dieser Seite einsehen:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Teilnahmestatistik mit Veranstaltungen, Teilnahmestatus und Summen

Hinweise:

Wenn Sie die TeilnehmerInnenzahl begrenzen, empfiehlt es sich, den Text auf dem Anmeldebildschirm zu aktualisieren. Bitte gehen Sie zu:
Übersicht => Einstellungen => Texte und Formulierungen
… und geben Sie ins Suchfeld „S_LOGIN_WELCOME“ (Einleitungstext) und/oder „S_LOGIN_CREATEACCOUNT“ (Information zur Erstellung eines Kontos) ein, um die Login-Seite zu aktualisieren.

BenutzerInnen mit dem Status "Freigabe zur Teilnahmeanmeldung" können sich weiterhin anmelden, auch wenn die maximale TeilnehmerInnenzahl erreicht ist. Weitere Informationen finden Sie in der zweiten Antwort des Eintrags "Die Veranstaltung/Konferenz ist ausgebucht: Warteliste für potentielle Interessenten".

Wenn Sie die Anzahl nur einer bestimmten Teilnahmegruppe beschränken möchten, lesen Sie bitte diesen Foreneintrag:
"Begrenzung der Anzahl der TeilnehmerInnen aus einer bestimmten Teilnahmegruppe" (wird demnächst bereitgestellt).

VSIS ConfTool:
Diese Antwort richtet sich an BenutzerInnen der Standardversion VSIS ConfTool.

Es gibt in VSIS ConfTool weder eine Funktion, um eine maximale Anzahl an Gesamtregistrierungen festzulegen, noch kann man die Registrierungen für Veranstaltungen/Artikel begrenzen.

Daher müssen Sie die Anmeldungen zur Teilnahme beobachten, die Phase für die Teilnahmeanmeldung deaktivieren und, je nach Organisation Ihrer Veranstaltung, wahrscheinlich auch die Phase für die BenutzerInnenregistrierung manuell deaktivieren, sobald die Anmeldegrenze erreicht ist.

Bitte gehen Sie zu:
Übersicht => Einstellungen => Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung
und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Phase im Zeitraum aktiv" für die Optionen "Registrierung neuer ConfTool-Benutzer" und "Anmeldung zur Teilnahme an der Veranstaltung".