Aufteilung einer Rechnung in zwei Rechnungen mit unterschiedlichen Rechnungsadressen für einen Teilnehmer

Ein Teilnehmer benötigt zwei separate Rechnungen mit unterschiedlichen Rechnungsadressen:
Eine Rechnung für die Konferenzteilnahme, ausgestellt auf die Firmenadresse.
Eine weitere Rechnung für die Begleitperson, die am Gala-Dinner teilnimmt, ausgestellt auf die Privatadresse des Teilnehmers.

Wie kann ich als Admin die ursprüngliche Rechnung in zwei Rechnungen mit unterschiedlichen Rechnungsadressen aufteilen?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Bitte beachten Sie, dass ConfTool zwei unterschiedliche Rechnungsmodi anbietet:
Unterschiedliche Rechnungsmodi von ConfTool Pro

Welcher Modus aktuell in Ihrem System verwendet wird, können Sie anhand der Informationen am unteren Rand Ihrer ConfTool-Installation erkennen (siehe Abbildung 1).

Die Aufteilung einer Rechnung in mehrere Rechnungen mit separaten Rechnungsadressen für einen Teilnehmer ist nur im Modus B möglich.

Falls Ihr System derzeit Modus A verwendet, können Sie die ursprüngliche Rechnung im Word-Format herunterladen und manuell zwei separate Rechnungen erstellen.
Alternativ können Sie sich an unser Support-Team wenden, wenn Sie möchten, dass das System automatisch mehrere Rechnungen und Gutschriften pro Teilnehmer generiert.
Wir können Ihre Installation dann auf Modus B umstellen. Dieser Vorgang dauert etwa 30 Minuten, in denen das System nicht verfügbar ist.

Gehen Sie wie folgt vor, um die ursprüngliche Rechnung in zwei Rechnungen mit unterschiedlichen Rechnungsadressen aufzuteilen:

• Fordern Sie zunächst die Privatadresse des Teilnehmers an. Diese wird später benötigt.
• Navigieren Sie zur Liste aller Teilnehmer:
  Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Teilnehmer
  Suchen Sie die Registrierung des Teilnehmers und wählen Sie in der rechten Spalte „Teilnahmedaten ändern“ (siehe Abbildung 2).
  
  Falls der Teilnehmer den Artikel für die zweite Rechnung bereits gebucht hat, bearbeiten Sie die aktuelle Registrierung im Aktualisierungsmodus
  „Aktualisieren der letzten Transaktion, sofern möglich“ und entfernen Sie den entsprechenden Artikel, damit er nicht mehr in der ersten Rechnung enthalten ist.
  
• Bearbeiten Sie dann erneut die Registrierung und wählen Sie dafür den Aktualisierungsmodus
  „Eine separate Rechnung für hinzugefügte Veranstaltungen/Artikel erstellen und dabei - wenn möglich - die ursprüngliche(n) Transaktion(en) unverändert lassen“ aus.
  Fügen Sie anschließend den Artikel für die zweite Rechnung hinzu (z. B. ein Ticket für die Begleitperson beim Gala-Dinner) und speichern Sie die Änderungen (siehe Abbildung 3).
  
• Das System erstellt nun automatisch eine separate Rechnung für denselben Teilnehmer.
• Wechseln Sie zur Transaktionsliste (Rechnungsliste):
  Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Transaktionsliste (Rechnungsliste)
  Suchen Sie die zweite Transaktion (für die Begleitperson) und wählen Sie in der rechten Spalte „Adresse etc. bearbeiten“ (siehe Abbildung 4).
  
• Tragen Sie für diese zweite Rechnung die Privatadresse des Teilnehmers ein.
• Sie verfügen jetzt über zwei Rechnungen mit unterschiedlichen Rechnungsadressen für einen Teilnehmer.

Falls Ihre ConfTool-Installation zunächst Pro-Forma-Rechnungen (ohne Rechnungsnummer) erstellt und z.B. erst nach Zahlungseingang reguläre Rechnungen (mit Rechnungsnummer) generiert, ist vorher ein zusätzlicher Schritt erforderlich, um zwei Rechnungen mit unterschiedlichen Rechnungsadressen zu erstellen.

Gehen Sie zuerst zur Liste aller Teilnehmer:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Teilnehmer

Suchen Sie die Registrierung des Teilnehmers und bestätigen Sie diese (siehe Abbildung 5).
Dadurch wird die Pro-Forma-Rechnung in eine reguläre Rechnung mit Rechnungsnummer umgewandelt.

Anschließend können Sie wie oben beschrieben vorgehen.