Das ConfTool-System kann QR-Codes generieren, die den Teilnehmenden auf verschiedenen Wegen zur Verfügung gestellt werden können.
Bitte lesen Sie zunächst unsere allgemeinen Hinweise zur Aktivierung und Verwendung von QR-Codes in ConfTool:
QR-Codes erleichtern den Check-in vor Ort (Frontdesk)Mit ConfTool können dieselben QR-Codes auch für den Check-in von Teilnehmenden zu einzelnen Veranstaltungen verwendet werden.
Um diese Funktion zu nutzen, gehen Sie bitte auf die Seite:
Übersicht => Einstellungen => Stammdaten für die Anmeldung zur Teilnahme… und aktivieren Sie im Abschnitt „
Optionen für den Check-in und QR-Codes für einzelne Veranstaltungen“ die Check-in-Option für einzelne Veranstaltungen (siehe Abbildung 1).
Aktivieren Sie diese Funktion dann bitte (nur) für jede Veranstaltung, für die Sie ein separates Check-in benötigen. Gehen Sie dazu bitte zu:
Übersicht => Einstellungen => Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) verwalten Bearbeiten Sie die Veranstaltung, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „
Separate Check-In Option für diese Veranstaltung“ und aktivieren Sie die separate Check-in-Option für diese Veranstaltung (siehe Abbildung 2).
Sie können nun alle Teilnehmenden, die sich für diese Veranstaltung angemeldet haben, separat einchecken.
Dies eignet sich besonders für optionale Veranstaltungen wie Workshops, Exkursionen oder das Konferenzdinner.
Die Mitglieder des Frontdesk-Teams können entweder den
QR-Code-Scanner für Veranstaltungen oder die
ConfTool-Frontdesk-Funktion wählen, um die Teilnehmenden vor Ort einzuchecken (siehe Abbildung 3).
Am einfachsten ist es, den
QR-Code-Scanner für Veranstaltungen auf der Übersichtsseite der Frontdesk-Seite zu verwenden. Ein Mitglied des Frontdesk-Teams kann den QR-Code-Scanner für einzelne Veranstaltungen starten, indem er / sie eine der verfügbaren Veranstaltungen auswählt (siehe Abbildung 3). Nach dem Scannen des QR-Codes eines Teilnehmenden wird die Person in der Liste aller Teilnehmenden
dieser Veranstaltung als angekommen markiert (siehe Abbildung 4).
Der Status „Ankunft:
Veranstaltungsname“ ändert sich zu „
Angekommen“. Der QR-Code verliert danach seine Gültigkeit und kann nicht noch einmal für die Veranstaltung verwendet werden.
Bei Bedarf können Sie den Status „Angekommen“ in der Frontdesk-Funktion zurücksetzen, indem Sie ihn auswählen.
Der QR-Code kann danach wieder verwendet werden.
Wenn jemand eine Veranstaltung für mehrere Personen gebucht hat, wird diese Anzahl beim Scannen des QR-Codes angezeigt.
Die
ConfTool-Frontdesk-Funktion bietet eine alternative Möglichkeit, Teilnehmende für einzelne Veranstaltungen separat einzuchecken (siehe Abbildung 5). Hier können Sie Ihre
Teilnehmenden manuell für eine Veranstaltung über die Teilnehmerliste der Veranstaltung einchecken. Wählen Sie dazu bitte im Abschnitt „Teilnehmer auflisten“ die entsprechende Veranstaltungsliste aus.
Um die Ankunft einer Person zu erfassen, wählen Sie „Ankunft:
Veranstaltungsname“ auf der rechten Seite der Veranstaltungsliste (siehe Abbildung 4).
Das Datum und die Uhrzeit der Ankunft werden automatisch erfasst.
Bitte beachten Sie, dass der Status „Ankunft:
Veranstaltungsname“ nur angezeigt wird, wenn die teilnehmende Person keine ausstehenden Zahlungen hat.
Um einen Teilnehmer oder eine Teilnehmerin mit ausstehenden Zahlungen einzuchecken, wählen Sie in einer beliebigen Teilnehmerliste stattdessen „Frontdesk-Daten“ und bestätigen Sie die Ankunft, indem Sie das Kontrollkästchen bei „Teilnehmer ist eingetroffen“ aktivieren (siehe Abbildung 4).
ConfTool Support Forum
Topic: QR-Codes für den Check-in zu einzelnen Veranstaltungen (ConfTool Frontdesk)