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Topic: Wie hoch ist das Risiko, dass über ConfTool versandte Serien-E-Mails als Spam eingestuft werden?

Letztes Jahr haben wir eine spezielle Software für den Versand von Serien-E-Mails verwendet und die Nachrichten wurden oft als Spam gekennzeichnet, obwohl wir nicht viele davon versendet haben. Wir haben keine Lösung für dieses Problem gefunden.

Wie werden Serien-E-Mails über das ConfTool-System versendet?
Gibt es eine Statistik über die als Spam gekennzeichneten E-Mails und wie können diese Probleme vermieden werden?
Was können wir selbst tun, um solche Probleme zu vermeiden?


(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)
Wir können nicht vollständig ausschließen, dass über ConfTool versendete E-Mails als Spam eingestuft werden, da jeder Spamfilter eigene, nicht standardisierte Regeln anwendet. Eine Spam-Statistik führen wir nicht, wir treffen aber eine Reihe von Maßnahmen, um die Zustellung Ihrer E-Mails so zuverlässig wie möglich zu machen.

Wie ConfTool E-Mails versendet

  • Einzelversand: Jede E-Mail, auch jede Serien-E-Mail, wird als einzelne Nachricht an jeden Empfänger versendet – niemals als eine Nachricht mit CC oder BCC.
  • HTML mit Klartextfassung: Wird eine E-Mail im HTML-Format versendet, enthält sie immer auch eine identische Fassung im reinen Textformat. Da heute die meisten E-Mails im HTML-Format verschickt werden, spielt das Format für Spamfilter keine spürbare Rolle mehr.
  • Standardkonforme Codierung: Die Codierung unserer E-Mails entspricht strikt den E-Mail-Standards (SMTP und MIME). Viele Mailserver prüfen dies, und fehlerhaft codierte E-Mails sind ein häufiger Grund für eine Einstufung als Spam.
  • Keine Anhänge: E-Mails werden in der Regel ohne Anhänge versendet. Wenn Sie Dateien verschicken möchten, lesen Sie bitte Serien-E-Mails mit (großen) Anhängen versenden.

Authentifizierung des Absenders

  • Passende Absendeadresse: Für jede Veranstaltung stellen wir eine Absendeadresse bereit, deren Domain zur Domain unserer Mailserver passt.
  • SPF, DKIM und DMARC: Wenn Sie diese Adresse als Absendeadresse („From“) verwenden, bestehen Ihre E-Mails die SPF-Prüfung, werden mit DKIM signiert und entsprechen unserer DMARC-Richtlinie. Große E-Mail-Anbieter wie Google und Yahoo verlangen alle drei für den Massenversand.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie stattdessen eine Absendeadresse Ihrer eigenen Domain verwenden (z. B. Ihrer Universität oder Organisation), können SPF, DKIM und DMARC für diese Domain von unserer Seite nicht angewendet werden. Ihre E-Mails werden dann deutlich häufiger als Spam eingestuft oder unter Umständen sogar abgelehnt. Wir empfehlen daher, die von uns für Ihre Veranstaltung bereitgestellte Absendeadresse zu verwenden.

Übertragung und Reputation

  • Verschlüsselte Übertragung: Unsere Mailserver stellen E-Mails verschlüsselt per STARTTLS oder SMTP über TLS zu, sofern der empfangende Server dies unterstützt, und verwenden dabei gültige TLS-Zertifikate.
  • Reverse DNS: Alle unsere Mailserver haben passende Reverse-DNS-Einträge (PTR), die viele empfangende Server voraussetzen.
  • Keine Blacklist-Einträge: Unsere Mailserver sind auf keiner DNS-basierten Blacklist (DNSBL) gelistet. Zusätzlich prüfen wir unsere Konfiguration mit externen Testwerkzeugen (siehe angehängte Bilder).

Weitere Informationen