Topic: Zweiphasiger Begutachtungsprozess: Wie funktioniert die Begutachtung von Abstract- und Full-Paper-Beiträgen in ConfTool?

Wir haben zunächst einen Call for Abstracts mit anschließender Doppelblind-Begutachtung im Peer-Reviewing.
Danach werden die Autoren der angenommenen Abstract-Beiträge gebeten, ihre Full Paper einzureichen.
Diese Full-Paper-Beiträge werden nun ebenfalls einem Doppelblind-Begutachtungsprozess unterzogen.
Nur Beiträge, die beide Begutachtungsprozesse erfolgreich durchlaufen haben, werden danach endgültig angenommen.
Für diese Beiträge können die Autoren dann die Endversion für die Konferenz hochladen (diese Endversion durchläuft kein weiteres Peer-Reviewing).

Wie können wir diese Prozedur mit ConfTool Pro managen?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Wenn Ihr Einreichungsprozess mehrere unabhängige Peer-Reviewing-Phasen vorsieht, ist es ratsam, einen separaten Beitragstyp für jede Phase zu erstellen. Die angenommenen Abstracts werden anschließend in den zweiten Beitragstyp kopiert und durchlaufen dort die zweite Begutachtungsrunde:

Phase	Beitragstyp	Was passiert
Phase 1	Abstracts	Autoren reichen ihre Abstracts ein; erste Doppelblind-Begutachtung; Annahmestatus „Abstract Angenommen“
Phase 2	Full Paper	Angenommene Abstracts werden in diesen Typ kopiert; Autoren laden ihre Full Paper hoch; zweite Doppelblind-Begutachtung; Annahmestatus „Angen. Full Paper“
Optional	Full Paper	Hochladen der druckfertigen Endversion, keine erneute Begutachtung

Vorbereitung

Erstellen Sie einen Beitragstyp pro Phase.
Übersicht => Einstellungen => Konferenztracks / Beitragstypen
Erstellen Sie die beiden Beitragstypen „Abstracts“ und „Full Paper“. Um Inkonsistenzen zu vermeiden, behalten Sie bitte die Einstellungen für die Optionen „Zusammenfassung“, „Soll es eine zusätzliche CheckBox geben?“ und „Soll es ein zusätzliches textliches Eingabefeld geben?“ über beide Beitragstypen hinweg gleich.
Legen Sie die benötigten Annahmestatus an.
Übersicht => Einstellungen => Annahmestatus verwalten
Klicken Sie auf den vorhandenen Status „Angenommen“ und anschließend auf „Kopiere als neuer Annahmestatus“. Benennen Sie die Kopie „Abstract Angenommen“. Den Status für die zweite Phase (z. B. „Angen. Full Paper: Dieses Full Paper wurde angenommen“) können Sie auf dieselbe Weise anlegen – entweder jetzt oder später.

Phase 1: Abstracts

Aktivieren Sie ausschließlich die Einreichung als Abstract.
Übersicht => Einstellungen => Konferenztracks / Beitragstypen
Deaktivieren Sie den Beitragstyp „Full Paper“ im Abschnitt „Alternative Deadlines dieses Typs/Tracks“ über die Option „Einreichung Aktiviert“ (siehe Bild 1).
Sammeln und begutachten Sie die Abstracts.
Bitten Sie Ihre Autoren, ihre Abstract-Beiträge einzureichen. Danach nehmen Sie die Zuweisung zu den Gutachtern vor und entscheiden nach Abschluss des Review-Prozesses über die Annahme.

Übergang: Konvertierung der angenommenen Abstracts

Wichtig: Die Konvertierung der angenommenen Abstracts in den zweiten Beitragstyp nehmen wir für Sie vor. Bitte kontaktieren Sie uns, sobald Sie über die Annahme der Abstracts entschieden haben – und wenden Sie sich rechtzeitig an uns, damit wir die Konvertierung vor dem Start Ihrer Full-Paper-Phase vorbereiten können.

Wenn Sie später noch einzelne Beiträge manuell kopieren möchten, finden Sie hier weitere Informationen: Zweiphasiger Begutachtungsprozess: Verspätete Abstract-Einreichungen manuell in Full-Paper-Beiträge konvertieren.

Deaktivieren Sie den Beitragstyp „Abstracts“.
Übersicht => Einstellungen => Konferenztracks / Beitragstypen
Deaktivieren Sie „Abstracts“ (nur „Abstracts“!) im Abschnitt „Alternative Deadlines dieses Typs/Tracks“ über die Option „Einreichung Aktiviert“ (siehe Bild 1).

Phase 2: Full Paper

Öffnen Sie die Upload-Phase für die Full Paper.
Übersicht => Einstellungen => Konferenztracks / Beitragstypen
Aktivieren Sie den Beitragstyp „Full Paper“, halten Sie die Phase für die Einreichung neuer Beiträge aber geschlossen. So verhindern Sie das Einreichen komplett neuer Full-Paper-Beiträge und gestatten den Autoren lediglich das Hochladen weiterer Dateien für bereits bestehende Einreichungen (siehe Bild 2). Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Setzen Sie im Abschnitt „Alternative Deadlines dieses Typs/Tracks“ für die Option „Frühere Deadline“ die Auswahl „Deaktiviere neue Einreichungen für diesen Beitragstyp / Track“.
- Setzen Sie anschließend eine alternative Deadline für das Hochladen von Full-Paper-Dateien.
Optional: Erlauben Sie Autoren, ihre Einreichungsdetails zu aktualisieren.
Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
Schalten Sie zunächst den Schalter für die Experten-Einstellungen in der unteren Navigationsleiste ein (solange er deaktiviert ist, trägt er die Beschriftung „Experten-Einstellungen sind deaktiviert“). Nun erscheint der Abschnitt „Allgemeine Einstellungen für das Einreichungsformular beim Hochladen von Dateien (Update der Uploads)“, in dem Sie verschiedene Optionen definieren können – u. a., ob einreichende Autoren eine Zusammenfassung (Abstract) eingeben bzw. aktualisieren oder die Liste der Autoren und die Organisationszugehörigkeit auf den neuesten Stand bringen dürfen.
Informieren Sie die Autoren.
Informieren Sie die Autoren per Serien-E-Mail über die Ergebnisse des Abstract-Review-Prozesses und über die weiteren Schritte und Deadlines. Die Autoren können nun den Link „Datei übertragen“ nutzen, um ihr Full Paper einzureichen (siehe Bild 3).
Begutachten Sie die Full Paper und entscheiden Sie über die Annahme.
Nach Ablauf der Frist zum Hochladen der Full Paper können Sie neue Gutachter zuweisen, diese kontaktieren und – nach Eingang aller Gutachten – über die Annahme entscheiden. Verwenden Sie dafür den in der Vorbereitung angelegten Annahmestatus (z. B. „Angen. Full Paper“).

Optional: Endversion (druckfertige Fassung)

Für angenommene Full Paper können Sie zuletzt das Hochladen einer Endversion erlauben. Damit geben Sie den Autoren die Möglichkeit, ihren Beitrag noch einmal unter Berücksichtigung der Gutachter-Rückmeldungen zu überarbeiten.

Übersicht => Einstellungen => Konferenztracks / Beitragstypen

Öffnen Sie den Track „Full Paper“, scrollen Sie zum Abschnitt „Einstellungen für das Einreichen der Endversion“ und geben Sie über die Option „Anzahl der benötigten Dateien für die Endversion pro Einreichung“ die benötigte Dateianzahl pro Beitrag ein.

Bitte beachten Sie: Nur Autoren von angenommenen Beiträgen dürfen eine Endversion hochladen, und die entsprechende Phase muss im Bereich „Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung“ aktiviert werden.

Bitte beachten Sie auch diesen Eintrag zum Thema: Übertragung der Endversion – Beibehalten der Beitrags-ID beim Upload der Endversion.