Aufteilung einer Rechnung zwischen dem Hauptteilnehmer und einer Begleitperson

Die Teilnahmegebühren eines Teilnehmers werden von seiner Universität übernommen, die Gebühren für die Begleitperson müssen jedoch von dieser privat bezahlt werden.

Ist es möglich, für diesen Teilnehmer zwei separate Rechnungen in ConfTool Pro auszustellen?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Bitte beachten Sie, dass ConfTool zwei unterschiedliche Rechnungsmodi anbietet:
Unterschiedliche Rechnungsmodi von ConfTool Pro

Welcher Modus aktuell in Ihrem System verwendet wird, können Sie anhand der Informationen am unteren Rand Ihrer ConfTool-Installation erkennen (siehe Abbildung unten).

Falls Ihr System derzeit Modus B verwendet, können Sie eine Rechnung aufteilen und automatisch neu erstellen lassen.
Weitere detaillierte Informationen hierzu finden Sie in diesem Beitrag: Aufteilung einer Rechnung in zwei Rechnungen mit unterschiedlichen Rechnungsadressen für einen Teilnehmer

Falls Ihr System derzeit Modus A verwendet, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können entweder die Rechnungen manuell erstellen (1) oder eine zusätzliche Teilnahmegruppe anlegen und den Teilnehmer bitten, die Begleitperson separat anzumelden (2).

Alternativ können Sie sich an unser Support-Team wenden, wenn Sie möchten, dass das System eine Rechnung aufteilen und automatisch neu erstellen soll.
Wir können Ihre Installation dann auf Modus B umstellen. Dieser Vorgang dauert etwa 30 Minuten, in denen das System nicht verfügbar ist.

1) Zwei separate Rechnungen manuell erstellen

Laden Sie zunächst die aktuelle Rechnung herunter (siehe Abbildung 1) und bearbeiten Sie diese mit einem Textverarbeitungsprogramm, um zwei separate Dokumente zu erstellen. Verwenden Sie dabei beispielsweise die Rechnungsnummern CT0001a und CT0001b, um auf die Ursprungsrechnung mit der Nummer CT0001 in ConfTool zu verweisen. Speichern Sie anschließend beide Rechnungen als PDF-Dateien und senden Sie sie dem Teilnehmer oder der Teilnehmerin per E-Mail zu. Bitte beachten Sie, dass die in ConfTool gespeicherte Originalrechnung danach nicht mehr die rechtsgültige Version ist.

Es empfiehlt sich, zu vermerken, dass Sie separate Rechnungen ausgestellt haben.
Um einen internen Vermerk einzutragen, gehen Sie bitte zu:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Teilnehmer
Wählen Sie in der rechten Spalte den Link „Interne Daten bearbeiten“ (siehe Abbildung 2) und tragen Sie auf der nächsten Seite einen entsprechenden Hinweis in das Feld „Interne Anmerkung zum Teilnehmer“ ein. Zusätzlich können Sie das Kontrollkästchen „Rechnungsstatus“ aktivieren (siehe Abbildung 3).

Die beiden separaten Zahlungen können Sie jederzeit problemlos in ConfTool erfassen, auch wenn unterschiedliche Zahlungsmethoden verwendet wurden (z. B. Kreditkarte und Banküberweisung). Weitere Informationen finden Sie im Beitrag:
Verwaltung von Zahlungseingängen in ConfTool Pro

2) Separate Teilnahmegruppe für Begleitpersonen anlegen

Alternativ können Sie eine Teilnahmegruppe mit der Bezeichnung „Begleitperson“ anlegen, über die Begleitpersonen separat angemeldet werden können.

Gehen Sie dazu bitte zu:
Übersicht => Einstellungen => Teilnahmegruppen / Teilnahmestatus bearbeiten
… und klicken Sie anschließend auf „Neue Teilnahmegruppe anlegen“ (siehe Abbildung 4).
Der Zugang zu dieser Gruppe kann über einen Registrierungscode eingeschränkt werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Teilnahmegruppe auszublenden (siehe Abbildung 5).

Bitte beachten Sie, dass Sie für diese Teilnahmegruppe eigene Preise definieren und festlegen müssen, welche Veranstaltungen / Artikel verfügbar sein sollen (siehe Abbildung 6). In der Regel deaktiviert man für diese Teilnahmegruppe alle Optionen, die für Begleitpersonen nicht relevant sind.

Weitere Informationen finden Sie im Foreneintrag Begleitpersonen: Registrierung als separater Teilnehmer?
sowie in der letzten Antwort des Beitrags Die Auswahl von Veranstaltungen/Artikeln von anderen Elementen oder Teilnehmergruppen abhängig machen.