Hinweise zur Annahme von Kreditkartenzahlungen

Relativ häufig werden wir von Konferenzveranstaltern gefragt, wie sie Kreditkartenzahlungen entgegennehmen können. Dies ist eine kurze Einführung in das Thema, was benötigt wird und welche Kosten anfallen.

Was wird benötigt?

Wenn Sie als Veranstalter Zahlungen per Kreditkarte entgegennehmen möchten, benötigen Sie einen Vertrag mit einer Bank oder einem Finanzinstitut, das „Acquiring Bank“ – oder kurz “Acquirer” – genannt wird und für Sie diese Transaktionen durchführt.

Der Vertrag eines Veranstalters (bzw. allgemeinen Händlers oder Merchants) mit dem „Acquirer“ wird als „Kartenakzeptanzvertrag“ (oder auch „Merchant Account“) bezeichnet. Der Acquirer wickelt für Sie die Zahlungs­vorgänge mit den Banken ab, die die Kreditkarten herausgegeben haben, und leitet das Geld auf Ihr Konto weiter.

Sie können die Kreditkarten-Informationen auf unterschiedliche Weise von den Teilnehmern entgegennehmen, beispielsweise können Sie das „Fax-Statement“ von ConfTool Pro verwenden, das Teilnehmer nach der Registrierung ausdrucken können und dann an Sie per Post oder Fax senden.

Für die elektronische Online-Abrechnung von Kreditkarten (online payment services) wird zusätzlich ein entsprechender Payment Service Provider benötigt. Diese Firmen bieten ein Web-basiertes “E-Commerce-Gateway” (auch “Merchant Gateway” genannt) an, das die Abwicklung elektronischer Zahlungen erlaubt. Einige dieser Anbieter haben unterschiedliche Zahlungsmöglichkeiten im Programm. Dazu gehören neben Kreditkarten-Zahlungen auch Online-Überweisungen in Echtzeit sowie „Cyberwallets“ (bzw. „e-wallets“, beispielsweise von PayPal.de oder Skrill.com).

Für ConfTool Pro bieten wir Module für die Verwendung der E-Commerce-Gateways zahlreicher Acquirer. Da es jedoch viele solcher Anbieter gibt und in jedem Land unterschiedliche Firmen diese Dienste anbieten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf, wenn sie ein E-Commerce-Gateway einsetzen wollen. Bitte beachten Sie, dass wir eine Gebühr für die Bereitstellung und Anbindung des entsprechenden Moduls von ConfTool Pro an das Gateway des Acquirers berechnen.

Keine zusätzlichen Gebühren von unserer Seite fallen für den Einsatz von PayPal, Stripe oder Skrill an. Über dieses System können Teilnehmer ebenfalls per Kreditkarte bezahlen.

Beteiligte Parteien und Kosten

Für den Konferenzveranstalter entstehen beim Empfang von Kreditkartenzahlungen nicht unerhebliche Kosten, da zahlreiche Parteien am Zahlungsvorgang involviert sind:

  • Der Kunde (Karteninhaber, Klient, Konsument oder Teilnehmer) ist die Person, die dem Veranstalter (Händler, Merchant) eine Dienstleistung oder ein Produkt bezahlt. Der Kunde zahlt gegebenenfalls eine Gebühr von 1% - 3% für internationale Transkationen, alle weiteren Gebühren trägt der Veranstalter.
  • Die Kreditkarten-Vereinigung (Credit Card Association) ist eine Verbindung von Kreditkartenherausgebern, wie Visa, MasterCard, Discover oder American Express. Die Kreditkarten-Vereinigung vergibt Lizenzen für die Nutzung der Kreditkarten und legt die Abwicklungsbedingungen für die Händler, die Issuing Banks (Banken, die Kreditkarten ausstellen) und die Acquirer fest.
  • Die Issuing Bank ist ein Finanzinstitut oder eine Finanz­organisation, die Kreditkarten an Kunden ausgibt. Sie stellt dem Karteninhaber für den Zahlungsvorgang regelmäßig Abrechnungsbelege aus und zieht das Geld von seinem Konto ein. Das Geld wird an den Acquirer transferiert, dabei wird von der Issuing Bank eine Interchange Fee (s. u.) abgezogen. Dies ist ein fester prozentualer Satz (“fixed rate”), der von der Höhe der Transaktion abhängt und von der Kartenvereinigung festgelegt wird.
  • Der „Acquirer“ („Empfängerbank“, „Acquiring Bank“) ist die Finanzeinrichtung, die Zahlungen im Auftrag des Händlers (bzw. Konferenzveranstalters) für geleistete Dienste oder Produkte entgegennimmt. Er berechnet eine Acquirer Fee, die je nach Anbieter variieren kann (siehe unten).
  • Der Payment Service Provider berechnet für den Einsatz des E-Commerce-Gateways eine Internet Gateway Fee und/oder eine Processing Fee (siehe unten).
  • Es sind sogar noch weitere Parteien beteiligt, wie das Card Transaction Network, das die Infrastruktur für die Kartenzahlungen zwischen den Instituten bereitstellt. Dies ist für gewöhnlich aber nicht von Interesse für den Händler.

Bitte beachten Sie, dass viele Acquirer spezielle Verträge mit einem oder mehreren Payment Service Providern haben. Der Händler (Veranstalter) braucht daher häufig nur einen Vertrag mit einem Acquirer abzuschließen, der ein solches E-Commerce-Gateway beinhaltet. Die Gebühren der Acquirer setzen sich in der Regel aus mehreren Teilen zusammen. Die folgenden Begriffe und Gebühren variieren von Anbieter zu Anbieter und sind daher nur Beispiele:

  • Application Fee: Wird einmal berechnet, um den Vertrag aufzusetzen. Für gewöhnlich zwischen 200 € und 500 €.
  • Setup-Gebühr: Einmalige Gebühr zur Einrichtung des E-Commerce-Gateways für die Online-Zahlung, zwischen 0 € und 350 €.
  • Statement-Gebühr und/oder Service-Gebühr: wird meist regelmäßig berechnet, z. B. pro Monat. Viele Institute bieten unterschiedliche Verträge an, beispielsweise wenn die Grundgebühren höher sind, werden die Transaktionskosten geringer.
  • Interchange Fee: Eine Gebühr pro Transaktion, die (unseres Wissens) je nach Kreditkarte zwischen 0,2% und 2,2% des Transaktionsbetrags liegt. Innerhalb der EU sind Ende Dezember 2015 die Gebühren für VISA und MasterCard per Verordnung auf 0,2% bis 0,3% gedeckelt worden. Tipp: Dies sollte auch Auswirkung auf bereits bestehende Händlerverträge haben.
  • Acquirer Fee: Eine Gebühr von ca. 1,5% - 3,5% des Zahlungsbetrags.
  • Gateway-Transaktionsgebühr: Eine Gebühr pro Zahlung, die für gewöhnlich bei 0, 20 € bis 0,50 € liegt.
  • Stornogebühr (Chargeback Fee): Wenn eine Transaktion vom Kunden nachträglich storniert wird, so berechnen einige Acquirer eine (nicht unerhebliche) zusätzliche Gebühr.
Gebühren bei Kartentransaktionen
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Wichtige Hinweise

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie Kreditkartenzahlung anbieten müssen, beispielsweise weil sie viele internationale (insbesondere amerikanische) Teilnehmer erwarten, so bedenken Sie bitte folgendes:

  • Hat ihre Organisation oder eine andere an der Veranstaltung beteiligte Organisation bereits einen Vertrag mit einem Acquirer? Wenn nicht, beachten Sie bitte die Kosten: Für kleinere Veranstaltungen sind häufig die Grundgebühren der Acquirer bereits inakzeptabel.
  • Für Zahlungen innerhalb der EU sollten Sie immer Überweisung als Zahlungsmöglichkeit anbieten. Diese Zahlungsmethode ist sehr schnell (innerhalb der EU muss der Transfer innerhalb von 3 Werktagen erfolgen) und (für gewöhnlich) kostenlos, wenn beide Konten in Euro sind. 
  • Überlegen Sie, ob nicht PayPal als Alternative für die Zahlung per Kreditkarte in Frage kommt. Dabei fallen ebenfalls Gebühren von ca. 3% - 4% der Transaktionsbeträge an, aber keine monatlichen oder Setup-Gebühren.
  • Bitte beachten Sie, dass Zahlungen per Kreditkarte (oder PayPal) keine unumkehrbaren Zahlungen sind. Der Kunde kann in der Regel die Zahlung bis zu 60 Tage nach dem Kauf stornieren. Teilweise muss der Händler für solche Rückbuchungen sogar eine Gebühr bezahlen.
  • Bitte bedenken Sie, dass bei Kreditkartenzahlungen manchmal auch Betrug geübt wird. Ein Beispiel sind Personen, die sich mit ergaunerten Kartendaten als Teilnehmer anmelden, um eine Einladung und ein Visum für das Land des Veranstalters zu bekommen. 
  • Bevor sie einen Vertrag mit einem Acquirer abschließen: 
  • Fragen Sie nach allen Gebühren, die anfallen können.
  • Fragen Sie nach der minimalen Vertragslaufzeit und wie und wann Sie den Vertrag nach dem Event kündigen können.
  • Fragen Sie, wie lange es dauert, bis man Ihnen das Geld auf Ihrem Bankkonto gutschreibt. Einige Acquirer tun dies erst nach 60 oder 90 Tagen.

 

Verfügbare Gateway-Module für ConfTool Pro

Derzeit können wir für Zusatzmodule für ConfTool Pro anbieten, mit denen sich das System an eines der folgenden Zahlungs-Gateways anbinden lässt.

 

ConfTool Pro enthält bereits Module, mit dem Sie das System an diese Gateways anbinden können:

  • PayPal: In vielen Ländern verfügbar, Konditionen und unterstützte Zahlungsmethoden differieren je nach Land des Händlers.
  • Skrill [vormals Moneybookers]: Ebenfalls in vielen Ländern verfügbar, beinhaltet mehr Zahlungsmethoden als PayPal.
  • Stripe: Für Geschäftskunden in zahlreichen Ländern verfügbar, um Kreditkartenzahlungen aus aller Welt zu empfangen, wobei die eine Zahlung vornehmenden Kunden keinen eigenen Account benötigen. Es werden keine Gebühren für die Einrichtung des Kontos oder für die Kontoführung erhoben.

Für die Anbindung an folgende Kreditkarten-Gateways ist ein zusätzliches Modul erforderlich. Dabei entstehen zusätzliche Gebühren.

Weitere vom ConfTool unterstützte Gateways:

  • iDEAL online bank transfer (Niederlande)
  • KU Leuven Payment System (via Ogone/Igenico, Belgien)
  • ICS UCI payment gateway (University of California, Irvine, US)
  • University of Maryland ECM Electronic Payment Redirect to Sallie Mae, US
  • UBC ePayment Web Service (University of British Columbia, Kanada)
  • ETS payment gateway (Ecole Technologie Superieure, Quebec, CA)
  • University of Southampton Web Payments, UK
  • WMP M+ XPay payment gateway of Aston University, UK
  • UNIGE payment gateway (Université de Genève, Schweiz)
  • EPFL Service Central de Paiement en Ligne (École polytechnique fédérale de
     Lausanne, Schweiz)
  • SUPSI Payment Gateway der USI (Universita della Svizzera Italiana, Schweiz)
  • Payment Gateway of the Universidad de Málaga (Spanien)

 

Bitte beachten Sie, dass Sie ein entsprechendes Konto bei einem der Anbieter benötigen, um Kreditkartenzahlungen empfangen zu können.

Annahme von Kreditkartenzahlungen am Veranstaltungsort

Prinzipiell können Sie die oben genannten Zahlungs-Gateways ebenfalls einsetzen, um Kreditkartenzahlungen am Veranstaltungsort entgegenzunehmen. Geben Sie den Teilnehmern dazu während der Registrierung vor Ort die Möglichkeit, an dafür reservierten Computern die Zahlung online durchzuführen. Allerdings schlagen solche Zahlungen häufiger fehl, da das Gateway-System und/oder die Bank des Kunden feststellen, dass sich der Kunde nicht am Heimatort (im Heimatland) befindet und daher die Zahlung aus Sicherheitsgründen blockiert wird. Der Kunde kann dann versuchen, bei seiner Bank anzurufen, um die Zahlung freizugeben, aber auch das klappt nicht immer.

Es gibt daher einige Alternativen für Transaktionen im sogenannten Präsenzgeschäft ("card present"), bei denen die Teilnehmer direkt vor Ort mit ihrer Karte zahlen können und die sich durch geringere Gebühren auszeichnen: Fragen Sie Ihren Acquirer nach den Kosten für einen erweiterten Akzeptanzvertrag, der auch das kartengestützte Präsenzgeschäft  mit einem Zahlungsterminal am Point of Sale (POS) beinhaltet.

Eine weitere Option bieten die Firmen der folgenden Liste an. Zur Annahme von Zahlungen per Kreditkarte oder auch EC-Karte werden hierbei nur ein Smartphone und ein Kartenlesegerät benötigt. Der Vorteil: Die genannten Firmen verlangen keine monatlichen Gebühren.

Wir übernehmen keine Verantwortung für die Vollständigkeit und Richtigkeit dieser Informationen und freuen uns über Ihr Feedback.