Import von Benutzern (ConfTool Pro)

Bei jeder Veranstaltung gibt es Personen mit speziellen Aufgaben wie z.B. die Vorsitzenden des Programmkomitees oder die Gutachter. Einige dieser Benutzer benötigen spezielle Rechte im ConfTool-System, um die erforderlichen Aufgaben erledigen zu können und somit ein Benutzerkonto mit der jeweiligen Rolle bzw. dem jeweiligen Status.

Falls sich diese Benutzer selbst registriert haben, können die Administratoren die Rolle der Personen verändern ("Bearbeiten" in der Benutzerliste wählen). Jedoch ist es für die Organisatoren oft ratsam, die benötigten Benutzerkonten im Voraus zu erstellen und nicht abzuwarten, bis diese Personen sich selbst registrieren, um diesen Prozess zu beschleunigen. Wenn sie bereits über eine Liste von Gutachtern verfügen, die Ihre Teilnahme zugesagt haben und Sie diese Liste direkt importieren wollen, lesen Sie bitte hierzu die folgende Anleitung für den Import von Benutzern. Es kann jedoch höflicher sein, zunächst eine Einladung zu versenden und die Antwort abzuwarten. Falls Sie dieses Vorgehen bevorzugen, lesen Sie bitte die Informationen für das Importieren von Einladungen.

Einzelne Benutzer oder Einladungen erstellen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, neue Benutzerkonten im ConfTool-System anzulegen. Jeder Benutzer mit administrativen Rechten, kann jederzeit einzeln neue Benutzerkonten erstellen: Wählen Sie „Benutzer- und Teilnehmerverwaltung“ (“User and Participant Management“) auf der Übersichtsseite und dann „Neuen Benutzer anlegen“ (“Create New User Account“). Hier können Sie die Rolle oder den Status des neuen Benutzers festlegen und ihm eine automatisch erstellte E-Mail mit seinen Registrierungsdetails zukommen lassen.

Auf gleiche Weise können Sie einzelne Einladungen für eingeladene Personen nacheinander manuell erstellen. Gehen Sie hierzu zur "Benutzer- und Teilnehmerverwaltung", wählen Sie "Erstellen einer neuen Einladung" aus und tragen Sie dann die Details der eingeladenen Person ein. Wählen Sie die Art der Einladung aus, d.h. erhält die Person eine Einladung um als Mitglied des Programmkomitees (PK), als Gutachter oder Autor zu fungieren oder Teilnehmer zu werden? Die Einladung wird zur Liste der Einladungen hinzugefügt und der/den eingeladenen Person(en) kann per Serien-E-Mail sofort oder später eine E-Mail gesendet werden. Wählen Sie hierzu folgenden Pfad: Übersicht => Serien-E-Mails versenden => Senden Sie E-Mails an eine Gruppe von Personen aus der „Liste der Einladungen”.

Benutzerlisten oder Einladungslisten importieren

Falls Sie bereits über eine Benutzerliste oder eine Liste von eingeladenen Personen in digitaler Form verfügen (z.B. eine Excel-Liste mit den Gutachtern oder den Programmkomitee-Mitgliedern), können Sie auch die Import-Funktion von ConfTool Pro nutzen. Diese Datei muss im CSV Format (Comma Separated Values) vorliegen. Weiter unten auf der Seite finden Sie beispielhafte Import-Dateien.

Um eine CSV-Datei zu erstellen, können Sie Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel oder OpenOffice Calc verwenden. Normalerweise finden Sie die entsprechende Export-Funktion in dem Menü „Datei“ => „Speichern als…“ (“File" => "Save As..." ); dann wählen Sie als Dateityp "Text CSV" (oder ähnlich bezeichnet).

Rufen Sie zunächst die Import-Funktion auf:
Übersicht => Daten Im- und Export => Daten-Import

Die Import-Funktion von Benutzern und Einladungen erfolgt in ConfTool Pro in vier Schritten:

  1. Wählen Sie die zu importierende Datei, den Zeichensatz und weitere Details gemäß dem Format Ihrer CSV-Datei aus. Falls Sie nicht wissen, wie Ihre Datei formatiert ist, öffnen Sie die Datei mit einem Texteditor oder probieren Sie die verfügbaren Möglichkeiten aus. Weiter unten auf dieser Seite finden Sie Beispieldateien. Geben Sie den zutreffenden Import-Modus an: wählen Sie, ob sie Benutzer oder Einladungen importieren möchten und weiterhin, ob bereits vorhandene Einträge aktualisiert ("Überprüfe vorhandene Einträge und aktualisiere die Daten") oder ergänzt ("Importiere alle Zeilen, keine Überprüfung vorhandener/doppelter Zeilen", bitte aktivieren Sie zunächst die Experten-Einstellungen) werden sollen. Um doppelte Einträge zu vermeiden ist in den meisten Fällen die Aktualisierung der Einträge zu empfehlen (Abbildung 1).
  2. Es folgt eine Vorschau der zu importierenden Daten. Hier weisen Sie die Spalten Ihrer CSV-Datei den Spalten der ConfTool-Datenbank zu. Die drei Felder "Nachname", "Vorname" und "E-Mail" sind Pflichtangaben. Wir empfehlen auch die Adressdaten – sofern vorhanden – zu importieren, damit Benutzer diese Angaben nicht per Hand einfügen müssen (Abbildung 2).
  3. Überprüfen Sie nun, wie der Import ausgeführt wird und wählen Sie die zu importierenden Zeilen (Datensätze). 

    a.      Sofern Sie Benutzer importieren, können Sie nun auch den Benutzerstatus bzw. die Benutzerrolle (z.B. Gutachter, Vorsitzender des Programkomitees etc.) für alle aktuell zu importierenden Personen festlegen. Darüber hinaus, haben Sie die Möglichkeit, den importierten Personen E-Mails mit ihren Benutzernamen und Passwörtern zuzusenden. Meist ist es empfehlenswert, den Personen Ihre Benutzerdaten zusätzlich in einer Serien-E-Mail zuzusenden, sobald Sie mit dem Review-Prozess beginnen sollen (Abbildung 3).

    b.      Sofern Sie Einladungen importieren, können Sie nun den Status der eingeladenen Person auswählen, z. B. eingeladen, einen Beitrag einzureichen, Gutachter oder Mitglied des PK zu werden, oder an Ihrem Event teilzunehmen. Das System erstellt in diesem Moment auch eindeutige Einladungscodes, die zur Identifizierung der eingeladenen Personen verwendet werden (Abbildung 4).

  4. Jetzt können Sie den Import starten. Sie erhalten einen Überblick über die Import-Ergebnisse. Bitte unterbrechen Sie den Prozess nicht.
Abbildung 1: Importeinstellungen - Zum Vergrößern bitte anklicken
Abbildung 2: Zuweisen der Spalten - Zum Vergrößern bitte anklicken
Abbildung 3: Auswahl und Status Datensätze Benutzer - Zum Vergrößern bitte anklicken
Abbildung 4: Auswahl und Status Datensätze Einladungen - Zum Vergrößern bitte anklicken

Hinweise:

  • Bitte beachten Sie für den Benutzer-Import, dass Benutzernamen und Passwörter automatisch während des Import-Prozesses erstellt werden können. Sie können Benutzernamen und Passwörter auch importieren, aber die Benutzernamen müssen im System eindeutig sein (ansonsten wird automatisch ein neuer Benutzername generiert) und Passwörter müssen den Sicherheitsanforderungen im ConfTool-System genügen (bezüglich Länge etc.), sonst werden sie ebenfalls neu erstellt.
  • Für Einladungen nutzen Sie die Serien-E-Mail Funktion, um Links an die Benutzer zu senden, mit denen diese die Einladung annehmen oder ablehnen können. Sofern die Benutzer die Einladung annehmen, werden sie durch den Registrierungsprozess geleitet und es wird der entsprechende, ihnen zugeteilte Status gesetzt. Falls die Benutzer bereits ein Konto besitzen, wird nur der Status aktualisiert.

Vorbereiten Ihrer Import-Datei: Falls in Ihrer Import-Datei der Vor- und Nachname in einem Feld / einer Spalte aufgeführt sind, müssen Sie zunächst dieses Feld in zwei einzelne Felder aufteilen. In Excel kann man hierfür einige einfache String-Funktionen anwenden:

Wenn der Vor- und Nachname im Feld “A2” ist, erstellen Sie bitte zwei neue leere Spalten rechts neben der ersten Spalte (die Spalten B und C).

Den Vornamen kann man mit folgendem Befehl berechnen: =LINKS(A2;FINDEN(" ";A2;1) -1)

Der Befehl für den Nachnamen lautet wie folgt: =RECHTS(A2;LÄNGE(A2)-FINDEN(" ";A2))

Falls Sie zwei String-Felder in Excel verbinden wollen, verwenden Sie den Operator "&", z.B.   =A1&", "&A2.