Benutzerrollen und Status in ConfTool

Einfache Benutzerrollen

ConfTool-Benutzer (ConfTool User)

Jede im ConfTool-System angemeldete Person ist ein ConfTool-Benutzer. Das Benutzerkonto wird benötigt, um auf die Funktionen des Systems zugreifen zu können. Zum Zeitpunkt der Registrierung haben Benutzer keinen weiteren besonderen Status im System;das bedeutet, sie sind weder Teilnehmer, Autor noch Gutachter.

Autor (Author)

Jeder Benutzer, der einen Beitrag im ConfTool-System einreicht, bekommt automatisch den Status Autor. Als Autor kann er auf seine Einreichung zugreifen, sie bis zur Deadline aktualisieren und nach der Begutachtungsphase die Ergebnisse der Gutachten einsehen. Danach kann er die Endversion seines Beitrags einreichen, sofern der Beitrag akzeptiert wurde.

Mitautor / Co-Autor (Coauthor) [ConfTool Pro]

Wenn ein Autor die E-Mail-Adressen seiner Mitverfasser aufführt und diese ebenfalls als ConfTool-Benutzer registriert sind, so erhält dieser Benutzer automatisch den Status Mitautor in ConfTool Pro. Mitautoren können auf die eingereichten Beiträge lesend zugreifen und Kopien der E-Mails an den einreichenden Autor erhalten, beispielsweise jene über die Ankündigung der Annahme der Beiträge. 

Dieser Status erleichtert zudem die Identifikation von Interessenkonflikten bei der Zuweisung von Gutachtern.

Präsentator / Vortragender (Presenter)

Jeder einreichende Autor (also nicht die Mitautoren) eines akzeptierten Beitrags wird als "Präsentator" in ConfTool Pro gekennzeichnet. Sofern ein anderer Autor des Beitrags explizit als "vortragender Autor" gekennzeichnet wurde und diese Person ebenfalls ein Benutzerkonto hat, so wird dieser Benutzer ebenfalls als Presenter gekennzeichnet. Der Status erleichtert die Überprüfung, welcher der vortragenden Autoren sich bereits für die Konferenzteilnahme angemeldet hat.

Teilnehmer (Participant)

Jeder Benutzer, der sich für die Konferenzteilnahme in ConfTool registriert, bekommt automatisch den Status "Teilnehmer". Er kann beispielsweise auf seinen Zahlungsstatus und die Rechnung zugreifen.

Gutachter  (GA / Reviewer) [ConfTool Pro]

Gutachter können Beiträge, die ihnen zur Begutachtung zugewiesen wurden, mit Hilfe eines Online-Formulars bewerten. 

Sie können auch Gebote für die zur Begutachtung anstehenden Beiträge abgeben. Hier können sie auswählen, welche Einreichungen sie gerne begutachten würden, welche ungern und wo sie einen persönlichen Interessenkonflikt haben.

Mitglied des Programmkomitees (PK / PC-Member)

Programmkomitee-Mitglieder können ebenso wie Gutachter (s.o.) die ihnen zugewiesenen Beiträge begutachten und in der „Gebotsphase“ die von ihnen bevorzugten Beiträge auswählen. 

Zudem haben sie (im Gegensatz zu Gutachtern) Zugang zum Diskussionsforum von ConfTool Pro. Hier wird ihnen eine Übersicht aller Beiträge und Review-Ergebnisse angezeigt, sodass sie über diese online diskutieren und für oder gegen die Annahme eines Beitrags stimmen können. Beiträge, bei denen sie einen persönlichen Interessenkonflikt haben, werden ihnen nicht dargestellt. 

Meta-Gutachter (Meta-Reviewer) [ConfTool Pro]

Meta-Gutachter sind in der Regel erfahrene Gutachter, die den Begutachtungs­prozess für die ihnen zugewiesenen Beiträge moderieren. Häufig besteht ihre Aufgabe auch darin, die Gutachten der anderen Rezensenten zusammenzufassen und den Rezensionsprozess dieser Beiträge zu beaufsichtigen. Sie können zum Beispiel die anderen Rezensenten an ihre Aufgaben erinnern, wenn sie ihre Rezension nicht rechtzeitig abgeben oder die Evaluation zu oberflächlich ist. 

Meta-Gutachter haben daher in ConfTool Pro Zugang zu allen anderen Gutachten der ihnen zugewiesenen Beiträge. Zudem werden ihnen die Namen und E-Mails der anderen Gutachter angezeigt, sodass sie die Möglichkeit haben, diese Gutachter zu kontaktieren.

Meta-Gutachter sind in den Basiseinstellungen für die Begutachtung von Beiträgen zu aktivieren, damit man den Status bei der Review-Zuweisung auswählen kann.

Benutzer mit administrativen Rechten

Konferenz-Administrator (Admin)

Ein Benutzer mit dem Status Konferenz-Administrator hat vollen Zugang zu allen Funktionen des ConfTool-Systems.

Der Admin kann sich als ein beliebiger anderer Benutzer einloggen. Das ist nützlich, um die Konfiguration der ConfTool-Installation zu überprüfen und um anderen Benutzern bei Problemen zu helfen. Er kann auch neue Benutzerkonten mit administrativen Rechten erstellen.

Konferenz-Organisator / Mitarbeiter (Organis. / Assistant) [ConfTool Pro]

Der Konferenz-Organisator ist für die Teilnehmerregistrierung und die Zahlungsbearbeitung zuständig. Er hat Zugang zu allen Benutzern, kann neue Benutzerkonten erstellen und Benutzer für die Konferenzteilnahme anmelden. Außerdem kann er auf die Registrierungsdaten und Beträge aller Teilnehmer zugreifen, alle Zahlungen einsehen, als auch neue Zahlungseingänge vermerken. 

Der Konferenz-Organisator kann auch Serien-E-Mails versenden sowie Benutzer- und Teilnehmerdaten exportieren, um beispielsweise die Teilnehmerliste oder Namensschilder zu erstellen. 

Der Konferenz-Organisator hat keinen Zugang zu Einreichungen und Begutachtungsergebnissen.

Chair/Vorsitzender des Programmausschusses [ConfTool Pro]

Ein Chair hat Zugang zu allen Einreichungen (inklusive der Autorendaten), Gutachtern und Rezensions­ergebnissen (inklusive der Namen der Gutachter). Er kann auch die (manuelle) Zuweisung der Beiträge zu den Gutachtern vornehmen und darüber entscheiden, welche Papiere akzeptiert werden und welche nicht. 

Weitere Möglichkeiten von Chairs lassen sich in den Benutzereinstellungen konfigurieren.

Hinweis: Der "Track Chair" ist eine Variante des Chair, aber er hat nur Zugriff zu den Einreichungen, Gutachten und Gutachtern seines eigenen Tracks / seiner Beitragstypen [Nur verfügbar, wenn das Track-Chair-Modul installiert ist].

Konferenz-Vorsitzender / Konferenz-Chair (ConfChair) [ConfTool Pro]

Der Konferenz-Vorsitzende hat dieselben Möglichkeiten wie der Programmausschuss-Vorsitzende. Zudem kann er auf die Benutzerverwaltung und die Teilnehmerliste zugreifen. Er kann neue Benutzerkonten erstellen, Serien-E-Mails versenden und die Daten aller Einreichungen und Gutachten exportieren. 

Der Konferenz-Vorsitzende hat keinen Zugang zu Zahlungsdetails und den ConfTool-Einstellungen.

„Frontdesk“ / Registrierung / Studentische Mitarbeiter

„Frontdesk“-Benutzer haben Zugriff auf alle Benutzer und alle registrierten Teilnehmer, aber keinen Zugang zu Zahlungsdetails. Dieser Benutzerstatus wird häufig Personen zugewiesen, die bei der  Konferenz-Registrierung arbeiten, wie z.B. studentische Mitarbeiter. Sie können beispielsweise die Ankunft von Teilnehmern im ConfTool-System vermerken.