Anleitung für Autoren zum Einreichen von Beiträgen

Achtung: Dies sind nur einige allgemeine Hinweise zur Benutzung des ConfTool-Systems.
Bitte beachten Sie insbesondere die Richtlinien Ihres Veranstalters, da diese für Sie ausschlaggebend sind.

Allgemeines

Das ConfTool-System kann für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess von Beiträgen als auch für die Teilnehmerregistrierung verwendet werden. Um auf die Funktionen des Systems zugreifen zu können, ist als erster Schritt immer ein Benutzerkonto einzurichten.

Einrichtung des Benutzerkontos

Um ein neues Benutzerkonto einzurichten, gehen Sie bitte zur ConfTool-Einstiegsseite Ihrer Veranstaltung und wählen Sie den Link „Neu anmelden“ („Register new“). Nach dem Ausfüllen der Felder des Anmeldeformulares (Pflichtfelder sind mit einem Stern „*“ gekennzeichnet), erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit Ihren Kontodaten. Bitte geben Sie ihren vollständigen Namen, die Adresse sowie Ihre E-Mail-Adresse(n) an, da diese Angaben später für die Kommunikation mit Ihnen bezüglich Ihres Beitrags und für die Teilnehmeranmeldung benötigt werden.

Sie brauchen kein neues Benutzerkonto für jeden Beitrag einzurichten den Sie einreichen. Sie können über dasselbe Konto mehrere Einreichungen vornehmen und es später auch für die Teilnehmerregistrierung verwenden. Falls Sie bereits ein registrierter Benutzer sind, beispielsweise als PC-Mitglied oder als Gutachter, dann benutzen Sie bitte dieses Konto auch für Ihre Beitragseinreichungen.

Einloggen in das ConfTool-System

Nach der Einrichtung Ihres Benutzerkontos können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort unter „Registrierte Benutzer“ („Registered users“) anmelden. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie ein neues über den Link „Passwort vergessen“ („Forgotten your password?“) anfordern.

Abhängig vom Stand der Einreichung, der Begutachtung und dem Registrierungsprozess, werden Ihnen nach dem Einloggen unterschiedliche Optionen angeboten. Wenn Sie schon Arbeiten eingereicht haben, dann können Sie stets die Liste Ihrer Beiträge einsehen und den Stand feststellen. Für alle folgenden Aufgaben benötigen Sie ein Benutzerkonto und müssen im System eingeloggt sein.

Einreichen eines neuen Beitrags

Wählen Sie „Beitrag einreichen“ („Submit Contribution“) (Standard-Version) oder gehen Sie auf „Ihre Einreichungen“ („Your Submissions“) (Pro-Version), um den Beitragstyp bzw. Themen-Track auszuwählen, für den Sie Ihre Einreichung vornehmen wollen. Bitte geben Sie alle benötigten Daten Ihres Beitrags ein (Pflichtfelder sind mit Sternchen „*“ gekennzeichnet) und übermitteln Sie Ihre Daten.

Wenn eine oder mehrere Dateien für Ihren Beitrag übertragen werden müssen, dann haben Sie als zweiten Schritt die Möglichkeit, diese Datei(en) „hochzuladen“. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihren Beitrag (in der Regel) bis zur Einreichungs-Deadline aktualisieren können. Jedem Beitrag wird eine eindeutige ID als Arbeitsnummer zugeordnet, die Sie bitte als Referenz angeben, falls Sie Fragen an das Programmkomitee oder die Organisatoren haben.

Abbildung 1: Neuen Beitrag einreichen - Zum Vergrößern bitte Anklicken

Aktualisierung eines Beitrags

Bis zum Abgabetermin können Sie Ihren Beitrag überarbeitenneue Versionen des Manuskriptes hochladen oder den Beitrag zurückziehen („withdraw a contribution“). Die letzte übermittelte Version wird für die Begutachtung berücksichtigt, sofern Sie den Beitrag nicht zuvor zurückgezogen haben (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: Beitrag aktualisieren - Zum Vergrößern bitte anklicken

Einsichtnahme in die Begutachtungsergebnisse

Nach dem Abschluss des Begutachtungsprozesses erhalten Sie vom Programmkomitee eine Mitteilung per E-Mail. Sie können die Ergebnisse der Begutachtung nun über das ConfTool-System einsehen. Bitte loggen Sie sich in Ihr Konto ein, gehen Sie auf „Ihre Einreichungen“ („Your Submissions“) (Pro-Version) und wählen Sie „Review-Ergebnis“ („Review Results“) (siehe Abbildung 3). Hier finden Sie das Begutachtungsergebnis inklusive Punktzahl und Anmerkungen der Gutachter (der Umfang der dargestellten Daten ist abhängig von den Vorgaben des Programmkomitees).

Übertragung der Endversion

Sofern Ihr Beitrag angenommen wurde, erhalten Sie in der Regel die Möglichkeit, eine überarbeitete Endversion („Final Version“) Ihres Beitrags abzugeben (siehe Abbildung 3). Bitte berücksichtigen Sie die Kommentare der Gutachter und Chairs für diese Version. Die Endversion muss zudem für den Druck im Konferenzband („Camera-Ready“) geeignet sein, das heißt, es ist sehr wichtig, dass Sie die Vorlagen der Veranstalter verwenden, die Vorgaben genau einhalten und die Deadline beachten, ansonsten kann es dazu kommen, dass auch eine angenommene Arbeit nicht im Konferenzband (den „Conference Proceedings“) abgedruckt wird.

Bitte benutzen Sie das ConfTool-System für die Einreichung der Endversion Ihres Beitrags. Detailliertere Informationen erhalten Sie von den Vorsitzenden des Tagungskomitees.

Abbildung 3: Review-Ergebnis einsehen & Endversion übertragen - Zum Vergrößern bitte anklicken

Anmeldung zur Konferenzteilnahme

Für jeden angenommen Beitrag muss sich mindestens ein beteiligter Autor als Konferenzteilnehmer anmelden, um ihn vor Ort zu präsentieren. Sollte die Anmeldung nicht innerhalb des von den Veranstaltern vorgegebenen Zeitraumes erfolgen, kann Ihr Beitrag in der Regel nicht im Tagungsband aufgenommen werden.

Die Teilnehmerregistrierung erfolgt zumeist ebenfalls über das ConfTool-System. Wenn Sie bereits über ein Konto verfügen, so verwenden Sie dieses und klicken nach dem Login auf „Anmelden als Teilnehmer“ („Register as Participant“), um die Registrierung vorzunehmen. Die Teilnehmeranmeldung steht für gewöhnlich zur Verfügung, nachdem das Tagungsprogramm feststeht. Sie sollten eine entsprechende Mitteilung von den Veranstaltern erhalten.

Abbildung 4: Zur Teilnahme anmelden - Zum Vergrößern bitte anklicken