Einladungs-E-Mail an Gutachter schicken, wenn diese bereits über ein Benutzerkonto verfügen

Die Gutachter und Programmkomitee-Mitglieder (PK-Mitglieder) aus dem vorherigen Jahr sind in die neue ConfTool Pro-Installation übertragen worden. Nun möchten wir Ihnen eine Einladung schicken und nachfragen, ob sie auch für die anstehende Veranstaltung wieder zur Verfügung stehen. Wie können wir vorgehen?

Wir haben eine Liste der Gutachter direkt in die Benutzer-Datenbank von ConfTool Pro importiert.
Können wir dennoch eine Einladung an die Personen schicken, die auf der Benutzerliste stehen, und sie fragen, ob sie als Gutachter für unsere Veranstaltung zur Verfügung stehen?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Zunächst würden wir vorschlagen, dass Sie die Einladungsfunktion von ConfTool Pro verwenden, um Gutachter oder PK-Mitglieder einzuladen.

Die Einladungsfunktion von ConfTool Pro greift auf eine separate Liste zu, um die Einladungen getrennt von Benutzern zu handhaben und Einladungen leicht nachverfolgen zu können. Sie können die Einladungsfunktion verwenden, um personalisierte Serien-E-Mails mit persönlichem Einladungs-Link zu verschicken, die es den auf der Liste aufgeführten Personen ermöglicht, die Einladung anzunehmen oder abzulehnen. Wenn eine Person die Einladung akzeptiert, kann sie über ein vorausgefülltes Formular ein Benutzerkonto erstellen. Der/die neue BenutzerIn erhält automatisch den Benutzerstatus, der in der Einladung definiert worden ist. Sofern bereits ein Benutzerkonto existiert, muss sich der Benutzer lediglich einloggen, und der Benutzerstatus wird dann automatisch gesetzt, also z.B. als Gutachter oder PK-Mitglied. Dafür darf der Status aber vorher nicht gesetzt sein.

Der Vorteil in diesem Vorgehen besteht darin, dass ausschließlich Gutachter / PK-Mitglieder, die ihre Einladung angenommen haben, ein Benutzerkonto erstellen; Personen, die die Einladung abgelehnt haben, erhalten kein Konto.

Die Funktionsweise wird ausführlich in dieser Dokumentation beschrieben:
Erläuterung der Einladungsfunktion von ConfTool Pro

Falls Sie die beschriebene Einladungsfunktion verwenden möchten und Hilfe bei der Anwendung der Importfunktion benötigen, oder Fragen hinsichtlich des Löschens der zuvor versehentlich importierten BenutzerInnen haben, können Sie uns gerne kontaktieren.

Falls Sie hingegen der Ansicht sind, dass die meisten GutachterInnen erneut diese Aufgabe wahrnehmen werden und Sie einen schnelleren Weg benötigen, um deren Zustimmung zu erhalten, bietet sich eine alternative Vorgehensweise an.

Sie können eine einfache Einladungsfunktion für BenutzerInnen aktivieren. Gehen Sie dazu bitte auf diese Seite:
Übersicht => Einstellungen => Einstellungen Benutzerregistrierung => Grundlegende Einstellungen für die Benutzerregistrierung und -verwaltung
… und stellen zunächst die Experteneinstellungen ein, in dem Sie auf "Experten-Einstellungen sind deaktiviert" oder das Zahnrad-Symbol klicken. Dann aktivieren Sie bitte die Funktion "Einfache Einladungen für Gutachter mit bestehenden Benutzerkonten" (siehe Bild 1).

Gehen Sie nun zu
Übersicht => Serien-E-Mails => Sende E-Mails an eine Benutzergruppe
… und verfassen eine Einladungs-E-Mail.

Bitte verwenden Sie in der E-Mail die beiden folgenden Codes:
{reviewer_accept_link} wodurch ein Link für GutachterInnen und PK-Mitglieder eingefügt wird, mit dem sie die Einladung akzeptieren können,
{reviewer_reject_link} womit ein Link eingefügt wird, mit dem GutachterInnen und PK-Mitglieder die Einladung ablehnen können.

Weitere Informationen zum Versand von Serien-E-Mails finden Sie hier:
Serien-E-Mails mit ConfTool versenden

Unten finden Sie einen Beispieltext, falls die Benutzerkonten aus der ConfTool-Installation der vorangegangenen Veranstaltung kopiert worden sind:

Code: [Select]

{dear_fullname},

Wir möchten Sie dazu einladen, als GutachterIn an unserer Konferenz XXX mitzuwirken.

Die Begutachtungsphase wird vom xx.xx. bis zum xx.xx.20xx stattfinden.
Jede/r GutachterIn wird darum gebeten, zwischen x und x Gutachten zu übernehmen.

Um die Einladung anzunehmen, klicken Sie bitte auf den folgenden Link:
{reviewer_accept_link}
Ihr Benutzername ist: {person_username}

Bitte verwenden Sie die Funktion “Benutzername vergessen?”, um ein neues Passwort zu erhalten, falls Sie Ihr altes Passwort aus dem vorherigen Jahr vergessen haben.

Um die Einladung abzulehnen, klicken Sie bitte auf den folgenden Link:
{reviewer_reject_link}

Mit freundlichen Grüßen
Ihr XXX Organisationsteam

Sobald Sie die Serien-E-Mail verschicken, wird der Status "Der Benutzer wurde als Gutachter / PK-Mitglied eingeladen (Gutachter eingeladen)" automatisch gesetzt.

Sobald ein Benutzer auf einen der Links klickt wird der entsprechende Status aktualisiert:

• Falls der Benutzer den Status "Gutachter" oder "Mitglied des Programmkomitees" hatte, wird dieser nach einer Ablehnung der Einladung gelöscht. Zudem wird der Status "Gutachtereinladung abgelehnt" gesetzt.
• Falls der Benutzer zuvor noch keinen Status als Gutachter oder "Mitglied des Programmkomitees" hatte, wird durch das Anklicken des Links für die Annahme der Einladung der entsprechende Status zugewiesen. Gleichzeitig wird der Status "Gutachtereinladung akzeptiert" gesetzt.

Der Status lässt sich in den Benutzerdaten, auf der "Liste aller Benutzer" und der folgenden Liste (Bild 2) feststellen:
Übersicht => Beiträge und Gutachten => Liste der Gutachter und Programmkomitee-Mitglieder

Wichtiger Hinweis: Falls Benutzer nicht auf die Einladung antworten (oder aus welchen Gründen auch immer die E-Mail nicht erhalten haben), behalten sie den Status Gutachter, sofern er vor Versand der Mail gesetzt war. Deshalb ist es in der Regel ratsam, den Gutachter-Status manuell allen Gutachtern, die nicht geantwortet haben, zu entziehen, bevor Sie ihnen Beiträge zur Begutachtung zuweisen.

Sofern Sie Beiträge den Gutachtern zuweisen, bevor Sie die Einladungen verschicken, wird das System den Gutachter-Status nicht automatisch den Benutzerkonten entziehen, falls ein Gutachter den Ablehnungslink auswählt! Sie müssen dann zuerst die zugewiesenen Beiträge manuell neu zuordnen, danach können Sie erst den Gutachter-Status löschen.

Nun wissen Sie, wie man Einladungen für Benutzer erstellt, die bereits über ein Benutzerkonto im ConfTool verfügen.

Wir haben drei Szenarien erstellt, anhand derer sich veranschaulichen lässt, in welchen Fällen die "Einfachen Einladungen" ratsam sein können:

- Alle Benutzerkonten wurden von einer vorherigen Konferenz kopiert und nun sollen (einige) dieser Benutzer dazu eingeladen werden, als Gutachter mitzuwirken.

- Die Organisatoren haben potentielle Gutachter haben bereits in die Liste der Benutzer importiert und sie darüber informiert. Nun möchten sie diese dazu einladen, Gutachter zu werden.

- Zahlreiche Benutzer haben sich bereits selbst im ConfTool registriert, aber Sie benötigen dennoch eine Bestätigung der Benutzer, dass sie als Gutachter mitwirken möchten.

In diesen Fällen empfehlen wir, dass Sie ebenfalls die Benutzer ID importieren, so dass das System Benutzer und Eingeladene leichter zuordnen kann. Die Zuordnung geschieht hauptsächlich anhand der E-Mail-Adresse, aber die Hinzunahme der Benutzer-ID wird bessere Resultate hervorbringen (siehe Bild 3).

In der Folge enthalten die Einladungen die ID des zugeordneten Benutzerkontos und jede einzelne Operation, die in Zusammenhang mit der Einladung durchgeführt worden ist, wird angezeigt und für das Benutzerkonto registriert (siehe Bild 4).