Datenschutzerklärung

Die Hochschule München nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften.

Wenn Sie diese ConfTool-Installation benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

 

Verantwortliche Stelle für diese ConfTool-Installation

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung in dieser ConfTool-Installation ist:

Hochschule für angewandte Wissenschaften München (im Folgenden auch „wir“ bzw. „uns“).


Lothstr. 34
D-80335 München
Tel.: +49 (0) 89 12 65 - 0
Fax: +49 (0) 89 12 65 - 3000
E-Mail: kommunikation@hm.edu
Internet: www.hm.edu

Die Hochschule für angewandte Wissenschaften München ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch ihren Präsidenten Prof. Dr. Martin Leitner, Lothstr. 34, D-80335 München, gesetzlich vertreten.

 

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Hochschule für angewandte Wissenschaften München verwendet ConfTool Pro, um das bayerische Innovationsforum digitale Lehre vorzubereiten und zu organisieren.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung persönlicher Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 4 Abs. 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) im Rahmen der Öffnungsklausel des Art. 6 Abs. 2-3 i.V.m. Abs. 1 UAbs. 1 lit e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Demnach ist es der HM erlaubt, die zur Erfüllung einer der Hochschule obliegenden Aufgabe erforderlichen Daten zu verarbeiten.

 

Soweit in eine Verarbeitung eingewilligt wurde, stützt sich die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit a DSGVO.

 

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Formular eingeben, wenn Sie ein Benutzungskonto erstellen, einen Beitrag einreichen oder sich zur Teilnahme anmelden. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit a DSGVO.

Andere Daten werden automatisch durch unsere IT-Systeme erfasst, wenn Sie auf das ConfTool-System zugreifen. Das sind vor allem technische Daten, wie Internetbrowser, Betriebssystem oder Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufs. Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie auf das ConfTool-System zugreifen und es nutzen. Die Daten werden erhoben, um die Sicherheit und fehlerfreie Bereitstellung des ConfTool-Systems zu gewährleisten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von IP-Adressen ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e i.V.m. Abs. 3 b) DSGVO, Art. 4 Abs. 1 BayDSG, Art 2 Abs. 1 BayHSchG.

 

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Sie werden aber spätestens 6 Monate nach dem Ende der vereinbarten Nutzungszeit und somit bis zum 30.09.2023 gelöscht. Die auf den Backup-Servern der ConfTool GmbH erstellten automatischen Sicherungen der Datenbank werden spätestens 12 Monate nach dem Löschen der Software ebenfalls gelöscht (bis zum 31.03.2024).

 

EmpfängerInnen der personenbezogenen Daten

Als IT-Dienstleisterin der HM ist ConfTool GmbH eine Empfängerin personenbezogener Daten im Rahmen eines mit der HM abgeschlossenen Vertrags zur Auftragsdatenverarbeitung.

Die ConfTool-Software und die Server, auf denen Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden, werden von der ConfTool GmbH zur Verfügung gestellt. Alle Server werden von der ConfTool GmbH gehostet und befinden sich in Rechenzentren in Deutschland, die nach ISO 27001 zertifiziert sind. 

Die ConfTool GmbH verwendet die Daten der Installationen nur für die Zwecke, die vertraglich mit der Hochschule München vereinbart ist. Eine weitere Verwendung der Daten durch die ConfTool GmbH findet nicht statt. Die ConfTool GmbH wird ohne die vorherige explizite, schriftliche Autorisierung durch die Hochschule München niemals Daten an Dritte weiterreichen. Die ConfTool GmbH ist ein deutscher Software-Dienstleister, der die Standards der europäischen DSGVO und des deutschen BDSG berücksichtigt.

Gegebenenfalls werden Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

Eine weitergehende Übermittlung der Daten erfolgt nicht bzw. nur dann, wenn Sie der Übermittlung ausdrücklich zugestimmt haben. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte ohne ausdrückliche Einwilligung, etwa zu Zwecken der Werbung, erfolgt nicht.

 

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese ConfTool-Installation nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, die Sie an uns als Betreiber dieser ConfTool-Installation senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

 

Cookies

Das ConfTool-System verwendet sogenannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, das ConfTool-System nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Dateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.

Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies wird die Funktionalität des ConfTool-Systems wesentlich eingeschränkt.

Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z.B. Warenkorbfunktion) erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Abs. 3 b) DSGVO, Art. 4 Abs. 1 BayDSG, Art 2 Abs. 1 BayHSchG gespeichert.

 

System Logging

Die Hochschule München erhebt und speichert automatisch Informationen, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt, in einem "Server Log" und einem "ConfTool Benutzerprotokoll". Dies sind:

  • Zugegriffene Seite und übermittelte Parameter
  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • IP-Adresse und Hostname des zugreifenden Rechners

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden hauptsächlich genutzt, um die Sicherheit und Benutzbarkeit des Systems zu.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

 

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns (innovationsforum@hm.edu). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

 

Registrierung in dieser ConfTool-Installation

Sie können sich im ConfTool-System registrieren, um die Funktionen des Systems zu nutzen. Die dazu eingegebenen Daten verwenden wir nur zum Zwecke der Nutzung des jeweiligen Angebotes oder Dienstes, für den Sie sich registriert haben. Die bei der Registrierung abgefragten Pflichtangaben müssen vollständig angegeben werden. Anderenfalls werden wir die Registrierung ablehnen.

Für wichtige Änderungen, etwa beim Angebotsumfang oder bei technisch notwendigen Änderungen, nutzen wir die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse, um Sie auf diesem Wege zu informieren.

Die Verarbeitung der bei der Registrierung eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können eine von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns (innovationsforum@hm.edu). Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Die bei der Registrierung erfassten Daten werden von uns gespeichert, solange Sie in dieser ConfTool-Installation registriert sind und werden anschließend gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

 

Daten bezüglich der Rundschreiben

Wenn Sie Informationen über diese Veranstaltung erhalten möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie Inhaber:in der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Rundschreibens einverstanden sind. Weitere Daten werden nicht bzw. nur auf freiwilliger Basis erhoben. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen und geben diese nicht an Dritte weiter.

Die Verarbeitung der in das Anmeldeformular eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Rundschreibens können Sie jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die von Ihnen zum Zwecke des Rundschreiben-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Rundschreiben gespeichert und nach der Abbestellung des Rundschreibens gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden (z.B. E-Mail-Adressen von Autor:innen oder Teilnehmer:innen) bleiben hiervon unberührt.

 

Einreichung von Beiträgen und Mehrautor:innenschaft

Die einreichende Autorin / der einreichende Autor stellt sicher, dass alle Mitautor:innen die folgenden Datenschutzbestimmungen gesehen und genehmigt haben:

  • Die Einreichung und die persönlichen Daten aller Autor:innen (vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Organisationszugehörigkeit) können im ConfTool-System gespeichert werden.
  • Alle Autor:innen stimmen der Veröffentlichung der Einreichung durch einen von den Veranstaltern und Vorsitzenden ausgewählten Verlag zu.
  • Alle Autor:innen stimmen der Veröffentlichung ihrer Einreichung oder eines Teils davon sowie ihrer Namen und Organisationszugehörigkeit auf dem Veranstaltungsprogramm zu, sowohl offline als auch online.
  • Alle Autor:innen erklären sich damit einverstanden, E-Mails im Zusammenhang mit ihrer Einreichung von den Organisator:innen zu erhalten.
  • Die persönlichen Daten der Autor:innen können an die Mitglieder des Programmkomitees der Veranstaltung weitergegeben werden.
  • Die Namen der Autor:innen können per E-Mail zwischen den Organisator:innen und den Vorsitzenden der Veranstaltung verschickt werden.
  • Wenn ein Einfachblind-Begutachtungprozess verwendet wird, werden die Daten der Autor:innen auch an die Gutachter:innen der Veranstaltung weitergegeben.
  • Wenn ein offener Begutachtungsprozess verwendet wird, können die Daten der Autor:innen auch anderen Autor:innen und Benutzer:innen des Systems zur Verfügung stehen.
  • Die Organisator:innen dürfen im Namen der Mitautor:innen Benutzungskonten im ConfTool-System für die Veranstaltung erstellen.

 

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen den Betroffenen folgende Rechte zu:

  • Werden personenbezogene Daten verarbeitet, so haben Betroffene das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO).
  • Wenn in die Datenverarbeitung eingewilligt wurde oder wenn ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Betroffenen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  • Betroffene haben das Recht, ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO).
  • Betroffenen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling besteht (Art. 22 DSGVO).
  • Betroffene haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

 

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

 

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die Hochschule München zuständige Behörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz.
Dieser ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:
Postanschrift:
Postfach 22 12 19
80502 München
Adresse:
Wagmüllerstraße 18
80538 München
Tel.: +49 (0) 89 212672 - 0
Fax: +49 (0) 89 212672 - 50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

 

Sonstiges zu unserer Datenschutzerklärung

Die Hochschule München behält sich vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch der Webseiten gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

 

Bei Fragen können sich Interessierte vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen (datenschutzbeauftragter@hm.edu) wenden oder auch eine E-Mail schreiben an: kommunikation@hm.edu.

 

Änderungen an unserer Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Erklärung zu aktualisieren, sofern es notwendig sein sollte.

Diese Erklärung wurde zuletzt aktualisiert am 17. März 2022.

 
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