Datenschutzerklärung

Die Universität Graz und der Deutsche Hispanistenverband e. V., als gemeinsam Verantwortliche, nehmen den Datenschutz sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften. Diese Datenschutzerklärung soll Sie als Einreicher*in von Abstracts, Teilnehmer*in, Sektionsleiter*in, VortragendeR oder Mitarbeiter*in des XXIII. Deutschen Hispanistentages 2023 gem Art 12 und 13 DS-GVO über Zweck, Rechtsgrundlage und über Ihre Rechte iZm der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Universität Graz und des Deutschen Hispanistenverbandes informieren.

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:

1. Organisation und Durchführung der Veranstaltung

Für die Organisation und Durchführung der oben genannten Veranstaltung, konkret für die

Registrierung/Anmeldung zur Plattform ConfTool, Einreichen von Abstracts, Begutachtung der Abstracts durch die Sektionsleiter*innen, Inskription und Zahlung der Teilnahmegebühr, Versendung von Einladungen, Erstellung von Visums-Einladungsscheiben soweit erforderlich, Informationen und Inskriptionsbestätigungen per Email über die Plattform ConfTool, Erstellung des Programms, Anmeldung zum Kongressdinner und die Ausstellung von Teilnahmebestätigungen, verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

- Familienname und Vorname(n)

- Anrede

- vollständiger akademischer Titel (optional)

- Institution, Organisation oder Firma

- Abteilung (optional)

- Email-Adresse

- Adresse, PLZ, Stadt, Land bzw Rechnungsadresse

- Zugangsdaten (Benutzer*innen-ID [Nummer]), Benutzer*innenname und Passwort

Diese Daten verarbeiten wir zur Erfüllung des Vertrages bzw zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (gem. Art 6 Abs 1 lit b DS-GVO) bzw im berechtigten Interesse der Universität Graz zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung (gem. Art 6 Abs 1 lit f DS-GVO).

2. Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation

Für die Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation der Veranstaltung, Darstellung der Aktivitäten der Universität sowie zur Information der Öffentlichkeit fertigen wir Fotoaufnahmen an, welche auf der Homepage des Kongresses (https://hispanistentag-2023.uni-graz.at/de/) zur Verfügung gestellt werden.

Diese Daten verarbeiten wir im berechtigten Interesse der Universität Graz an der Dokumentation und der Information der Öffentlichkeit über die Erfüllung der Aufgaben der Universitäten (gem. Art 6 Abs 1 lit f DS-GVO iVm § 3 Z 11 UG).

Speicherdauer:

Bei Vertrag: Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange als dies für die Abwicklung der Veranstaltung notwendig ist. Darüber hinaus speichern wir Ihre Daten nur, wenn dafür gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen oder Verjährungsfristen betreffend potentieller Rechtsansprüche offen sind.

Bei berechtigtem Interesse: Wir verarbeiten die Daten solange als dies zur Wahrung der berechtigten Interessen notwendig ist bzw. solange bis ein (begründeter) Widerspruch erhoben wird. Darüber hinaus speichern wir Ihre Daten nur, wenn dafür gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen oder Verjährungsfristen betreffend potentieller Rechtsansprüche offen sind.

Übermittlung Ihrer Daten:

Zur Organisation der Veranstaltung setzen wir die Web-basierte Software zur Organisation von Konferenzen „ConfTool“ ein. Die Nutzung dieser Software erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses. 

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten nur Uni-intern verarbeitet, es findet keine Übermittlung an weitere externe Empfänger statt.

Ihre Rechte: 

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verfügen Sie jederzeit über die folgenden Rechte:

Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art 16 DS-GVO) oder Löschung (Art 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DS-GVO),  Recht auf Widerspruch (Art 21 DS-GVO) und Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art 7 Abs 3 DS-GVO), wodurch die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Diese Rechte können im Rahmen der gemeinsamen Verantwortung bei der Uni Graz, die administrativ für die Organisation und Durchführung des XXIII. Deutschen Hispanistentages 2021 zuständig ist, geltend gemacht werden.

Darüber hinaus besteht das Recht auf Beschwerde (Art 77 DS-GVO), welches bei einer Aufsichtsbehörde, in Österreich ist dies die österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at, einzubringen wäre.

Unsere Kontaktdaten:

- Universität Graz, Institut für Romanistik, 8010 Graz,

Mail: hispanistentag-2023@uni-graz.at

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter: dsba@uni-graz.at

- Deutscher Hispanistenverband e. V., Habelschwerdter Alle 45, D-14195 Berlin,

Mail: vorstand@hispanistica.de

Datenschutzbeauftragte: Prof. Dr. Susanne Zepp.

 
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