Erstellen von Namensschildern und Teilnehmerlisten

Um aus ConfTool Namensschilder oder Teilnehmerlisten zu drucken, bietet es sich an, den Datenexport und einen entsprechenden Serienbrief zu verwenden. Auf diese Weise kann der Ausdruck genau Ihren Anforderungen angepasst werden.

ConfTool bietet keine integrierte Funktion für den Druck von Namensschildern an, da es unzählige Etiketten-Formate und Design-Vorstellungen gibt. Es ist aber relativ einfach, schnell entsprechende Ausdrucke mit Hilfe des Datenexports und eines "Serienbriefs" zu erstellen.

Werfen Sie einen Blick auf den letzten Abschnitt dieser Seite, wenn Sie auch die ConfTool Frontdesk-Funktionen nutzen wollen, um einzelne Namensschilder an der Registrierung vor Ort effizient zu drucken.

Export der Daten

Gehen Sie als Administrator oder Konferenz-Mitarbeiter auf diese Seite:
Übersicht => Daten Im- und Export => Daten-Export
Overview => Data Import and Export => Export Data

Hier haben Sie vielfältige Export-Möglichkeiten. Zur Erstellung von Namensschildern sollten Sie das Export-Format "Exportiere Teilnehmer für Namensschilder und Gutscheine" (Export Participants for Badges and Vouchers) verwenden.

Sie können eines der Formate CSV und XLS (im XML-Format) auswählen. Das CSV-Format bietet sich für viele unterschiedliche Programme wie OpenOffice und Filemaker an, das XML/Excel-Format lässt sich hingegen direkt mit Excel öffnen oder zur Weiterverarbeitung der Daten verwenden.

Zum Start des Exports klicken Sie bitte unten rechts auf "Export-Datei erzeugen" (Create Export File).  

Screenshot: Teilnehmer-Export aus ConfTool Pro
Abbildung 1: Export Teilnehmer für Namensschilder - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken.

Öffnen und Anpassen der Daten

Öffnen Sie Microsoft Excel oder OpenOffice Calc. Für Excel lässt sich die Datei meist mit einem Doppelklick öffnen. Ein CSV-Export muss erst importiert werden. Hierbei ist der Zeichensatz zu beachten. Normalerweise verwendet ConfTool „UFT-8“ bzw. “Unicode UTF-8“ (siehe Screenshot). Die Zeichencodierung ist abhängig von Ihrer Installation, bei älteren Versionen wurde meist ISO-8859-1 verwendet. Achten Sie beim Import auf Sonderzeichen und Umlaute; falls diese nicht richtig erscheinen, haben Sie die falsche Zeichencodierung gewählt.

Abbildung 2: UTF-8 als Zeichensatz festlegen - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken

Sie können nun in Excel auch überflüssige Spalten löschen, sofern gewünscht.

Es ist ratsam, die Daten aus Excel heraus als „Microsoft Excel-Arbeitsmappe (*.xls)“ bzw. aus OpenOffice Calc als „ODF Tabellendokument“ zu speichern, da die Programme die Daten besser für Serienbriefe verarbeiten können, wenn sie im „Originalformat“ gespeichert sind.

Erstellen des Serienbriefs

Öffnen Sie danach "Microsoft Word" bzw. "OpenOffice Writer". Hier haben Sie nun die Möglichkeit, einen Seriendruck (Serienbrief) zu starten und Ihre Daten aus dem ConfTool zu verwenden (zu importieren, als "Datenquelle" zu verwenden).

Sie können auch eine der Vorlagen für Serienbriefe verwenden, die Sie am Ende der Seite finden.

Die Screenshots zeigen Beispiele zur Erstellung von Serienbriefen in unterschiedlichen Word-Versionen und in OpenOffice. Als Datenquelle wird die zuvor erstellte Tabelle ausgewählt, die Empfängerliste kann bearbeitet und Regeln können gesetzt werden.

Bearbeiten Sie nun das Dokument nach Ihren Vorstellungen.

Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass es zusätzliche Spalten "badge_fullname" und "badge_organization" gibt, sofern Sie die Online-Teilnehmerliste von ConfTool Pro verwenden. Dies sind die vom Teilnehmer persönlich eingegebenen Daten für die Namensschilder. Die entsprechenden Vorlagen finden Sie unten mit der Namensendung ("_with_official_list_enabled").

Abbildung 3: Serienbrief Word 2007
Abbildung 4: Serienbrief Word 2010
Abbildung 5: Serienbrief Open Office

Wenn Sie nun den Seriendruck starten, werden Ihre Namensschilder bzw. die Teilnehmerliste erstellt. Sie können diese Daten als neues Dokument abspeichern oder direkt ausdrucken.

Tipps

Eine gut beschriebene Dokumentation, in der Sie sich aussuchen können, für welche Word-Version Sie Hinweise suchen, finden Sie unter: http://support.microsoft.com/kb/294683/de

Für OpenOffice finden Sie hier eine gute Anleitung:
http://de.wikibooks.org/wiki/OpenOffice.org/_Writer/_Serienbrief

Vorlagen

Wie bieten einige Vorlagen für Teilnehmerlisten und Namensschilder an. Wenn Sie weitere Vorlagen haben, nehmen wir sie gerne mit auf!

 

Namensschilder an der Registrierung vor Ort drucken

ConfTool bietet Ihnen auch die Option Namensschilder an der Registrierung vor Ort auszudrucken. Diese Funktion ist primär für den Ausdruck einzelner Namensschilder geeignet, z.B. für Teilnehmer, die sich kurzfristig anmelden oder für Teilnehmer, die ihr Namensschild verloren haben.

Die Größe, das Layout und die Elemente des Ausdrucks dieser Namensschilder lassen sich auf dieser Seite konfigurieren:
Übersicht => Einstellungen => Einstellungen für Namensschilder

Hier können Sie verschiedene Parameter entsprechend Ihrer Anforderungen definieren und das Namensschild am Seitenende in einer Vorschau ansehen.

  1. Allgemeine Einstellungen:
    Bitte legen Sie hier die Maßeinheit für die Ausdrucke sowie das Seitenformat und die Seitenausrichtung für die Namensschilder fest.

    Wählen Sie dann eine Schriftart und eine Schriftgröße aus. Aus Gründen des Urheberrechts stehen Ihnen lediglich die aufgelisteten Open-Source-Schriftarten zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn wir für Sie eine der frei verfügbaren Schriften von „Google Fonts“ hinzufügen sollen.

  2. Hintergrundgrafik für die Namensschilder:
    Sie können zu Ihren Namensschildern ein Bild hinzufügen. Dieses Bild wird als Hintergrundgrafik für alle Namensschilder verwendet. Es wir am oberen Seitenrand ausgerichtet und auf die gesamte Seitenbreite skaliert.

    Wenn Sie mehr als eine Abbildung auf dem Namensschild benötigen, nutzen Sie bitte ein Bildbearbeitungsprogramm, um Ihre Bilder zu einer einzelnen Hintergrundgrafik zusammenzufassen, denn sie können nur eine Grafik hochladen.

  3. Namensschild-Elemente:
    Sie können verschiedene Textelemente für Ihre Namensschilder definieren. Für jedes Element können Sie den Text, seine Positionierung und die Textattribute konfigurieren.

    Die möglichen Text-Codes werden unter dem Textfeld aufgeführt. Darüber hinaus können Sie den Code {event_xx_number} verwenden, um die Anzahl gebuchter Tickets für Veranstaltungen auszugeben, wobei xx für die ID (Zahl) der Veranstaltung steht. Sie können Ihre Veranstaltungen und Artikel hier verwalten und einsehen:
    Übersicht => Einstellungen => Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) verwalten


    Viele HTML-Codes können in den Textfeldern genutzt werden, zum Beispiel:
    <table style="border:0.1px solid red; align: center;"><tr>
    <td style="border:1px solid red;">Person ID</td>
    <td>Event ID</td></tr>
    <tr><td style="border:0.1px solid red;"> {person_id}</td>
    <td>{event_10_number}</td>
    </tr></table>

    Bitte schauen Sie in unser Forum für detailliertere Informationen über die Nutzung von HTML in PDF-Dateien.


Bitte sichern Sie Ihre Einstellungen, um die aktuellen Einstellungen in der Vorschau der Namensschilder einzusehen.

Sollten Sie vorbereitete Namensschilder verwenden, so können Sie zum Beispiel einen Etikettendrucker verwenden (wie den Brother P-touch QL570), um selbstklebende Etiketten zu bedrucken und diese dann einfach auf die vorbereiteten Namensschilder zu kleben.