Erstellen von Namensschildern und Teilnehmerlisten

Um aus ConfTool Namensschilder oder Teilnehmerlisten zu drucken, bietet es sich an, den Datenexport und einen entsprechenden Serienbrief zu verwenden. Auf diese Weise kann der Ausdruck genau Ihren Anforderungen angepasst werden.

ConfTool bietet keine integrierte Funktion für den Druck von Namensschildern an, da es unzählige Etiketten-Formate und Design-Vorstellungen gibt. Es ist aber relativ einfach, schnell entsprechende Ausdrucke mit Hilfe des Datenexports und eines "Serienbriefs" zu erstellen.

Export der Daten

Gehen Sie als Administrator oder Konferenz-Mitarbeiter auf diese Seite:
Übersicht => Daten Im- und Export => Daten-Export
Overview => Data Import and Export => Export Data

Hier haben Sie vielfältige Export-Möglichkeiten. Zur Erstellung von Namensschildern sollten Sie das Export-Format "Exportiere Teilnehmer für Namensschilder und Gutscheine" (Export Participants for Badges and Vouchers) verwenden.

Sie können eines der Formate CSV und XLS (im XML-Format) auswählen. Das CSV-Format bietet sich für viele unterschiedliche Programme wie OpenOffice und Filemaker an, das XML/Excel-Format lässt sich hingegen direkt mit Excel öffnen oder zur Weiterverarbeitung der Daten verwenden.

Zum Start des Exports klicken Sie bitte unten rechts auf "Export-Datei erzeugen" (Create Export File).  

Screenshot: Teilnehmer-Export aus ConfTool Pro
Abbildung 1: Export Teilnehmer für Namensschilder - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken.

Öffnen und Anpassen der Daten

Öffnen Sie Microsoft Excel oder OpenOffice Calc. Für Excel lässt sich die Datei meist mit einem Doppelklick öffnen. Ein CSV-Export muss erst importiert werden. Hierbei ist der Zeichensatz zu beachten. Normalerweise verwendet ConfTool „UFT-8“ bzw. “Unicode UTF-8“ (siehe Screenshot). Die Zeichencodierung ist abhängig von Ihrer Installation, bei älteren Versionen wurde meist ISO-8859-1 verwendet. Achten Sie beim Import auf Sonderzeichen und Umlaute; falls diese nicht richtig erscheinen, haben Sie die falsche Zeichencodierung gewählt.

Abbildung 2: UTF-8 als Zeichensatz festlegen - Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken

Sie können nun in Excel auch überflüssige Spalten löschen, sofern gewünscht.

Es ist ratsam, die Daten aus Excel heraus als „Microsoft Excel-Arbeitsmappe (*.xls)“ bzw. aus OpenOffice Calc als „ODF Tabellendokument“ zu speichern, da die Programme die Daten besser für Serienbriefe verarbeiten können, wenn sie im „Originalformat“ gespeichert sind.

Erstellen des Serienbriefs

Öffnen Sie danach "Microsoft Word" bzw. "OpenOffice Writer". Hier haben Sie nun die Möglichkeit, einen Seriendruck (Serienbrief) zu starten und Ihre Daten aus dem ConfTool zu verwenden (zu importieren, als "Datenquelle" zu verwenden).

Sie können auch eine der Vorlagen für Serienbriefe verwenden, die Sie am Ende der Seite finden.

Die Screenshots zeigen Beispiele zur Erstellung von Serienbriefen in unterschiedlichen Word-Versionen und in OpenOffice. Als Datenquelle wird die zuvor erstellte Tabelle ausgewählt, die Empfängerliste kann bearbeitet und Regeln können gesetzt werden.

Bearbeiten Sie nun das Dokument nach Ihren Vorstellungen.

Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass es zusätzliche Spalten "badge_fullname" und "badge_organization" gibt, sofern Sie die Online-Teilnehmerliste von ConfTool Pro verwenden. Dies sind die vom Teilnehmer persönlich eingegebenen Daten für die Namensschilder. Die entsprechenden Vorlagen finden Sie unten mit der Namensendung ("_with_official_list_enabled").

Abbildung 3: Serienbrief Word 2007
Abbildung 4: Serienbrief Word 2010
Abbildung 5: Serienbrief Open Office

Wenn Sie nun den Seriendruck starten, werden Ihre Namensschilder bzw. die Teilnehmerliste erstellt. Sie können diese Daten als neues Dokument abspeichern oder direkt ausdrucken.

Tipps

Eine gut beschriebene Dokumentation, in der Sie sich aussuchen können, für welche Word-Version Sie Hinweise suchen, finden Sie unter: http://support.microsoft.com/kb/294683/de

Für OpenOffice finden Sie hier eine gute Anleitung:
http://de.wikibooks.org/wiki/OpenOffice.org/_Writer/_Serienbrief

Vorlagen

Wie bieten einige Vorlagen für Teilnehmerlisten und Namensschilder an. Wenn Sie weitere Vorlagen haben, nehmen wir sie gerne mit auf!