E-Rechnungen im ConfTool-System erstellen

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Hintergrund
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine eingeschränkte E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B-Bereich). Diese Regelung basiert auf dem Wachstumschancengesetz, dem Umsatzsteuergesetz sowie der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten, die die E-Rechnung ebenfalls zum Standard für Abrechnungen im Wirtschaftsverkehr gemacht haben.

Vorerst müssen Unternehmen nur E-Rechnungen empfangen können, und dies gilt auch nur für Umsätze ab 250 €. Die E-Rechnungspflicht wird jedoch schrittweise bis 2028 ausgebaut und es ist daher sinnvoll, sich dieses Themas bereits anzunehmen.

Es gelten die folgenden Übergangsfristen:
2025: Empfangspflicht für alle
2027: Versandpflicht für Unternehmen > 800.000 € Umsatz
2028: Versandpflicht für alle

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten XML-Datenformat gemäß der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch wird zugleich eine automatisierte Weiterverarbeitung gewährleistet. Insbesondere können Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden.
PDF-Dateien, Bilddateien oder eingescannte Papierrechnungen eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung einer Rechnung. Allerdings erfüllen sie nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.

Neben rein strukturierten E-Rechnungen sind auch hybride Formate zulässig. Ein hybrides Format kombiniert einen strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei im EN 16931-Standard) mit einem durch Menschen lesbaren Datenteil (z. B. PDF-Dokument). Ein Beispiel hierfür ist das ZUGFeRD-Format (auch genannt Factur-X), das die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt.

Das Bundesministerium der Finanzen hat auf seiner Seite eine Sammlung von Fragen und Antworten zur Einführung der E-Rechnung zusammengestellt:
Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025

E-Rechnungen aktivieren
Das ConfTool-System ermöglicht es Ihnen, E-Rechnungen einfach und unkompliziert zu generieren.

Um die E-Rechnungen zu aktivieren, gehen Sie bitte zu:
Übersicht => Einstellungen => Stammdaten für die Anmeldung zur Teilnahme
Wählen Sie im Abschnitt „E-Rechnungen im Factur-X / ZUGFeRD Format erstellen“ für die Option „E-Rechnungen aktivieren“ die Einstellung „Ja, XML-Rechnungsdaten in PDF-Rechnungen einbetten.“.

Füllen Sie bitte anschließend alle Pflichtangaben für E-Rechnungen aus, um die gesetzlichen Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55 und EN 16931 zu erfüllen (s. Abbildung 1). Dazu gehören der vollständige Name und die Adresse des Verkäufers, der Ländercode, eine Kommunikations-URL sowie die Angabe einer Kontaktperson.

Im Abschnitt „Angaben zum Aussteller der Anmeldebestätigungen, Rechnungen und Quittungen“ muss außerdem eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben werden (s. Abbildung 2). Falls keine USt.-IDNr. vorhanden ist, tragen Sie bitte Ihre Steuernummer ein.

Wir stellen Ihnen die E-Rechnungen in den gesetzlich anerkannten hybriden Formaten Factur-X und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML) zur Verfügung.

PDF-Rechnungen als E-Rechnung in einem hybriden Format wie ZUGFeRD sind nur möglich, wenn jede PDF-Datei genau eine Rechnung enthält. Umfasst eine PDF-Datei mehrere Rechnungen, können diese nicht in einem hybriden Format dargestellt werden, da die zusätzliche XML-Struktur jeweils nur einer Rechnung zugeordnet werden kann.

Sie können Ihre E-Rechnungen mithilfe verschiedener Online-Tools auf Korrektheit prüfen und validieren:
https://www.e-rechnungs-checker.de
https://erechnungs-validator.de