Wie man Beiträge mehreren Sitzungen zuordnet

(Dieser Forumsbeitrag ist auch als englische Version verfügbar.)


Ist es möglich einen akzeptierten Beitrag mehreren Sitzungen zuzuordnen?

Für unsere Konferenz planen wir zwei verschiedene Poster-Sitzungen zu unterschiedlichen Uhrzeiten. Alle akzeptierten Poster werden in beiden Sitzungen präsentiert und wir möchten dies im Veranstaltungsprogramm darstellen, welches mit dem ConfTool-System erzeugt wird. Die Zuordnung zur ersten Sitzung funktioniert gut, aber wir können die Poster nicht der zweiten Sitzung zuordnen. Wie können alle Poster beiden Sitzungen zugeordnet werden?

Momentan bietet ConfTool Pro keine direkte Möglichkeit, einen Beitrag mehreren Sitzungen zuzuordnen. Es stehen aber drei alternative Vorgehensweisen zur Verfügung:

Vorgehensweise	Was die zweite Sitzung zeigt	Geeignet für
1. Referenzsitzung	Immer dieselben Beiträge wie die Ausgangssitzung, mit eigener Uhrzeit und eigenem Sitzungsort	Alle Beiträge einer Sitzung werden ein zweites Mal präsentiert – z. B. Ihre beiden Postersitzungen
2. Manuelle Kopie oder Link	Eine statische Kopie der Sitzungsausgabe der ersten Sitzung oder einen Link darauf	Eine einfache Lösung ohne erweiterte Sitzungstypen; die Kopie wird nicht automatisch aktualisiert
3. Beiträge kopieren	Kopien ausgewählter Beiträge, die wie jeder andere Beitrag zugeordnet werden	Nur einzelne Beiträge werden in einer zweiten Sitzung präsentiert

1. Referenzsitzungen

Eine „Referenzsitzung“ verweist auf eine andere Sitzung, die „Ausgangssitzung“. Sie zeigt immer dieselben Beiträge wie die Ausgangssitzung, Sie können aber eine andere Uhrzeit und einen anderen Sitzungsort festlegen.

• Aktivieren Sie die erweiterten Sitzungstypen.
  Übersicht => Planung des Veranstaltungsprogramms => Grundeinstellungen für das Programmplanungsmodul
  Schalten Sie zunächst den Schalter für die Experten-Einstellungen in der unteren Navigationsleiste ein (solange er deaktiviert ist, trägt er die Beschriftung „Experten-Einstellungen sind deaktiviert“). Scrollen Sie dann zum Abschnitt „Weitere Optionen“ und aktivieren Sie die Einstellung „Erweiterte Sitzungstypen aktivieren“ (siehe Bild 1).
• Legen Sie die Referenzsitzung an.
  Sie können nun für jede neue Sitzung einen „Sitzungstyp“ auswählen (siehe Bild 2). Wählen Sie den Sitzungstyp „Referenzsitzung“, wählen Sie eine „Ausgangssitzung“ aus der Liste der vorhandenen Sitzungen aus und legen Sie Uhrzeit und Sitzungsort der neuen Sitzung fest. Optional können Sie einen alternativen Titel eingeben; bleibt das Titelfeld leer, wird der Titel der Ausgangssitzung angezeigt.

2. Manuelle Kopie oder Link

• Ordnen Sie die Beiträge der ersten Sitzung zu.
• Legen Sie die zweite Sitzung an.
  Übersicht => Planung des Veranstaltungsprogramms => Sitzungen erstellen, konfigurieren und löschen
  Wählen Sie den normalen Sitzungstyp und deaktivieren Sie für diese zweite Sitzung die Option „Beiträge zuweisen“ (siehe Bild 4, obere rote Box).
• Verweisen Sie auf die erste Sitzung. Sie können entweder:
  - die Sitzungsausgabe der ersten Sitzung in das Feld „Zusammenfassung der Sitzung“ der zweiten Sitzung kopieren (siehe Bild 3), oder
  - einen HTML-Link in das Feld „Weitere Informationen“ einfügen (siehe Bild 4, untere rote Box), mit einem Kommentar wie „Siehe Sitzung xxx für weitere Details“. Wie Sie HTML-Links erstellen, erfahren Sie in der ConfTool-Dokumentation.

Bitte beachten Sie: Verwenden Sie für den Link die URL der öffentlichen Sitzungsübersicht, nicht die einer internen Seite für Chairs oder Administratoren – sonst können die Teilnehmenden den Link nicht öffnen.

3. Beiträge kopieren

Diese Vorgehensweise bietet sich an, wenn nur einzelne Beiträge in einer zweiten Sitzung präsentiert werden sollen. Der kopierte Beitrag kann dann wie jeder andere Beitrag der zweiten Sitzung zugeordnet werden.

• Aktivieren Sie die Kopierfunktion.
  Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
  Aktivieren Sie die „Option zum Kopieren von Beiträgen“ (siehe Bild 5).
• Kopieren Sie den Beitrag.
  Öffnen Sie die Detailansicht des gewünschten Beitrags und kopieren Sie ihn dort (siehe Bild 6).
• Ordnen Sie die Kopie der zweiten Sitzung zu.