Topic: Vortragende ohne Teilnahmeregistrierung identifizieren und für sie ein Benutzerkonto erstellen / zur Teilnahme einladen  (Read 4098 times)

Wir nutzen ConfTool Pro sowohl für die Beitragseinreichung und -begutachtung als auch für die Teilnehmeranmeldung und -verwaltung.
Wir möchten, dass alle Vortragenden (Presenters), die einen angenommenen Beitrag auf unserer Veranstaltung präsentieren werden, auch als Teilnehmer registriert sind.

Wie können wir Vortragende, die (noch) nicht über ein eigenes Benutzerkonto verfügen, identifizieren?

Wie können wir diesem Personenkreis anschließend eine E-Mail-Einladung zusenden mit der Bitte, sich offiziell für unsere Veranstaltung als Teilnehmer zu registrieren?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

ConfTool Pro bietet eine spezielle Funktion an, mit der Sie automatisch neue Benutzerkonten für Autoren, Mitautoren, Präsentatoren, Symposiumsvorsitzende und Diskutanten/ Podiumsdiskutanten erstellen können, die zwar in der Liste der angenommenen Beiträge aufgeführt sind, aber noch nicht über ein eigenes Benutzerkonto verfügen.

Diese Personen wurden vom einreichenden Autor eines Beitrags angegeben, haben sich selbst aber noch nicht als Benutzer registriert und kommen daher in der Benutzerliste nicht vor und sind somit schwer zu identifizieren.

Um automatisch neue Benutzerkonten für diesen Personenkreis zu erstellen, gehen Sie bitte auf:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => "Erstelle Benutzerkonten auf Basis der Autorenliste".

Wählen Sie nun sie die für Sie passenden Optionen aus und beginnen Sie mit dem Identifizierungsprozess (siehe Bild 1).

ConfTool Pro nutzt die bei der Beitragseinreichung angegebenen E-Mail-Adressen, um abzugleichen, ob für die jeweilige Person bereits ein passendes Benutzerkonto existiert. Ein weiterer Suchlauf findet nach Vor- und Zunamen sowie nach Organisationszugehörigkeit statt.

Während dieses Suchprozesses wird eine Liste aller betroffenen Personen generiert. In dieser Liste können sie nun wie folgt vorgehen (siehe Bild 2):
  • Wenn das System eine „Beinahe-Übereinstimmung“ identifiziert hat (Unterschiede sind rot markiert):
    o   Sie können die E-Mail-Adresse der Person ohne Benutzerkonto als Zweit-E-Mail-Adresse zum Benutzerkonto eines bestehenden Nutzers hinzufügen.
    o   Sie können die E-Mail-Adresse der Beitragseinreichung durch die (wahrscheinlich) korrekte E-Mail-Adresse eines bestehenden Benutzerkontos ersetzen
    o   Sie können ein neues Benutzerkonto erstellen
  • Falls keine Übereinstimmung gefunden wurde:
    o   Sie können ein neues Benutzerkonto für diesen Autoren erstellen

Auf dem zweiten Teil dieser Seite können Sie wählen, ob Sie die betroffenen Personen über ihre neu erstellten Benutzerkonten informieren möchten. Sie können hierzu eine eigene Nachricht verfassen (z. B. eine Einladung, sich einzuloggen und sich als Teilnehmer zu registrieren) inklusive der Codes für Benutzername und Passwort, die dann automatisch während der Erstellung des neuen Benutzerkontos vom System generiert werden (siehe Bild 3).

Alternativ können Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Serien-E-Mail-Funktion von ConfTool Pro nutzen, um diesen Personenkreis zu informieren:
Übersicht =>Serien-E-Mails => Sende E-Mails an eine Benutzergruppe
Nutzen Sie die Filterfunktionen, z.B. "Nach Anmeldedatum filtern", um den richtigen Empfängerkreis auszuwählen.

Weitere Informationen zum Versenden von Serien-E-Mails an spezielle Benutzergruppen finden Sie im Foreneintrag E-mail reminder to authors/presenters who are not yet registered participants.