Hinweise für Gutachter und Mitglieder des PK

Achtung: Dies sind lediglich einige allgemeine Hinweise zur Benutzung des ConfTool-Systems. Bitte beachten Sie die Richtlinien der Organisatoren Ihrer Veranstaltung, da diese bindend sind und sie einen anderen als den hier vorgestellten Ablauf vorsehen können.

Allgemeines

Das ConfTool-System ermöglicht die Einreichung und Begutachtung von Konferenz-Beiträgen. Gewöhnlich wird es auch für die Teilnehmeranmeldung eingesetzt. Sie müssen über ein Benutzerkonto verfügen, um auf die Funktionen des Systems zugreifen zu können.

Als Gutachter oder Mitglied des Programmkomitees („PK-Mitglied“) erhalten Sie normalerweise eine Einladungs-E-Mail mit Ihren Login-Details. Die Konferenz-Organisatoren geben dabei für Sie die grundlegenden Daten Ihres Benutzerkontos ein und definieren Ihre Benutzerrolle. Bitte verwenden Sie dieses Konto für alle weiteren Zugriffe auf das ConfTool-System.

Einloggen ins ConfTool-System

Nach dem Erhalt Ihrer Kontodaten gehen Sie bitte zur Login-Seite des Conftool-Systems und loggen sich mit Ihrem Benutzernamen und dem Passwort unter „Registrierte Benutzer“ („Registered Users“) ein. Sollten Sie Benutzernamen oder Passwort vergessen haben, können Sie sich die Daten über die Links rechts von den Eingabefeldern zusenden lassen.

Nach dem ersten Login gehen Sie bitte auf die Seite mit Ihren persönlichen Daten, um Ihr Konto zu aktualisieren. Bitte nutzen Sie diese Gelegenheit auch zur Eingabe eines neuen Passworts, sofern Sie das anfängliche Passwort per E-Mail erhalten haben. Klicken Sie am Ende auf „Benutzerdaten speichern“ („Submit User Data“) zur Sicherung Ihrer Änderungen.

Abhängig vom Stand der Einreichung, der Begutachtung und der Teilnehmerregistrierung bieten sich jetzt unterschiedliche Möglichkeiten. Falls Sie einen Beitrag einreichen wollen, benutzen Sie bitte ebenfalls dieses Konto, so können Interessenkonflikte bei der Zuweisung der Beiträge an die Gutachter leichter erkannt werden.

Für alle nachfolgenden Aufgaben müssen Sie eingeloggt sein.

Auswahl der bevorzugten Themengebiete

Als Gutachter oder Mitglied des Programmkomitees sollen Sie in der Regel Ihre bevorzugten Themengebiete angeben. Hierzu verwenden Sie bitte den Link „Themengebiete auswählen” („Select Priority Topics”) auf der Übersichtsseite. Diese Informationen helfen den Vorsitzenden des Programmkomitees bei der Zuordnung von thematisch passenden Beiträgen.

Gebote für bevorzugte Beiträge abgeben

(Optional, nur ConfTool Pro.)

Nach der Deadline zur Einreichung von Beiträgen werden die Konferenzorganisatoren Kontakt zu Ihnen aufnehmen, und Sie erhalten die Gelegenheit, “Gebote” für bevorzugte Beiträge abzugeben.

Bitte loggen Sie sich ein und wählen den entsprechenden Link auf der Übersichtsseite. Sie sehen dann eine Liste aller eingereichten Konferenzbeiträge (oder der Beiträge Ihres Themenbereiches/ Tracks). Hier können Sie Beiträge auswählen, die sie vorzugsweise begutachten möchten und solche, die wahrscheinlich nicht gut zu Ihren Fachgebieten passen.

Bitte nutzen Sie diese Funktion auch zur Angabe persönlicher „Interessenkonflikte“ („Conflicts of Interest"), d. h. kennzeichnen Sie Beiträge, die Sie nicht objektiv begutachten können (beispielsweise, wenn Sie an dem Projekt beteiligt waren oder wenn Sie die Autoren persönlich gut kennen).

Es ist ratsam am Bietprozess teilzunehmen, da es die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Ihnen Beiträge zugewiesen werden, die Sie interessieren. Bitte bedenken Sie, dass Sie für gewöhnlich später keine Beiträge ablehnen können, wenn sie Ihnen zur Begutachtung zugewiesen wurden.

Eingabe der Gutachten

Basierend auf den Interessengebieten der Gutachter und den Geboten, teilen die Chairs bzw. Vorsitzenden des Programmkomitees die Beiträge den Gutachtern zu. Nach der Zuteilung senden die Chairs eine E-Mail-Nachricht mit den Einzelheiten und den Abgabefristen beim Begutachtungsprozess an Sie als Gutachter.

Für den Zugriff auf die zugeteilten Beiträge loggen Sie sich bitte in das ConfTool-System ein und wählen „Gutachten bearbeiten“ („Edit Reviews“). Hier haben Sie Einblick in die Zusammenfassungen (Abstracts) der Beiträge und können die Manuskripte herunterladen.

Nachdem Sie die Beiträge durchgelesen haben, geben Sie bitte Ihre Gutachten direkt über den Web-Browser in die entsprechenden Begutachtungsformulare ein. Die Formulare bieten häufig unterschiedliche Kategorien zur Bewertung der Beiträge. Sie können auch die Druck-Option vom ConfTool-System verwenden, um die Zusammenfassungen der Beiträge und die Review-Formulare auszudrucken. Bitte beachten Sie, dass unterschiedliche Beitragstypen (z. B. „Full Paper“ und „Poster“) unterschiedliche Begutachtungsformulare haben können.

Bitte speichern Sie Ihr Gutachten rechtzeitig, da es ein Timeout für die Online-Sitzung mit dem System gibt (für gewöhnlich 2 Stunden), nachdem ungesicherte Eingaben verloren gehen können. Sie haben aber die Möglichkeit, Ihr Gutachten bis zur Abgabefrist zu überarbeiten.

Die Gutachten werden den Autoren erst zugänglich gemacht, wenn der Begutachtungs­prozess beendet ist und der abschließende Annahmestatus durch die Vorsitzenden des Programmkomitees entschieden wurde. Grundlage für die Annahme einzelner Beiträge sind die Bewertungen aller Gutachter.