Erste Anmeldung

Damit sollte das Conference Tool installiert sein. Rufen Sie es unter der von Ihnen bei der Installation gewählten URL auf, z.B.:

http://www.yourdomain.org/conftool/

Sie sollten einen den Login-Dialog erhalten. Bei der Initialisierung der Datenbank wurde ein Benutzer "admin" angelegt, sein Passwort lautet ebenfalls "admin". Melden Sie sich nun an. Wählen Sie anschließend "Benutzerdaten" aus und ändern Sie das Passwort für den User "admin" sowie die EMail-Adresse.

Neue Anmeldungen können jetzt unter der von Ihnen gewählten URL erfolgen, wenn der Punkt "Neu registrieren" gewählt wird. Sie haben dann über die Benutzerverwaltung Zugriff auf die angemeldeten Benutzer und können deren Informationen einsehen und bearbeiten.

Weitere Konfiguration des Conftools

Unter dem Punkt "Einstellungen" können und sollten Sie grundlegende Parameter des Conference-Tools konfigurieren.

Als erstes sollten Sie die grundlegenden Stammdaten festlegen. Dies geschieht auf der Seite "Einstellungen" => "Grundlegende Stammdaten".

Danach können Sie diverse E-Mail-Optionen unter "E-Mail Einstellungen" konfigurieren (nur Pro-Version).

Als nächstes sind die Zeiträume der einzelnen Phasen ihrer Konferenz (Einreichung, Review, Final Upload, Anmeldung zur Teilnahme etc.) zu definieren.

Wir empfehlen ausdrücklich, die nicht benötigte Teile des Tools zu deaktivieren! Es macht z.B. in der Regel keinen Sinn, schon während der Einreichungs-Phase den Zugang zu den Reviews zu ermöglichen (da diese noch gar nicht zugewiesen wurden) oder die Anmeldung zur Teilnahme freizuschalten (da das Programm und die Preise zumeist noch nicht feststehen).

Des weiteren sollten hier auch die möglichen Themen für Beiträge definiert werden. Dies erleichtert später das Zuordnen der Paper zu den Gutachtern.

Wir empfehlen Ihnen, dass Sie die späteren Gutachter mit Namen, Vornamen, E-Mail, Benutzername und Passwort seitens der Organisatoren eintragen, um Ihnen dabei gleich den Status eines Programmkomitee-Mitglieds zuzuordnen.

Sie können die Programmkomitee-Mitglieder dann per Bulk-Mail bitten, die weiteren Daten (Adresse etc.) sowie die Themengebiete selbst einzutragen. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass dies wohl das effizienteste Vorgehen hierbei ist. Auch versäumen es manche PC-Mitglieder später gerne, sich als Konferenzteilnehmer anzumelden, wobei sie hierfür natürlich denselben Benutzer-Account verwenden können und sollten.

Sobald das Programm der Konferenz feststeht, können Sie in den Einstellungen die Anmeldung zur Konferenz frei definieren. Bitte gehen Sie dabei gemäß der vorgegebenen Schritte vor. Dieser Teil des Systems ist relativ komplex, sollte aber in der Regel dennoch kaum Probleme bereiten. Wichtig ist dabei, dass Sie die möglichen Teilveranstaltungen der Konferenz (Tutorien, Workshops etc.) sowie Zusatzleistungen (Abendveranstaltung, Bücher, Tassen, T-Shirts) festlegen, BEVOR Sie die Anmeldung zur Konferenz freigeben, da eine nachträgliche Änderung dieser Daten zu Komplikationen führen kann!

Beispielsweise kann lediglich der Administrator nachträglich die Teilnahmeanmeldungen der Benutzer ändern. Dies ist bewusst so implementiert, da alle Anmeldungen verbindlich sind.

Die meisten weiteren Punkte sind im Tool selbst entsprechend erläutert.

WICHTIGE TESTS!!!

Folgende Funktionen bereiten bei der Installation öfter mal Probelem und sollten daher von Ihnen UNBEDINGT getestet werden:

1. Ist der Mail-Server richtig konfiguriert? Dies können Sie beispielsweise testen, indem Sie die Funktion "Passwort vergessen ?" auf der Login-Seite aufrufen.

2. Funktioniert der Up- und Download von Beiträgen? Versuchen Sie als Admin einen (größeren) Beitrag einzureichen und ihn dann wieder herunterzuladen. Falls Sie https verwenden, sollten Sie den Download unbedingt auch mit dem Internet Explorer unter Windows testen. Alle aktuellen Versionen des Internet Explorers haben einen gravierenden Bug im https-Layer. Das ConfTool hat entsprechende Workarounds, die aber voraussetzen, dass Ihre PHP-Konfiguration nicht das Caching der Daten unterbindet.

Sollte es Probleme geben, testen Sie bitte die PHP-Einstellungen mit der   info.php und schauen Sie in die FAQs bevor sie uns eine Mail schreiben!

Viel Erfolg

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Ihrer Konferenz und freuen uns über ein konstruktives Feedback zum ConfTool.

  Harald Weinreich