Weitere Ressourcen für Organisatoren von Veranstaltungen

Wir haben hier einige Ressourcen von Dienstleistungen zusammengestellt, die nicht von uns selbst angeboten werden, aber für lokale Organisatoren und Organisatorinnen von Konferenzen hilfreich sein könnten. Bitte beachten Sie, dass wir mit diesen Unternehmen keine Geschäftsbeziehungen unterhalten; wir schätzen diese Produkte bzw. Dienstleistungen lediglich als hilfreich ein.

Zahlungsdienstleister

Wir selbst bieten keine Bankdienstleistungen an, zumal man unseres Erachtens in Deutschland hierfür eine Genehmigung der Bankenaufsicht BaFin benötigt. Sie benötigen daher ein lokales Bankkonto, um Zahlungen entgegen nehmen zu können. Falls Sie Zahlungen per Kreditkarte erhalten möchten, benötigen Sie zudem ein sogenanntes „Händlerkonto“ bzw. einen „Merchant Account“ bei einem Zahlungsdienstleister („Acquirer“). Vier uns bekannte Unternehmen, die Zahlungsgeschäfte abwickeln und solche Dienstleistungen in vielen Ländern ohne Einrichtungs- oder monatliche Gebühren anbieten sind „PayPal“, „Stripe“, „PayMill“ und „Braintree“. Es fallen aber, wie bei allen derartigen Transaktionen, Gebühren an, die von der Höhe des Umsatzes abhängig sind. Das System ConfTool Pro lässt sich an diese (und viele andere) Systeme anbinden. Wir stellen eine zusätzliche Gebühr in Rechnung, falls wir ConfTool Pro an Ihr PayMill- oder Braintree-Konto oder ein anderes Kreditkarten-System angebunden werden soll.
Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Seite über die Annahme von Kreditkartenzahlungen. Des Weiteren haben wir eine Reihe von Firmen zusammengestellt, deren Dienste zur Annahme von Kreditkartenzahlungen am Veranstaltungsort genutzt werden können.

Veranstaltungs-Apps

Sie können das Programmplanungsmodul von ConfTool Pro dazu nutzen, Autoren und Teilnehmer über den Tagungsplan zu informieren. Sie können das ConfTool Veranstaltungsprogramm auch dazu verwenden, um während der Konferenz vor Ort aktuelle Informationen bereitzustellen. Dazu wird allerdings eine Internetverbindung und WLAN benötigt, die jeweils ausreichend leistungsfähig für alle Teilnehmer sind.
Daher raten wir dazu, zusätzlich eine Veranstaltungs-App anzubieten. Diese Apps laufen direkt auf den Mobilgeräten der Teilnehmer und die Daten des Veranstaltungsprogramms werden in einem Schritt heruntergeladen und lokal gespeichert. So wird weniger Bandbreite benötigt und die Teilnehmer können das Veranstaltungsprogramm auch offline nutzen. Häufig bieten diese Apps zusätzliche Möglichkeiten wie Lagepläne, News-Ticker und Teilnehmerlisten.
Zurzeit verfügt eine App über eine Schnittstelle zum automatischen Herunterladen der Daten des Veranstaltungsprogramms: Conference4me.

Darüber hinaus verfügt ConfTool Pro über Exportfunktionen für die Importschnittstellen der Apps Whova und Sched. Als Organisator müssen Sie das ConfTool Veranstaltungsprogramm manuell importieren, aber dieser Prozess ist einfach und unkompliziert.

HeyConference ist eine für Android und iOS verfügbare App, mit der man sich einen Überblick über das Programm, die Teilnehmer und weitere Informationen zur Veranstaltung verschaffen kann. Sie ist sowohl für Teilnehmer als auch für Organisatoren und Organisatorinnen kostenlos. Das Backend verfügt über eine einfache Benutzeroberfläche, mit der sich problemlos Informationen zur Veranstaltung veröffentlichen lassen. Zudem kann man über die App Rückmeldungen darüber erhalten, inwiefern Teilnehmer die Veranstaltung nutzen konnten (Zugriffe auf Sitzungen und Teilnehmerinformationen, Entwicklungen in der wissenschaftlichen Gemeinschaft, Bewertungen, etc.).

Virtuelle Konferenzen ausrichten

Sie können das Veranstaltungsprogramm von ConfTool Pro verwenden, um Autoren und Teilnehmer über den Ablauf der Veranstaltung zu informieren. Für jede Präsentation können Sie Uploads zu Präsentationsfolien einbinden, z. B. PowerPoint-Dateien mit einer Tonspur oder kurze MP4-Videos. ConfTool stellt keine Live-Streams oder Videokonferenz-Tools zur Verfügung, aber Sie können Links zu externen Ressourcen zu Sitzungen oder einzelnen Präsentationen im Veranstaltungsprogramm hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie hier: Wie man Conftool Pro mit externen Ressourcen für eine virtuelle Konferenz verbindet.

Es gibt spezialisierte Dienste, die Ihnen helfen können, virtuelle Konferenzen durchzuführen. Zwei Beispiele sind:

SCOOCS (ehemals iChair) dient als virtuelles Hotel, in dem sich Ihre Teilnehmer online treffen und miteinander interagieren können. Die Teilnehmer melden sich an und betreten Videoräume für ihre Sitzungen. Vorsitzende eines Konferenztracks (Track Chairs) moderieren die Sitzungen und können sie aufzeichnen. SCOOCS arbeitet mit externen Videokonferenz- und Chat-Diensten, z. B. Zoom, Whereby oder Google Hangouts. Jeder kann an virtuellen Netzwerksitzungen und einem speziellen Konferenzforum teilnehmen. Sie können alle Beiträge hochladen und Links zu allen aufgezeichneten Sitzungen bereitstellen, so dass ein Gespräch auch nach Beendigung der Konferenz weitergeführt werden kann.

Whova ist eine All-in-one-Lösung für das Veranstaltungsmanagement, die leicht mit Daten aus ConfTool verbunden werden kann. Sie können Links zu Live-Streams und aufgezeichneten Videos Ihrer Sitzungen eingeben. Die Teilnehmer können über die mobile Whova Event-App oder über die Webbrowser auf ihren Laptops darauf zugreifen. Sie können Teilnehmer per Push-Nachrichten und E-Mails informieren, virtuelle Treffen über ein Community Board integrieren, Live-Fragen und Antworten sowie Live-Abstimmungen, Sitzungsfeedbacks und Umfragen aktivieren. Die App bietet eine Vernetzungsmöglichkeit, so dass Teilnehmer mit Gemeinsamkeiten individuell interagieren können.

Präsentationswerkzeuge

Falls Sie Möglichkeiten suchen, um die Interaktion zwischen Vortragendem und Zuhörern zu verbessern, könnten folgende Dienstleistungen für Sie interessant sein:
Beamium (ehemals Slideflight) ist eine web-basierte Anwendung, die während einer Konferenz vor Ort genutzt werden kann, um die auf eine Leinwand projizierte Präsentation gleichzeitig auf jedem im Publikum verwendeten Laptop und Mobilgerät anzuzeigen.
Teambits bietet digitale Moderationslösungen an Ihrem Veranstaltungsort an und hilft dabei, eine Interaktion zwischen Publikum und Vortragendem herzustellen.

Systeme für die Mitgliederverwaltung

Wild Apricot ist eine populäre web-basierte Software, die kleine Vereine und Non-Profit Organisationen dabei unterstützt, ihre Mitglieder, die eigene Website, Veranstaltungen und andere Aktivitäten zu verwalten. Wild Apricot kann ab $40 pro Monat bezogen werden.

Konferenzaufzeichnungsdienst

Wenn Sie eine Möglichkeit suchen, Ihre Konferenzvorträge aufzuzeichnen, ist beispielsweise der Konferenzaufzeichnungsdienst der TIB (Leibniz-Informationszentrum für Wissenschaft und Technik, Universitätsbibliothek) eine gute Wahl. Dieser Dienst ermöglicht Ihnen die Durchführung der Aufzeichnung durch Fachpersonal und die nachfolgende Bereitstellung für thematisch passende Vorträge auf dem Videoportal AV-Portal.