Beispieleinrichtung für Beitragseinreichung und -begutachtung

Beispiel - Eine mittelgroße naturwissenschaftliche Konferenz

Im ersten Beispiel rechnen die Organisatoren mit 200 Full-Paper-Einreichungen, von denen rund 60 angenommen und als mündlicher Vortrag auf der Konferenz präsentiert werden sollen. Die Konferenz wird an 2 Tagen mit insgesamt 5 Sitzungsblöcken abgehalten, jeder Sitzungsblock besteht aus 4 parallel stattfindenden Sitzungen mit ca. 3 Präsentationen pro Sitzung. Es wird weiterhin ca. 100 Poster-Präsentationen geben, die in zwei nachmittäglichen Sitzungen, beginnend mit der Kaffeepause, abgehalten werden. Alle Full-Paper-Vorträge werden im Konferenzband veröffentlicht und alle Einreichungen werden nach Thema kategorisiert.

Mit diesen Zielen für Ihre Tagung im Hinterkopf wenden wir nun unser Augenmerk auf den Ablauf des Begutachtungsprozesses. Die Full-Paper-Beiträge werden durch ca. 80 Gutachter in einer Doppelblind-Begutachtung (double-blind peer review) evaluiert. Die Gutachter geben zunächst ihre bevorzugten Themengebiete an und "bieten" auf Einreichungen, die sie gerne begutachten würden (optional). Danach erfolgt die Zuweisung der Beiträge zu den einzelnen Gutachtern durch die Organisatoren. Während der "Peer-Review-Phase" geben die Gutachter ihre Bewertungen in das Online-Begutachtungsformular ein.

Die Programmkomitee-Mitglieder diskutieren danach die Begutachtungsergebnisse im Online-Forum des ConfTool-Systems und geben den PK-Vorsitzenden (Chairs) über das Forum weitere Empfehlungen. Die PK-Vorsitzenden (Chairs) fällen dann, basierend auf den Ergebnissen des Begutachtungsprozesses und den Empfehlungen aus der Online-Diskussion, die endgültige Entscheidung über die Annahme. Autoren von vorbehaltlos angenommenen Beiträgen sollen dann die druckbereite Endversion Ihres Beitrages hochladen, die im Konferenzband veröffentlicht wird. Für weitere, weniger gut bewertete Full-Paper-Einreichungen wird den Autoren vorgeschlagen, sie nochmals als Poster-Beitrag einzureichen.

Für den Einreichungstyp "Poster" gibt es ein abweichendes Verfahren: Die Einreichungsfristen liegen in diesem Falle später als die der Full-Paper-Beiträge, da Autoren von abgelehnten Full-Paper-Einreichungen die Möglichkeit gegeben werden soll, ihren Beitrag erneut als Poster einzureichen. Für Poster-Beiträge findet zudem kein "Peer-Review-Prozess" statt; die PK-Vorsitzenden (Chairs) entscheiden direkt über die Annahme (siehe Abbildung 1).

Rahmendaten für die Konfiguration:

Themengebiete: Es gibt ca. zwei Dutzend Themengebiete, nach denen die Autoren ihre Beiträge klassifizieren können und die den Gutachtern die Angabe ihrer Fachgebiete erlaubt.

Beitragstypen/Konferenztracks: Definieren Sie die zwei unterschiedliche Beitragstypen: "Full Paper" und "Poster", keine speziellen Tracks (siehe Abbildung 2).

  • Einstellungen für "Full Paper" (siehe Abbildung 3): eine anonymisierte PDF-Datei für den ersten Upload-Durchgang und Begutachtungsprozess (siehe Abbildung 4). Endgültige Fassung: PDF und Quelldatei (.doc, .docx oder .tex) für den Upload der Endversion (siehe Abbildung 5), lassen Sie das Peer-Reviewing, die Bieterphase für Beiträge sowie das Online-Forum aktiviert.
  • Einstellungen für "Poster": nur ein Upload/eine Dateiübertragung, PDF; deaktivieren Sie das Peer-Reviewing, die Bieterphase für Beiträge sowie das Online-Forum.

Poster haben eine spätere Einreichungs-Deadline als "Full Paper", damit die Autoren, deren Paper-Einreichungen abgelehnt wurden, diese nochmals als Posterversion übermitteln können.

Phasen: Einreichung der Zusammenfassung und Upload der ersten "Full-Paper" als auch der Poster, Begutachtungsprozess der "Full Paper" durch vom Komitee ernannte Gutachter, endgültige Entscheidung des Komitees basierend auf den Gutachten. Die Entscheidung über Annahme und Ergebnisse des Begutachtungsprozesses werden nun den Autoren zugänglich gemacht. Dann laden Autoren angenommener Beiträge ihre endgültige Version hoch (siehe Abbildung 6). Autoren von akzeptierten Posterbeiträgen brauchen keine weiteren Dateien hochzuladen.

Komitee: Das Programmkomitee besteht aus einem (oder mehreren) PK-Vorsitzenden, der über die Annahme entscheidet, 10 weiteren PK-Mitgliedern, die im Begutachtungsprozess assistieren und im PK-Meeting gemeinsam mit dem PK-Vorsitzenden über die Annahme und Ablehnung diskutieren sowie 40 Gutachtern für den "Peer-Review-Prozess".

Annahmestatus: Abgelehnt, als Paper angenommen, als Poster angenommen.

Abbildung 1: Projektüberblick: Visualisierung der Phasen und Zeiträume - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 2: Beitrag einreichen: Benutzerseitige Darstellung und dazugehörige Einstellungen - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 3: Beitrag einreichen Schritt 1 – Informationen zu Autor und Beitrag: Benutzerseitige Darstellung und dazugehörige Einstellungen - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 4: Beitrag einreichen Schritt 1 – Themenwahl: Benutzerseitige Darstellung und dazugehörige Einstellungen - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 5: Beitrag einreichen Schritt 2 – Datei hochladen: Benutzerseitige Darstellung und dazugehörige Einstellungen - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 6: Beitrag einreichen – Endversion hochladen: Benutzerseitige Darstellung und dazugehörige Einstellungen - Zum Vergrößern anklicken